In den meisten Haushalten kennt nur eine einzige Person alle Zugangsdaten. Fällt diese Person aus, stehen die Angehörigen vor verschlossenen Systemen, laufenden Abonnements und verlorenem Zugang zu den Familienfotos. Ein Notfallhandbuch löst dieses Problem an einem Nachmittag, und das Ergebnis gibt allen Beteiligten Sicherheit. Sie übernehmen in Ihrer Familie den technischen Teil, richten das WLAN ein, pflegen die Konten und sichern die Fotos, und das ist gut so. Nur weiß sonst jemand, wo die Passwörter liegen?
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Das Wichtigste in Kürze
- Das Notfallhandbuch dokumentiert alle Zugänge, Konten, Geräte und Speicherorte, die andere benötigen, wenn Sie nicht da sind
- Ohne diese Dokumentation stehen Angehörige vor verschlossenen Systemen, laufenden Kosten und verlorenem Zugang zu Familienfotos
- Das Dokument braucht eine sichere Aufbewahrung: nicht unverschlüsselt auf dem Desktop, nicht im Browser
- Einmal im Jahr aktualisieren reicht für die meisten Haushalte
Warum kümmern sich so wenige darum?
Jede Familie hat eine Person, die sich um die Technik kümmert. Abgesprochen hat das meist niemand, die Rolle hat sich so ergeben. Irgendwer hat damals den Router eingerichtet, dann die Cloud, dann den Passwortmanager, dann die Backups. Mit der Zeit wuchs daraus die unsichtbare Infrastruktur des Haushalts.
Solange alles läuft, fragt niemand, doch bei der ersten Störung kommen alle mit Fragen. Und ist diese eine Person plötzlich nicht mehr erreichbar, weiß im Haushalt keiner, wo er anfangen soll.
Hinzu kommt eine psychologische Hürde: Für ein Notfallhandbuch müssen Sie sich kurz mit dem eigenen Ausfall befassen. Das Gehirn weicht solchen Bildern aus, nicht aus Gleichgültigkeit, sondern aus einem ganz normalen Schutzreflex. Menschen, die einmal knapp einem Unfall entgangen sind, wissen, wie schnell sich diese Abwehr auflöst.
Die gute Nachricht: Das Dokument anzulegen heißt nicht, den Gedanken an den Ernstfall lange auszuhalten. Sie stellen sich dem Gedanken nur für den ersten Schritt kurz.
Was gehört in ein Notfallhandbuch für die Familie?
Die folgende Struktur deckt ab, was Familien in der Praxis fehlt. Zusätzliche Punkte bauen Sie ein, Bereiche ohne Bedeutung für Ihren Haushalt lassen Sie weg.
PasswortmanagerName, Masterpasswort, Speicherort der Datenbank, zweiter Faktor und Recovery-Codes
E-MailHauptadresse und weitere Adressen: Mit Zugriff darauf lassen sich fast alle anderen Passwörter zurücksetzen
BankzugängeBanken, Aufbewahrungsort der Karten, bestehende Vollmachten und der Eintrag im Passwortmanager
AbonnementsDienst, monatliche Kosten, Laufzeit und was damit geschehen soll
Smartphone und SIMEntsperrcode, SIM-PIN und PUK
DokumenteSpeicherort samt Ordnerstruktur: Steuer, Versicherungen, Verträge, Vollmachten
FamilienfotosAlle Speicherorte, aktive Backups und der Zugriff darauf
HeimnetzwerkAnbieter, Vertragsdaten, Router, WLAN-Passwort und der Weg zurück ins Internet
Der Passwortmanager öffnet alle anderen Zugänge. Deshalb steht dieser Bereich an erster Stelle.
Schritt 1: Der Passwortmanager ist der Dreh- und Angelpunkt
Ohne diesen Einstiegspunkt sind alle anderen Passwörter wertlos. Notieren Sie den Namen des Passwortmanagers, das Masterpasswort und den Speicherort der Datenbank: lokal, in der Cloud oder beides. Halten Sie außerdem fest, ob eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist und auf welchem Gerät oder Hardware-Schlüssel der zweite Faktor liegt. Vermerken Sie auch, wo die Recovery-Codes aufbewahrt sind, etwa ausgedruckt in einem Umschlag im Tresor.
Falls Sie noch keinen Passwortmanager nutzen, fangen Sie jetzt damit an. Eine Liste mit Passwörtern in einem Textdokument ist kein gleichwertiger Ersatz, sondern ein Sicherheitsrisiko.
Schritt 2: E-Mail kommt vor allen anderen Konten
Die E-Mail-Adresse ist der Schlüsselbund für alle anderen Zugänge. Mit Zugriff auf das Postfach lassen sich fast alle übrigen Passwörter zurücksetzen. Notieren Sie die Hauptadresse, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist und wie man an den zweiten Faktor kommt, sowie alle weiteren Adressen, die Sie für wichtige Konten nutzen.
Schritt 3: Bankzugänge strukturiert festhalten
Notieren Sie nicht die Passwörter selbst, sondern die Struktur: bei welchen Banken Sie Konten führen, wo die Karten liegen, ob eine Vollmacht besteht und für wen, und wo das jeweilige Passwort im Passwortmanager hinterlegt ist. Für den Todesfall gilt: Viele Vollmachten erlöschen mit dem Tod. Was danach behördlich auf die Familie zukommt, ist aufwendig.
Schritt 4: Die versteckten Kosten aufdecken
Abonnements, die nur Sie kennen oder nutzen, laufen im Ernstfall weiter. Niemand kündigt, was niemand kennt. Legen Sie eine Tabelle an:
| Dienst | Monatliche Kosten | Vertragslaufzeit | Was damit tun |
|---|---|---|---|
| Spotify | ab 12 € | Monatlich kündbar | Kündigen |
| iCloud 200 GB | 3 € | Monatlich kündbar | Übertragen |
| Adobe Creative Cloud | ab ca. 66 € | Jahresabo, automatische Verlängerung | Kündigen |
| NordVPN | ab ca. 5 € | Monatlich kündbar | Kündigen |
Allein diese vier Beispiele summieren sich auf 86 € im Monat. Ohne Dokumentation zahlt die Familie im Ernstfall bis zu 1.032 € im Jahr für Dienste, die niemand mehr nutzt.
Schritt 5: Smartphone und SIM-Karte
Notieren Sie den Entsperrcode des Smartphones sowie SIM-PIN und PUK. Den PUK finden Sie auf dem Originalbrief des Mobilfunkanbieters oder im Kundenkonto. Ohne Entsperrcode ist ein modernes Smartphone faktisch unzugänglich: Fotos, Authenticator-Apps, Bankzugänge, alles bleibt versiegelt. Diese Sperre ist aus gutem Grund so gebaut. Im Notfall wird genau dieser Schutz zum Problem.
Schritt 6: Dokumente und wo sie liegen
Beschreiben Sie, wo digitale Dokumente gespeichert sind und wie man darauf zugreift: Steuererklärungen, Versicherungsverträge, Miet- oder Kaufverträge, Testamente, Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen, Fahrzeugpapiere. Nennen Sie dabei nicht nur den Speicherort, sondern auch die Ordnerstruktur. „Liegt in der Cloud“ hilft nicht weiter. „Liegt in Dropbox, Ordner Dokumente/Versicherungen, Dateiname beginnt mit dem Jahr“ hilft.
Schritt 7: Familienfotos dauerhaft sichern
In den meisten Haushalten liegen die Fotos verstreut auf Smartphones, alten Festplatten, Computern und vielleicht noch auf einer DVD irgendwo im Keller. Notieren Sie alle Speicherorte, auch alte Festplatten und SD-Karten. Halten Sie zudem fest, ob ein automatisches Backup aktiv ist, wohin die Sicherung läuft und wie man darauf zugreift.
Eine gute Datensicherung folgt der 3-2-1-Regel: drei Kopien auf zwei verschiedenen Medientypen, davon eine außerhalb des Hauses. Für Privathaushalte heißt das meistens: einmal lokal auf einer externen Festplatte, einmal in der Cloud.
Schritt 8: Das Heimnetzwerk so erklären, als ob niemand Ahnung hätte
Schreiben Sie diesen Abschnitt für eine Person, die noch nie einen Router angefasst hat. Im Ernstfall liest ihn genau diese Person. Notieren Sie Internetanbieter, Vertrags- und Kundennummer, Router-Modell samt Standort sowie WLAN-Name mit Passwort. Beschreiben Sie außerdem, wie man den Router auf Werkseinstellungen zurücksetzt: meistens über einen kleinen Knopf auf der Rückseite, den man zehn Sekunden lang gedrückt hält. Erklären Sie auch, was danach zu tun ist, damit das Internet wieder läuft.
Wer dieses Dokument anlegt, macht seiner Familie ein Geschenk. Kein romantisches, kein dramatisches. Ein praktisches.
Markus Seyfferth, Chefredakteur Dr. Web
Wie bewahren Sie das Dokument sicher auf?
Ein Dokument mit Passwörtern und Bankzugängen wird in den falschen Händen zum ernsthaften Problem. Sicherheit geht vor Bequemlichkeit.
Drei Optionen stehen zur Wahl. Am einfachsten ist ein physisches Dokument im Tresor: ausgedruckt, in einem verschlossenen Umschlag, im Haustresor oder bei einer Vertrauensperson. Der Ausdruck kommt ohne Digitalzugriff aus und birgt kein Risiko durch Fremdzugriff. Der Nachteil: Papier lässt sich schwerer aktuell halten.
Digital bietet sich eine verschlüsselte Datei an: das Dokument stark verschlüsselt, zum Beispiel in einem Container von VeraCrypt. Die Datei liegt in der Cloud, das Passwort dafür steht ausschließlich auf Papier. Diese Lösung ist sicher und trotzdem zugänglich.
Als dritte Möglichkeit bleiben sichere Notizen im Passwortmanager. Viele Passwortmanager erlauben umfangreiche Notizen. Der gesamte Inhalt des Handbuchs lässt sich dort ablegen, zugänglich nur über das Masterpasswort, das auf Papier hinterlegt ist.
Vermeiden sollten Sie in jedem Fall: das Dokument unverschlüsselt auf dem Desktop, in einem freigegebenen Cloud-Ordner ohne Zugangsbeschränkung oder als Anhang irgendwo im Postfach.
Ausdruck im TresorIm verschlossenen Umschlag, im Haustresor oder bei einer Vertrauensperson. Kein Fremdzugriff, aber schwerer aktuell zu halten
Verschlüsselte DateiZum Beispiel in einem VeraCrypt-Container in der Cloud. Das Passwort dafür steht ausschließlich auf Papier
Notiz im PasswortmanagerDer ganze Inhalt als sichere Notiz, zugänglich nur über das physisch hinterlegte Masterpasswort
Unverschlüsselt auf dem Desktop, in einem freigegebenen Cloud-Ordner ohne Zugangsbeschränkung oder als Anhang im Postfach.
Wie halten Sie das Handbuch aktuell?
Das Notfallhandbuch braucht regelmäßige Pflege. Konten ändern sich, Passwörter werden gewechselt, Abos kommen und gehen. Ein Handbuch, das nach dem Anlegen niemand mehr anfasst, wird in drei Jahren zu einem Dokument, das im Ernstfall mehr verwirrt als hilft.
Unsere Empfehlung: Gehen Sie einmal im Jahr, zum Jahreswechsel oder am Geburtstag, alle Einträge durch und bringen Sie sie auf den neuesten Stand. Das dauert keine Stunde. Sinnvoll ist außerdem, eine zweite Person einzuweihen: Diese Vertrauensperson muss nicht den gesamten Inhalt kennen, aber wissen, wo das Dokument liegt und wie man darauf zugreift.
Einen Punkt vergessen viele: Falls Sie privat für das Alter vorsorgen, etwa über ein ETF-Depot, einen Riestervertrag oder eine betriebliche Altersvorsorge, gehören auch diese Zugänge ins Handbuch. Was hinter dem deutschen Rentensystem steckt und warum private Vorsorge so wichtig ist, lesen Sie in unserem Artikel „Ist die gesetzliche Rente ein Schneeballsystem?“
Was dieses Handbuch nicht löst
Das Notfallhandbuch regelt den technischen und praktischen Zugang, nicht aber den rechtlichen Teil. Fehlen Ihnen noch Testament, Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung, bringen Sie diese separat unter Dach und Fach. Viele legen diese drei Rechtsdokumente unter „mache ich später“ ab. Im Ernstfall fehlen die Papiere dann. Die deutschen Behörden machen den Erbfall außerdem zu einem bürokratischen Kraftakt.
Glossar: 11 wichtige Fachbegriffe zum Notfallhandbuch
3-2-1-Backup-Regel
Die 3-2-1-Regel ist eine Faustregel für eine verlässliche Datensicherung: drei Kopien der Daten auf zwei verschiedenen Medientypen, davon eine außerhalb des Hauses. Für Familienfotos heißt das: Original auf dem Computer, Kopie auf einer externen Festplatte, zweite Kopie in der Cloud. Mit nur einer Kopie geht bei einem Geräteausfall alles verloren.
Authenticator-App
Eine Authenticator-App wie Google Authenticator oder Authy erzeugt zeitbasierte Einmalcodes für die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ohne Zugriff auf die App bleibt ein Konto auch mit dem richtigen Passwort gesperrt. Im Notfallhandbuch muss stehen, auf welchem Gerät die App läuft und wie man im Ernstfall ohne sie ins Konto kommt.
Legacy Contact
Der Legacy Contact ist bei Apple die Person, die nach dem Tod Zugang zu bestimmten Daten erhält. Google nennt ein vergleichbares Konzept „Inaktiver-Konto-Manager“. Beide Einstellungen müssen zu Lebzeiten aktiv gesetzt werden. Ohne diese Einstellungen verlieren Angehörige den Zugang zu Fotos, E-Mails und Dokumenten dauerhaft.
Masterpasswort
Das Masterpasswort ist der einzige Schlüssel zum Passwortmanager. Ohne dieses Passwort sind alle darin gespeicherten Zugangsdaten verloren, denn kein Anbieter kann den Schlüssel zurücksetzen. Das Masterpasswort muss deshalb physisch gesichert und im Notfallhandbuch hinterlegt sein.
Passwortmanager
Ein Passwortmanager wie 1Password, Bitwarden oder KeePass speichert alle Passwörter verschlüsselt an einem zentralen Ort. Der Zugang funktioniert über ein einziges Masterpasswort. Nutzer eines Passwortmanagers müssen sich nur noch ein starkes Passwort merken, die Software erzeugt und verwaltet alle anderen.
Patientenverfügung
Eine Patientenverfügung legt schriftlich fest, welche medizinischen Maßnahmen Sie für den Fall wünschen oder ablehnen, dass Sie selbst nicht mehr entscheiden können. Die Verfügung ergänzt das Notfallhandbuch auf der rechtlichen Seite. Ohne dieses Dokument entscheiden Ärzte und Gerichte, nicht die eigene Familie.
PUK
Der PUK (Personal Unblocking Key) entsperrt eine SIM-Karte, die nach dreimaliger falscher PIN-Eingabe gesperrt ist. Den PUK finden Sie auf dem Originalbrief des Mobilfunkanbieters oder im Kundenkonto. Ohne PUK bleibt die SIM-Karte gesperrt, und SMS-basierte Sicherheitscodes kommen nicht mehr an.
Recovery-Codes
Recovery-Codes sind einmalig verwendbare Ersatzcodes für den Fall, dass der zweite Faktor nicht verfügbar ist. Die Codes erscheinen bei der Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung und gehören ausgedruckt an einen sicheren Ort. Ohne aufbewahrte Codes geht im Ernstfall der Zugang zum Konto dauerhaft verloren.
VeraCrypt
VeraCrypt ist eine kostenlose Open-Source-Software, die verschlüsselte Container und ganze Festplatten anlegt. Darin lässt sich das Notfallhandbuch so sichern, dass nur das richtige Passwort die Datei öffnet. VeraCrypt gilt als eine der vertrauenswürdigsten Lösungen für Privatpersonen.
Vorsorgevollmacht
Eine Vorsorgevollmacht ermächtigt eine Vertrauensperson, rechtliche, medizinische und finanzielle Entscheidungen zu treffen, wenn Sie selbst nicht mehr entscheiden können. Ohne Vorsorgevollmacht muss ein Gericht einen Betreuer bestellen, auch wenn die eigene Familie bereitsteht. Notfallhandbuch und Vorsorgevollmacht ergänzen sich.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung braucht man neben dem Passwort einen zweiten Nachweis, meistens einen Code aus einer App oder per SMS. Dieses Verfahren schützt Konten wirkungsvoll vor unbefugtem Zugriff, erschwert aber im Todesfall den Angehörigen den Zugang, wenn der zweite Faktor nicht dokumentiert ist.
FAQ: Was passiert mit Ihrer Familie, wenn Sie ausfallen?
Was gehört unbedingt in ein Notfallhandbuch für die Familie?
Mindestens acht Bereiche sollten abgedeckt sein: der Zugang zum Passwortmanager mit Masterpasswort und Recovery-Codes, die wichtigsten E-Mail-Zugänge, Bankkonten und Karten, alle laufenden Abonnements, das Heimnetzwerk mit WLAN-Passwort und Anleitung zum Zurücksetzen, der Entsperrcode des Smartphones, der Speicherort wichtiger Dokumente und der Speicherort der Familienfotos mit Angaben zum Backup.
Wo sollte ich das Notfallhandbuch aufbewahren?
Das Handbuch darf nicht unverschlüsselt auf dem Desktop oder in einem ungesicherten Cloud-Ordner liegen. Empfehlenswert sind ein ausgedrucktes Exemplar im Haustresor, eine verschlüsselte Datei, etwa in einem VeraCrypt-Container, deren Passwort nur auf Papier vorliegt, oder sichere Notizen im Passwortmanager. Das Passwort zum Dokument selbst gehört in jedem Fall auf Papier.
Wie oft muss ich das Notfallhandbuch aktualisieren?
Einmal im Jahr reicht für die meisten Haushalte, etwa zum Jahreswechsel oder am eigenen Geburtstag. Prüfen Sie dabei, ob neue Konten hinzugekommen sind, ob Sie Passwörter geändert haben, ob die Abos noch stimmen und ob der Zugang zum Passwortmanager aktuell ist. Ein veraltetes Handbuch stiftet im Ernstfall mehr Verwirrung als gar keines.
Was passiert mit Social-Media-Konten nach dem Tod?
Die großen Plattformen haben eigene Abläufe für den Nachlass (Stand: April 2026). Google bietet den Inaktiver-Konto-Manager, Apple den Legacy Contact, Facebook die Umwandlung in ein Gedenkprofil. Den Inaktiver-Konto-Manager und den Legacy Contact müssen Sie zu Lebzeiten selbst einrichten, sonst bleibt der Zugang für Angehörige dauerhaft versperrt.
Ersetzt das Notfallhandbuch ein Testament?
Nein. Das Notfallhandbuch regelt den technischen und praktischen Zugang. Testament, Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung regeln den rechtlichen Teil. Beides ist nötig, und beides ergänzt sich. Haben Sie keines der drei Rechtsdokumente, gehen Sie diese unabhängig vom Notfallhandbuch an, am besten mit einem Notar.
Was ist die 3-2-1-Backup-Regel?
Die 3-2-1-Regel empfiehlt drei Kopien wichtiger Daten auf zwei verschiedenen Medientypen, davon eine außerhalb des Hauses. Für Familienfotos heißt das zum Beispiel: Original auf dem Computer, Kopie auf einer externen Festplatte, zweite Kopie in der Cloud. Mit nur einer einzigen Kopie geht bei Geräteausfall, Diebstahl oder Brand alles verloren.
Quellen
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik | Digitaler Nachlass: Vorsorge und Überblick | https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Digitaler-Nachlass/digitaler-nachlass_node.html
- Verbraucherzentrale Bundesverband | Digitaler Nachlass: Was passiert mit meinen Online-Konten? | https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/digitale-welt/datenschutz/digitaler-nachlass-was-passiert-mit-meinen-online-konten-11800
- Apple Inc. | Legacy Contact einrichten | https://support.apple.com/de-de/HT212360
- Google LLC | Inaktiver-Konto-Manager einrichten | https://support.google.com/accounts/answer/3036546
- Stiftung Warentest | Passwortmanager im Test | https://www.test.de/Passwortmanager-im-Test-5765264-0/
