Wie funktioniert Desk Sharing 💼 in der Praxis – und wo liegen die Fallstricke?

Desk Sharing ist längst mehr als ein Trend – es ist eine strategische Entscheidung, die Unternehmen vor Herausforderungen stellt, aber auch erhebliche Vorteile bietet. Der Wandel hin zu flexiblen Arbeitsplatzmodellen wird durch technologische Entwicklungen und veränderte Arbeitsgewohnheiten vorangetrieben. In vielen Betrieben stehen Büroräume zunehmend leer, weil Mitarbeitende hybrid arbeiten oder zeitweise im Homeoffice sind. An festen Schreibtischen festzuhalten, bedeutet in diesen Fällen eine ineffiziente Nutzung wertvoller Büroflächen.

Doch wie funktioniert Desk Sharing in der Praxis? Welche organisatorischen, technischen und kulturellen Aspekte sind zu berücksichtigen? Und wo liegen die größten Fallstricke? Dieser Beitrag gibt Ihnen als verantwortliche Führungskraft eine fundierte Orientierung – mit einem Blick auf die Chancen, aber auch auf die Stolpersteine, die den Erfolg dieses Modells gefährden können.

Sie erfahren, welche strategischen Maßnahmen notwendig sind, um Desk Sharing sinnvoll in Ihre Unternehmensstruktur zu integrieren und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern je nach Verfügbarkeit eine freie Arbeitsstation nutzen. Dieses Modell gewinnt vor allem in Unternehmen an Bedeutung, die hybride Arbeitsweisen fördern und ihre Büroflächen effizienter nutzen möchten. Durch die zunehmende Flexibilisierung der Arbeit bleibt an vielen Tagen ein erheblicher Teil der Schreibtische ungenutzt. Desk Sharing soll dieser Entwicklung entgegenwirken und zugleich eine dynamischere Arbeitsumgebung schaffen.

Im Unterschied zu klassischen Bürostrukturen erfordert dieses Konzept eine sorgfältige Organisation. Während einige Unternehmen auf eine freie Platzwahl setzen, steuern andere die Belegung über digitale Buchungssysteme, wie die Desk Sharing Software Flexopus, um Engpässe zu vermeiden. Entscheidend ist, dass die Umsetzung den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht und klare Regeln für die Nutzung der Arbeitsplätze definiert sind.

Verwandte Modelle wie Co-Working oder Hot Desking verfolgen ähnliche Ansätze, unterscheiden sich jedoch in der Umsetzung. Co-Working-Spaces werden extern betrieben und von verschiedenen Firmen genutzt, während Desk Sharing innerhalb eines Unternehmens stattfindet. Hot Desking geht einen Schritt weiter und ermöglicht eine vollkommen freie Platzwahl ohne festgelegte Buchungssysteme oder Arbeitsplatzbereiche. In der Praxis existieren oft Mischformen, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind.

Ob Desk Sharing für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Ohne klare Strukturen kann die angestrebte Flexibilität schnell in Chaos umschlagen. Eine strategische Planung ist daher unerlässlich, um sowohl die Akzeptanz der Mitarbeitenden als auch die Effizienz des Modells zu gewährleisten.

Die Vorteile von Desk Sharing

Für viele Unternehmen ist Desk Sharing vor allem eine wirtschaftliche Entscheidung. Unabhängig davon, ob Sie bereits hybride Arbeitsmodelle etabliert haben oder noch dabei sind, diese zu entwickeln – ungenutzte Büroflächen verursachen hohe Kosten. Mit einem flexiblen Arbeitsplatzkonzept lässt sich die vorhandene Fläche effizienter nutzen, wodurch sich langfristig Miet- und Betriebskosten senken lassen. Doch neben finanziellen Aspekten bringt Desk Sharing weitere Vorteile mit sich.

Ein flexibles Arbeitsplatzmodell kann die Zusammenarbeit zwischen Teams fördern, indem es den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtert. Mitarbeitende haben nicht mehr jeden Tag denselben Sitznachbarn, sondern kommen regelmäßig mit neuen Kolleginnen und Kollegen ins Gespräch. In Unternehmen, die auf Innovation und interdisziplinäre Projekte setzen, kann dies die Kreativität und den Wissenstransfer spürbar verbessern.

Auch für die Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens spielt Desk Sharing eine Rolle. Geschäftsbereiche wachsen oder verkleinern sich, Standorte werden verlagert oder umstrukturiert. Eine flexible Arbeitsplatzorganisation macht es leichter, auf solche Veränderungen zu reagieren, ohne dass Arbeitsplätze monatelang leer stehen oder umfangreiche Umbauten nötig werden.

Neben diesen Aspekten kann Desk Sharing auch ökologische Vorteile haben. Durch eine reduzierte Bürofläche sinkt der Energieverbrauch für Heizung, Beleuchtung und Klimatisierung. In Verbindung mit Homeoffice-Tagen verringern sich zudem Pendelzeiten, was wiederum die CO₂-Bilanz Ihres Unternehmens verbessert.

Wenn Desk Sharing gut umgesetzt ist, profitieren Sie von:

• einer effizienteren Nutzung der Büroflächen,
• geringeren Miet- und Betriebskosten,
• einer verbesserten bereichsübergreifenden Zusammenarbeit,
• einer höheren Anpassungsfähigkeit an Unternehmensveränderungen,
• einer nachhaltigeren Gestaltung des Arbeitsplatzes.

Doch nicht jedes Unternehmen eignet sich gleichermaßen für dieses Modell. Ohne klare Strukturen kann Desk Sharing ineffizient werden und mehr Probleme schaffen, als es löst. Welche Herausforderungen in der Praxis auftreten und welche Fehler Sie vermeiden sollten, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Die Herausforderungen und Fallstricke

So überzeugend die Vorteile von Desk Sharing auch sein mögen, in der Praxis zeigt sich oft, dass die Umsetzung nicht reibungslos verläuft. Ohne eine klare Strategie und Akzeptanz der Mitarbeitenden kann das Konzept schnell scheitern. Bevor Sie Desk Sharing in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie sich daher mit den häufigsten Herausforderungen auseinandersetzen.

Ein zentraler Punkt ist die Akzeptanz der Beschäftigten. Viele Mitarbeitende empfinden einen festen Arbeitsplatz als wichtigen Bestandteil ihrer täglichen Routine. Fehlt eine durchdachte Einführung des neuen Modells, kann es zu Widerständen kommen, die von Frustration über Orientierungslosigkeit bis hin zu Produktivitätseinbußen reichen. Besonders in Teams mit hoher Vertraulichkeit oder fester Zusammenarbeit kann das ständige Wechseln der Plätze als Nachteil empfunden werden.

Hinzu kommt der organisatorische Mehraufwand. Damit Desk Sharing funktioniert, sind klare Regelungen erforderlich. Wer ist für die Buchung und Freigabe von Arbeitsplätzen zuständig? Welche Bereiche sind für konzentriertes Arbeiten vorgesehen, welche für Meetings und Teamarbeit? Ohne klare Strukturen kann es zu Konflikten kommen, wenn beispielsweise zu wenige Plätze zur Verfügung stehen oder ruhige Arbeitszonen durch spontane Besprechungen gestört werden.

Auch die technische Ausstattung spielt eine wesentliche Rolle. Mitarbeitende müssen ihre Arbeitsgeräte flexibel nutzen können, und die Infrastruktur muss so gestaltet sein, dass sie schnelles Einrichten und produktives Arbeiten ermöglicht. Insbesondere die IT-Sicherheit kann zur Herausforderung werden, wenn Mitarbeitende regelmäßig zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen wechseln.

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über typische Probleme und mögliche Lösungsansätze:

Desk Sharing ist kein Selbstläufer. Die erfolgreiche Einführung hängt maßgeblich davon ab, wie gut das Konzept an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst wird. Mit der richtigen Vorbereitung lassen sich viele der genannten Fallstricke vermeiden. Welche Maßnahmen dabei besonders wichtig sind, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Erfolgsfaktoren für eine gelungene Umsetzung

Damit Desk Sharing in Ihrem Unternehmen nicht nur theoretisch funktioniert, sondern auch in der Praxis überzeugt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die reine Bereitstellung flexibler Arbeitsplätze reicht nicht aus. Ohne klare Strukturen, passende Technik und eine offene Unternehmenskultur kann das Konzept schnell zu Unzufriedenheit und ineffizienten Abläufen führen.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Kommunikation. Desk Sharing verändert gewohnte Arbeitsweisen und erfordert von den Mitarbeitenden eine hohe Anpassungsbereitschaft. Damit dieser Wandel nicht auf Widerstand stößt, sollten Sie von Anfang an transparent über die Ziele und Vorteile des neuen Modells informieren. Regelmäßige Updates und Feedbackrunden helfen, Vorbehalte abzubauen und offene Fragen zu klären.

Auch die technische Infrastruktur muss Desk Sharing unterstützen. Einheitliche Dockingstationen, höhenverstellbare Schreibtische und eine durchdachte IT-Lösung sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende schnell einrichten können. Digitale Buchungssysteme können Engpässe verhindern und sicherstellen, dass genügend Arbeitsplätze verfügbar sind.

Neben der Technik spielen klare Regeln eine wesentliche Rolle. Wer regelmäßig nach einem geeigneten Arbeitsplatz suchen muss oder persönliche Gegenstände nicht sicher unterbringen kann, wird die neue Flexibilität schnell als Belastung empfinden. Definierte Bereiche für konzentriertes Arbeiten, Teamarbeit und Meetings helfen dabei, den Arbeitsplatzwechsel möglichst reibungslos zu gestalten.

Damit die Einführung von Desk Sharing gelingt, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig und beziehen Sie sie in den Prozess ein.
• Entwickeln Sie eine klare Strategie mit Regeln für die Nutzung der Arbeitsplätze.
• Sorgen Sie für eine technische Ausstattung, die mobiles Arbeiten erleichtert.
• Nutzen Sie Buchungssysteme, um Engpässe zu vermeiden und Transparenz zu schaffen.
• Definieren Sie feste Bereiche für fokussiertes Arbeiten und Teamarbeit.
• Richten Sie Feedbackmechanismen ein, um Optimierungen kontinuierlich umzusetzen.

Eine durchdachte Umsetzung sorgt dafür, dass Desk Sharing in Ihrem Unternehmen nicht nur ein theoretisches Konzept bleibt, sondern als flexibles Arbeitsmodell echte Vorteile bringt. Welche strategischen Schritte sich für die Einführung empfehlen, erfahren Sie im abschließenden Abschnitt.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Desk Sharing kann für Ihr Unternehmen eine sinnvolle Lösung sein, um Büroflächen effizienter zu nutzen und eine flexiblere Arbeitskultur zu etablieren. Doch der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie gut das Modell an Ihre individuellen Anforderungen angepasst ist. Ohne eine durchdachte Einführung kann es zu Akzeptanzproblemen, organisatorischen Herausforderungen und Produktivitätseinbußen kommen.

Bevor Sie Desk Sharing umsetzen, sollten Sie genau prüfen, ob Ihre Unternehmenskultur und Arbeitsprozesse dafür geeignet sind. Ein pauschaler Ansatz führt selten zum gewünschten Ergebnis. Vielmehr braucht es eine klare Strategie, die sowohl technische als auch soziale Aspekte berücksichtigt.

Ein entscheidender Faktor ist die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden. Sie müssen das neue Modell nicht nur verstehen, sondern auch aktiv mitgestalten können. Eine offene Kommunikation, regelmäßige Feedbackschleifen und klare Regeln sind essenziell, um Desk Sharing nachhaltig zu etablieren.

Wie bei jeder Veränderung gilt auch hier: Eine gut geplante Einführung verhindert spätere Frustrationen. Oder, um es auf den Punkt zu bringen:

„Flexibilität ohne Struktur ist Chaos. Desk Sharing braucht klare Regeln, um zu funktionieren.“

Wenn Sie diese Grundsätze beachten, können Sie Desk Sharing erfolgreich in Ihre Unternehmensstrategie integrieren. Damit schaffen Sie nicht nur eine moderne Arbeitsumgebung, sondern auch eine zukunftsfähige Lösung, die den veränderten Anforderungen der Arbeitswelt gerecht wird.

FAQ: Desk Sharing – Häufig gestellte Fragen

Glossar: Wichtige Begriffe rund um Desk Sharing

Arbeitszonen

Arbeitszonen sind definierte Bereiche innerhalb eines Büros, die bestimmten Tätigkeiten zugeordnet sind. In einem Desk-Sharing-Umfeld spielen sie eine zentrale Rolle, da sie Struktur in die flexible Arbeitsplatzgestaltung bringen. Typische Arbeitszonen umfassen etwa ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten, offene Kommunikationszonen für Meetings und Teamarbeit oder spezielle Räume für Telefonate und Videokonferenzen. Durch eine klare Aufteilung lassen sich Störungen minimieren und die Effizienz der Mitarbeitenden steigern. Entscheidend ist, dass diese Zonen gut erkennbar und von den Mitarbeitenden akzeptiert sind, um das Desk-Sharing-Modell erfolgreich umzusetzen.

CO₂-Bilanz

Die CO₂-Bilanz beschreibt die Gesamtmenge an Kohlendioxid-Emissionen, die durch eine bestimmte Aktivität oder Organisation verursacht werden. Im Zusammenhang mit Desk Sharing kann eine verbesserte CO₂-Bilanz durch verschiedene Faktoren erreicht werden. Eine reduzierte Bürofläche führt zu einem geringeren Energieverbrauch für Heizung, Klimatisierung und Beleuchtung. Zudem ermöglicht Desk Sharing eine flexiblere Nutzung von Homeoffice, wodurch Pendelwege reduziert und der CO₂-Ausstoß durch weniger Autofahrten oder Flugreisen gesenkt werden kann. Unternehmen, die Desk Sharing gezielt einsetzen, können also nicht nur wirtschaftliche, sondern auch ökologische Vorteile erzielen.

Co-Working

Co-Working bezeichnet eine Arbeitsplatzform, bei der Selbstständige, Start-ups oder Angestellte unterschiedlicher Unternehmen gemeinsam eine Büroinfrastruktur nutzen. Im Unterschied zum unternehmensinternen Desk Sharing sind Co-Working-Spaces meist externe Einrichtungen, die gegen eine Gebühr genutzt werden können. Sie bieten flexible Mietmodelle und ermöglichen es Unternehmen, Büroflächen bedarfsgerecht zu skalieren. Neben der Kostenersparnis ist vor allem der interdisziplinäre Austausch ein wesentlicher Vorteil von Co-Working, da sich dort oft kreative Netzwerke und neue Kooperationen ergeben.

Desk Sharing

Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch haben, sondern täglich einen freien Arbeitsplatz wählen. Dieses Konzept wird vor allem in Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen genutzt, um Büroflächen effizienter zu gestalten. Desk Sharing setzt eine gute Organisation voraus, etwa durch digitale Buchungssysteme und definierte Arbeitszonen. Während Unternehmen von reduzierten Miet- und Betriebskosten profitieren, müssen Herausforderungen wie Arbeitsplatzkonflikte, mangelnde Privatsphäre und Hygieneaspekte berücksichtigt werden. Entscheidend für den Erfolg sind klare Regeln, eine passende Infrastruktur und eine hohe Akzeptanz innerhalb der Belegschaft.

Feedbackmechanismen

Feedbackmechanismen sind strukturierte Prozesse, mit denen Unternehmen Rückmeldungen von Mitarbeitenden sammeln, auswerten und in Verbesserungen umsetzen können. Beim Desk Sharing sind sie besonders wichtig, da sich Bedürfnisse und Herausforderungen im Laufe der Zeit verändern. Geeignete Mechanismen umfassen regelmäßige Umfragen, anonyme Feedback-Kanäle oder Workshops zur gemeinsamen Optimierung des Arbeitsplatzkonzepts. Ziel ist es, frühzeitig Probleme wie Platzmangel, Unzufriedenheit oder ineffiziente Prozesse zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. Unternehmen, die auf kontinuierliches Feedback setzen, können die Akzeptanz von Desk Sharing langfristig sichern und die Arbeitsqualität verbessern.

Hot Desking

Hot Desking ist eine Form des Desk Sharing, bei der Arbeitsplätze nicht reserviert, sondern nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben werden. Dieses Modell erfordert eine hohe Flexibilität der Mitarbeitenden, kann jedoch auch zu Problemen führen, wenn nicht genügend Arbeitsplätze verfügbar sind oder häufige Standortwechsel die Produktivität beeinträchtigen. Im Gegensatz zu strukturierten Desk-Sharing-Modellen, die oft mit Buchungssystemen und klaren Arbeitsplatzrichtlinien arbeiten, setzt Hot Desking auf eine vollständig offene Nutzung der Bürofläche. Unternehmen müssen hier besonders auf eine ausreichende Arbeitsplatzkapazität und eine reibungslose technische Ausstattung achten, um Frustrationen zu vermeiden.

Wissenstransfer

Wissenstransfer bezeichnet den systematischen Austausch von Wissen innerhalb eines Unternehmens. In einem Desk-Sharing-Umfeld kann dieser Prozess durch den regelmäßigen Wechsel der Arbeitsplätze gefördert werden. Mitarbeitende treffen häufiger auf Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen, wodurch sich neue Perspektiven und informelle Lernprozesse ergeben können. Gleichzeitig erfordert Wissenstransfer gezielte Maßnahmen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Digitale Plattformen, gemeinsame Dokumentationssysteme und gezielte Networking-Events können dabei helfen, Wissen trotz flexibler Arbeitsplatzstrukturen effizient weiterzugeben.

Weiterführende Quellen

DGUV: Umfrage zum Desk Sharing, besucht am 12.3.2025
HAUFE: Ergonomie beim Desk-Sharing: Wie die neue Arbeitswelt gesund gestaltet werden kann, besucht am 12.3.2025
statista: Was der flexible Arbeitsplatz in Metropolen kostet, besucht am 12.3.2025