Lohnbuchhaltung

Was ist Lohnbuchhaltung

Lohnbuchhaltung bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung und Bearbeitung von Zahlungen und anderen finanzrelevanten Aktivitäten für Mitarbeiter eines Unternehmens. Dies beinhaltet die genaue Berechnung der Gehälter, Löhne, Boni, Abzüge und sonstigen Vergütungen für die Mitarbeiter.

Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung sind:

1. Berechnung des Lohns/Gehalts: Bestimmung des Bruttolohns des Mitarbeiters basierend auf Stunden, Tagen oder Gehalt, einschließlich Überstunden, Boni oder Provisionen.
2. Abzüge: Die Berücksichtigung aller gesetzlichen und sonstigen Abzüge wie Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Krankenversicherung, Rentenversicherung und eventuell weitere freiwillige Abzüge.
3. Überweisung: Sicherstellung, dass die Mitarbeiter pünktlich und korrekt bezahlt werden.
4. Reporting: Erstellung von Berichten für interne und externe Zwecke. Unternehmen müssen monatliche oder vierteljährliche Berichte über Löhne und Abzüge für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Zwecke einreichen.
5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Lohnbuchhaltungsverantwortlichen müssen alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten. Das beinhaltet oft die regelmäßige Aktualisierung der Systeme, um Änderungen in Steuersätzen oder anderen gesetzlichen Bestimmungen zu berücksichtigen.
6. Jahresendaktivitäten: Am Ende des Geschäftsjahres müssen spezielle Tätigkeiten durchgeführt werden, wie z.B. die Ausstellung von Jahreslohnabrechnungen oder anderen relevanten Dokumenten für die Mitarbeiter.

Die Lohnbuchhaltung kann intern in einem Unternehmen durchgeführt werden oder an spezialisierte Dienstleister ausgelagert werden. Es gibt auch verschiedene Softwarelösungen für die Lohnabrechnung, die den Prozess unterstützen und automatisieren.

Welche Aufgaben erledigt eine Lohnbuchhaltungsabteilung?

Die Abteilung Lohnbuchhaltung spielt eine zentrale Rolle in Unternehmen, wenn es um die Verarbeitung und Verwaltung der Gehälter und Löhne der Mitarbeiter geht. Konkret übernimmt die Lohnbuchhaltung folgende Aufgaben:

• Datenerfassung: Erfassen von Mitarbeiterdaten, einschließlich Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstagen, Krankheitstagen und anderen relevanten Informationen.
• Lohn- und Gehaltsberechnung: Berechnung des Bruttolohns der Mitarbeiter, einschließlich aller Zulagen, Boni, Provisionen und anderer Vergütungen.
• Berücksichtigung von Abzügen: Das schließt gesetzliche Abzüge wie Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge ein, aber auch andere Abzüge wie Betriebsrentenbeiträge, Vorsorgekassenbeiträge oder freiwillige Abzüge.
• Lohnzahlung: Organisation und Durchführung der Überweisungen der Nettolöhne an die Mitarbeiter, entweder per Banküberweisung oder in einigen Fällen per Scheck.
• Erstellung von Lohnabrechnungen: Jeder Mitarbeiter erhält regelmäßig (z.B. monatlich) eine detaillierte Lohnabrechnung, die alle Berechnungen und Abzüge aufzeigt.
• Meldewesen: Meldung von Gehältern, Abzügen und Beiträgen an externe Institutionen wie Finanzämter, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften usw.
• Jahresabschlussarbeiten: Erstellung von Jahreslohnzertifikaten, Bescheinigungen für das Finanzamt, Meldungen für die Sozialversicherung und andere jährliche Aufgaben.
• Berichterstattung und Analyse: Erstellung von internen Berichten für die Geschäftsleitung oder andere Abteilungen, wie z.B. Controlling oder Personalabteilung.
• Kontinuierliche Weiterbildung: Da die Gesetze und Vorschriften rund um die Lohnbuchhaltung oft ändern, muss das Personal in der Lohnbuchhaltung stets auf dem neuesten Stand bleiben.
• Korrespondenz: Kommunikation mit Mitarbeitern bei Fragen zu ihrer Abrechnung, mit Behörden bei Abklärungen und mit anderen internen Abteilungen bei relevanten Themen.
• Archivierung: Sichere Aufbewahrung aller relevanten Dokumente in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Sicherstellen, dass alle Prozesse in Übereinstimmung mit den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften durchgeführt werden.

Die genauen Aufgaben können je nach Unternehmen, Branche und spezifischer Software oder Systemen, die verwendet werden, variieren. Dennoch sind die oben genannten Punkte grundlegende und häufige Tätigkeiten einer Lohnbuchhaltungsabteilung.

Welche Vorteile hat die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister, z.B. eine Steuerkanzlei?

Buchhaltung outsourcen? Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister hat potenzielle Vorteile:

• Fachwissen und Spezialisierung: Ein spezialisierter Dienstleister verfügt über umfassendes und aktuelles Fachwissen im Bereich Lohnbuchhaltung und bleibt stets auf dem Laufenden über gesetzliche Änderungen und Besteuerung. Dadurch sind die Lohnabrechnungen korrekt und gesetzeskonform.
• Kostenersparnis: Unternehmen können Fixkosten senken, da sie nicht in spezialisierte Software oder Weiterbildungen für Mitarbeiter investieren müssen. Oft ist es kostengünstiger, einen externen Dienstleister zu beauftragen, als eine interne Abteilung zu unterhalten.
• Zeitersparnis: Indem sich das Unternehmen auf seine Kernkompetenzen konzentriert und die Lohnbuchhaltung auslagert, kann es wertvolle Zeit sparen und sich auf andere geschäftliche Aspekte fokussieren.
• Flexibilität: Bei sich änderndem Geschäftsvolumen kann das Unternehmen den Umfang der ausgelagerten Dienstleistungen leicht anpassen, ohne Personalanpassungen vornehmen zu müssen.
• Vermeidung von Fehlern: Ein spezialisierter Dienstleister minimiert das Risiko von Fehlern in der Lohnbuchhaltung, die zu Bußgeldern oder Nachzahlungen führen könnten.
• Datensicherheit: Professionelle Dienstleister verfügen oft über höhere Sicherheitsstandards und modernste Technologie, um die sensiblen Daten der Mitarbeiter zu schützen.
• Zugriff auf moderne Technologie: Externe Dienstleister nutzen oft spezialisierte Software, die regelmäßig aktualisiert wird. Dies stellt sicher, dass der Prozess effizient und in Übereinstimmung mit den neuesten gesetzlichen Anforderungen durchgeführt wird.
• Entlastung des internen Personals: Durch das Outsourcing müssen sich interne Mitarbeiter nicht mit komplexen und zeitaufwändigen Aufgaben der Lohnbuchhaltung beschäftigen.
• Verfügbarkeit und Kontinuität: Bei Ausfall von internen Mitarbeitern (z.B. durch Krankheit oder Urlaub) kann es zu Verzögerungen in der Lohnabrechnung kommen. Ein externer Dienstleister gewährleistet eine konstante Verfügbarkeit.
• Neutralität: Ein externer Dienstleister kann bei Konflikten oder Unklarheiten als neutraler Dritter agieren und sachlich informieren und beraten.

Trotz dieser Vorteile ist es wichtig, bei der Auswahl eines externen Dienstleisters sorgfältig vorzugehen, um sicherzustellen, dass der gewählte Partner zuverlässig, kompetent und vertrauenswürdig ist. Das Outsourcing erfordert zudem klare Kommunikationswege und eine regelmäßige Abstimmung zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister.

Welche vorbereitende Aufgaben muss ein Unternehmen trotz Outsourcing noch erledigen?

Bevor eine Steuerkanzlei die Lohnbuchhaltung für ein Unternehmen übernimmt, müssen vom Unternehmen bestimmte vorbereitende Arbeiten durchgeführt werden. Dazu gehören:

• Mitarbeiterdaten: Eine detaillierte Liste aller Mitarbeiter mit relevanten persönlichen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer, Eintrittsdatum, Position im Unternehmen, etc.
• Vertragliche Details: Kopien aller Arbeitsverträge, die Informationen über das Gehalt, Arbeitszeitmodelle, Zusatzleistungen, Boni, Provisionen oder sonstige Vergütungen enthalten.
• Arbeitszeitnachweise: Für Unternehmen, die Stundenlöhne zahlen, sind genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage jedes Mitarbeiters erforderlich. Mitarbeiter im Außendienst oder auf Montage können ihre Arbeitszeit z.B. mittels einer App für Zeiterfassung festhalten. Die Daten werden dann zu einer Buchhaltungssoftware übertragen. Übrigens: Zeiterfassung ist Pflicht. Alles zu diesem Thema hat die Gewerkschaft ver.di in einem übersichtlichen Artikel zusammengefasst.
• Vorherige Lohnabrechnungen: Falls das Unternehmen zuvor eine andere Form der Lohnbuchhaltung hatte, können diese Abrechnungen helfen, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
• Betriebliche Altersvorsorge und sonstige Zusatzleistungen: Details zu betrieblichen Altersvorsorgeplänen, Versicherungen oder anderen Leistungen, die Einfluss auf die Lohnabrechnung haben könnten.
• Bankverbindung der Mitarbeiter: Für die direkte Überweisung der Gehälter.
• Steuerklassen und Freibeträge: Informationen zu den aktuellen Steuerklassen der Mitarbeiter sowie zu sonstigen Freibeträgen oder abzugsfähigen Positionen.
• Meldungen an Sozialversicherungsträger: Falls vorhanden, Informationen über bisherige Meldungen und Beitragszahlungen.
• Zugang zu relevanten Softwarelösungen: Wenn das Unternehmen eine spezielle Software für Zeiterfassung oder Personalmanagement nutzt, sollte die Steuerkanzlei gegebenenfalls Zugriff darauf haben.
• Kommunikationswege klären: Festlegen, wie und in welcher Häufigkeit Informationen zwischen dem Unternehmen und der Steuerkanzlei ausgetauscht werden sollen. Das kann z.B. durch regelmäßige Treffen, E-Mails oder über ein Online-Portal geschehen.
• Fragen und Besonderheiten klären: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Besonderheiten. Diese sollten frühzeitig mit der Steuerkanzlei besprochen werden, um Missverständnisse oder Fehler zu vermeiden.

Fazit

Jedes Unternehmen ist steuerpflichtig bzw. arbeitet mit einem Steuerberater zusammen. Wieviel der (Lohn-)Buchhaltung ein Unternehmen selbst erledigt, hängt von der Unternehmensgröße ab. Der Steuerberater ist die Schnittstelle zum Finanzamt. In einer Steuerkanzlei sitzen die Spezialisten, und deren bevorzugtes System DATEV ist immer auf einem aktuellen Stand. Da die Gesetzeslage eher immer verworrener als durchschaubarer wird, macht es für viele Unternehmen Sinn, diesen nicht wertschöpfenden Teil der Aufgaben an einen Dritten auszulagern. Unter den knapp  89.000 Steuerberatern, die laut statista in der Bundessteuerberaterkammer registriert sind, werden Sie für ihr Unternehmen garantiert jemanden finden.