Adobe Acrobat Sign vs. Yousign: Arbeitsverträge signieren

Arbeitsverträge signieren viele Personalabteilungen 2026 längst per Mausklick. Bei befristeten Verträgen kippt dabei die Befristung, sobald die Signaturstufe nicht zum Formerfordernis passt. Der Unterschied zwischen zwei Signaturarten kostet im Zweifel ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

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Im Personalwesen läuft kaum ein Vorgang ohne Unterschrift. Vertrag, Nachtrag, Zeugnis, Betriebsvereinbarung: alles braucht die Zustimmung beider Seiten und alles soll schneller gehen als der Postweg. Deshalb ist die Frage, wie Personalabteilungen Arbeitsverträge signieren, keine Frage der Bequemlichkeit, sondern eine des Formrechts.

Das Wichtigste in Kürze

• Befristete Arbeitsverträge verlangen nach § 14 Abs. 4 TzBfG Schriftform, digital ersetzbar nur durch die qualifizierte elektronische Signatur.
• Eine einfache Signatur an dieser Stelle macht die Befristung unwirksam und erzeugt ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.
• Yousign ist selbst qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter, rechnet die QES jedoch ab 10 Euro je Signatur zusätzlich ab.
• Adobe Acrobat Sign bindet Vertrauensdiensteanbieter wie D-Trust der Bundesdruckerei ein und deckt den gesamten Dokumentenweg ab.

Warum entscheidet die Signaturstufe über die Wirksamkeit des Vertrags?

Das Berliner Start-up Gorillas hat 2021 vorgeführt, was auf dem Spiel steht. Zwölf Mitarbeiter*innen klagten gegen ihre Befristung, weil ihre Verträge lediglich mit einer einfachen elektronischen Signatur zustande gekommen waren. Das Arbeitsgericht Berlin gab ihnen Recht und aus zwölf befristeten Verhältnissen wurden zwölf unbefristete Verhältnisse samt vollem Kündigungsschutz.

Der Fall ist kein juristischer Sonderfall, sondern die logische Folge einer Formvorschrift. Nach § 14 Abs. 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes bedarf die Befristung eines Arbeitsvertrags der Schriftform. Fehlt diese Form, bleibt der Vertrag wirksam, die Befristung dagegen fällt weg. Das Unternehmen hat also nicht nichts, sondern etwas anderes als geplant.

Genau diese Asymmetrie macht das Thema für Personalabteilungen unangenehm. Ein Formfehler bei einer Rechnung fällt sofort auf und lässt sich nachbessern. Ein Formfehler bei einer Befristung schlummert dagegen still vor sich hin, bis die Frist ausläuft und Mitarbeitende vor dem Arbeitsgericht auf Entfristung klagen. Zu diesem Zeitpunkt ist eine Korrektur nicht mehr möglich.

Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber zum 1. Januar 2025 vieles gelockert. Unbefristete Arbeitsverträge kommen seither in Textform zustande, ebenso Elternzeitverlangen, Teilzeitanträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Die Befristungsabrede blieb ausgenommen und dieser eine Ausnahmefall ist der teuerste im ganzen Personalwesen.

Für die Werkzeugwahl folgt daraus eine klare Anforderung. Eine Signaturlösung im Personalwesen muss die qualifizierte elektronische Signatur beherrschen, sonst deckt sie ausgerechnet den haftungsträchtigsten Vorgang nicht ab. Alles Weitere entscheidet sich danach.

Hinzu kommt ein Nebeneffekt, den Personalabteilungen gern übersehen. Ein unbeabsichtigt unbefristetes Arbeitsverhältnis fällt unter das Kündigungsschutzgesetz, sobald die Wartezeit erfüllt ist. Eine Trennung nach der Probezeit braucht dann einen sachlichen Kündigungsgrund und der lässt sich bei einer eigentlich geplanten Befristung selten konstruieren. Aus einem Formfehler von wenigen Sekunden wird so eine Bindung über Jahre.

Welche Signaturstufe verlangt welches HR-Dokument?

Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen: Die einfache elektronische Signatur genügt für formfreie Vorgänge, die fortgeschrittene Signatur identifiziert die unterzeichnende Person zusätzlich und die qualifizierte Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Nur die dritte Stufe ersetzt nach § 126a BGB die gesetzliche Schriftform.

Im Personalalltag ergibt sich daraus eine Matrix, die jede Abteilung kennen sollte:

Diese Aufstellung erklärt, warum eine pauschale Antwort auf die Frage nach der richtigen Signatur nicht funktioniert. Eine Personalabteilung, die ausschließlich unbefristet einstellt, kommt mit der einfachen Stufe aus und spart Geld. Eine Abteilung mit Saisonkräften und Projektverträgen braucht die qualifizierte Stufe regelmäßig.

Hinzu kommt eine Feinheit, die in Produktprospekten selten auftaucht. Nach § 126a Abs. 2 BGB müssen bei einem Vertrag beide Parteien dasselbe Dokument qualifiziert signieren. Ein befristeter Arbeitsvertrag kostet also zwei qualifizierte Signaturen, nicht eine, und diese Verdopplung schlägt in jeder Kostenrechnung durch.

Wo spielt Yousign in der Personalabteilung seine Stärken aus?

Fairerweise gehört Yousign zu den stärksten europäischen Anbietern in diesem Feld. Das französische Unternehmen betreibt seine Rechenzentren ausschließlich in Frankreich, verschlüsselt Daten mit AES-256 und erfüllt die DSGVO ohne Umweg über Drittstaaten. Für datenschutzbewusste Personalabteilungen ist diese europäische Verankerung ein echtes Argument.

Ein Punkt verdient dabei besondere Anerkennung. Yousign ist selbst qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter, zertifiziert durch LSTI und beaufsichtigt von der französischen Behörde ANSSI. Andere Anbieter binden fremde Dienste ein, Yousign stellt die qualifizierten Zertifikate im eigenen Haus aus. Für die Zuständigkeit im Streitfall ist das eine klare Sache.

Auch der Zuschnitt auf kleinere Teams überzeugt. Der Free-Tarif erlaubt zwei Signaturanfragen im Monat, der Tarif One kostet 9 Euro netto monatlich, Plus liegt bei 23 Euro und Pro bei 38 Euro je Lizenz. Ab dem Plus-Tarif sind die Signaturanfragen unbegrenzt, dazu kommen Vorlagen, Genehmigende und eine Anbindung an Zapier und HubSpot.

Für die Nachweispflicht hat der Anbieter ebenfalls vorgesorgt. Yousign legt zu jeder Signatur eine Beweisdatei mit Zeitstempel an und lässt sie durch den Dienstleister Arkhineo zehn Jahre lang archivieren. Angesichts arbeitsrechtlicher Fristen ist dieser Zeitraum ordentlich bemessen.

Die Bedienung rundet das Bild ab. Personalreferent*innen versenden eine Signaturanfrage in wenigen Minuten, verfolgen den Status in Echtzeit und lassen automatische Erinnerungen laufen. Wenig Einarbeitung, schneller Nutzen: für Teams ohne eigene IT-Abteilung ist das ein gewichtiger Vorzug.

Die Erreichbarkeit spricht ebenfalls für den Anbieter. Yousign läuft im Browser und damit auf jedem Betriebssystem, ohne Ausrollen einer zusätzlichen Software. Neue Kolleg*innen unterschreiben vom privaten Laptop aus, ohne ein Programm zu installieren oder ein Konto anzulegen, und genau diese niedrige Hürde entscheidet in der Praxis oft darüber, ob ein Vertrag am selben Tag zurückkommt oder erst in der nächsten Woche.

Was kostet die qualifizierte Signatur wirklich?

An dieser Stelle lohnt der genaue Blick in die Preisliste und zwar bei beiden Anbietern. Yousign führt die qualifizierte elektronische Signatur in keinem Tarif als Inklusivleistung. Laut eigener Preisseite ist die QES ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, verfügbar ab dem Plus-Tarif, abgerechnet ab 10 Euro je qualifizierter Signatur.

Rechnen Sie diesen Posten für eine typische Abteilung durch. Vierzig befristete Verträge im Jahr bedeuten wegen der Zwei-Parteien-Regel achtzig qualifizierte Signaturen, also rund 800 Euro zusätzlich zu den Lizenzkosten. Die Lizenz für einen Plus-Arbeitsplatz kostet im Vergleich dazu 276 Euro im Jahr.

Bei Adobe verläuft die Rechnung anders, aber ebenfalls nicht kostenlos. Adobe stellt selbst keine qualifizierten Zertifikate aus, sondern arbeitet mit externen Vertrauensdiensteanbietern zusammen. Deren Identifizierung und Zertifikate kosten ebenfalls Geld, je nach Anbieter pro Signatur oder als Signaturkarte mit einmaliger Anschaffung und Laufzeit von bis zu drei Jahren.

Der ehrliche Vergleich lautet deshalb nicht „kostenlos gegen teuer“, sondern betrifft die Struktur. Eine Signaturkarte lohnt sich bei regelmäßigem Bedarf im eigenen Haus, weil nach der Anschaffung keine Folgekosten je Unterschrift anfallen. Die Fernsignatur passt besser zu verstreuten Beschäftigten und zur Unterschrift der Gegenseite.

Eine dritte Größe gehört in die Rechnung, obwohl sie auf keiner Preisliste steht: Die Identifizierung einer unterzeichnenden Person kostet Zeit, meist zwischen zehn und zwanzig Minuten für Video- oder Ausweisverfahren. Bei neuen Beschäftigten fällt dieser Aufwand einmalig an und verteilt sich danach über die gesamte Beschäftigungsdauer, weshalb sich die anfängliche Reibung über die Jahre relativiert.

Ein Hinweis zur Vergleichbarkeit der Zahlen gehört dazu. Yousign nennt seine Preise netto, Adobe weist die Einzelplatzpreise inklusive Mehrwertsteuer aus. Ein Vergleich der bloßen Zahlen aus zwei Preisseiten führt damit systematisch in die Irre, solange die Bezugsgröße ungeprüft bleibt.

Wie kommt Adobe Acrobat Sign an die qualifizierte Signatur?

Adobe geht den Weg über einen offenen Standard. Als Gründungsmitglied des Cloud Signature Consortium hat der Konzern die technische Brücke zwischen Signaturplattformen und qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern mitgebaut. Acrobat Sign stellt also keine eigenen Zertifikate aus, sondern arbeitet mit praktisch jedem qualifizierten Zertifikat zusammen.

Für deutsche Personalabteilungen ist ein Partner besonders interessant. Mit sign-me steht die Fernsignatur-Lösung von D-Trust zur Verfügung, einer Tochter der Bundesdruckerei und dem ersten deutschen Vertrauensdiensteanbieter, den Adobe angebunden hat. Die personenbezogenen Zertifikate liegen damit auf deutschen Servern eines bundesnahen Unternehmens.

Der Ablauf ist für die unterzeichnende Person überschaubar. Nach dem Klick auf das Signaturfeld folgt die Wahl zwischen Cloud-Signatur und Signaturkarte, danach die Anmeldung beim Vertrauensdiensteanbieter und die Bestätigung per Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die einmalige Identifizierung läuft über Verfahren wie AusweisIDent, Video-Ident oder Giro-Ident.

Das Ergebnis ist mehr als ein Bild einer Unterschrift. Das fertige Dokument enthält das qualifizierte Zertifikat, ein eIDAS-Siegel von Acrobat Sign und auf Wunsch einen Prüfbericht. Die Datei ist anschließend verschlüsselt und unveränderbar, was für die Personalakte genau die richtige Eigenschaft ist.

Diese Wahlfreiheit hat einen strategischen Wert. Ändert sich die Vertragslage mit einem Vertrauensdiensteanbieter, wechselt das Unternehmen den Anbieter, statt die gesamte Signaturplattform auszutauschen. Die Abhängigkeit verteilt sich damit auf zwei Schultern statt auf eine.

Wie fügt sich die Signatur in bestehende HR-Prozesse ein?

Eine Signaturlösung lebt selten allein. Im Personalwesen hängt sie an der Bewerbungssoftware, am Personalinformationssystem und an der Dokumentenablage und jeder Medienbruch kostet Zeit. Acrobat Sign setzt hier auf Vorlagen, Massenversand und Integrationen etwa mit Microsoft 365 und Salesforce.

Der praktische Nutzen zeigt sich beim Onboarding. Vertrag, Datenschutzhinweise, Vermögenswirksame Leistungen und Betriebsvereinbarung gehen als Paket an neue Kolleg*innen, jedes Dokument mit den passenden Feldern und der passenden Signaturstufe. Personalreferent*innen verfolgen den Status in einer Übersicht, statt fünf Postfächer zu durchsuchen.

Yousign bietet Vorlagen ab dem Plus-Tarif, Stapelsignatur und Workspaces ab Pro sowie eine Kontakt-Synchronisation aus CRM– und HR-Software. Vorgefertigte Schnittstellen zu großen Personalsystemen gehören allerdings nicht zum Standard, stattdessen führt der Weg über Zapier oder die REST-API. Für kleine Teams reicht das, für gewachsene Systemlandschaften wird es aufwendiger.

Ein weiterer Unterschied betrifft den Umfang der Lösung. Yousign signiert und das sehr gut. Acrobat Acrobat Sign steckt dagegen im selben Haus wie die vollständige PDF-Werkzeugkiste, sodass Erstellen, Schwärzen, Signieren und Archivieren ohne Anbieterwechsel ablaufen.

Was passiert mit der Personalakte nach der Unterschrift?

Die Unterschrift ist nicht das Ende des Vorgangs, sondern der Anfang der Aufbewahrung. Ein Arbeitsvertrag begleitet ein Beschäftigungsverhältnis über Jahre, überlebt Systemwechsel und muss im Streitfall im Originalzustand vorliegen. Genau hier trennt sich eine reine Signaturlösung von einer Dokumentenlösung.

Acrobat Sign legt zu jedem Signaturvorgang ein vollständiges Prüfprotokoll an, das Zeitpunkt, Identität und Reihenfolge dokumentiert. Für die Ablage wandelt Acrobat die Datei anschließend nach PDF/A um, dem in ISO 19005 festgelegten Format für die Langzeitarchivierung, und prüft mit der Preflight-Funktion, ob die Norm tatsächlich eingehalten ist.

Die Schwärzung gehört ebenfalls in dieses Kapitel. Personalakten enthalten Gesundheitsdaten, Gehaltsangaben und manchmal Angaben zu Angehörigen. Vor jeder Weitergabe an Dritte, etwa an den Betriebsrat oder an Sachbearbeiter*innen einer Behörde, müssen solche Passagen dauerhaft verschwinden, statt nur unter einem schwarzen Balken zu liegen.

Für die Aufbewahrungsfristen im Personalbereich zählt diese Kombination. Beweisdatei, Prüfprotokoll und ein geprüftes Archivformat ergeben zusammen eine Kette, die auch nach acht Jahren noch trägt. Yousign deckt mit der zehnjährigen Archivierung der Beweisdatei den Nachweis der Signatur ab, das Dokumentenmanagement selbst bleibt Aufgabe anderer Systeme.

Welche HR-Dokumente bleiben trotz allem auf Papier?

An dieser Stelle hilft weder Adobe noch Yousign und das gehört klar gesagt. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bedarf nach § 623 BGB der Schriftform, und die Vorschrift schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Keine Signaturstufe der Welt ändert daran etwas.

Praktisch bedeutet das eine feste Grenze im Prozess. Eine Kündigung braucht Papier, eine eigenhändige Unterschrift und den Zugang beim/bei der Empfänger*in. Ein Aufhebungsvertrag unterliegt derselben Regel, weil auch § 623 BGB ihn erfasst. Ein Unternehmen, das diese Vorgänge digitalisieren möchte, stößt an eine Wand aus Gesetzestext.

Die Konsequenz für die Werkzeugwahl fällt nüchtern aus. Eine Personalabteilung braucht neben jeder digitalen Lösung weiterhin einen funktionierenden Papierweg für Beendigungen. Der Digitalisierungsgrad im Personalwesen liegt damit strukturell unter hundert Prozent, unabhängig vom eingesetzten Produkt.

Ein Restrisiko betrifft zudem die Befristung selbst. Die herrschende Meinung in der Literatur hält die qualifizierte Signatur bei § 14 Abs. 4 TzBfG für ausreichend und Gerichte haben in dieser Richtung entschieden. Eine höchstrichterliche Klärung durch das Bundesarbeitsgericht steht nach unserer Recherche jedoch aus, weshalb vorsichtige Häuser bei Befristungen beim Papier bleiben.

Wie hilft die KI in Acrobat Studio bei Betriebsvereinbarungen?

Betriebsvereinbarungen, Tarifwerke und Konzernrichtlinien gehören zu den längsten Dokumenten im Personalwesen. Acrobat Studio setzt hier an, die dritte Adobe-Stufe mit einem KI-Assistenten direkt in der PDF-Arbeit, und spart beim Erschließen langer Texte spürbar Zeit.

Der Assistent fasst umfangreiche Dokumente zusammen und beantwortet Fragen zum Inhalt, jeweils mit Verweis auf die Fundstelle. Personalreferent*innen klären so in Minuten, ob eine Regelung zur Gleitzeit in der Betriebsvereinbarung überhaupt steht, statt sechzig Seiten querzulesen. Der Seitenverweis macht jede Antwort nachprüfbar.

Mit den PDF Spaces bündelt Acrobat Studio mehrere Dokumente zu einem gemeinsamen Wissensraum. Personalleiter*innen legen dort Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag und interne Richtlinie ab und stellen dokumentübergreifende Fragen, ohne jede Datei einzeln zu öffnen. Yousign bietet einen KI-Konnektor an, setzt den Schwerpunkt jedoch klar auf den Signaturvorgang.

Ein Vorbehalt gehört auch hier dazu. Personaldaten zählen zu den sensibelsten Datenbeständen eines Unternehmens und die KI-Auswertung nutzt anders als die reine lokale Bearbeitung eine Cloud-Komponente. Adobe verarbeitet Inhalte nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle, die Vertragslage prüfen Datenschutzbeauftragte trotzdem besser vorab, gemeinsam mit den Betriebsrät*innen.

Für welche Personalabteilung rechnet sich welches Werkzeug?

Beim Einstiegspreis liegt Yousign vorn. Der Free-Tarif kostet nichts, One 9 Euro netto und Plus 23 Euro netto je Lizenz und Monat. Adobe verlangt für Acrobat Standard 17,99 Euro und für Acrobat Pro 23,79 Euro monatlich inklusive Mehrwertsteuer im Einzelplatz, für Teams und Unternehmen gelten gestaffelte Lizenzpreise.

Die Zahlen allein entscheiden jedoch wenig, weil der Bedarf so unterschiedlich ausfällt. Eine Abteilung ohne Befristungen zahlt bei Yousign wenig und bekommt viel. Eine Abteilung mit vierzig Befristungen im Jahr zahlt dort rund 800 Euro für qualifizierte Signaturen zusätzlich und sollte diesen Posten in den Vergleich einrechnen.

Daraus ergibt sich eine klare Linie. Ein kleines Unternehmen mit unbefristeten Einstellungen und dem Wunsch nach europäischer Datenhaltung fährt mit Yousign ausgezeichnet. Eine Personalabteilung mit wechselnden Vertragsformen, Zeugnissen und einer gewachsenen Systemlandschaft findet in Acrobat Sign das passendere Zuhause.

Fazit: Warum liegt Adobe Acrobat Sign im Personalwesen vorn?

Im direkten Vergleich für die Personalabteilung liegt Adobe Acrobat Sign verdient vorn und der Grund liegt in der Bandbreite der Vorgänge. Die freie Wahl des Vertrauensdiensteanbieters inklusive D-Trust, das vollständige Prüfprotokoll, die PDF/A-Archivierung mit Preflight und die Schwärzung sensibler Passagen decken den gesamten Lebenszyklus einer Personalakte ab.

Yousign bleibt dabei ein hervorragendes Werkzeug und die eigene Qualifizierung als Vertrauensdiensteanbieter ist eine Leistung, die Adobe so nicht vorweist. Für Teams mit klarem Signaturbedarf und dem Wunsch nach rein französischer Datenhaltung ist der Anbieter eine ernsthafte Empfehlung. Die Zuständigkeit endet jedoch nach der Unterschrift, während eine Personalakte deutlich länger lebt.

Am Ende zählt der ehrliche Blick auf die eigene Vertragslandschaft. Eine Abteilung sollte zuerst zählen, wie viele befristete Verträge, Zeugnisse und Wettbewerbsverbote im Jahr anfallen, und erst danach Preise vergleichen. Für Häuser mit gemischtem Bedarf liefert Adobe Acrobat Sign die stimmigere Antwort, ohne dass Yousign seinen Platz im Markt verliert. Ähnliche Abwägungen haben wir für Steuerkanzleien und für Architektur- und Baubüros durchgerechnet und den breiteren Marktüberblick liefert unser Vergleich der PDF-Editoren.

Glossar: 13 wichtige Fachbegriffe zur E-Signatur im Personalwesen

Beweisdatei

Die Beweisdatei dokumentiert einen Signaturvorgang mit Zeitstempel und Begleitinformationen. Im Streitfall belegt die Datei, welche Person wann welches Dokument unterzeichnet hat, und ergänzt damit das signierte Dokument selbst.

Bürokratieentlastungsgesetz IV

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist zum 1. Januar 2025 in Kraft getreten und hat zahlreiche arbeitsrechtliche Schriftformerfordernisse auf Textform herabgestuft. Die Befristungsabrede nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz blieb von dieser Lockerung ausgenommen.

eIDAS

eIDAS steht für „electronic Identification, Authentication and Trust Services“ und ist die EU-Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Die Verordnung definiert die drei Signaturstufen und sorgt für ihre Anerkennung über Ländergrenzen hinweg.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Stufe und umfasst etwa ein eingescanntes Unterschriftsbild. Für formfreie Dokumente genügt sie, für gesetzliche Schriftformerfordernisse reicht sie nicht aus.

Fernsignatur

Die Fernsignatur erzeugt eine qualifizierte Signatur aus der Ferne, ohne Signaturkarte und Lesegerät. Das Zertifikat liegt auf den Servern eines Vertrauensdiensteanbieters und wird nach Zwei-Faktor-Authentifizierung freigegeben.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Für die gesetzliche Schriftform genügt auch diese Stufe nicht.

Prüfprotokoll

Das Prüfprotokoll hält den vollständigen Ablauf eines Signaturvorgangs fest, von der Versendung über die Identifizierung bis zur Unterschrift. Personalabteilungen belegen damit im Nachhinein die Reihenfolge und die Identität der Beteiligten.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und ersetzt nach § 126a BGB die gesetzliche Schriftform. Erforderlich ist dafür ein qualifiziertes Zertifikat eines akkreditierten Vertrauensdiensteanbieters.

Schriftform

Die Schriftform nach § 126 BGB verlangt ein Dokument mit eigenhändiger Namensunterschrift. Ersetzbar ist sie nur durch die elektronische Form mit qualifizierter Signatur, sofern das Gesetz diese Ersetzung nicht ausdrücklich ausschließt.

Signaturkarte

Die Signaturkarte ist eine Chipkarte mit qualifiziertem Zertifikat, die zusammen mit einem Lesegerät genutzt wird. Nach der Anschaffung fallen keine Kosten je Unterschrift an, dafür ist die Karte an ein Gerät gebunden.

Textform

Die Textform nach § 126b BGB verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, etwa eine E-Mail. Eine eigenhändige oder qualifizierte Unterschrift ist dafür nicht erforderlich.

Vertrauensdiensteanbieter (QTSP)

Ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter stellt die Zertifikate für qualifizierte Signaturen aus und unterliegt staatlicher Aufsicht. In Deutschland gehört D-Trust als Tochter der Bundesdruckerei zu den bekanntesten Anbietern.

Befristungsabrede

Die Befristungsabrede ist die Vereinbarung über das Ende eines Arbeitsverhältnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ohne wirksame Form fällt allein die Befristung weg, das Arbeitsverhältnis selbst besteht unbefristet fort.

FAQ: Adobe Acrobat Sign vs. Yousign im Personalwesen

Wie dürfen Personalabteilungen befristete Arbeitsverträge signieren?

Befristete Arbeitsverträge verlangen nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform. Digital ersetzbar ist diese Form ausschließlich durch die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB und zwar von beiden Vertragsparteien. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur macht die Befristung unwirksam.

Kann eine Kündigung elektronisch unterschrieben werden?

Nein. Nach § 623 BGB bedarf die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses der Schriftform und die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Dasselbe gilt für Aufhebungsverträge. Personalabteilungen brauchen für Beendigungen weiterhin Papier und eigenhändige Unterschrift.

Ist Yousign für deutsche Personalabteilungen rechtssicher?

Yousign ist selbst qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter, in Frankreich zertifiziert und europaweit anerkannt. Die dort erzeugte qualifizierte Signatur gilt nach eIDAS in allen Mitgliedstaaten, auch in Deutschland. Zu klären bleibt der Auftragsverarbeitungsvertrag und die interne Datenschutzfreigabe.

Was kostet die QES bei beiden Anbietern?

Yousign führt die QES als kostenpflichtiges Zusatzmodul ab dem Plus-Tarif, abgerechnet ab 10 Euro je Signatur. Adobe stellt keine eigenen Zertifikate aus, sodass die Kosten beim gewählten Vertrauensdiensteanbieter anfallen, entweder je Signatur oder einmalig über eine Signaturkarte.

Reicht eine einfache Signatur für unbefristete Arbeitsverträge?

Ja. Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV genügt für unbefristete Arbeitsverträge die Textform nach § 126b BGB. Ein Vertrag per E-Mail mit eingefügter Unterschrift ist damit wirksam. Für die Nachweispflicht empfiehlt sich trotzdem eine dokumentierte Signatur.

Ersetzt eine Signaturlösung die Personalsoftware?

Nein. Eine Signaturlösung bringt Dokumente rechtssicher zur Unterschrift, führt aber keine Personalakte und keine Lohnabrechnung. Personalinformationssysteme und Signaturwerkzeug ergänzen sich, weshalb die Anbindung an vorhandene Systeme ein wichtiges Auswahlkriterium bleibt.