Arbeitszeiterfassung – die maßgeblichen Regelungen für Unternehmen

Im Jahr 2022 hat das Bundesarbeitsgericht auf der Grundlage eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 entschieden, dass die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern grundsätzlich dokumentiert werden müssen. Dabei wurden bestimmte Anforderungen definiert, die noch in nationales Recht überführt werden sollen. Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, welche Punkte zu beachten sind und welche Methoden zur Zeiterfassung eingesetzt werden dürfen. 

Sinn und Zweck der Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung umfasst alle Methoden, die genutzt werden, um die täglichen Arbeitsstunden von Beschäftigten zu erfassen. Diese Stunden beziehen sich auf den Zeitraum, in dem die Arbeitnehmer ihren vertraglichen Verpflichtungen nachkommen. Ruhezeiten und unbezahlte Pausen werden dabei nicht als Arbeitszeit gewertet.

Die genaue Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden dient sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer. Im Vordergrund steht der klare Überblick über die erbrachte Arbeitsleistung. Arbeitgeber profitieren davon, dass sie die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu Pausen und Ruhezeiten kontrollieren können. Bei Nichteinhaltung kann die Zeiterfassung aufzeigen, wann der Arbeitgeber eingreifen und Schutzmaßnahmen ergreifen muss.

Für Arbeitnehmer bietet die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten die Möglichkeit, die Richtigkeit ihrer Lohnabrechnungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass Überstunden korrekt erfasst werden.

Der rechtliche Rahmen im Überblick

Bis Mai 2019 war es in Deutschland nach dem Arbeitszeitgesetz für die meisten Unternehmen üblich, nur die Arbeitsstunden zu dokumentieren, die acht Stunden pro Tag überstiegen, wobei der Schwerpunkt auf den Überstunden lag. Die fehlende Erfassung von Start- und Endzeiten der regulären Arbeitszeit erschwerte jedoch die Umsetzung dieser Vorgabe, weshalb viele Betriebe bereits seit einigen Jahren auf Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung wie beispielsweise Timemaster setzen.

In Branchen wie dem Baugewerbe, Gaststättengewerbe sowie in der Speditions-, Transport- und Logistikbranche ist das Festhalten der Arbeitszeiten schon länger durch das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verbindlich vorgeschrieben.

Der Europäische Gerichtshof entschied 2019 im sogenannten Stechuhr-Urteil, dass EU-Unternehmen verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig zu erfassen. Im September 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht, dass diese Vorgaben aufgrund des Stechuhr-Urteils bereits bindendes Recht darstellen. Demnach müssen Arbeitgeber ein System einführen, das die Arbeitszeiten genau verzeichnet.

Ein Gesetzentwurf zur umfassenden Regelung der Arbeitszeiterfassung auf nationaler Ebene befindet sich derzeit in Deutschland in der Gesetzgebung.

Diese Methoden stehen zur Auswahl

Der Europäische Gerichtshof hat klargestellt, dass Systeme zur Arbeitszeiterfassung objektiv, verlässlich und leicht zugänglich sein müssen, allerdings ohne spezifische Details zur Implementierung vorzugeben. Obwohl oft an traditionelle Stechuhren gedacht wird, bieten moderne Technologien heute vielfältige Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu dokumentieren. Diese können manuell über Excel-Tabellen, das Ausfüllen von Papierformularen oder digital über Zeiterfassungs-Apps oder Softwarelösungen erfolgen.

In Büroumgebungen sind meist stationäre Systeme verbreitet, bei denen Mitarbeiter sich über ein Terminal mittels Karte, Chip, Fingerabdruck oder durch ein Software-Login registrieren. Traditionelle Stundenzettel sind inzwischen selten und finden nur noch in einigen wenigen Unternehmen Anwendung.

Digitale Zeiterfassungssysteme, die auf PCs oder Smartphones laufen, erlauben es den Beschäftigten, ihre Arbeitszeit mit einem Klick zu Beginn des Tages zu starten und am Ende wieder zu beenden. Die Benutzerfreundlichkeit dieser digitalen Lösungen führt dazu, dass immer mehr Unternehmen diese bevorzugen. Laut Bundesarbeitsgericht müssen solche Zeiterfassungssysteme sowohl den Datenschutzgesetzen entsprechen als auch Sicherheit und Gesundheitsschutz der Mitarbeiter sicherstellen.