XRechnung: Bald Pflicht – und keiner hat’s kommen sehen? 🧾

Schon mal eine XRechnung ausgestellt? Nein? Kein Wunder. Denn bisher mussten sich nur Firmen damit herumschlagen, die für Behörden arbeiten. Der Rest konnte Rechnungen weiter als PDF verschicken, per Mail oder – für die Nostalgiker – auf Papier. Doch das ändert sich. 2025 kommt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Und das heißt: Wer noch mit PDFs arbeitet, muss umdenken.

Aber keine Panik. Wir klären, was die XRechnung ist, warum sie kommt und was das für Ihr Unternehmen bedeutet.

Was genau ist die XRechnung – und warum gibt es sie?

Eine Rechnung ist eine Rechnung. Oder? Naja, das Finanzamt sieht das anders. Bisher reichte es, eine PDF-Datei per Mail zu verschicken – das Ding wurde dann ausgedruckt, abgeheftet oder bestenfalls manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen. Alles wunderbar… wenn man gern Rechnungen abtippt.

Mit der XRechnung ist das Vergangenheit. Hier geht es nicht mehr um schicke Layouts oder schöne Tabellen, sondern um Daten, die direkt von Maschinen verarbeitet werden. Keine Screenshots, keine Copy-Paste-Orgien – sondern eine XML-Datei, die jeder Buchhaltungssoftware sofort sagt, wo welcher Betrag steht.

Die EU wollte einen einheitlichen Standard, und Deutschland hat ihn mit der XRechnung umgesetzt. Seit 2020 müssen Behörden elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format annehmen – und bald müssen Unternehmen das auch. Der Charme daran? Fehlerminimierung, Automatisierung und weniger Papierkram. Klingt trocken, macht das Leben aber einfacher.

Wo wird die XRechnung verwendet?

Bisher haben sich vor allem Unternehmen mit XRechnungen beschäftigt, die für den Staat arbeiten. Wer also Aufträge für Behörden erledigt, musste schon seit 2020 Rechnungen in diesem Format ausstellen. Für alle anderen war das ein Thema, das man elegant ignorieren konnte.

Jetzt kommt die nächste Stufe. Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich. Heißt: Wenn ein Unternehmen einem anderen Unternehmen eine Rechnung stellt, muss das in einem strukturierten, elektronischen Format passieren. PDFs zählen nicht mehr. Das ist in etwa so, als ob Ihnen jemand sagt, dass E-Mails demnächst nur noch im Morsecode verschickt werden dürfen.

Aber warum das Ganze? Weil Rechnungen so schneller und fehlerfrei verarbeitet werden können. Kein manuelles Eintippen mehr, kein „Wo genau steht jetzt die Rechnungsnummer?“ – alles läuft automatisch durch die Systeme. Und wer glaubt, das betreffe ihn nicht, weil er „nur kleine Rechnungen“ schreibt: Falsch gedacht. Die Pflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Ob Freelancer, Mittelstand oder Konzern – die Umstellung betrifft jeden, der Rechnungen stellt.

#einfacherklärt: XRechnung | Ein Service der Bundesdruckerei

XRechnung vs. ZUGFeRD – Was ist der Unterschied?

Rechnung ist nicht gleich Rechnung. Und E-Rechnung ist schon gar nicht gleich E-Rechnung. Die XRechnung ist das eine, aber dann gibt es ja noch ZUGFeRD – ein Name, der klingt, als hätte ihn ein Beamter im Halbschlaf aus einem Scrabble-Spiel gezogen.

Der Unterschied?

• XRechnung ist ein reines XML-Format. Kein Mensch kann das lesen, aber Maschinen lieben es. Behörden bestehen darauf, weil es standardisiert ist und sich perfekt in deren Systeme einfügt.
• ZUGFeRD hingegen ist eine Art Hybrid-Lösung: Eine normale PDF-Rechnung, die aber eine XML-Datei eingebettet hat. Das bedeutet, dass Menschen und Maschinen gleichermaßen etwas damit anfangen können.

Für die öffentliche Verwaltung in Deutschland gilt: XRechnung oder nichts. Wer B2B unterwegs ist, könnte mit ZUGFeRD eine Alternative haben – wenn die Politik nicht noch auf den letzten Metern anders entscheidet. Aber klar ist: Wer sich erst 2025 mit dem Thema befasst, wird sich wünschen, es früher getan zu haben.

Warum das Ganze?

Gute Frage. Die meisten Unternehmen haben sich an ihre PDFs gewöhnt. Die sind schnell erstellt, lassen sich einfach per Mail verschicken und sehen einigermaßen professionell aus. Wieso also jetzt dieser Zwang zur strukturierten E-Rechnung?

Die Antwort liegt – wie so oft – bei der Automatisierung. Die Steuerbehörden und Buchhaltungssysteme haben schlichtweg keine Lust mehr auf Medienbrüche. Eine Rechnung, die direkt als XML in die Buchhaltung einfließt, muss nicht mehr geprüft, abgetippt oder manuell erfasst werden. Das spart Zeit, Geld und vor allem: Nerven.

Und dann ist da noch das Finanzamt. Wer glaubt, dass das Ganze nur aus reiner Effizienz eingeführt wird, unterschätzt die Leidenschaft der Steuerbehörden für Kontrolle. E-Rechnungen lassen sich viel einfacher nachverfolgen. Wer wann wem was in Rechnung gestellt hat? In Zukunft alles direkt maschinenlesbar. Steuerbetrug? Wird schwerer.

Unterm Strich heißt das: Weniger Fehler, schnellere Zahlungen, weniger Papierkram – aber auch weniger Spielraum für kreative Buchhaltung. Wer immer noch denkt, er könne das Thema aussitzen, wird spätestens bei der ersten abgelehnten PDF-Rechnung merken, dass sich die Zeiten geändert haben.

Fazit: Lieber jetzt umstellen als später Stress haben

Es ist, wie es ist: Die E-Rechnungspflicht kommt, ob man will oder nicht. Und wer sich erst 2025 damit befasst, darf sich auf hektische Umstellungen, falsche Rechnungsformate und genervte Buchhalter freuen.

Die gute Nachricht? Die XRechnung ist kein Hexenwerk. Ja, es ist eine Umstellung. Ja, man muss sich mit XML, Rechnungssoftware und vielleicht sogar PEPPOL (dem Netzwerk für den elektronischen Rechnungsaustausch) auseinandersetzen. Aber der Vorteil ist: Wer einmal umgestellt hat, wird nie wieder händisch Rechnungsdaten in eine Buchhaltungssoftware klopfen müssen.

Heißt also: Je früher Sie sich mit dem Thema beschäftigen, desto entspannter wird die Umstellung. Und wer weiß? Vielleicht werden Sie sich in ein paar Jahren sogar fragen, warum wir uns überhaupt so lange mit PDFs herumgeärgert haben.

Quellen:

Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

E-Rechnung: Einführung in der Bundesverwaltung