Zeiterfassungsgesetz: Das müssen Sie auch in 2026 wissen

Die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung kommt. Mit dem Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD steht fest: Was seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 bereits gilt, wird nun in ein konkretes Gesetz überführt. Für Geschäftsführer und Personalverantwortliche bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich vorzubereiten.

Die Ausgangslage: Warum die Zeiterfassung zur Pflicht wird

Die Geschichte der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung in Deutschland beginnt nicht erst mit dem aktuellen Gesetzesvorhaben. Bereits im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem wegweisenden Urteil, dass alle EU-Mitgliedstaaten ihre Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

Dem Urteil vorausgegangen war eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank SAE wegen des Fehlens eines betriebsinternen Systems zur Erfassung der von den Beschäftigten geleisteten täglichen Arbeitszeit.

Deutschland reagierte zunächst zögerlich auf diese Vorgabe. Zwar hatte der Europäische Gerichtshof bereits im Mai 2019 entschieden, dass Unternehmen in der EU zukünftig Systeme schaffen müssen, mit dem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit messen können. Wobei die Umsetzung dem nationalen Gesetzgeber überlassen sein sollte. Bislang blieb der Gesetzgeber in Deutschland jedoch untätig und hat das Urteil nicht in nationales Recht überführt.

Das BAG-Urteil von 2022: Der Wendepunkt

Im September 2022 schuf das Bundesarbeitsgericht (BAG) dann Fakten. Im September 2022 hat sich das Bundesarbeitsgericht entschieden: Die Pflicht zur Zeiterfassung wird durchgesetzt. Dieses ist im BAG-Grundsatzurteil (1ABR 22/21) festgelegt. Die Präsidentin des höchsten deutschen Arbeitsgerichts, Inken Gallner, begründete die Entscheidung mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem Urteil des EuGH.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Diese Pflicht ergibt sich aus Paragraph 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) in unionskonformer Auslegung.

Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist? Nein. Das BAG hat in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Das ist laut BAG bereits heute geltendes Recht.

Der Koalitionsvertrag 2025: Elektronische Zeiterfassung wird Gesetz

Mit dem neuen Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD nimmt die gesetzliche Ausgestaltung nun konkrete Formen an. Im neuen Koalitionsvertrag heißt es unmissverständlich: „Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregelung vorsehen.“

Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD beinhaltet arbeitsrechtliche Reformen, u. a. geplante Änderungen im Bereich der Arbeitszeiterfassung. So haben sich die Regierungsparteien darauf verständigt, die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung einzuführen. Ziel ist es, mehr Transparenz und Rechtssicherheit am Arbeitsplatz zu fördern.

Was genau muss erfasst werden?

Die Anforderungen an die Zeiterfassung sind klar definiert. Alle Arbeitgeber, unabhängig von der Branche, sind zur Erfassung der täglichen Netto-Arbeitszeit mit Beginn, Ende, Dauer und Pausenzeiten von all ihren Mitarbeitern verpflichtet. Inkludiert sind somit auch Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen. Die Verpflichtung besteht auch für alle Arbeitsorte, also auch für Außendienst, Dienstreise, Homeoffice etc.

Das Zeiterfassungssystem muss dabei bestimmte Qualitätsanforderungen erfüllen. Der Europäische Gerichtshof hat in seinem Urteil vom 14.5.2019 bereits klargestellt, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zur Einrichtung eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems“ für die Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten verpflichtet sind.

Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht zudem vor, dass die Erfassung tagesaktuell erfolgen soll. Der Arbeitgeber wird zur tagesaktuellen und elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Die Arbeitszeiterfassung muss also grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.

Wer ist von der Zeiterfassungspflicht betroffen?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber und alle Arbeitnehmer. Ab 2025 gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung grundsätzlich für alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Betroffen sind somit kleine Betriebe, mittlere Unternehmen und Großunternehmen.

Nach der Entscheidung des BAG betrifft die Pflicht der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zur Erfassung der Arbeitszeiten alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Absatz 1 BetrVG. Für sogenannte leitende Angestellte bestehen jedoch in § 5 Absatz 3 BetrVG speziellere Regelungen.

Ausnahmen von der elektronischen Erfassungspflicht

Nicht alle Unternehmen müssen zwingend auf elektronische Systeme umstellen. Kleine Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sind von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen. Für diese Kleinstbetriebe sollen weiterhin manuelle Aufzeichnungen genügen.

Weitere Ausnahmen sind vorgesehen für:

Hausangestellte in Privathaushalten sowie bis zu 10 Beschäftigte eines ausländischen Arbeitgebers, der seine Angestellten nach Deutschland entsendet, sind ebenfalls von dieser Regelung ausgenommen.

Darüber hinaus können tarifvertragliche Sonderregelungen vereinbart werden. Per Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung sollen Abweichungen zulässig sein, wie etwa eine handschriftliche Dokumentation auf Papier; sie muss zudem nicht tagesaktuell erfolgen.

Übergangsfristen nach Unternehmensgröße

Um den Umstellungsaufwand insbesondere für kleinere Unternehmen abzufedern, sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen. Im Koalitionsvertrag werden KMU besonders berücksichtigt. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind Übergangsregelungen für die verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung vorgesehen.

Der Referentenentwurf des BMAS sieht folgende Staffelung vor:

Für alle anderen Arbeitgeber gelten hinsichtlich der Form Übergangsvorschriften ab Inkrafttreten des Gesetzes, die wie folgt gestaffelt sind: für Arbeitgeber ab 250 Arbeitnehmern eine Mindestübergangszeit von einem Jahr, für Arbeitgeber ab 50 aber weniger als 250 Arbeitnehmern zwei Jahre, für Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmern aber mehr als zehn Arbeitnehmern fünf Jahre.

Diese Übergangsfristen beziehen sich auf die elektronische Form der Zeiterfassung. Die grundsätzliche Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten besteht hingegen bereits jetzt.

Was bleibt von der Vertrauensarbeitszeit?

Eine der zentralen Fragen vieler Unternehmen betrifft das Schicksal der Vertrauensarbeitszeit. Hier gibt es gute Nachrichten: „Die Vertrauensarbeitszeit bleibt ohne Zeiterfassung im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie möglich.“

Allerdings bedarf diese Aussage einer wichtigen Einschränkung. Richtig ist: Die Vertrauensarbeitszeit betrifft das „Wie“ der Arbeitsleistung, nicht das „Wie lange“. Arbeitgeber können weiterhin auf Eigenverantwortung setzen, müssen aber ein System bereitstellen, das die Arbeitszeitdokumentation ermöglicht. Eine rein „gefühlte Kontrolle“ oder freiwillige Notiz reicht rechtlich nicht aus.

In der Praxis bedeutet das: Mitarbeitende können weiterhin selbst bestimmen, wann sie ihre Arbeit erledigen. Die geleisteten Stunden müssen aber dennoch dokumentiert werden.

Aktuelle Situation in deutschen Unternehmen

Eine aktuelle Bitkom-Studie zeigt, wie weit die Umsetzung in der deutschen Wirtschaft bereits fortgeschritten ist. Die große Mehrheit der Unternehmen in Deutschland hat inzwischen eine Arbeitszeiterfassung eingeführt: Rund drei Viertel (74 Prozent) erfassen die Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Damit setzen sie eine Verpflichtung um, die im September 2022 höchstrichterlich festgestellt wurde. Damals hatten erst 30 Prozent der Unternehmen eine Arbeitszeiterfassung eingeführt, 44 Prozent haben entsprechende Systeme erst nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts umgesetzt.

Bei den eingesetzten Methoden zeigt sich ein gemischtes Bild. Rund drei Viertel der Unternehmen in Deutschland kommen der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung nach und dokumentieren die Arbeitszeit ihrer Angestellten. 44 Prozent haben entsprechende Systeme im Einsatz, 16 Prozent nutzen Excel-Tabellen und 13 Prozent setzen nach wie vor auf handschriftliche Stundenzettel.

Die Unternehmen, die Arbeitszeit bereits erfassen, setzen vor allem auf elektronische Zeiterfassungssysteme am Computer (31 Prozent), weitere 18 Prozent nutzen eine Smartphone-App zur digitalen Zeiterfassung, wie z.B. Clockin. 24 Prozent verwenden stationäre Zeiterfassungssysteme, die zum Beispiel mit einem Chip oder Transponder aktiviert werden, 19 Prozent die klassische Stempel- oder Stechuhr.

Bußgelder und Sanktionen bei Verstößen

Was passiert, wenn ein Unternehmen die Zeiterfassungspflicht ignoriert? Zumindest vorläufig ist bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht mit Bußgeldern zu rechnen. Weil sich die Verpflichtung aus § 3 Arbeitsschutzgesetz ergibt, ein Verstoß dagegen aber gemäß § 25 Arbeitsschutzgesetz noch nicht mit der Verhängung eines Bußgeldes bewährt ist, ist derzeit noch keine entsprechende gesetzliche Grundlage gegeben.

Allerdings besteht bereits jetzt ein indirektes Bußgeldrisiko. Allerdings besteht bereits jetzt die Möglichkeit für die zuständige Arbeitsschutzbehörde, Maßnahmen anzuordnen, die sich aus den Pflichten des Arbeitsschutzgesetzes ergeben. Zu ihnen gehören auch die Verpflichtungen aus § 3 Arbeitsschutzgesetz. Verstößt der Arbeitgeber dagegen, droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.

Diese Praxis ist aber selbstverständlich kein Freifahrtschein für Arbeitszeitverstöße. Werden Arbeitszeitvorschriften (insbesondere Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Sonntagsarbeitsverbot) nicht beachtet, erhöht das nämlich zum einen die Gefahr von Beschwerden und damit für Kontrollen der Behörden.

Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz selbst drohen empfindliche Strafen. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden. Wer diese Handlungen vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.

Zeiterfassung im Homeoffice und bei mobiler Arbeit

Mit der zunehmenden Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle stellt sich die Frage nach der praktischen Umsetzung im Homeoffice besonders dringlich. Auch das Arbeiten im Homeoffice erfordert eine nachvollziehbare Erfassung der geleisteten Arbeitszeit, in welcher Form auch immer. Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers greift auch bei Tätigkeit außerhalb des Unternehmens.

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet, unabhängig vom Arbeitsort oder der Vertrauensbasis.

Für die praktische Umsetzung bieten sich verschiedene digitale Lösungen an. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten an einem Desktop-Gerät dokumentieren oder via Smartphone. Im Homeoffice ist die Form der Zeiterfassung mit Terminals natürlich nicht möglich, weshalb Unternehmen auf Lösungen setzen sollten, die den Mitarbeitern eine mobile Zeiterfassung per Device ermöglicht.

Besondere Herausforderungen im Homeoffice

Die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen im Homeoffice besonders leicht. Viele Mitarbeitende arbeiten länger als im Büro, verzichten auf Pausen oder sind ständig erreichbar. Das kann auf Dauer zu psychischer Überlastung und Burnout führen.

Die Zeiterfassung kann hier nicht nur zur Dokumentation, sondern auch zur Prävention beitragen, indem Überstundenentwicklungen frühzeitig sichtbar werden.

Die Rolle des Betriebsrats

Bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems hat der Betriebsrat ein wichtiges Mitspracherecht. Wurde im Betrieb ein Betriebsrat gewählt, hat dieser nach § 87 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung. Somit ist er auch bei der Auswahl eines geeigneten Systems hinzuzuziehen.

Gegenstand des Verfahrens vor dem BAG war ein Rechtsstreit eines Betriebsrates mit dem Arbeitgeber ob und inwieweit ihm ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zusteht. Das BAG hat nunmehr entschieden, dass der Arbeitgeber bereits gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet ist.

Delegation der Erfassungspflicht an Mitarbeiter

Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an Arbeitnehmer delegieren. Er bleibt jedoch weiterhin für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorgaben, wie zum Beispiel Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten, verantwortlich.

In der Praxis bedeutet das: Sie können Ihren Mitarbeitenden die eigenständige Dokumentation ihrer Arbeitszeiten ermöglichen, müssen aber sicherstellen, dass dies auch tatsächlich und korrekt geschieht.

Welche Systeme kommen infrage?

Weder die Entscheidung des BAG, noch das Arbeitsschutzgesetz selbst sehen eine spezifische Form für die Arbeitszeiterfassung vor. Aktuell haben Unternehmen also noch weitgehende Freiheit bei der Wahl des Systems.

Mit dem kommenden Gesetz wird sich das ändern. Es kommen neben Zeiterfassungsgeräten auch andere Formen der elektronischen Aufzeichnung mit Hilfe von Apps oder Excel-Tabellen in Frage.

Grundsätzlich stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten den höchsten Automatisierungsgrad. Mitarbeiter stempeln per App, am Computer oder über Terminals. Die Daten werden automatisch gespeichert und können direkt in die Lohnbuchhaltung übernommen werden.
2. Excel-Tabellen gelten als pragmatische Übergangslösung, sind aber fehleranfällig und erfordern manuellen Aufwand bei der Verwaltung.
3. Handschriftliche Stundenzettel bleiben für Kleinstbetriebe unter 10 Mitarbeitern eine Option, sind jedoch für größere Unternehmen bald nicht mehr zulässig.

Datenschutz bei der Zeiterfassung

Bei der Implementierung eines Zeiterfassungssystems spielen datenschutzrechtliche Aspekte eine zentrale Rolle. Mit der Einführung der digitalen Zeiterfassung rückt die Frage nach der Sicherheit der Daten von Mitarbeitern in Betrieben noch stärker in den Fokus. Bei jeder Arbeitszeiterfassung erhebt der Arbeitgeber personenbezogene Daten seiner Beschäftigten und muss entsprechend die Datenschutzregeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Die Umstellung auf ein gesetzeskonformes Zeiterfassungssystem erfordert sorgfältige Planung. Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ist also nun mit dem Koalitionsvertrag bestätigt. Auch wenn diese geplanten Änderungen noch nicht in geltendes Recht überführt wurden, können Sie sich mit Ihrem Unternehmen bereits jetzt auf die neuen Anforderungen vorbereiten.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Analysieren Sie, wie Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen aktuell erfasst werden. Identifizieren Sie Lücken und Verbesserungspotenziale.

Schritt 2: Anforderungen definieren

Berücksichtigen Sie alle Arbeitsmodelle in Ihrem Unternehmen: Büroarbeit, Homeoffice, Außendienst, Schichtarbeit. Das System muss für alle Szenarien funktionieren.

Schritt 3: System auswählen

Vergleichen Sie verschiedene Anbieter hinsichtlich Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und Integrationsmöglichkeiten mit bestehender HR-Software.

Schritt 4: Betriebsrat einbinden

Informieren Sie den Betriebsrat frühzeitig und binden Sie ihn in den Auswahlprozess ein.

Schritt 5: Mitarbeiter schulen

Planen Sie rechtzeitig Informations- oder Schulungsmaßnahmen, um Akzeptanz für neue Tools und Prozesse zu fördern.

Schritt 6: Pilotphase durchführen

Testen Sie das System zunächst in einer Abteilung, bevor Sie es unternehmensweit ausrollen.

Ausblick: Weitere geplante Änderungen im Arbeitszeitrecht

Neben der elektronischen Zeiterfassung diskutiert die neue Koalition auch eine Flexibilisierung der Arbeitszeitregelungen. Das sieht auch eine große Mehrheit der Unternehmen in Deutschland so. 82 Prozent fordern eine gesetzliche Neuregelung, die eine wöchentliche Höchstarbeitszeit statt einer täglichen vorsieht.

Besonders relevant: Im Koalitionsvertrag wird ebenfalls die Option diskutiert, die tägliche Höchstarbeitszeit zugunsten einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit aufzuweichen. Das würde mehr Flexibilität ermöglichen, ändert jedoch nichts an der Pflicht zur transparenten Arbeitszeiterfassung.

Fazit: Jetzt handeln lohnt sich

Die elektronische Arbeitszeiterfassung wird kommen. Die grundsätzliche Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten besteht bereits seit dem BAG-Urteil 2022. Unternehmen, die jetzt aktiv werden, verschaffen sich nicht nur einen rechtlichen Vorsprung, sondern profitieren auch von effizienteren Prozessen und mehr Transparenz.

Und der Anteil dürfte weiter steigen, denn jedes fünfte Unternehmen (21 Prozent) plant im laufenden Jahr, eine Arbeitszeiterfassung einzuführen. Gerade einmal 2 Prozent geben an, erst einmal nichts zu tun und noch auf die ausstehende gesetzliche Konkretisierung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu warten.

Die Botschaft ist klar: Warten ist keine sinnvolle Strategie. Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis zur endgültigen Gesetzesverabschiedung, um sich optimal aufzustellen.

Quellen

1. Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21
2. Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 (CCOO)
3. Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS): FAQ zur Arbeitszeiterfassung, bmas.de
4. Koalitionsvertrag 2025 „Verantwortung für Deutschland“, CDU/CSU und SPD
5. Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, April 2023
6. Bitkom: Repräsentative Befragung zur Arbeitszeiterfassung, Juni 2025, bitkom.org
7. IHK Berlin: Arbeitszeiterfassungspflicht für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, ihk.de
8. ver.di: Arbeitszeiterfassung – Alles, was Du dazu wissen musst, verdi.de
9. Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), insbesondere § 3 Abs. 2 Nr. 1
10. Arbeitszeitgesetz (ArbZG), insbesondere §§ 16, 22, 23