Hausverwaltungssoftware Vergleich
2026
Das sind die besten 48 Anbieter.
Die Nebenkostenabrechnung muss rechtzeitig beim Mieter sein, die Eigentümerversammlung wartet auf Wirtschaftsplan und Vermögensbericht, und auf dem Konto gehen jeden Monat Dutzende Zahlungen ein. Mit Tabellen, Ordnern und Mailpostfach kostet das viel Zeit und birgt Fehlerrisiken. Mit einer Hausverwaltungssoftware verwalten Sie Objekte, Mieter und Eigentümer, buchen Zahlungen und erstellen Abrechnungen in einem System. Für diesen Vergleich haben wir 48 Anbieter geprüft, die ihre Lösungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz anbieten. Im Ratgeber lesen Sie, worauf Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen und private Vermieter bei Abrechnungen, Buchhaltung, Portalen, Datenschutz und Kosten achten sollten.
homevoice
Sitz in Bremen 
Hosting in Deutschland 
100+ Hausverwaltungen homevoice ist eine Cloud-Komplettlösung für professionelle Hausverwaltungen mit WEG-, Miet- und SEV-Verwaltung. ERP mit Objektbuchhaltung und Abrechnung, Eigentümer- und Mieterportal, Team-Inbox und Tickets laufen in einem System, auf Wunsch ergänzt um einen ausgelagerten Buchhaltungsservice.
homevoice.io
homevoice.io Die Homevoice GmbH aus Bremen ist seit 2017 in der Branche und kombiniert eigene Hausverwaltungssoftware mit einem Buchhaltungsservice. Die Plattform richtet sich an professionelle Verwaltungen mit WEG, Miethaus und SEV, auch an Neugründungen. Mehr als 100 Hausverwaltungen betreuen damit über 50.000 Einheiten.
Der ERP-Kern umfasst Objektbuchhaltung, Hausgeld- und Betriebskostenabrechnung, Wirtschaftsplan, Rücklagen, Mahnwesen und Bankumsätze. Geführte Workflows mit Pflichtprüfung leiten durch Vorgänge wie Hausgeldabrechnung, Eigentümerabrechnung oder Heizkostenabrechnung. Eine geteilte Team-Inbox, Tickets, ein verknüpftes Verzeichnis für Objekte, Personen und Dienstleister sowie eine Objektakte für Dokumente ergänzen den Kern.
Eigentümer und Mieter erhalten ein Portal aus denselben Stammdaten mit Abrechnungen, Wirtschaftsplan, Beschlüssen und Dokumenten. Gehostet wird in Deutschland, verschlüsselt mit TLS und AES-256. Die Software kostet 149 € Grundgebühr pro Monat plus 1,00 € je Verwaltungseinheit und 0,50 € je Stellplatz (netto), monatlich kündbar. Der Buchhaltungsservice kostet 5,00 € je Einheit ab 300 Einheiten bei zwölf Monaten Laufzeit; Neugründer zahlen 49 € Grundgebühr.
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Was ist eine Hausverwaltungssoftware, und brauchen Sie wirklich eine?
Mit einer Hausverwaltungssoftware verwalten Sie Objekte, Einheiten, Mieter und Eigentümer, buchen Zahlungen und erstellen Betriebskosten-, Heizkosten- und WEG-Abrechnungen in einem System. Ab einigen Wohnungen oder dem ersten WEG-Mandat stößt eine Tabellenkalkulation an ihre Grenzen.
Am Markt kursieren dafür viele Begriffe: Immobilienverwaltungssoftware, Mietverwaltungssoftware oder WEG-Verwaltung Software. Gemeint sind Programme und Cloud-Dienste mit einem gemeinsamen Kern aus Stammdaten, Sollstellung, Mieteingangskontrolle, Objektbuchhaltung, Mahnwesen und Abrechnungen. Eine Tabellenkalkulation bildet diese Abläufe nur mit viel Handarbeit ab, Buchungslogik, Fristen und Belegablage fehlen.
Abzugrenzen sind reine Nebenkostenprogramme, die nur die Abrechnung erstellen, Mieter- und Eigentümerportale ohne eigene Buchhaltung sowie ERP-Systeme für Wohnungsunternehmen, die zusätzlich Instandhaltung, Vermietung und Controlling großer Bestände abdecken. Software für private Vermieter konzentriert sich dagegen auf wenige Einheiten, Mieteingang und Nebenkostenabrechnung.
Ab wann sich Software lohnt, lässt sich nicht an einer festen Grenze festmachen. Deutliche Signale sind Abrechnungen, die Wochen dauern, Zahlungseingänge, die Sie per Hand abgleichen, und Eigentümer, die Unterlagen online abrufen möchten. Ob Sie eine Hausverwaltungssoftware brauchen, zeigt der folgende Test.
- Bestand: Sie verwalten mehr als fünf Einheiten, und der Bestand soll wachsen.
- WEG-Mandate: Sie betreuen eine oder mehrere Gemeinschaften der Wohnungseigentümer mit Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht.
- Konten: Mieten und Hausgelder laufen über mehrere Bankkonten oder Treuhandkonten, die Sie per Hand abgleichen.
- Abrechnungen: Jedes Jahr stehen Betriebskostenabrechnungen nach BetrKV und Heizkostenabrechnungen nach HeizkostenV an.
- Team: Mehrere Mitarbeitende arbeiten an denselben Objekten und brauchen einen gemeinsamen Datenstand.
- Online-Zugriff: Eigentümer und Mieter erwarten, Abrechnungen, Protokolle und Unterlagen online abrufen zu können.
- Steuerbüro: Ihr Steuerbüro braucht die Buchungen regelmäßig als Export, etwa im DATEV-Format.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein strukturierter Vergleich. Klären Sie vorab, welche Verwaltungsarten Sie abdecken und wie viele Einheiten Sie in drei Jahren verwalten wollen.
Diese 7 Probleme löst eine gute Hausverwaltungssoftware
Eine gute Hausverwaltungssoftware sorgt dafür, dass Abrechnungen pünktlich und korrekt sind, Zahlungseingänge automatisch zugeordnet werden und Anfragen nicht im Postfach versanden. So gewinnen Sie Zeit für die eigentliche Verwaltungsarbeit.
Das größte Risiko liegt bei den Fristen. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein, sonst ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen. In der WEG-Verwaltung verlangt § 28 WEG jedes Jahr Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht. Mit einer Software für die Nebenkostenabrechnung erstellen Sie diese Unterlagen aus den gebuchten Daten, statt sie in Tabellen zusammenzusuchen.
Im Alltag kostet vor allem die Handarbeit Zeit: Kontoauszüge abgleichen, Belege suchen, Anfragen per Telefon und Mail beantworten. Mit einer Bankanbindung landen Zahlungseingänge automatisch bei der richtigen Sollstellung, digitale Akten machen Verträge und Protokolle mit wenigen Klicks auffindbar, und über ein Portal melden Mieter und Eigentümer ihre Anliegen direkt zum Objekt.
Hinzu kommt der Personalmangel. Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) hat in seinem Branchenbarometer wiederholt auf unbesetzte Stellen in Hausverwaltungen hingewiesen. Betreuen weniger Mitarbeitende mehr Einheiten, entscheiden automatisierte Abläufe und eine zuverlässige Fristenkontrolle, etwa für Index- und Staffelmieten, darüber, ob die Arbeit zu schaffen ist.
Die Betriebskostenabrechnung kommt zu spät oder enthält Fehler. Nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen.
Kontoauszüge werden Zeile für Zeile mit offenen Posten abgeglichen, Rückstände fallen erst spät auf.
Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG entstehen in Tabellen mit vielen Fehlerquellen.
Verträge, Protokolle, Belege und Zählerstände liegen verteilt in Ordnern, Postfächern und Laufwerken.
Anfragen von Mietern, Eigentümern und Handwerkern kommen per Telefon, Mail und Brief, ohne Bezug zum Objekt.
Offene Stellen bleiben lange unbesetzt, das bestehende Team muss mehr Einheiten betreuen.
Anpassungen bei Index- und Staffelmieten, Vertragsenden und Wartungstermine geraten aus dem Blick.
Welche Arten von Hausverwaltungssoftware stehen zur Wahl?
Hausverwaltungssoftware reicht von der kostenlosen App für private Vermieter über Cloud-Lösungen für professionelle Miet- und WEG-Verwaltungen bis zum ERP-System für Wohnungsunternehmen. Ergänzt wird das Feld durch Portalplattformen und eigene Lösungen für Österreich und die Schweiz.
Private Vermieter mit wenigen Einheiten kommen meist mit einer einfachen Software für Vermieter aus. Solche Dienste erfassen Mieteingänge, erstellen die Nebenkostenabrechnung und liefern Auswertungen für die Steuererklärung, häufig mit einem kostenlosen Einstiegstarif. Klassische Windows-Programme mit Kauflizenz richten sich ebenfalls an Vermieter und kleine Verwaltungen. Am Mac nutzen Sie in der Regel eine Lösung im Browser.
Professionelle Hausverwaltungen brauchen eine Mietverwaltungssoftware und eine WEG-Verwaltung Software in einem, mit Objektbuchhaltung, Bankanbindung, Hausgeldabrechnung und Sondereigentumsverwaltung. Die meisten neueren Lösungen laufen in der Cloud. Wohnungsunternehmen und Genossenschaften mit großen Beständen setzen dagegen auf ERP-Systeme, die auch Instandhaltung, Vermietung und Controlling abbilden.
Portal- und Kommunikationsplattformen ergänzen den Buchhaltungskern um Eigentümer- und Mieterportale, Ticketsysteme und Handwerkersteuerung. Für Objekte in Österreich und der Schweiz bieten Hersteller spezialisierte Software an, die Abrechnungen nach MRG und WEG 2002 oder für Stockwerkeigentum nach ZGB erstellt. Ob Sie ein Komplettsystem oder einen Kern mit Spezialwerkzeugen wählen, zeigt der Vergleich unter den Typen.
Umfassende Systeme für große Bestände mit Buchhaltung, Vermietung, Instandhaltung, Controlling und Schnittstellen zu vielen Fachanwendungen.
Meist browserbasierte Lösungen für Miet-, WEG- und Sondereigentumsverwaltung mit Objektbuchhaltung, Abrechnungen und Banking.
Installierte Programme für kleine Verwaltungen und Vermieter, oft mit Kauflizenz und lokaler Datenhaltung.
Einfache Apps und Webdienste für wenige Einheiten, häufig mit kostenlosem Einstiegstarif.
Eigentümer- und Mieterportale, Ticketsysteme und Handwerkersteuerung als Ergänzung zum Buchhaltungskern.
Software für Abrechnungen nach MRG und WEG 2002 oder für Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum in der Schweiz.
- Buchhaltung, Abrechnung und Portal teilen einen Datenstand
- Ein Vertrag, ein Ansprechpartner
- Keine Pflege von Schnittstellen
- Einzelne Module oft weniger spezialisiert
- Buchhaltungskern plus Portal oder Ticketsystem nach Wahl
- Jedes Werkzeug auf seine Aufgabe zugeschnitten
- Schnittstellen müssen zuverlässig laufen
- Mehrere Verträge und Ansprechpartner
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen
Zuerst zählt, ob die Hausverwaltungssoftware Ihre Verwaltungsarten und alle Pflichtabrechnungen abdeckt. Im zweiten Schritt folgen Buchhaltung, Banking, Portale, Datenschutz, Schnittstellen und die Gesamtkosten über mehrere Jahre.
Prüfen Sie die Abrechnungen besonders gründlich. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet in § 2 die umlagefähigen Kosten auf, die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) verlangt eine überwiegend verbrauchsabhängige Verteilung der Heiz- und Warmwasserkosten. Für Gemeinschaften der Wohnungseigentümer brauchen Sie Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG. Verwalten Sie Objekte in Österreich oder der Schweiz, muss die Software das dortige Recht abbilden.
Die Buchhaltung sollte die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) des Bundesministeriums der Finanzen erfüllen und Buchungen an das Steuerbüro übergeben, etwa über eine DATEV-Schnittstelle. Eine Bankanbindung per FinTS oder EBICS spart den Abgleich per Hand. Bei Cloud-Software brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und der Serverstandort sollte zu Ihren Vorgaben passen.
Achten Sie außerdem auf Schnittstellen zu Messdiensten, Versicherungen und Handwerkern sowie auf eine verlässliche Datenübernahme beim Wechsel. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, eine Hausverwaltungssoftware sollte solche Rechnungen deshalb einlesen und verbuchen. Ob Cloud oder Windows, entscheiden am Ende Ihre Arbeitsweise, Ihr Team und Ihre Vorgaben zur Datenhaltung.
Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung, Gewerbe und Genossenschaften stellen unterschiedliche Anforderungen. Viele Programme für private Vermieter beherrschen keine WEG-Abrechnung, manche WEG-Lösungen keine Gewerbemieten mit Umsatzsteuer.
Kern jeder Hausverwaltungssoftware sind die Abrechnungen: Betriebskosten nach BGB und BetrKV, Heizkosten nach HeizkostenV, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG. In Österreich gelten MRG und WEG 2002, in der Schweiz die Regeln zu Stockwerkeigentum nach ZGB.
Eine vollwertige Objektbuchhaltung mit Sollstellung, offenen Posten und Rücklagen ist Pflicht für professionelle Verwaltungen. Die Software sollte die GoBD des Bundesministeriums der Finanzen erfüllen und Buchungen für das Steuerbüro exportieren, etwa im DATEV-Format.
Die Anbindung der Bankkonten per FinTS oder EBICS spart den Abgleich per Hand. Zahlungseingänge lassen sich so automatisch den Sollstellungen zuordnen, Hausgelder per SEPA-Lastschrift einziehen und Rechnungen als Sammelüberweisung bezahlen.
Über Eigentümer- und Mieterportale rufen Eigentümer und Mieter Abrechnungen, Protokolle und Dokumente online ab und melden Schäden. Im Ticketsystem landet jede Anfrage beim richtigen Objekt, und über die Handwerkersteuerung wird aus der Meldung direkt ein Auftrag.
Eine Hausverwaltung verarbeitet Namen, Bankdaten und Verbrauchswerte vieler Menschen. Bei Cloud-Software zählen der Serverstandort, die Verschlüsselung und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei lokal installierten Programmen liegen Datensicherung und Updates bei Ihnen.
Beim Wechsel zählt, ob Sie Stammdaten, offene Posten und Rücklagen aus dem Altsystem übernehmen können. Im Betrieb brauchen Sie Schnittstellen zu Messdiensten, Banken, Versicherungen, Handwerkern und dem Steuerbüro.
Hausverwaltungssoftware wird als Abo je Einheit, als Paket nach Bestandsgröße oder als Kauflizenz mit Wartung angeboten. Hinzu kommen Einrichtung, Datenübernahme, Schulungen und Zusatzmodule. Ein erreichbarer, deutschsprachiger Support ist gerade in der Abrechnungssaison wichtig.
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Wie Sie eine Hausverwaltungssoftware erfolgreich einführen
Eine neue Hausverwaltungssoftware führen Sie am besten zum Beginn eines Wirtschaftsjahres ein. Entscheidend sind eine saubere Datenmigration, ein kurzer Parallelbetrieb, geschulte Mitarbeitende und ein geplanter Portalstart für Eigentümer und Mieter.
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: Welche Objekte, Einheiten und Verwaltungsarten betreuen Sie, welche Bankkonten und Schnittstellen nutzen Sie, wo geht heute Zeit verloren? Aus diesen Antworten entsteht eine Anforderungsliste. Lassen Sie sich von zwei oder drei Anbietern in einer Demo oder einem Testzugang zeigen, wie Ihre typischen Fälle in der Software funktionieren.
Die Datenmigration ist der aufwendigste Schritt. Stammdaten, Verträge, offene Posten und Rücklagen müssen vollständig und korrekt ins neue System gelangen. Bereinigen Sie die Altdaten vorher und gleichen Sie die Salden zum Stichtag ab. Ein Wechsel zum Jahresbeginn hat den Vorteil, dass Jahresabrechnung und Betriebskostenabrechnung des Vorjahres noch im Altsystem entstehen und das neue Jahr sauber startet.
Planen Sie Schulungen nach Rollen ein und benennen Sie interne Ansprechpartner. Den Portalstart für Eigentümer und Mieter begleiten Sie mit einer klaren Anleitung, welche Anliegen künftig online laufen. Messen Sie nach einigen Monaten, ob Abrechnungen termingerecht beim Empfänger sind, wie viele Zahlungen automatisch zugeordnet werden und wie viele Eigentümer und Mieter das Portal nutzen.
Bestandsaufnahme
Sie erfassen Objekte, Einheiten, Verwaltungsarten, Bankkonten und bestehende Abläufe und halten fest, wo heute die meiste Zeit verloren geht.
Anforderungen und Auswahl
Aus der Bestandsaufnahme entsteht eine Anforderungsliste. Zwei oder drei Anbieter zeigen in einer Demo oder im Testzugang, wie sie Ihre Fälle lösen.
Datenmigration
Stammdaten, Verträge, offene Posten und Rücklagen werden geprüft, bereinigt und in das neue System übernommen.
Parallelbetrieb und Stichtag
Idealerweise starten Sie zum Beginn eines Wirtschaftsjahres. Bis dahin laufen altes und neues System kurz parallel.
Schulung
Alle Mitarbeitenden lernen die Abläufe im neuen System, von der Buchung bis zur Abrechnung.
Portalstart
Eigentümer und Mieter erhalten ihre Zugänge und erfahren, welche Anliegen sie künftig online erledigen.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung
Die meisten Probleme beim Wechsel der Software entstehen durch einen ungünstigen Zeitpunkt, ungeprüfte Altdaten und unterschätzte WEG-Anforderungen. Alle drei Fehler lassen sich mit guter Vorbereitung vermeiden.
Ein Wechsel mitten im Wirtschaftsjahr zwingt Sie, die Jahresabrechnung aus zwei Systemen zusammenzusetzen. Noch folgenreicher sind fehlerhafte Altdaten: Falsche Wohnflächen, veraltete Umlageschlüssel oder doppelte Mieter wandern ungeprüft ins neue System und verfälschen die erste Betriebskostenabrechnung. Bereinigen Sie die Daten vor der Migration und stimmen Sie die Salden danach ab.
Häufig unterschätzt werden die Anforderungen der WEG-Verwaltung. Software, die Mietverwaltung gut beherrscht, erstellt nicht automatisch Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG oder führt die Beschluss-Sammlung. Eine Entscheidung allein nach dem günstigsten Tarif rächt sich oft, weil Zusatzmodule wie Bankanbindung, Heizkostenabrechnung oder Portal später extra kosten.
Auch nach der Auswahl drohen Fehler: Mitarbeitende ohne Schulung führen ihre Nebenlisten weiter, ein Portal ohne Kommunikationskonzept bleibt ungenutzt, und Schnittstellen zu Bank, Messdienst und Steuerbüro zeigen ihre Schwächen erst nach dem Start. Testen Sie deshalb alle Schnittstellen vor dem Stichtag mit echten Daten.
Sie stellen im laufenden Jahr um und müssen die Jahresabrechnung dann aus zwei Systemen zusammensetzen.
Dubletten, falsche Flächen und veraltete Umlageschlüssel wandern ins neue System und verfälschen die erste Abrechnung.
Die gewählte Software beherrscht Mietverwaltung, aber nicht Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG.
Der günstigste Tarif enthält oft keine Bankanbindung, keine Heizkostenabrechnung oder kein Portal, und die Zusatzmodule kosten am Ende mehr.
Das Team arbeitet mit alten Gewohnheiten und Nebenlisten weiter, Funktionen bleiben ungenutzt.
Eigentümer und Mieter erhalten Zugänge, wissen aber nicht, wofür sie das Portal nutzen sollen, und schreiben weiter Mails.
Erst nach dem Start fällt auf, dass Bankabruf, Messdienstdaten oder der Export ans Steuerbüro nicht wie erwartet funktionieren.
Was kostet eine Hausverwaltungssoftware wirklich?
Die Kosten einer Hausverwaltungssoftware reichen von kostenlosen Einstiegstarifen für private Vermieter bis zu individuell kalkulierten ERP-Projekten für Wohnungsunternehmen. Den größten Einfluss haben die Zahl der verwalteten Einheiten, der Funktionsumfang und das Lizenzmodell.
Für private Vermieter mit wenigen Wohnungen genügt oft ein kostenloser Einstiegstarif oder ein Monatsabo zwischen etwa 4,50 und 40 Euro. Gratistarife decken meist nur wenige Einheiten und Grundfunktionen ab, etwa die Mieteingangskontrolle. Nebenkostenabrechnung, Bankanbindung oder Dokumentenablage sind häufig erst in kostenpflichtigen Stufen enthalten. Prüfen Sie deshalb, welche Funktionen Sie für Ihre jährliche Betriebskostenabrechnung tatsächlich brauchen.
Professionelle Hausverwaltungen zahlen in der Regel ein Abo, das sich nach der Zahl der verwalteten Einheiten richtet, oft kombiniert mit einer monatlichen Grundgebühr. Im Vergleich liegen die Einstiegspakete für Verwaltungen zwischen etwa 90 und 220 Euro im Monat, Pakete für mehrere Tausend Einheiten bei bis zu rund 600 Euro. Einige klassische Windows-Programme lassen sich noch per Kauflizenz erwerben, für Updates und Support fällt dann eine jährliche Wartung an. ERP-Systeme für Wohnungsunternehmen und große Bestände kalkulieren die Anbieter individuell, einschließlich Einführungsprojekt. Anbieter aus der Schweiz nennen ihre Preise in Franken, im Vergleich von CHF 29 für kleine Bestände bis CHF 699 im Monat.
Der Listenpreis zeigt nur einen Teil der Kosten. Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulungen, Zusatzmodule, Portal-Lizenzen für Eigentümer und Mieter sowie die Anbindung an Banken, Messdienste und das Steuerbüro kommen oft hinzu. Holen Sie mindestens zwei bis drei Angebote ein und rechnen Sie die Gesamtkosten über drei Jahre auf Basis Ihrer geplanten Bestandsgröße.
Trends 2026: Immer mehr Programme enthalten KI-Funktionen, etwa zum Sortieren eingehender Anfragen oder zum Vorkontieren von Belegen. Nach § 5 der Heizkostenverordnung müssen bereits installierte Zähler und Heizkostenverteiler bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich fernablesbar sein, was Schnittstellen zu Messdiensten wichtiger macht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt 2027 und 2028. Hybride Eigentümerversammlungen sind seit der WEG-Reform 2020 per Beschluss möglich (§ 23 Abs. 1 WEG).
Gratistarife decken meist ein bis zehn Einheiten ab. Bezahlte Stufen für bis zu 50 Einheiten kosten im Vergleich rund 4,50 bis 40 Euro im Monat, einzelne Nebenkostenprogramme lassen sich für rund 40 Euro kaufen.
Abos für bis zu rund 100 Einheiten liegen im Vergleich zwischen etwa 29 und 109 Euro netto im Monat. Klassische Windows-Programme kosten ab rund 99 Euro als Kauflizenz oder ab 199 Euro im Jahresabo.
Cloud-Lösungen für Miet- und WEG-Verwaltungen starten im Vergleich bei etwa 90 bis 220 Euro Grundgebühr im Monat. Größere Pakete für 1.000 bis 4.000 Einheiten kosten rund 350 bis 600 Euro, Modelle je Einheit beginnen bei etwa 1 Euro pro Einheit und Monat.
Für große Bestände erstellen die Anbieter individuelle Angebote. Hinzu kommen Einführungsprojekt, Datenübernahme, Schulungen und laufende Betreuung.
Neben der Lizenz fallen häufig Kosten für die Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulungen, Zusatzmodule wie Heizkostenabrechnung oder Mahnwesen, die Bankschnittstelle, Lizenzen für Eigentümer- und Mieterportale sowie einen optionalen Buchhaltungsservice an. Steigt die Zahl der verwalteten Einheiten, wachsen bei Preisen je Einheit auch die laufenden Kosten. Rechnen Sie alle Posten über drei Jahre zusammen, bevor Sie Angebote vergleichen.
1 Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Welches Dokument muss der WEG-Verwalter seit der WEG-Reform zusätzlich zur Jahresabrechnung erstellen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Welche Verordnung listet die Betriebskosten auf, die Vermieter auf Mieter umlegen dürfen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Was bedeutet Sollstellung in der Hausverwaltung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Bis wann müssen bereits installierte Heizkostenverteiler und Wärmezähler fernablesbar sein? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: Begriffe rund um Hausverwaltungssoftware
Hier erklären wir die wichtigsten Begriffe rund um Hausverwaltung, Objektbuchhaltung und Abrechnungen kompakt und anbieterneutral.
- Sollstellung
Erfassung der geschuldeten Mieten, Vorauszahlungen oder Hausgelder als Forderung zum Fälligkeitstermin. Grundlage für Mieteingangskontrolle und Mahnwesen.
- Objektbuchhaltung
Buchhaltung je Objekt oder Gemeinschaft, in der alle Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Rücklagen getrennt geführt werden.
- Treuhandkonto
Konto, auf dem eine Verwaltung fremdes Geld getrennt vom eigenen Vermögen führt, etwa Mieteinnahmen für einen Eigentümer. Für eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer laufen die Konten in der Regel auf den Namen der Gemeinschaft.
- Hausgeld
Monatliche Vorschüsse der Wohnungseigentümer an die Gemeinschaft, mit denen laufende Kosten und die Erhaltungsrücklage finanziert werden.
- Wirtschaftsplan
Plan der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben einer Gemeinschaft für ein Jahr. Auf seiner Grundlage beschließen die Eigentümer die Hausgeldvorschüsse (§ 28 Abs. 1 WEG).
- Jahresabrechnung (WEG)
Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben einer Gemeinschaft nach Ablauf des Kalenderjahres. Die Eigentümer beschließen auf ihrer Grundlage Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG).
- Vermögensbericht
Bericht, den der WEG-Verwalter seit der Reform 2020 jährlich erstellt. Er zeigt den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen (§ 28 Abs. 4 WEG).
- Erhaltungsrücklage
Rücklage einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer für künftige Instandhaltung und Instandsetzung, früher Instandhaltungsrücklage genannt.
- Umlageschlüssel
Maßstab, nach dem Kosten auf Mieter oder Eigentümer verteilt werden, etwa nach Wohnfläche, Miteigentumsanteilen, Personenzahl oder Verbrauch.
- Betriebskostenabrechnung
Jährliche Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten gegenüber dem Mieter. Sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Heizkostenabrechnung
Verteilung der Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung, überwiegend nach erfasstem Verbrauch und zum Teil nach Fläche.
- Sondereigentumsverwaltung (SEV)
Verwaltung einer einzelnen vermieteten Eigentumswohnung im Auftrag des Eigentümers, etwa Mietinkasso und Betriebskostenabrechnung.
- Indexmiete
Miete, deren Höhe an den Verbraucherpreisindex gekoppelt ist und sich bei dessen Änderung anpassen lässt (§ 557b BGB).
- Beschluss-Sammlung
Verzeichnis aller Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, das der Verwalter führt (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).
- Eigentümerportal
Online-Zugang, über den Eigentümer und oft auch Mieter Abrechnungen, Protokolle und Unterlagen abrufen und Anliegen melden.
- GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, festgelegt vom Bundesministerium der Finanzen.
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Hausverwaltungssoftware, kurz und anbieterneutral.
Welche Hausverwaltungssoftware ist die beste?
Welche Hausverwaltungssoftware die beste ist, hängt von Ihren Verwaltungsarten, der Zahl der Einheiten, dem Land Ihrer Objekte und dem Budget ab. Testen Sie zwei oder drei Lösungen mit eigenen Beispielobjekten und lassen Sie sich eine komplette Abrechnung vorführen.
Was kostet eine Hausverwaltungssoftware?
Die Kosten einer Hausverwaltungssoftware hängen vor allem von der Zahl der verwalteten Einheiten, dem Funktionsumfang und dem Lizenzmodell ab. Private Vermieter finden kostenlose Einstiegstarife und günstige Monatsabos, professionelle Verwaltungen zahlen meist ein Abo je Einheit, ERP-Systeme für Wohnungsunternehmen kalkulieren die Anbieter individuell. Rechnen Sie Datenübernahme, Schulung und Zusatzmodule mit ein.
Ist Hausverwaltungssoftware auch kostenlos erhältlich?
Kostenlose Hausverwaltungssoftware finden Sie vor allem als Einstiegstarif für private Vermieter mit wenigen Einheiten. Solche Tarife decken meist nur Grundfunktionen ab, Nebenkostenabrechnung, Bankanbindung oder weitere Objekte kosten extra. Für professionelle Miet- und WEG-Verwaltungen reicht ein Gratistarif in der Regel nicht aus.
Welche Software eignet sich für die WEG-Verwaltung?
Für die WEG-Verwaltung eignet sich eine Software, die Hausgeld, Erhaltungsrücklage, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG abbildet. Wichtig sind außerdem eine Beschluss-Sammlung, ein Eigentümerportal und Funktionen für die Eigentümerversammlung. Viele Programme für private Vermieter decken diese Anforderungen nicht ab.
Welche Software brauchen private Vermieter?
Private Vermieter mit wenigen Einheiten brauchen meist eine einfache Vermietersoftware mit Mieteingangskontrolle, Nebenkostenabrechnung und Dokumentenablage. Viele solcher Dienste laufen im Browser oder als App und bieten günstige Abos oder einen kostenlosen Einstieg. Eine volle Objektbuchhaltung ist erst bei größeren Beständen nötig.
Kann ich die Nebenkostenabrechnung mit einer Software erstellen?
Ja, die meisten Programme für Hausverwaltungen und Vermieter erstellen die Betriebskostenabrechnung aus den erfassten Kosten, Umlageschlüsseln und Vorauszahlungen. Die Heizkosten übernehmen Sie oft aus der Abrechnung des Messdienstes. Prüfen Sie jede Abrechnung vor dem Versand, denn sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein.
Ist eine Cloud-Hausverwaltungssoftware DSGVO-konform?
Eine Cloud-Hausverwaltungssoftware lässt sich DSGVO-konform nutzen, wenn Vertrag, Serverstandort und Zugriffsrechte stimmen. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, sollten Rechenzentren in der EU oder der Schweiz bevorzugen und Rollen und Rechte für Mitarbeitende sauber vergeben.
Wie wechsle ich die Hausverwaltungssoftware ohne Datenverlust?
Einen Wechsel ohne Datenverlust erreichen Sie mit bereinigten Altdaten, einer geprüften Datenübernahme und einem Stichtag zum Beginn des Wirtschaftsjahres. Gleichen Sie Salden, offene Posten und Rücklagen nach der Übernahme ab und halten Sie das Altsystem für Rückfragen lesbar. Klären Sie vorab, ob der Anbieter die Migration übernimmt.
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