Hotelsoftware Vergleich
2026
Das sind die besten 37 Anbieter.
Freitagabend an der Rezeption: Drei Gäste warten auf den Check-in, das Telefon klingelt, und auf einem Buchungsportal ist gerade das letzte Doppelzimmer ein zweites Mal verkauft worden. Gute Hotelsoftware verhindert solche Abende. Sie hält den Belegungsplan aktuell, gleicht Portale automatisch ab, erstellt Meldeschein und Rechnung und zeigt Ihnen, wie gut Ihr Haus ausgelastet ist. Für diesen Vergleich haben wir 37 Anbieter von Hotelsoftware geprüft, die ihre Lösungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz anbieten: Cloud-PMS, klassische Hotelsoftware, Komplettlösungen für kleine Häuser und Ferienwohnungen sowie ergänzende Software für Vertrieb, Preise und Gästeservice. Im Ratgeber lesen Sie, worauf Sie bei Funktionen, Schnittstellen, Pflichten, Datenschutz und Kosten achten sollten.
apaleo
Sitz in Deutschland 
Cloud-PMS 
API-first Offene, API-first Cloud-Plattform für Property Management mit Apaleo Open PMS, APIs, Apaleo Pay und App-Store. Geeignet für Individualhotels, Hotelketten und Serviced Apartments, die Partner-Apps und eigene Lösungen anbinden möchten.
apaleo.com
apaleo.com Apaleo ist eine Property-Management-Plattform der apaleo GmbH mit Sitz in München. Die Lösung folgt einem API-first-Ansatz und richtet sich an Individualhotels, Kettenhotellerie und Serviced Apartments sowie an Entwickler und App-Partner.
Kern des Angebots ist das cloud-native Apaleo Open PMS. Ergänzt wird das PMS durch die Apaleo APIs, die Zahlungslösung Apaleo Pay und den Apaleo Store, über den Hotels Apps und KI-gestützte Anwendungen einbinden. Standardisierte oder individuell angepasste KI-Agenten sollen Routineaufgaben automatisieren. Die Architektur folgt dem MACH-Prinzip aus Microservices, API-first, Cloud und Headless.
Entwickler können mit den APIs eigene Lösungen aufbauen, eine Entwicklerdokumentation, eine Community und ein API-Status sind verfügbar. Datenschutz und Sicherheit stützen sich auf Standards wie DSGVO, PCI, PSD2 und SOC 2. Die Preisseite nennt 8 € pro Zimmer und Monat, ab 400 € pro Monat, ohne Einrichtungs-, Lizenz-, Wartungs- und Integrationsgebühren, die Plattform ist auf Deutsch verfügbar, eine Demo lässt sich online buchen.
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Was ist Hotelsoftware, und welche brauchen Sie?
Hotelsoftware bündelt alle Abläufe eines Beherbergungsbetriebs in einem System: Reservierung, Belegungsplan, Check-in, Rechnung, Gästekartei und Vertrieb. Im Zentrum steht das Property Management System, kurz PMS.
Das PMS ersetzt das Reservierungsbuch, die Zimmerliste und die Rechnungsvorlage. Im Belegungsplan sehen Sie auf einen Blick, welches Zimmer wann belegt ist, und verschieben Buchungen per Mausklick. Beim Check-in erstellt die Software den Meldeschein, beim Check-out die Rechnung mit allen Leistungen vom Frühstück bis zur Minibar.
Rund um das PMS docken weitere Bausteine an. Ein Channel-Manager gleicht Preise und freie Zimmer mit Buchungsportalen ab, eine Buchungsmaschine bringt Direktbuchungen auf die eigene Website. Kasse, Türschloss, Buchhaltung, Revenue Management und Online-Check-in kommen über Schnittstellen hinzu oder sind bereits eingebaut.
Welche Lösung zu Ihnen passt, hängt von Größe und Betriebsart ab. Eine Pension mit acht Zimmern braucht ein schlankes Komplettpaket, ein Stadthotel mit Restaurant und Tagungsräumen ein PMS mit vielen Modulen und Schnittstellen. Der folgende Test zeigt, ob Ihre heutige Lösung noch reicht.
- Belegungsplan: Sie pflegen Reservierungen noch in Excel, auf Papier oder in mehreren Programmen nebeneinander.
- Doppelbuchungen: Buchungen von Portalen tragen Sie von Hand ein, und gelegentlich ist ein Zimmer doppelt vergeben.
- Direktbuchung: Gäste können auf Ihrer Website nicht direkt buchen und landen bei Portalen mit Provision.
- Rezeption: Check-in, Meldeschein und Rechnung kosten an der Rezeption zu viel Zeit.
- Kasse: Restaurant, Bar oder Wellness rechnen getrennt ab, Umbuchungen auf das Zimmer laufen über Zettel.
- Zugriff: Sie oder Ihr Team können von unterwegs nicht auf Buchungen und Zahlen zugreifen.
- Kennzahlen: Auslastung, Durchschnittsrate und RevPAR rechnen Sie selbst aus oder gar nicht.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein strukturierter Vergleich. Klären Sie vorab, über welche Kanäle Ihre Gäste buchen und welche Systeme wie Kasse oder Türschloss angebunden werden müssen.
Diese 7 Probleme lösen Sie mit der richtigen Hotelsoftware
Die richtige Hotelsoftware verhindert Doppelbuchungen, holt mehr Direktbuchungen ohne Provision und verkürzt Check-in und Check-out. Gleichzeitig hält sie Meldeschein, Kasse und Rechnung auf dem Stand der Vorschriften.
Am meisten Ärger machen Doppelbuchungen. Ein Channel-Manager senkt die Verfügbarkeit auf allen Portalen, sobald irgendwo ein Zimmer verkauft ist. Eine Buchungsmaschine auf der eigenen Website lenkt Gäste zur Direktbuchung, bei der keine Provision anfällt und Sie die Kontaktdaten selbst erhalten.
An der Rezeption sparen Online-Check-in, digitaler Meldeschein und Zahlung per Link wertvolle Minuten. Gäste erledigen die Formalitäten vor der Anreise, Ihr Team kümmert sich um Fragen und Wünsche. Eine angebundene Kasse bucht Restaurant und Bar automatisch auf das Zimmer, die Rechnung ist beim Check-out fertig.
Schließlich zählt der Überblick. Berichte zu Auslastung, Durchschnittsrate und RevPAR zeigen, wo Preise zu niedrig oder zu hoch liegen. Housekeeping-Apps melden saubere Zimmer in Echtzeit an die Rezeption, und Notizen zu Stammgästen gehen nicht mehr in Zettelstapeln verloren.
Portale, Telefon und Website pflegen eigene Verfügbarkeiten, und am Ende stehen zwei Gäste vor demselben Zimmer.
Ohne eigene Buchungsmaschine laufen fast alle Buchungen über Portale, die für jede Vermittlung kassieren.
Meldeschein, Kartenzahlung und Rechnung stauen sich zu Spitzenzeiten an der Rezeption.
Kasse, Türschloss, Buchhaltung und Channel-Manager sprechen nicht miteinander, Daten werden doppelt erfasst.
Ohne Kennzahlen bleiben Zimmer in starken Wochen zu billig und in schwachen Wochen leer.
Meldeschein, Kassensicherung, Kurtaxe und E-Rechnung laufen ohne Software leicht an den Regeln vorbei.
Housekeeping, Frühstück und Rezeption stimmen sich per Zuruf ab, Informationen zu Gästen gehen verloren.
Welche Arten von Hotelsoftware stehen zur Wahl?
Hotelsoftware reicht vom Cloud-PMS über klassische, installierte Systeme und Komplettpakete für kleine Häuser bis zu spezialisierter Software für Ferienwohnungen, Vertrieb, Preissteuerung und Gästeservice.
Cloud-PMS laufen im Browser, kosten ein monatliches Abo und erhalten Updates automatisch. Viele bieten einen Marktplatz mit fertigen Anbindungen an Kasse, Türschloss und Zahlungsanbieter. Klassische Hotelsoftware wird auf einem Server im Haus installiert, deckt mit eigenen Modulen oft Tagung, Wellness und Gastronomie ab und läuft auch ohne Internet weiter.
Für Pensionen, Gasthöfe und kleine Hotels gibt der Markt Komplettlösungen her, die PMS, Buchungsmaschine, Channel-Manager und Zahlungen in einem Paket vereinen. Vermieter von Ferienwohnungen greifen zu eigener Software mit Kalender, Portalanbindung, automatischen Gästenachrichten und Reinigungsplanung.
Daneben stehen spezialisierte Lösungen. Booking Engines und Vertriebssoftware stärken das Direktgeschäft, Revenue-Management-Systeme schlagen Zimmerpreise nach Nachfrage vor. Lösungen für Online-Check-in, Gäste-Apps, CRM und Housekeeping ergänzen das PMS. Viele Häuser kombinieren deshalb ein PMS mit zwei oder drei Bausteinen.
Hotelverwaltung im Browser mit Abo, automatischen Updates und offenen Schnittstellen zu weiteren Diensten.
Installierte Systeme für mittlere Häuser und Ketten, oft mit eigenen Modulen für Kasse, Tagung und Wellness.
PMS, Buchungsmaschine, Channel-Manager und Zahlungen in einem Paket für Pensionen und Gasthöfe.
Verwaltung von Apartments und Ferienhäusern mit Kalender, Portalanbindung, Gästekommunikation und Reinigungsplanung.
Booking Engines und Vertriebslösungen für Direktbuchungen auf der Website und die Anbindung an Portale.
Software, die Nachfrage, Auslastung und Wettbewerb auswertet und Zimmerpreise vorschlägt oder automatisch setzt.
Online-Check-in, Gäste-Apps, CRM und Lösungen für Housekeeping und Teamkommunikation.
- Zugriff über den Browser von überall
- Updates und Datensicherung durch den Anbieter
- Monatliches Abo, meist je Zimmer oder Einheit
- Abhängig von einer stabilen Internetverbindung
- Betrieb auf eigenem Server im Haus
- Läuft auch bei Ausfall des Internets weiter
- Lizenz und Wartungsvertrag statt reinem Abo
- Updates, Sicherung und Hardware in eigener Verantwortung
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Worauf Sie bei der Auswahl von Hotelsoftware achten sollten
Zuerst zählen Funktionsumfang und Vertrieb, danach Schnittstellen, Pflichten, Datenschutz, Bedienung und Kosten. Ein PMS, das Ihre Kasse oder Ihr Türschloss nicht anbindet, bremst Sie trotz schöner Oberfläche aus.
Beginnen Sie mit Ihren Abläufen. Notieren Sie, wie eine Buchung vom ersten Kontakt bis zur Rechnung läuft, welche Sonderfälle vorkommen und wer im Team welche Aufgaben übernimmt. Prüfen Sie dann, ob die Software Gruppen, Pakete, Firmenraten und Mindestaufenthalte abbildet und wie gut Channel-Manager und Buchungsmaschine eingebunden sind.
Im zweiten Schritt geht der Blick auf die Umgebung. Listen Sie Kasse, Türschloss, Telefonanlage, Buchhaltung und Zahlungsanbieter auf und lassen Sie sich die Anbindung bestätigen. In Deutschland gehören digitaler Meldeschein, Kurtaxe, getrennte Steuersätze und eine Kasse mit TSE dazu, in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln für Gästeverzeichnis und Ortstaxe.
Hotelsoftware verarbeitet viele personenbezogene Daten. Server in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Rollen und Rechte sowie Löschfristen sind deshalb Pflicht. Testen Sie zwei oder drei Lösungen mit Ihrem Rezeptionsteam, rufen Sie Referenzhäuser an und rechnen Sie alle Kosten über fünf Jahre.
Reservierung, Belegungsplan, Gästekartei, Check-in, Check-out und Rechnung gehören zur Grundausstattung. Häuser mit Restaurant, Tagung oder Wellness brauchen zusätzlich Kasse, Bankett- oder Spa-Modul. Ferienwohnungen verlangen eher Reinigungsplanung, Kautionen und automatische Gästenachrichten.
Ein integrierter oder angebundener Channel-Manager gleicht Verfügbarkeiten mit Portalen in Echtzeit ab. Eine Buchungsmaschine auf der eigenen Website stärkt Direktbuchungen ohne Provision. Prüfen Sie, welche Portale, Reiseveranstalter und Metasuchmaschinen angebunden sind.
Kasse, Türschloss, Telefonanlage, Buchhaltung, Zahlungsanbieter und Revenue Management sollten Daten automatisch austauschen. Cloud-PMS bieten dafür oft einen Marktplatz mit fertigen Anbindungen und eine offene Programmierschnittstelle. Bei klassischen Systemen kostet jede Schnittstelle häufig extra.
Meldeschein, Kurtaxe oder Gästetaxe, unterschiedliche Steuersätze für Übernachtung und Verpflegung sowie die Kassensicherung mit TSE gehören in Deutschland zum Alltag. Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln für Gästeverzeichnis, Registrierkasse und Ortstaxe. Achten Sie auch auf E-Rechnungen für Firmenkunden.
Hotelsoftware speichert Namen, Adressen, Ausweisdaten und Zahlungsinformationen. Achten Sie auf Server in der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Rollen und Rechte für das Team sowie Löschfristen. Kartendaten sollten nur bei einem nach PCI DSS zertifizierten Zahlungsanbieter liegen.
An der Rezeption arbeiten oft Aushilfen und Auszubildende. Eine klare Oberfläche, deutschsprachige Menüs und ein Support, der auch am Wochenende und abends erreichbar ist, sind dann wichtiger als jede Zusatzfunktion. Prüfen Sie auch Apps für Housekeeping und Management.
Cloud-PMS rechnen meist monatlich je Zimmer oder Einheit ab, oft mit Mindestpreis. Klassische Hotelsoftware verlangt eine Lizenz plus jährliche Wartung. Hinzu kommen Einrichtung, Schulung, Schnittstellen, Channel-Manager, Buchungsmaschine und Gebühren für Zahlungen.
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Wie Sie Hotelsoftware einführen und den Umstieg planen
Ein Cloud-PMS für eine Pension ist in wenigen Tagen eingerichtet, ein Hotel mit vielen Schnittstellen braucht meist einige Wochen. Entscheidend sind eine saubere Bestandsaufnahme, die vollständige Übernahme der Buchungen und ein Umstieg in einer ruhigen Woche.
Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme. Welche Zimmerkategorien, Raten, Pakete und Kanäle nutzen Sie, welche Systeme müssen angebunden werden, und wo liegen heute die Schwachstellen? Mit dieser Liste fordern Sie Vorführungen an, in denen die Anbieter Ihre echten Fälle zeigen statt eines Musterhotels.
Nach der Entscheidung legt der Anbieter oder Ihr Team Zimmer, Raten, Steuersätze und Kanäle an. Zukünftige Buchungen, Anzahlungen und Stammgäste werden aus der alten Software übernommen. Prüfen Sie Stichproben sorgfältig, bevor Sie umschalten, und lassen Sie alte und neue Lösung für kurze Zeit parallel laufen.
Legen Sie den Umstieg in eine schwache Woche und schulen Sie alle Schichten, nicht nur die Leitung. Nach dem Start werten Sie Berichte aus, richten automatische Gästenachrichten ein und ziehen weitere Schnittstellen nach. So wächst die Software mit Ihrem Haus, statt den Betrieb zu bremsen.
Bestandsaufnahme
Sie listen auf, welche Abläufe, Kanäle und Systeme die neue Software abdecken oder anbinden muss.
Auswahl und Test
Zwei oder drei Anbieter zeigen ihre Software an Ihren echten Abläufen, ein Testzugang folgt.
Vertrag und Planung
Sie klären Preis, Laufzeit, Datenübernahme, Schnittstellen und den Termin für den Umstieg.
Einrichtung
Zimmer, Kategorien, Raten, Pakete, Kanäle und Schnittstellen werden angelegt, Bestandsbuchungen übernommen.
Schulung und Probebetrieb
Das Team übt mit Testbuchungen, alte und neue Software laufen kurz parallel.
Feinschliff
Nach den ersten Wochen passen Sie Raten, Berichte, Vorlagen und Gästekommunikation an.
Die häufigsten Fehler bei Hotelsoftware
Die meisten Fehlkäufe entstehen vor dem Vertrag: Software nach Prospekt gewählt, Schnittstellen vergessen, Umstieg in die Hochsaison gelegt und nur auf den Monatspreis geschaut.
Viele Häuser entscheiden nach einer Vorführung im Musterhotel. Ihre Sonderfälle wie Gruppenbuchungen, Arrangements, Hunde oder Langzeitgäste kommen darin nicht vor. Geben Sie deshalb eigene Fallbeispiele vor und spielen Sie diese im Testzugang selbst durch.
Teuer wird der vergessene Anschluss. Erst nach dem Start zeigt sich, dass Kasse, Türschloss oder Buchhaltung nicht angebunden werden können und Daten wieder doppelt erfasst werden müssen. Ein Umstieg mitten in der Hochsaison verschärft jede Panne, weil das Team neue Abläufe lernt, während Gäste warten.
Unterschätzt werden auch Kleinigkeiten mit großer Wirkung. Falsch angelegte Steuersätze oder Kurtaxen führen zu Rechnungskorrekturen, ein einziger geschulter Mitarbeiter wird zum Engpass. Rechnen Sie außerdem Einrichtung, Schnittstellen und Gebühren für Zahlungen mit ein, bevor Sie das günstigste Monatsangebot wählen.
Die Vorführung zeigt ein Musterhotel, Ihre Sonderfälle wie Gruppen, Pakete oder Hunde kommen nicht vor.
Nach dem Start merken Sie, dass Kasse oder Türschloss nicht angebunden werden können.
Das Team lernt die neue Software, während das Haus voll ist und Gäste warten.
Zukünftige Buchungen, Anzahlungen oder Stammgäste fehlen nach dem Umstieg.
Steuersätze, Kurtaxe oder Frühstückspreise stimmen nicht, Rechnungen müssen korrigiert werden.
Nur eine Person kennt das System, bei Krankheit oder Urlaub steht die Rezeption still.
Einrichtung, Schnittstellen und Zahlungsgebühren machen das günstige Angebot teuer.
Was kostet Hotelsoftware wirklich?
Hotelsoftware kostet in unserem Vergleich zwischen 0 Euro für ein einzelnes Zimmer und mehreren Hundert Euro im Monat. Cloud-PMS rechnen meist 4 bis 8 Euro je Zimmer und Monat ab, klassische und Konzernsysteme kalkulieren die Anbieter individuell.
Kleine Häuser und Ferienwohnungen kommen günstig ins Thema. Sirvoy bietet einen kostenlosen Tarif für ein Zimmer, Starter ab 11 Euro und Pro mit Channel-Manager ab 41 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung. Beds24 rechnet nach Verbrauch ab und beginnt bei rund 16 Euro im Monat.
Cloud-PMS für Hotels kosten meist einen festen Betrag je Zimmer. Bei 3RPMS sind das Stand Oktober 2026 je nach Tarif 4, 5 oder 7 Euro je Zimmer und Monat plus einmalig 249 bis 799 Euro für die Einrichtung. apaleo verlangt 8 Euro je Zimmer und mindestens 400 Euro im Monat. RoomRaccoon bündelt PMS, Channel-Manager, Buchungsmaschine und Zahlungen im Paket Entry für 130 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung.
Ergänzende Software schlägt zusätzlich zu Buche, Like Magic etwa ab 350 Euro im Monat für Online-Check-in und Gästekommunikation. Klassische Hotelsoftware und Konzernsysteme wie Mews, protel, SIHOT, Oracle OPERA Cloud oder Shiji nennen keine Listenpreise und erstellen Angebote nach Zimmerzahl, Modulen und Schnittstellen. Rechnen Sie Einrichtung, Schulung, Schnittstellen und Zahlungsgebühren mit ein und vergleichen Sie die Kosten über fünf Jahre.
Sirvoy kostenlos für ein Zimmer, Starter ab 11 €, Pro mit Channel-Manager ab 41 € bei jährlicher Zahlung. Beds24 rechnet nach Verbrauch ab rund 16 € im Monat ab.
3RPMS 4, 5 oder 7 € je Zimmer plus einmalige Einrichtung von 249 bis 799 €. apaleo 8 € je Zimmer, mindestens 400 € im Monat.
RoomRaccoon Entry mit PMS, Channel-Manager, Buchungsmaschine und Zahlungen 130 € bei jährlicher Abrechnung (sonst 156 €). Like Magic Core ab 350 €, Platform ab 400 €.
Mews, protel, SIHOT, Oracle OPERA Cloud, Shiji, Infor HMS, hotline, GASTROdat, Casablanca, ASA HOTEL und easybooking erstellen Angebote nach Zimmerzahl und Modulen.
Zum Monatspreis kommen häufig Einrichtung, Datenübernahme und Schulung, kostenpflichtige Schnittstellen zu Kasse oder Türschloss sowie Gebühren für Kartenzahlungen. Channel-Manager, Buchungsmaschine und Online-Check-in sind nicht in jedem Paket enthalten. Viele Tarife gelten nur bei jährlicher Zahlung, und einige Anbieter verlangen einen Mindestbetrag pro Monat. Vergleichen Sie deshalb immer die Gesamtkosten über fünf Jahre.
1 Wofür steht die Abkürzung PMS in der Hotellerie? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Wie berechnet sich der RevPAR? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Welche Aufgabe übernimmt ein Channel-Manager? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Welche Gäste müssen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 noch einen Meldeschein ausfüllen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Was verlangt die Kassensicherungsverordnung von einer Hotelkasse in Deutschland? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: Begriffe rund um Hotelsoftware
Hier erklären wir die wichtigsten Begriffe rund um Hotelsoftware, Vertrieb, Kennzahlen und Gästeverwaltung kompakt und anbieterneutral.
- Hotelsoftware
Sammelbegriff für Programme und Online-Dienste, mit denen Beherbergungsbetriebe Reservierungen, Gäste, Zimmer, Abrechnung und Vertrieb verwalten.
- Property Management System
Zentrale Hotelverwaltungssoftware, kurz PMS, mit Reservierung, Belegungsplan, Gästekartei, Check-in, Check-out und Rechnung.
- Belegungsplan
Übersicht aller Zimmer oder Einheiten über einen Zeitraum, in der Sie Buchungen sehen, verschieben und neue Reservierungen eintragen.
- Channel-Manager
Baustein, der Verfügbarkeiten, Preise und Buchungen zwischen PMS und Buchungsportalen automatisch abgleicht.
- Booking Engine
Buchungsmaschine auf der eigenen Website, über die Gäste direkt und ohne Provision an ein Portal buchen.
- OTA
Online Travel Agency, also ein Buchungsportal wie Booking.com oder Expedia, das für jede vermittelte Buchung eine Provision erhält.
- Auslastung
Anteil der belegten Zimmer an allen verfügbaren Zimmern in einem Zeitraum, angegeben in Prozent.
- ADR
Average Daily Rate, der durchschnittliche Logisumsatz je verkauftem Zimmer und Nacht.
- RevPAR
Revenue per Available Room, der Logisumsatz je verfügbarem Zimmer. Er entspricht Auslastung mal ADR.
- Revenue Management
Preissteuerung, bei der Zimmerpreise nach Nachfrage, Auslastung, Saison und Wettbewerb laufend angepasst werden.
- Ratenparität
Gleiche Zimmerpreise auf allen Vertriebskanälen, etwa auf der eigenen Website und auf Buchungsportalen.
- Meldeschein
Formular zur besonderen Meldepflicht in Beherbergungsstätten. In Deutschland füllen ihn seit 2025 nur noch ausländische Gäste aus.
- Online-Check-in
Digitale Anreise, bei der Gäste Daten, Meldeschein und Zahlung vorab erledigen und an der Rezeption nur noch den Schlüssel abholen.
- Housekeeping-Modul
Funktion zur Planung der Zimmerreinigung mit Zimmerstatus wie sauber, schmutzig oder geprüft, oft als App für das Reinigungsteam.
- TSE
Technische Sicherheitseinrichtung, die in Deutschland elektronische Kassen gegen nachträgliche Manipulation schützt.
- No-Show
Gast, der eine bestätigte Buchung weder storniert noch antritt. Eine Garantie per Kreditkarte sichert dann die Stornogebühr.
- Schnittstelle
Technische Verbindung, auch API genannt, über die das PMS Daten mit Kasse, Türschloss, Buchhaltung oder Channel-Manager austauscht.
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Hotelsoftware und Property-Management-Systeme, kurz und anbieterneutral.
Was ist eine Hotelsoftware?
Eine Hotelsoftware ist ein Programm oder Online-Dienst, mit dem Beherbergungsbetriebe Reservierungen, Belegungsplan, Gäste, Check-in, Rechnung und Vertrieb verwalten. Im Zentrum steht das Property Management System, kurz PMS, an das Bausteine wie Channel-Manager, Buchungsmaschine, Kasse und Türschloss angebunden werden.
Welche Hotelsoftware ist die beste?
Eine pauschal beste Hotelsoftware existiert nicht, die richtige Wahl hängt von Größe, Betriebsart, Vertriebskanälen und vorhandenen Systemen ab. Kleine Häuser fahren mit einem Komplettpaket aus PMS, Buchungsmaschine und Channel-Manager meist gut, Hotels mit Restaurant und Tagung brauchen mehr Module und Schnittstellen. Testen Sie zwei oder drei Lösungen mit Ihren echten Abläufen.
Was kostet eine Hotelsoftware?
Hotelsoftware kostet zwischen 0 Euro für ein einzelnes Zimmer und mehreren Hundert Euro im Monat. In unserem Vergleich verlangen Cloud-PMS meist 4 bis 8 Euro je Zimmer und Monat, etwa 3RPMS ab 4 Euro und apaleo 8 Euro bei mindestens 400 Euro im Monat. Kleine Häuser starten bei Sirvoy oder Beds24 mit wenigen Euro, klassische Systeme gibt der Vertrieb auf Anfrage an (Stand Oktober 2026).
Was ist der Unterschied zwischen PMS und Channel-Manager?
Das PMS verwaltet Ihr Haus, der Channel-Manager Ihren Vertrieb auf Portalen. Im PMS liegen Reservierungen, Belegungsplan, Gäste und Rechnungen. Der Channel-Manager überträgt freie Zimmer und Preise an Portale wie Booking.com und spielt neue Buchungen automatisch zurück. Viele Anbieter liefern beides in einem Paket.
Ist Cloud-Hotelsoftware sicher?
Cloud-Hotelsoftware ist sicher, sofern der Anbieter Server in der EU, Verschlüsselung, Rollen und Rechte sowie regelmäßige Datensicherungen bietet. Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab und lassen Sie Kartenzahlungen über einen nach PCI DSS zertifizierten Zahlungsanbieter laufen. Für Ausfälle der Internetleitung empfiehlt sich eine Ersatzverbindung über Mobilfunk.
Brauchen Gäste in Deutschland noch einen Meldeschein?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland nur noch ausländische Gäste einen Meldeschein ausfüllen. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Pflicht für deutsche Staatsangehörige gestrichen. Hotelsoftware mit digitalem Meldeschein erfasst die Daten beim Online-Check-in und speichert sie für die vorgeschriebene Frist von einem Jahr.
Brauche ich als kleine Pension überhaupt eine Hotelsoftware?
Schon ab wenigen Zimmern lohnt sich eine Hotelsoftware, sobald Sie über Portale verkaufen. Ohne automatischen Abgleich drohen Doppelbuchungen, und Rechnungen, Meldescheine und Kurtaxe kosten viel Handarbeit. Für kleine Häuser gibt der Markt schlanke Komplettpakete mit monatlichem Abo her, die ohne eigene IT auskommen.
Wie lange dauert der Wechsel der Hotelsoftware?
Der Wechsel dauert bei kleinen Häusern wenige Tage und bei Hotels mit vielen Schnittstellen meist mehrere Wochen. Entscheidend sind die Übernahme zukünftiger Buchungen, das Anlegen von Raten und Steuersätzen sowie die Schulung aller Schichten. Legen Sie den Umstieg in eine ruhige Woche und lassen Sie alte und neue Software kurz parallel laufen.
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