„Skalierung beginnt im Prozess, nicht in der Stellenanzeige“

Wer mehr Aufträge schaffen will, braucht nicht immer mehr Leute. Manchmal reicht ein Blick auf die eigenen Abläufe. Auftragsplanung beschäftigt gerade jeden Handwerksbetrieb und jeden technischen Dienstleister in Deutschland. Die Auftragsbücher sind voll, das Personal wird knapper. Michael Herzog, Country Manager DACH beim Software-Anbieter Praxedo, hat eine klare Meinung: Die meisten Betriebe setzen an der falschen Stelle an.

Das Wichtigste in Kürze

• Mehr Personal ist nicht immer die Lösung: Holprige Abläufe kosten Betriebe mehr Arbeitszeit als fehlende Mitarbeiter.
• Papier und Telefon fressen den Tag: Techniker verbringen bis zu 30 Minuten pro Einsatz allein mit handschriftlicher Dokumentation.
• Digitale Auftragsplanung verkürzt den Weg zur Rechnung: Berichte, Unterschriften und Rechnungsstellung erfolgen direkt beim Kunden vor Ort.
• Integration statt Insellösung: Eine Außendienst-Software bringt nur dann etwas, wenn sie sauber an das bestehende ERP- oder CRM-System angebunden ist.

Rund 200.000 Stellen im deutschen Handwerk bleiben unbesetzt. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks meldet volle Auftragsbücher bei gleichzeitig schrumpfendem Personal. Michael Herzog leitet als Country Manager DACH den deutschsprachigen Markt von Praxedo, einem Anbieter für Field-Service-Management-Software. Innerhalb des Unternehmens baute er die Abteilung Professional Services von einer einzelnen Person auf acht Spezialisten auf. Im Gespräch mit Dr. Web erklärt er, warum viele Handwerksbetriebe und Dienstleister an der falschen Stelle ansetzen.

Dr. Web: Herr Herzog, laut Zentralverband des Deutschen Handwerks bleiben rund 200.000 Stellen im Handwerk unbesetzt. Die erste Reaktion vieler Unternehmen: mehr Geld ins Recruiting stecken. Sie sagen, das greift zu kurz. Warum?

Michael Herzog: Die Überlegung klingt erstmal logisch: Mir fehlen Leute, also suche ich welche. Aber schauen Sie sich an, was in vielen Betrieben tatsächlich passiert. Ein neuer Techniker kommt an, bekommt am ersten Tag einen Ordner mit Auftragsformularen in die Hand und soll sich selbst organisieren. Der ruft dreimal am Tag im Büro an, weil ihm Informationen fehlen. Nach drei Monaten ist er wieder weg. Die Fluktuation frisst den Recruiting-Erfolg auf. Gute Leute bleiben dort, wo die Arbeit vernünftig läuft. Und vernünftige Arbeit fängt beim Ablauf an, nicht bei der Stellenanzeige.

Dr. Web: Das klingt einleuchtend, aber auch nach einer bequemen These für jemanden, der Prozess-Software verkauft. Wie würden Sie einem Geschäftsführer begegnen, der sagt: „Meine Jungs brauchen Werkzeug und einen Transporter, keine App“?

Michael Herzog: Den Satz höre ich regelmäßig. Und er stimmt ja auch teilweise. Werkzeug und Transporter sind die Grundlage. Aber fragen Sie den gleichen Geschäftsführer mal, wie viel Zeit sein Team jede Woche mit Fahrten verbringt, die besser geplant sein könnten. Oder wie viele Rückfragen im Büro auflaufen, weil der Techniker vor Ort nicht weiß, welches Ersatzteil der Kunde braucht. Das summiert sich. Bei einem Team von zehn Technikern geht schnell ein ganzer Arbeitstag pro Woche für Abstimmung drauf statt für produktive Arbeit.

Dr. Web: Können Sie ein konkretes Beispiel nennen? Was verändert sich, wenn ein Betrieb seine Auftragsplanung digitalisiert?

Michael Herzog: Nehmen Sie einen SHK-Betrieb mit 15 Monteuren. Vorher lief die Planung über eine Wandtafel im Büro und Anrufe am Morgen. Jeder Monteur fuhr erst in die Firma, holte seinen Auftragszettel ab, fuhr dann zum Kunden. Am Abend brachte er die Zettel zurück, die Bürokraft tippte alles ins System. Allein diese Schleife kostet pro Monteur 45 Minuten am Tag. Mit einer Software für Auftragsplanung bekommt der Monteur morgens seinen Tourenplan direkt aufs Smartphone. Kundendaten, Anlagenhistorie, Checklisten hat er dabei. Nach dem Einsatz unterschreibt der Kunde digital, der Bericht geht automatisch ans Büro. Die Rechnung kann am selben Tag raus. Rechnen Sie diese 45 Minuten mal 15 Monteure, mal 220 Arbeitstage.

Dr. Web: Eine Studie der Bertelsmann Stiftung zeigt, dass Beschäftigte in Engpassberufen häufiger kündigen als anderswo. Zwischen 2022 und 2023 verließen rund 191.000 Fachkräfte den Engpassbereich. Kann Software diesen Trend wirklich bremsen?

Michael Herzog: Software allein sicher nicht. Aber ein digital organisierter Arbeitsplatz gehört mittlerweile zur Grundausstattung. Junge Techniker, die privat alles über ihr Smartphone regeln, akzeptieren im Job keine Durchschlagformulare mehr. Ein Betrieb, der seine Abläufe im Griff hat, zeigt damit: Wir nehmen Ihre Zeit ernst. Das klingt nach einer Kleinigkeit. Aber genau solche Dinge geben den Ausschlag, ob jemand bleibt oder zur Konkurrenz wechselt. Die erfahrenen Kräfte haben genauso etwas davon. Die werden nicht ständig aus ihrer Arbeit gerissen, weil das Büro Rückfragen hat.

Über den Interviewpartner

Michael Herzog

Country Manager DACH bei Praxedo

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Michael Herzog hat die DACH-Niederlassung von Praxedo mit aufgebaut und das Professional-Services-Team von einer Person auf acht Spezialisten skaliert. Sein Fokus liegt auf der Frage, wie Handwerksbetriebe und technische Dienstleister mit begrenztem Personal mehr Aufträge bewältigen. Vor seiner Zeit bei Praxedo studierte er an der LMU München und sammelte Erfahrung in der Schnittstelle zwischen Technologie und Kundenberatung.

Dr. Web: Viele IT-Verantwortliche in kleinen und mittleren Betrieben haben Angst vor dem Thema Integration. ERP-Anbindung klingt nach einem Projekt, das teurer wird als geplant und länger dauert als versprochen. Ist das berechtigt?

Michael Herzog: Völlig nachvollziehbar. Integration war jahrelang ein echtes Risiko. Teure Berater, monatelange Projekte, und am Ende funktioniert irgendein Datenfeld nicht. Aber die Technik hat sich weiterentwickelt. Offene Schnittstellen sind heute Standard, keine Sonderanfertigung mehr. Bei uns dauert eine typische Anbindung an ein ERP-System Wochen, nicht Monate. Und das Entscheidende: Die Daten fließen in beide Richtungen. Der Techniker schließt den Auftrag ab, das ERP sieht den Status sofort. Keine doppelte Eingabe, kein Nachtelefonieren. Trotzdem würde ich keinem Betrieb empfehlen, alles auf einmal umzukrempeln. Lieber klein anfangen und Schritt für Schritt erweitern.

Dr. Web: Letzte Frage. Sie sagten im Vorgespräch, Skalierung sei kein Größenthema. Was meinen Sie damit?

Michael Herzog: Viele denken bei Skalierung sofort an Wachstum. Mehr Standorte, mehr Mitarbeiter, mehr Umsatz. Aber Skalierung heißt zuerst, dass der laufende Betrieb unter Druck nicht auseinanderfällt. Dass Sie einen kranken Mitarbeiter auffangen können, ohne dass drei Kunden anrufen und fragen, wo ihr Techniker bleibt. Dass Sie einen Großauftrag annehmen können, ohne Ihr Team zu verheizen. Das ist Skalierung im Alltag. Und die fängt bei Abläufen an, die sauber funktionieren. Egal ob Sie fünf oder fünfhundert Techniker steuern.

Dr. Web: Herr Herzog, vielen Dank für das Gespräch.

„Wer seinen Technikern 2026 noch Durchschlagformulare in die Hand drückt, braucht sich über Kündigungen nicht zu wundern. Gute Abläufe halten mehr Leute als jedes Recruiting-Budget.“ — Markus Seyfferth, Chefredakteur Dr. Web

Auf einen Blick: Vom Auftragszettel zur digitalen Planung

FAQ

Quellen

Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZdH) – Konjunkturbericht und Fachkräftesituation im Handwerk – https://www.zdh.de – besucht am 19.03.2026

Bertelsmann Stiftung / RWI Leibniz-Institut – Studie: Wechseldynamik in Engpassberufen 2022/2023 – https://www.bertelsmann-stiftung.de/de/themen/aktuelle-meldungen/2025/pflege-handwerk-it-weil-beschaeftigte-sich-abwenden-verschaerft-sich-der-fachkraeftemangel – besucht am 19.03.2026