Buchhaltungssoftware Österreich Vergleich 2026
Das sind die besten 58 Anbieter.

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
16 Min. Lesezeit
4,7 (96) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
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Buchhaltung in Österreich folgt einem eigenen Regelwerk: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG steht neben der doppelten Buchhaltung nach § 189 UGB, die Umsatzsteuervoranmeldung läuft über FinanzOnline, Bargeschäfte fallen unter die Registrierkassensicherheitsverordnung, und Rechnungen an Bundesdienststellen verlangen ebInterface oder PEPPOL. Eine für Deutschland gebaute Software deckt davon selten alles ab. Dieser Ratgeber erklärt anbieterneutral, was ein Buchhaltungsprogramm im österreichischen Alltag leisten muss, welche Arten von Lösungen der Markt führt, worauf Sie bei der Auswahl achten, wie die Einführung abläuft und was die Programme tatsächlich kosten.


Mögliche Anbieter

Wir haben 58 Buchhaltungssoftware für Österreich für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.

Sind Sie ein Top-Anbieter?

Akaunting

Open Source Cloud oder On-Premise Über 300.000 Nutzer

Akaunting ist eine quelloffene Online-Buchhaltung für kleine Unternehmen und Freelancer, hinter der Akaunting Inc. steht. Die selbst gehostete Standard-Version ist kostenlos und im Quellcode verfügbar, die Cloud beginnt bei 12 US-Dollar im Monat, weitere Funktionen kommen als Apps hinzu.

alven

Sitz in Wien Nur für Österreich FinanzOnline-Übermittlung

alven ist eine webbasierte Buchhaltungs- und Steuerworkflow-Plattform der alven FlexCo aus Wien, die ausschließlich auf Österreich ausgerichtet ist. Belegeingang, Bankabgleich über PSD2 und KI-Buchungsvorschläge laufen in einem Arbeitsbereich zusammen, finalisiert wird erst nach menschlicher Freigabe.

Billomat

Betreiber aifinyo AG Sitz in Berlin 14 Tage kostenlos testen

Billomat ist eine webbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware der aifinyo AG aus Berlin, gerichtet an Selbstständige, Start-ups und mittelständische Betriebe. Der Umfang reicht von E-Rechnungen über Mahnwesen und Belegerkennung bis zur DATEV-Schnittstelle, die Tarife starten bei 29 Euro im Monat oder 19 Euro im Jahrestarif.

bizSoft

100 Prozent Made in Austria Sitz in Wien RKSV-konforme Kasse

bizSoft ist eine Bürosoftware der bizSoft Business Software GmbH aus Wien, die Fakturierung, Warenwirtschaft und ein Buchhaltungsmodul verbindet. Die Buchhaltung exportiert an BMD, DATEV, RZL und topal, die integrierte Kasse arbeitet RKSV-konform, Entwicklung und Support liegen in Österreich.

BMD

Sitz in Steyr Über 30.000 Kunden ISO 27001 zertifiziert

BMD ist die modulare Business Software der BMD SYSTEMHAUS GesmbH aus Steyr in Oberösterreich, die im DACH-Raum über 30.000 Kundinnen und Kunden einsetzen. Das Rechnungswesen erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung und reicht Meldungen über eine eigene Schnittstelle bei FinanzOnline ein.

Business 3000

Sitz in Salzburg Lokale Windows-Installation Einmallizenz ab 199 Euro

IDI Business3000 ist eine lokal installierte Windows-Software von IDI Software aus Salzburg, gerichtet an EPU sowie Klein- und Mittelbetriebe. Der Schwerpunkt liegt auf der Fakturierung, ergänzt um eigenständige Module für Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kassabuch; die Einmallizenzen beginnen bei 199 Euro.

Cadia Software

Sitz in Vösendorf On-Premises unter Windows Seit über 30 Jahren

CadiaOffice ist das Warenwirtschaftssystem der Cadia Software GmbH aus Vösendorf südlich von Wien, das seit über 30 Jahren für österreichische Klein- und Mittelunternehmen entwickelt wird. Die On-Premises-Lösung verbindet Artikel-, Lager- und Kontaktverwaltung mit Auftragsabwicklung, Fakturierung sowie Fibu-Export.

Diamant Software

Sitz in Bielefeld Über 100.000 Anwender Seit 1980 am Markt

Diamant Software aus Bielefeld entwickelt seit 1980 die Rechnungswesen- und Controlling-Plattform Diamant/4 für den Mittelstand. Basis ist eine Finanzbuchhaltung mit Zahlungsverkehr, Offenen Posten und Jahresabschluss, die sich um Controlling, Anlagen und Konzernbuchhaltung erweitern lässt.

DIG

Sitz in Linz Seit 2001 am Markt Teil der Proalpha Group

Die DIG GmbH aus Linz, Teil der Proalpha Group, entwickelt seit 2001 SaaS-Lösungen für digitale Beschaffung und Rechnungsverarbeitung. Invoice Processing automatisiert den Eingangsrechnungslauf von der KI-Beleglesung über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung, Flexible Data Interchange versendet E-Rechnungen.

Dolibarr

Open Source und kostenlos Verein in Olivet Lokal oder als SaaS

Dolibarr ERP & CRM ist eine quelloffene, kostenlos nutzbare Web-Suite, getragen von der französischen Association Dolibarr in Olivet. Zum Finanzteil gehören Rechnungen, Zahlungen, Bankabstimmung und eine doppelte Buchführung; Lager, Einkauf, Projekte, CRM und Kasse lassen sich als Module zuschalten.

DVH Software

Made in Austria Sitz in Kaumberg Über 3.000 Benutzer

Die DVH Software & EDV Consulting GmbH aus Kaumberg in Niederösterreich entwickelt unter der Marke ALL UNLIMITED HR-Software mit dem Kennzeichen Made in Austria. Buchhalterisch relevant ist die Lohn- und Gehaltsverrechnung nach österreichischem Recht; die Übermittlung an Kasse und Finanzamt läuft über ELDA.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Betrieb in der Microsoft Cloud 55.000 Unternehmen 157 Länder, 50+ Sprachen

Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft für kleine und mittlere Unternehmen. Finanzwesen, Vertrieb, Einkauf, Lager und Projekte liegen in einer Anwendung. Für Österreich existiert eine eigene Landesversion, die Preise starten bei 69,30 Euro je Benutzer und Monat.

easy2000

Sitz in Marchtrenk UVA an FinanzOnline Kaufpreis ohne Abo

easy2000 Software von Mag. Peter Loch in Marchtrenk liefert Windows-Programme für Buchhaltung, Lohnverrechnung, Fakturierung und Registrierkasse. Die Buchhaltung deckt doppelte Buchführung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ab, ist mandantenfähig und übermittelt UVA sowie ZM als XML an FinanzOnline.

EasyFirma

Sitz in Wien Fixpreis ohne Abo Für D-A-CH ausgelegt

EasyFirma ist ein Windows-Rechnungsprogramm der EasyFirma GmbH & Co KG aus Wien, zugeschnitten auf kleine Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Verkauft wird zum Fixpreis ohne Abo in drei Versionen ab 295 Euro netto, mit DATEV-Schnittstelle sowie E-Rechnung in ZUGFeRD und XRechnung.

ERPNext

Open Source, AGPL-3.0 Über 30.000 Unternehmen Frappe aus Mumbai

ERPNext ist ein quelloffenes ERP-System der Frappe Technologies Pvt. Ltd. aus Mumbai, das Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager, Fertigung, Projekte, Kasse und Personal in einer Anwendung bündelt. Über 30.000 Unternehmen setzen das System ein, betrieben wahlweise auf eigenen Servern oder in der Frappe Cloud.

ESBEDV Braunbock

Sitz in Linz Gegründet 1989 Rund 350 Installationen

Die EDV-Systeme Braunbock GmbH aus Linz entwickelt seit 1989 das betriebswirtschaftliche Softwaresystem GBSOFT für Handel, Gewerbe und Industrie. Rund 350 Installationen laufen in Österreich und im angrenzenden Ausland, die Module reichen von der Warenwirtschaft über die Finanzbuchhaltung bis zur Kostenrechnung.

ETRON

Zentrale in Wien RKSV-konforme Kasse Über 6.000 Kunden

ETRON aus Wien entwickelt die Cloud-Lösung ETRON onRetail für Handel und Dienstleister; Kasse, Warenwirtschaft und Onlineshop sind darin verbunden. Die Kasse ist RKSV-konform mit Signatureinheit, ab dem Paket Kasse Pro kommt eine FiBu-Schnittstelle dazu, die Pakete starten bei 19,80 Euro monatlich.

EuroFib (Schmidhuber EDV)

Sitz in Wien Fibu aus Österreich Einstieg ab 960 Euro

Die Schmidhuber EDV Software Ges.m.b.H. aus Wien-Floridsdorf entwickelt EuroFib für Windows, eine österreichische Finanzbuchhaltung für Betriebe jeder Größe. Der modulare Aufbau reicht von Fibu und Mahnwesen über Kostenrechnung bis zum Dokumentenmanagement, der Einstieg liegt bei 960 Euro exklusive Umsatzsteuer.

Eurofibu

Sitz in Wien Windows-Software Bar-Fakturierung nach RKSV

Eurofibu ist eine Windows-Buchhaltungssoftware der Multimedia EDV-Software und Verlag GmbH aus Wien für gewerbliche Kunden in Österreich. Die Produktlinie reicht von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung über doppelte Buchhaltung samt Bilanzierung bis zu Kassabuch, UVA-Modul und Bar-Fakturierung nach RKSV.

everbill

Made in Austria seit 2008 Österreichischer Server Über 800 Unternehmen

everbill ist eine Wiener Cloud-Lösung für Fakturierung und vorbereitende Buchhaltung, die seit 2008 auf österreichische Klein- und Einzelunternehmen zugeschnitten ist. Rechnungen, Eingangsbelege, Kassabuch und Registrierkasse laufen in einer Oberfläche, die Daten liegen auf einem österreichischen Server.

FastBill

Sitz Frankfurt am Main Über 70.000 Nutzer E-Rechnung in allen Tarifen

FastBill ist eine Cloud-Software der FastBill GmbH aus Frankfurt am Main für Rechnungsstellung und vorbereitende Buchhaltung von Selbstständigen sowie Kleinunternehmen. Belegerfassung per App, Multibanking, DATEV-Schnittstelle und E-Rechnung sind in allen Tarifen angelegt, die Ausrichtung ist deutsch.

FinanzFenster

Schwechat bei Wien FinanzOnline-Schnittstelle Teil der RISE-Gruppe

FinanzFenster ist eine Cloud-Buchhaltung der manubu gmbh im Concorde Business Park in Schwechat für Bilanzbuchhalter, Steuerberatungen und Kanzleien. Kanzlei und Klient arbeiten in einer Oberfläche, mit KI-Belegerkennung, PSD2-Bankanbindung sowie FinanzOnline-Meldungen für UVA und ZM.

Finmatics

Entwicklung in Wien Über 1.300 Kunden Integration in BMD

Finmatics entwickelt seit 2016 in Wien eine KI-Plattform für automatisierte Belegverarbeitung und Vorkontierung. Der KI-Agent Fin bündelt Belege aus allen Quellen, erzeugt Buchungsvorschläge samt Steuer- und Kontenzuordnung, übergibt sie an BMD, RZL, DATEV, SAP oder Microsoft Business Central.

Finonur

Für Österreich entwickelt Kostenloser Starter-Plan Einheitskontenrahmen ÖEK

Finonur ist eine Cloud-Buchhaltung der Finonur e.U. aus Wien für österreichische Ein-Personen-Unternehmen, Selbstständige und KMU. Rechnungen nach Paragraf 11 UStG, KI-Belegerkennung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchführung mit Einheitskontenrahmen sind abgedeckt, der Einstieg kostet nichts.

FreeFinance

Sitz in Schwechat FinanzOnline-Anbindung RKSV-Registrierkassa

FreeFinance ist eine Cloud-Buchhaltung der manubu gmbh aus Schwechat in Niederösterreich, entwickelt für das österreichische Steuerrecht. Die Software deckt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchführung ab, übermittelt UVA sowie Zusammenfassende Meldung an FinanzOnline und bringt eine RKSV-Registrierkassa mit.

GnuCash

Open Source unter GNU GPL Windows, macOS und Linux Von Freiwilligen entwickelt

GnuCash ist eine freie Desktop-Finanzsoftware unter der GNU GPL und wird ausschließlich von Freiwilligen entwickelt; Version 5.16 liegt für Windows, macOS und Linux vor. Das Programm setzt die doppelte Buchführung konsequent um und liefert Kontobuch, terminierte Buchungen, Kontoabgleich sowie Bilanz und Erfolgsrechnung.

haude electronica

Nestroyplatz 1, 1020 Wien Desktop und Cloud UVA an FinanzOnline

Die haude electronica Verlags-GmbH am Nestroyplatz 1 in Wien entwickelt und vertreibt Software für Buchhaltung, Fakturierung sowie Steuerberechnung. Zum Sortiment gehören die Windows-Programme der ProSaldo-Reihe, die Personalverrechnung haude Lohn und die Steuersoftware Steuer-Experte mit Übermittlung an FinanzOnline.

Haufe X360

Sitz in Freiburg Hosting in Deutschland ISO-27001-zertifizierte Cloud

Haufe X360 ist ein cloudbasiertes ERP-System der Haufe-Lexware GmbH und Co. KG aus Freiburg, das auf der Acumatica-Plattform aufsetzt und auf Microsoft Azure betrieben wird. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, CRM, Produktion und Dokumentenmanagement lassen sich als Module eines Gesamtsystems zubuchen.

helloCash

Wieselburg, Niederösterreich Rechenzentrum in Österreich Signaturpflicht nach BAO

helloCash ist eine browserbasierte Registrierkasse der mRaP GmbH aus Wieselburg in Niederösterreich, die ohne Installation auf Smartphone, Tablet und PC läuft. Das System deckt die Signaturpflicht nach Paragraph 131b BAO ab und exportiert die Daten zur Weiterverarbeitung in Buchhaltungsprogramme.

Holvi

Zahlungsinstitut mit FIN-FSA-Zulassung Helsinki und Berlin Eigene Österreich-Version

Holvi verbindet ein Geschäftskonto mit finnischer IBAN und Zahlungskarten mit Werkzeugen für die vorbereitende Buchhaltung. Betreiber ist die Holvi Payment Services Oy in Helsinki und Berlin. Für Österreich steht eine Länderversion mit Belegerfassung, Rechnungsprogramm und Umsatzsteuer-Vorschau bereit.

Infoniqa

Hauptniederlassung Wels Über 40.000 Kunden Datenhaltung in DACH

Infoniqa bündelt HR-, Payroll- und Finance-Software für den Mittelstand. Nach dem Markenrelaunch tritt der Anbieter unter der Gruppenmarke Suiteify auf, mit Hauptniederlassung in Wels. Die Finanzbuchhaltung deckt Haupt- und Nebenbücher, Anlagen, Kostenrechnung sowie die digitale Rechnungsfreigabe ab.

kalkuel

Made in Austria Server in der EU ISO 27001-Hosting

kalkül ist ein Online-Rechnungsprogramm des Linzer Einzelunternehmens we-dev für EPU, Einzelunternehmen und Freelancer in Österreich. Aus Rechnungen und erfassten Belegen entsteht automatisch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die Kleinunternehmerregelung ist hinterlegt, zentrale Funktionen bleiben dauerhaft kostenlos.

KingBill

Entwicklung in Wien Registrierkasse nach RKSV Lokal oder Cloud

KingBill ist ein Rechnungsprogramm der KingBill GmbH aus Wien für EPU und KMU, wahlweise lokal unter Windows als KB FLEX oder cloudbasiert für Windows und Mac als KB ONLINE. Eine RKSV-konforme Registrierkasse, Bankanbindung, Kassenbuch und Steuerberater-Export lassen sich als Module ergänzen.

Kivitendo

Open Source unter GPL 2 kivitendo GmbH, Bonn Installation im Haus

kivitendo ist ein quelloffenes, webbasiertes Basis-ERP der kivitendo GmbH in Bonn, aufgebaut auf Perl und PostgreSQL, veröffentlicht unter der GPL 2. Artikel, Lager, Kunden und Angebote hängen an einer kaufmännischen Finanzbuchhaltung samt Bilanz, GuV sowie DATEV-Export.

KMU-ERP

Hinzenbach, Oberösterreich EU-Cloud-Hosting Open Source ERPNext

KMU-ERP ist das ERPNext-Angebot der oberösterreichischen RAN Soft aus Hinzenbach. Die Leistungen reichen von Planung und Anpassung über EU-Cloud-Hosting bis zum Support samt Einschulung. Das Buchhaltungsmodul liefert doppelte Buchhaltung mit Einheitskontenrahmen, Bilanz, GuV und Cashflow-Statement.

Lohnbot

Lohnbot GmbH in Wien Über 1.500 Unternehmen Lohnverrechnung Österreich

Lohnbot ist eine Cloud-Software der Lohnbot GmbH aus Wien für die laufende Lohnverrechnung in Österreich und deckt damit ausschließlich die Lohnbuchhaltung ab. Mitarbeiterverwaltung, Monatsabrechnungen, Sonderzahlungen, Behördenmeldungen und digitale Lohnzettel laufen in einem Ablauf zusammen.

MehrData

Sitz in Frauental UVA an FinanzOnline BMD- und DATEV-Export

MehrData entwickelt in Frauental an der Lassnitz in der Steiermark die kaufmännische Komplettlösung mds enterprise für Elektrofachhandel, Elektroinstallation und Werkzeughandel. Das Modul mds finance führt die Buchhaltung in drei Ausbaustufen und gibt das Buchungsjournal im BMD- oder DATEV-Format aus.

MEINbusiness

Hauptsitz Dornbirn Standorte Wien und Tirol BMD- und DATEV-Export

MEINbusiness ist eine Cloudlösung der MEINbusiness GmbH aus Dornbirn für Datenmanagement und Controlling in Gastronomie sowie Hotellerie. Das Modul Buchhaltung Digital holt Eingangsrechnungen über PDF-Inbox oder EDI herein, kontiert jede Position auf Artikelebene und stellt daraus fertige Buchungssätze bereit.

mesonic WinLine

Sitz in Mauerbach WinLine LOHN AT Vertrieb über Systemhäuser

Die mesonic datenverarbeitung gesellschaft m.b.H. entwickelt in Mauerbach bei Wien die WinLine, eine modulare Software für ERP, CRM und PPS. Das WinLine Rechnungswesen verbindet Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung mit Warenwirtschaft sowie Personalwesen, der Vertrieb läuft über Systemhäuser.

myfactory

Eigene Österreich-Website Support aus Kärnten Über 22.000 Nutzer

Myfactory ist ein modular buchbares Cloud-ERP der Forterro-Gruppe, dessen österreichische Ausgabe aus Klagenfurt am Wörthersee betreut wird. Das Modul FiBu verbindet doppelte Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung mit der Bilanz nach österreichischem EKR; hinzu kommen FinanzOnline sowie Schnittstellen zu BMD und RZL.

NAVAX

Gegründet 1994 ISO 27001 zertifiziert Über 330 Mitarbeitende

NAVAX ist eine 1994 in Wien gegründete Unternehmensgruppe mit über 330 Mitarbeitenden an acht Standorten in Österreich und Deutschland. Die NAVAX Consulting führt Microsoft Dynamics 365 Business Central ein, dessen Finanzverwaltung Kontenplan, Buchungsblätter und MwSt-Einrichtung mitbringt.

Odoo

Open Source Lokalisierung für Österreich Hauptsitz in Belgien

Odoo ist eine modulare Open-Source-Unternehmenssoftware der Odoo SA aus Grand-Rosière in Belgien mit eigener Buchhaltungs-App. Die App verbindet Kontenplan, Journale, Bankabgleich sowie Steuerberichte in einem System und bringt für Österreich eigene Lokalisierungsmodule bis hin zur RKSV-Kassa mit.

offisy

Sitz in Leonding Seit 2014 am Markt Registrierkasse nach RKSV

offisy ist eine webbasierte Praxis- und Büroverwaltung der Offisy GmbH aus Leonding in Oberösterreich, die seit 2014 entwickelt wird. Die Pakete Kasse, Desk, Studio und Praxis verbinden Online-Terminbuchung samt Dokumentation mit Rechnungen, Belegen sowie einer Online-Registrierkasse nach RKSV.

ProSaldo.net

Sitz in Wien UVA an FinanzOnline Kostenloser Beraterzugang

ProSaldo.net ist eine Online-Lösung für Buchhaltung und Fakturierung der ProSaldo.net GmbH aus Wien, gedacht für Gründer, EPU, Kleinunternehmer und KMU in Österreich. Die Software deckt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchhaltung ab, übermittelt die UVA an FinanzOnline und bindet die Steuerberatung kostenlos ein.

ready2order

Sitz in Wien Kasse aus Österreich Export zu BMD und RZL

ready2order ist ein cloudbasiertes Kassensystem der ready2order GmbH aus Wien für kleine Betriebe in Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleistung. Das System erfüllt die Registrierkassenpflicht samt Signatur, führt ein finanzamtkonformes Kassenbuch und exportiert die Daten nach BMD sowie RZL.

RZA

Sitz in Gmünd Software für Österreich UVA und ZM an FinanzOnline

Die RZA GmbH aus Gmünd im Waldviertel entwickelt kaufmännische Software ausschließlich für österreichische Unternehmen und betreibt daneben ein IT-Systemhaus. Das Rechnungswesen worxx by rza deckt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchhaltung ab; Daten tauscht die Software elektronisch mit FinanzOnline aus.

RZL Software

Sitz in Tumeltsham Über 40 Jahre am Markt Rund 120 Mitarbeitende

RZL Software aus Tumeltsham im Innviertel entwickelt seit über 40 Jahren Rechnungswesen-Programme für österreichische Unternehmen und Steuerberatungskanzleien. Die Finanzbuchhaltung übermittelt UVA und weitere Meldungen elektronisch an die Finanz, wahlweise im Haus installiert oder als Cloud-Firmenversion.

Sage Österreich

Sitz Wien FN 73840p, HG Wien 2 Millionen Kunden weltweit

Sage Österreich ist der Auftritt der Sage GmbH mit Sitz in Wien, die Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware anbietet. Die Palette reicht von der Desktop-Lösung Sage 50 über die ERP-Systeme Sage 100 und Sage X3 bis zur Lohnverrechnung Sage DPW. Vertrieb, Shop und Betreuung laufen über die Partner Business Software sowie Ammonit.

SAP Business One

Landesgesellschaft in Wien ERP-Komplettlösung Cloud oder On-Premise

SAP Business One ist eine ERP-Komplettlösung für kleine und mittelständische Unternehmen, in Österreich betreut von der SAP Österreich GmbH in der Lassallestraße 7b in Wien. Das System bündelt Finanzwesen, Einkauf, Bestandsführung, Vertrieb, CRM sowie Reporting mit integrierter Business Intelligence.

Scopevisio

Tochterfirma in Wien ISO 27001 und BSI C5 Hosting in Deutschland

Scopevisio ist ein Cloud-ERP für den Mittelstand, entwickelt und gehostet in Deutschland; den österreichischen Markt betreut die Scopevisio Austria GmbH am Wiener Kohlmarkt. Finanzbuchhaltung, Rechnungsverarbeitung, CRM und DMS laufen auf einer gemeinsamen Datenbasis, zertifiziert nach ISO 27001 und BSI C5-testiert.

SelectLine

Seit 1992 am Markt Standort Schwanenstadt Über 40.000 Anwender

SelectLine ist eine modulare ERP-Familie der SelectLine Software GmbH aus Magdeburg, die seit 1992 besteht und in Österreich einen eigenen Standort in Schwanenstadt unterhält. Das Abo-Paket neo Finance deckt Buchungserfassung, Offene-Posten-Verwaltung mit Mahnwesen, Anlagenbuchhaltung und E-Rechnungen ab.

sevdesk

Eigene Österreich-Ausgabe Über 170.000 Unternehmen Standort Wien

sevdesk ist eine Cloud-Buchhaltung der sevDesk GmbH aus Offenburg, die unter sevdesk.at eine eigene Österreich-Ausgabe mit Standort in Wien führt. Die Software erstellt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung automatisch, erfasst Daten RKSV-konform und gleicht Zahlungen über mehr als 4.000 Bankverbindungen ab.

SumUp Rechnungen

Anbieter SumUp Limited Central Bank of Ireland Rechnungen per App

SumUp Rechnungen ist der Fakturierungsteil des SumUp-Profils der SumUp Limited und erscheint mit eigener österreichischer Länderfassung samt AT-Preisseite. Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Lieferscheine entstehen per App oder Browser, bezahlt wird per Karte, Überweisung oder Wallet.

V8.net (Ebner)

Sitz in Linz Gegründet 1995 Für Vereine und Verbände

V8.net ist eine Windows-Software des Linzer Einzelunternehmens Ing. Andreas Ebner EDV-Lösungen für Vereine und Verbände; der Betrieb besteht seit 1995. Das Programm verwaltet Mitglieder und Beiträge, dazu kommt ein Buchhaltungsmodul mit GuV und Bilanz. Module für Umsatzsteuervoranmeldung und Spenden ergänzen den Umfang.

volvi

Sitz in Wien Made in Austria Registrierkassenmodul

volvi ist ein Online-Rechnungsprogramm der expenia gmbh aus Wien für Selbstständige, Einzelunternehmen und kleinere Betriebe, mit Schwerpunkt auf Handwerksbetrieben wie Malern oder Spenglern. Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen entstehen im Browser, dazu kommen ein Registrierkassenmodul und ein BMD-Export.

weclapp

Sitz in Kitzingen Deutsche Rechenzentren ISO 27001 und PCI DSS

weclapp ist ein Cloud-ERP der weclapp GmbH aus Kitzingen in Unterfranken, das CRM, Warenwirtschaft, Projekte und Buchhaltung auf einer Plattform zusammenführt. Das Buchhaltungsmodul umfasst Buchungen, Kassenverwaltung, offene Posten, dreistufiges Mahnwesen sowie Exporte an DATEV und BMD.

Xentral

Sitz in Augsburg Über 2.000 Unternehmen DATEV Premium Partner

Xentral ist ein Cloud-ERP der Xentral ERP Software GmbH aus Augsburg für Handel und E-Commerce. Der Finanzteil ist vorbereitende Buchhaltung: Rechnungsstellung, automatischer Zahlungsabgleich über PayPal, Stripe und Mollie, dazu Schnittstellen zu DATEV sowie zur österreichischen Buchhaltungslösung BMD.

Zoho Books

Gesellschaft in Essen Kostenloser Tarif GoBD-konform

Zoho Books ist die Cloud-Buchhaltung aus der Zoho-Suite, im deutschsprachigen Raum betrieben von der Zoho Corporation GmbH in Essen. Die Ausgabe für den deutschen Markt setzt auf GoBD-Konformität, DATEV-kompatiblen Export sowie die Formate XRechnung und ZUGFeRD; der Einstieg gelingt über einen kostenlosen Tarif.

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Was ist eine Buchhaltungssoftware, und brauchen Sie wirklich eine?

Ein grauer Ordner und eine Archivbox mit "VORHER" Beschriftung auf weißem Hintergrund
Der Schuhkarton neben dem Ordner steht für die Ausgangslage, die eine Buchhaltungssoftware auflöst.

Eine Buchhaltungssoftware erfasst Belege, verbucht Geschäftsfälle auf Konten und wertet den Bestand aus. In Österreich entscheidet zuerst die Art der Gewinnermittlung über den nötigen Funktionsumfang: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG auf der einen Seite, doppelte Buchhaltung mit Bilanz nach § 189 UGB auf der anderen.

Der Begriff deckt eine große Spanne ab. Am unteren Rand stehen reine Fakturierungsprogramme. Sie schreiben Rechnungen, behalten offene Posten im Blick und übergeben alles Weitere an die Steuerberatung. In der Mitte arbeiten Programme für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Belege erfassen, Vorsteuer ziehen, Privatanteile herausrechnen, am Jahresende eine Überschussrechnung ausgeben. Darüber folgt die vollständige Finanzbuchhaltung mit Kontenrahmen, Anlagenverzeichnis, Saldenliste, Offene-Posten-Verwaltung und Bilanz. Ganz oben führt ein ERP die Buchhaltung nur noch als ein Modul neben Lager, Einkauf, Produktion und Projekten.

Die Abgrenzung nach unten fällt vielen Betrieben schwer. Ein Kassensystem erfüllt die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht am Verkaufspunkt, liefert aber keine Umsatzsteuervoranmeldung. Ein Rechnungsprogramm erzeugt Ausgangsrechnungen, kennt jedoch weder Kontenrahmen noch Kontierung. Von den 58 hier geprüften Anbietern deckt nur ein Teil den vollen Weg bis zur Übermittlung an FinanzOnline ab. Prüfen Sie diesen Punkt vor dem Kauf, nicht danach.

Eine gesetzliche Pflicht zur Software besteht in Österreich nirgends. Pflicht besteht zur Aufzeichnung. § 132 BAO verlangt, Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen. Ob Sie diese Pflicht mit einem Ordner, einer Tabellenkalkulation oder einem Buchhaltungsprogramm erfüllen, bleibt Ihnen überlassen. Der Nutzen der Software liegt woanders: weniger Tippfehler, keine doppelte Erfassung, ein durchsuchbares Archiv und eine Übergabe an die Kanzlei, die Minuten statt Stunden dauert.

Rechnungslegungspflichtig werden Sie nach § 189 UGB ab mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen im Geschäftsjahr; Kapitalgesellschaften bilanzieren unabhängig vom Umsatz. Unterhalb dieser Grenze genügt in aller Regel die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Das RIS, das Rechtsinformationssystem des Bundes, führt den geltenden Wortlaut beider Bestimmungen. Wächst Ihr Betrieb auf diese Schwelle zu, wählen Sie besser gleich ein Programm, das beide Gewinnermittlungsarten beherrscht. Ein Wechsel mitten in der Umstellung kostet doppelt.

Der 7-Punkte-Test: Brauchen Sie eine eigene Buchhaltungssoftware?
  • Belegmenge: Mehr als etwa 20 Belege im Monat laufen durch Ihren Betrieb, verteilt auf Bank, Kassa und Eingangsrechnungen.
  • Umsatzsteuer: Sie sind umsatzsteuerpflichtig oder haben zur Regelbesteuerung optiert und geben laufend eine Umsatzsteuervoranmeldung ab.
  • Rechtsform: Ihr Betrieb ist eine Kapitalgesellschaft oder liegt über der Grenze von 700.000 Euro Umsatzerlösen nach § 189 UGB.
  • Bargeschäft: Sie kassieren bar und fallen damit unter die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO.
  • Öffentliche Auftraggeber: Sie fakturieren an Bundesdienststellen und brauchen eine e-Rechnung in ebInterface oder PEPPOL.
  • Steuerberatung: Ihre Kanzlei wünscht laufende Daten über einen Export oder einen gemeinsamen Zugang statt eines Jahresordners.
  • Personal: Sie beschäftigen Mitarbeitende, rechnen Löhne ab und verbuchen die Lohnkonten monatlich mit.

Ab drei zutreffenden Punkten lohnt eine eigene Buchhaltungssoftware. Bei einem oder zwei Treffern genügt oft eine schlanke Fakturierung, deren Belege die Steuerberatung weiterverarbeitet. Ab fünf Treffern führt der Weg zu einer vollständigen Finanzbuchhaltung mit Modulen für Kassa und Lohn.

Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware

Briefkasten mit Hausnummer 15, überquellendem Inhalt und orangefarbener Flagge mit Aufschrift "FAMILIE SCHMIDT"
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist am 15. des zweitfolgenden Monats fällig und drängt sich in jeden Monatsablauf.

Ein Buchhaltungsprogramm schließt sieben Lücken, die österreichische Betriebe regelmäßig Geld kosten: verlorene Vorsteuer, gerissene Fristen, doppelte Erfassung, teure Kanzleistunden, fehlende Sicht auf offene Posten, ein Papierarchiv über sieben Jahre und Rechnungen an den Bund, die niemand im geforderten Format erzeugt.

Das erste Problem ist banal und trotzdem das teuerste. Ein Beleg, der in der Jacke bleibt, verliert seine Vorsteuer. Sortieren Sie Tankrechnungen, Materialeinkäufe und Bewirtungsbelege erst im Februar des Folgejahres, fehlt ein Teil davon endgültig. Belegerfassung per Foto mit Texterkennung dreht diese Reihenfolge um: Der Beleg wandert am Tag der Ausgabe in das System, die Zuordnung folgt später.

Das zweite Problem hat ein Datum. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist am 15. des zweitfolgenden Monats fällig, bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 Euro monatlich, darunter vierteljährlich. Diese Frist trifft jeden Monat aufs Neue, unabhängig von Auftragslage und Urlaub. Ein Programm mit FinanzOnline-Anbindung erzeugt die Meldung aus dem laufenden Buchungsstand und übermittelt sie per Datenstrom. Der Rechenweg bleibt nachvollziehbar.

Drittens verschwindet die Doppelerfassung. Ohne gemeinsame Datenbasis wandert derselbe Umsatz dreimal durch die Hand: einmal in der Rechnung, einmal in der Bankbuchung, einmal in der Buchhaltung. Jede Station bringt eine neue Fehlerquelle mit. Viertens sinken die Kosten der Steuerberatung. Eine Kanzlei rechnet nach Aufwand ab, und unsortierte Schuhkartons erzeugen genau diesen Aufwand. Ein laufend geführter Datenbestand mit Export nach BMD, RZL oder DATEV verkürzt die Abstimmung erheblich.

Fünftens entsteht Übersicht. Offene Posten, Mahnstufen und die Liquidität der nächsten Wochen stehen auf Knopfdruck bereit, statt am Jahresende als Überraschung aufzutauchen. Sechstens löst die Software das Archivproblem: Sieben Jahre Aufbewahrung nach § 132 BAO füllen Regalmeter, digital bleiben dieselben Unterlagen durchsuchbar. Und siebtens die e-Rechnung. Wer an Bundesdienststellen fakturiert, muss über das Unternehmensserviceportal in ebInterface oder PEPPOL liefern. Ein PDF per E-Mail erfüllt diese Vorgabe nicht.

Belegchaos kostet Vorsteuer

Belege, die erst im Folgejahr sortiert werden, tauchen zum Teil nie wieder auf. Jeder verlorene Beleg kostet die enthaltene Vorsteuer. Belegerfassung per Foto mit Texterkennung holt den Beleg am Tag der Ausgabe ins System.

Die UVA-Frist reißt

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist am 15. des zweitfolgenden Monats fällig. Ein Programm mit FinanzOnline-Anbindung erzeugt die Meldung aus dem laufenden Buchungsstand und übermittelt sie per Datenstrom.

Dieselbe Zahl dreimal erfasst

Ohne gemeinsame Datenbasis wandert ein Umsatz durch Rechnung, Bankbuchung und Buchhaltung. Jede Station bringt eine eigene Fehlerquelle mit. Eine durchgängige Erfassung entfernt zwei davon.

Teure Stunden in der Kanzlei

Steuerberatung rechnet nach Aufwand ab, und unsortierte Unterlagen erzeugen genau diesen Aufwand. Ein laufend geführter Datenbestand mit Export nach BMD, RZL oder DATEV verkürzt die Abstimmung deutlich.

Keine Sicht auf offene Posten

Ohne Offene-Posten-Verwaltung bleibt unklar, wer wann zahlt. Mahnstufen, Zahlungsziele und die Liquidität der nächsten Wochen stehen in der Software auf Knopfdruck bereit.

Sieben Jahre Papierarchiv

§ 132 BAO verlangt sieben Jahre Aufbewahrung ab dem Ende des betreffenden Kalenderjahres. Im Regal füllt diese Frist Meter, digital bleiben dieselben Unterlagen durchsuchbar und gesichert.

Keine e-Rechnung an den Bund

Rechnungen an Bundesdienststellen laufen über das Unternehmensserviceportal in ebInterface oder PEPPOL. Ein PDF per E-Mail erfüllt diese Vorgabe nicht und bleibt unbezahlt liegen.

Welche Arten von Buchhaltungssoftware stehen zur Wahl?

Schlüsselbund mit orangem Kunststoffring, Metallkeychain und mehreren Schlüsseln auf weißem Hintergrund
Der überdimensionierte Universalschlüssel steht für die Suite, die angeblich jede Anforderung aufsperrt.

Der österreichische Markt teilt sich in acht Typen: reine Fakturierung, E/A-Rechner für Ein-Personen-Unternehmen, vollständige Finanzbuchhaltung, Kanzleisoftware, ERP-Systeme mit integrierter Fibu, Kassen- und Warenwirtschaftssysteme mit Buchhaltungsexport, eigenständige Lohnverrechnung und quelloffene Programme zum Selbsthosten.

Diese Typen unterscheiden sich weniger im Preis als in der Reichweite. Ein E/A-Rechner endet bei der Überschussrechnung, eine Finanzbuchhaltung endet bei der Bilanz, ein ERP endet nirgends und verlangt dafür ein Einführungsprojekt. Unter den 58 geprüften Anbietern bringen 43 ein Kassen- oder Registrierkassenmodul mit, 23 rechnen Löhne ab, und 21 beherrschen die doppelte Buchhaltung bis zum Abschluss. Die Mehrheit spielt in der Mitte.

Eine österreichische Besonderheit ist die Kanzleisoftware. Große Anbieter aus Steyr, Tumeltsham oder Gmünd liefern dieselbe Codebasis in zwei Ausprägungen: eine für den Betrieb, eine für die Steuerberatung, die Dutzende Mandate parallel führt. Aus dieser Wurzel stammt auch die Bedeutung des BMD- und RZL-Exports. Neun der geprüften Programme werben ausdrücklich mit einem BMD-Export, 13 nennen eine RZL-Anbindung, 24 unterstützen DATEV. Fragen Sie Ihre Kanzlei zuerst, welches Format dort ankommt.

Quer zu den Typen verläuft die Frage nach dem Betriebsmodell. 43 Anbieter arbeiten in der Cloud, neun setzen weiterhin auf lokale Installation unter Windows, mehrere bieten beides an. Die Cloud punktet mit gemeinsamem Zugriff der Kanzlei und automatischen Gesetzesupdates, die lokale Installation mit voller Kontrolle über den Datenbestand. Sieben Programme stehen unter einer offenen Lizenz. Kostenlos heißt dort allerdings nur die Lizenz, nicht der Betrieb.

Praktisch entscheiden die meisten Betriebe nicht zwischen den Typen, sondern kombinieren. Eine Cloud-Fakturierung im Vertrieb, ein Kassensystem im Verkaufsraum und die Fibu in der Kanzlei ergeben zusammen einen Mischbetrieb, der gut funktioniert, solange die Schnittstellen sauber definiert sind. Die Gegenüberstellung unten zeigt, wo die Suite gewinnt und wo der Verbund aus Spezialisten.

Fakturierung und vorbereitende Buchhaltung

Rechnungen, Angebote, Mahnwesen und ein Belegarchiv für die Kanzlei. Kontenrahmen und Umsatzsteuervoranmeldung fehlen. Passend für EPU, deren Abschluss ohnehin die Steuerberatung erstellt.

E/A-Rechner für EPU und Kleinbetriebe

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG mit Kassabuch, Bankbuch, Privatanteil und Überschussrechnung. Die österreichischen Vertreter dieser Klasse übermitteln die UVA direkt an FinanzOnline.

Vollständige Finanzbuchhaltung

Doppelte Buchhaltung mit Einheitskontenrahmen, Anlagenverzeichnis, Saldenliste, Offene-Posten-Verwaltung und Bilanz. Pflicht für Kapitalgesellschaften und für Betriebe über der Grenze des § 189 UGB.

Kanzleisoftware mit Mandantenanbindung

Für Steuerberatung, Bilanzbuchhaltung und Personalverrechnung gebaut. Dutzende Mandate parallel, Rollen und Rechte je Klient, Bilanzierung und Steuererklärungen im selben System.

ERP mit integrierter Fibu

Buchhaltung als ein Modul neben Lager, Einkauf, Produktion und Projekten. Starke Durchgängigkeit, dafür Einführungsprojekt, Beratungsaufwand und Abrechnung je Arbeitsplatz.

Kassen- und Warenwirtschaftssysteme

Registrierkasse nach RKSV mit Signatureinrichtung, Startbeleg und Jahresbeleg, dazu Artikel und Lager. Die Buchhaltung selbst läuft über einen Export in die Fibu oder in die Kanzlei.

Lohnverrechnung als eigenes System

Kollektivverträge, SVS- und ÖGK-Meldungen, Jahreslohnzettel und Lohnkonten. Wird häufig getrennt von der Buchhaltung geführt und über eine Buchungsschnittstelle angebunden.

Open Source zum Selbsthosten

Offener Quellcode, freie Lizenz, Betrieb auf eigener Infrastruktur. Kostenlos bleibt dabei nur die Lizenz; Installation, Sicherung, Updates und der österreichische Rechtsbezug liegen bei Ihnen.

All-in-One-Suite
Ein System für Buchhaltung, Fakturierung, Kassa und Lohn
  • Eine Datenbasis, keine Schnittstellen zwischen Modulen
  • Ein Ansprechpartner für Support, Wartung und Gesetzesupdates
  • Auswertungen über alle Bereiche hinweg ohne Nacharbeit
  • Einzelne Module bleiben oft schwächer als ein Spezialist
  • Bindung an einen Hersteller, Wechsel wird aufwendig
Best-of-Breed
Je Aufgabe das passende Programm, verbunden über Schnittstellen
  • Jede Aufgabe erhält das stärkste verfügbare Werkzeug
  • Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne alles zu ersetzen
  • Kassa im Verkaufsraum, Fibu in der Kanzlei, beides bleibt spezialisiert
  • Schnittstellen und Exportformate brauchen Pflege sowie klare Zuständigkeit
  • Mehrere Verträge, mehrere Supportwege, mehrere Preisrunden

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Der Leitfaden für österreichische Betriebe: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung über FinanzOnline, Registrierkasse nach RKSV, e-Rechnung an den Bund über ebInterface sowie eine Vergleichsmatrix der wichtigsten Programme mit belegten Preisspannen.

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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen

Eine Waage zeigt ein Ungleichgewicht: Links ein Betonblock "EINZELNES PROBLEM", rechts viele kleine Würfel "HUNDERT LÖSUNGEN"
Auswahl heißt abwägen: Ein großes Kriterium wiegt oft so schwer wie viele kleine.

Der österreichische Rechtsbezug steht an erster Stelle, weil genau daran die meisten internationalen Produkte scheitern. Danach folgen die Anbindung an Ihre Steuerberatung, das Betriebsmodell samt Serverstandort, der Funktionsumfang, die Belegautomatisierung, die e-Rechnung, die Bedienbarkeit, der Preis und ein Support, der österreichisches Recht kennt.

Ein Programm kann technisch hervorragend sein und trotzdem am falschen Steuerrecht rechnen. Prüfen Sie deshalb zuerst vier Punkte: Beherrscht die Software beide Gewinnermittlungsarten? Bringt sie einen österreichischen Einheitskontenrahmen mit? Erzeugt sie die Umsatzsteuervoranmeldung im Format U30 und übermittelt sie an FinanzOnline? Kennt sie die Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Lieferungen? 50 der 58 geprüften Anbieter erwähnen FinanzOnline in irgendeiner Form, 39 sprechen konkret von der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Lücke dazwischen ist der Punkt, an dem Sie nachfragen sollten.

Der zweite Block betrifft die Zusammenarbeit. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei vor der Auswahl, ob dort ein BMD-, RZL- oder DATEV-Import erwartet wird oder ob ein gemeinsamer Cloud-Zugang bevorzugt wird. Diese eine Frage spart später ganze Projekttage. Beim Betriebsmodell zählt neben Cloud oder eigener Installation der Serverstandort. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sowie eine belastbare Aussage darüber, wo die Daten liegen.

Der dritte Block ist der Funktionsumfang. Registrierkasse nach RKSV, Lohnverrechnung, Lager, Anlagenbuchhaltung und Mahnwesen sind bei vielen Anbietern kostenpflichtige Module, keine Selbstverständlichkeit. Dasselbe gilt für die Automatisierung: Texterkennung, Vorkontierung und ein Bank-Feed über PSD2 sparen die meiste Zeit, stecken aber häufig erst in der mittleren oder oberen Stufe. Die e-Rechnung an den Bund über ebInterface oder PEPPOL beherrschen nach dieser Auswertung 17 beziehungsweise drei Anbieter.

Zuletzt die weichen Kriterien, die im Alltag hart durchschlagen. Eine Oberfläche, die Ihr Team ohne Schulung bedient, schlägt jede Funktionsliste. Ein Support in deutscher Sprache mit österreichischem Rechtsverständnis erspart Rückfragen bei jeder Gesetzesänderung. Und der Preis gehört über drei Jahre gerechnet, inklusive Module, Wartung und Migration. Die Übersicht unten ordnet alle neun Kriterien mit Prüffragen und den belegten Preisspannen aus diesem Vergleich.

Österreichisches Steuerrecht
E/A-Rechnung, doppelte Buchhaltung, UVA und Zusammenfassende Meldung

Das härteste Ausschlusskriterium. Ein Programm muss die für Sie zutreffende Gewinnermittlungsart beherrschen, einen österreichischen Einheitskontenrahmen mitbringen und die Umsatzsteuervoranmeldung im geforderten Format erzeugen. Internationale Produkte rechnen im Kern häufig nach fremdem Recht und lassen nur freie Steuersätze zu.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchhaltung abgedecktÖsterreichischer Einheitskontenrahmen vorhandenUVA im Format U30 erzeugbarZusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Lieferungen
Nachfragen: Lassen Sie sich die Umsatzsteuervoranmeldung an einem eigenen Testmandanten vorführen, nicht an einer Demo des Herstellers.
Anbindung an FinanzOnline
Übermittlung per Datenstrom statt manueller Eingabe

Zwischen einer Software, die eine UVA berechnet, und einer Software, die sie übermittelt, liegt ein Arbeitsschritt pro Monat. 50 der 58 geprüften Anbieter erwähnen FinanzOnline, 39 sprechen konkret von der Umsatzsteuervoranmeldung. Klären Sie außerdem, ob Ihre Kanzlei als Parteienvertreterin übermittelt.

Direkte Übermittlung per Datenstrom vorhandenZugang und Berechtigungen in FinanzOnline geklärtRolle der Steuerberatung bei der Meldung festgelegt
Achtung: Reine Rechnungsprogramme und viele in Deutschland entwickelte Lösungen können diesen Schritt nicht.
Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
BMD-, RZL- oder DATEV-Export, gemeinsamer Zugriff

Die Kanzlei bestimmt das Format, nicht der Hersteller. Neun der geprüften Programme werben mit einem BMD-Export, 13 nennen eine RZL-Anbindung, 24 unterstützen DATEV. Alternativ arbeiten beide Seiten in derselben Cloud, mit getrennten Rollen. Diese eine Frage vorab spart im Projekt ganze Tage.

Exportformat mit der Kanzlei abgestimmtGemeinsamer Zugang mit Rollen und Rechten möglichBuchungsstapel rückwirkend korrigierbar
Reihenfolge: Fragen Sie zuerst in der Kanzlei, danach beim Hersteller. Die umgekehrte Reihenfolge endet regelmäßig in einer Handarbeit pro Monat.
Betriebsmodell, Hosting und DSGVO
Cloud, eigene Installation, Serverstandort

43 der geprüften Anbieter arbeiten in der Cloud, neun setzen auf eine lokale Installation unter Windows, mehrere bieten beides an. Die Cloud liefert gemeinsamen Zugriff und automatische Gesetzesupdates, die lokale Installation volle Kontrolle über den Datenbestand. In beiden Fällen brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine klare Aussage zum Speicherort.

Serverstandort benannt und vertraglich zugesichertAuftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorhandenSicherung, Wiederherstellung und Exportweg beschrieben
Ausstieg: Klären Sie vor dem Vertrag, in welchem Format Sie Ihre Daten nach einer Kündigung zurückerhalten.
Funktionsumfang und Module
Kassa nach RKSV, Lohn, Lager, Anlagen, Mahnwesen

Der Grundtarif deckt selten alles ab. 43 Anbieter bringen ein Kassen- oder Registrierkassenmodul mit, 23 rechnen Löhne ab, 21 führen die doppelte Buchhaltung bis zum Abschluss. Prüfen Sie, welche dieser Bausteine im Preis stecken und welche als kostenpflichtiges Modul dazukommen.

Registrierkasse nach RKSV mit SignatureinrichtungLohnverrechnung nach österreichischem RechtAnlagenbuchhaltung, Lager und Mahnwesen geklärt
Zwei Jahre voraus: Bepreisen Sie auch die Module, die Sie erst im zweiten Jahr brauchen. Nachträglich verhandelt sich schlechter.
Belegerfassung und Automatisierung
Texterkennung, Vorkontierung, Bank-Feed

Hier liegt die größte Zeitersparnis im Alltag. Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus dem Foto, eine Vorkontierung schlägt das Konto vor, der Bank-Feed über PSD2 holt Umsätze automatisch herein. Diese Funktionen stecken häufig erst in der mittleren oder oberen Tarifstufe.

Belegerkennung mit Lernfunktion vorhandenBankanbindung über PSD2 statt CSV-ImportBuchungsvorschläge bleiben vor der Freigabe prüfbar
Messen: Testen Sie die Erkennung mit 20 eigenen Belegen, darunter zerknitterte Bons und ausländische Rechnungen.
e-Rechnung an den Bund
ebInterface, PEPPOL, Unternehmensserviceportal

Rechnungen an Bundesdienststellen laufen ausschließlich elektronisch über das Unternehmensserviceportal. Gefordert sind ebInterface oder PEPPOL, ein PDF genügt nicht. 17 der geprüften Anbieter nennen ebInterface, drei nennen PEPPOL. Für Betriebe mit öffentlichen Auftraggebern ist dieser Punkt ein Ausschlusskriterium.

ebInterface in aktueller Version erzeugbarPEPPOL-Übermittlung vorhanden oder geplantAnbindung an das Unternehmensserviceportal beschrieben
Prüfen: Lassen Sie eine Testrechnung im Zielformat erzeugen und gegen die Vorgaben auf e-rechnung.gv.at prüfen.
Bedienbarkeit und Support
Einarbeitung, Sprache, Rechtsverständnis

Eine Oberfläche, die Ihr Team ohne Schulung bedient, schlägt jede Funktionsliste. Ebenso wichtig ist ein Support, der österreichisches Recht kennt und Gesetzesänderungen zeitnah einspielt. Bei international vertriebenen Produkten landet die Rückfrage sonst in einer Hotline, die nur allgemeine Antworten liefert.

Testzugang über mindestens zwei WochenSupport in deutscher Sprache mit Österreich-BezugGesetzesupdates im Preis enthalten
Testlauf: Lassen Sie die Person testen, die später täglich bucht, nicht die Geschäftsführung.
Preis und Gesamtkosten
Abo, Kauflizenz und die Posten dazwischen

Der Listenpreis beschreibt selten die Rechnung am Jahresende. Abos staffeln nach Nutzerzahl, Mandanten, Belegkontingent und Modulen, Kauflizenzen kommen mit jährlicher Wartung. Dazu treten Einrichtung, Schulung, Datenmigration und die Stunden Ihrer Kanzlei. Rechnen Sie über drei Jahre, nicht über einen Monat.

Preis pro Nutzer und pro Mandant geklärtModule für Kassa und Lohn separat bepreistWartung oder Update-Abo eingerechnetEinrichtung, Schulung und Migration budgetiert
EPU
Cloud-Einstieg mit E/A-Rechnung 5 bis 15 Euro pro Monat
KMU
Cloud-Paket mit Finanzbuchhaltung 25 bis 130 Euro pro Monat
Kauf
Lokale Lizenz plus Wartung 180 bis 500 Euro einmalig
Kanzlei
Fibu-, Kanzlei- und ERP-System ab 960 Euro pro Jahr
Schriftlich: Lassen Sie sich die Gesamtkosten über drei Jahre schriftlich rechnen, inklusive aller absehbaren Module.
5 Fragen, 2 Minuten

Welche Buchhaltungssoftware passt zu Ihrem Betrieb?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Sie erhalten eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
Wie führen Sie Ihre Buchhaltung?
Die Gewinnermittlungsart bestimmt den nötigen Funktionsumfang.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG mit Kassabuch und Bankbuch.
Doppelte Buchhaltung mit Bilanz
Kontenrahmen, Anlagenverzeichnis, Saldenliste und Jahresabschluss.
Bisher nur Rechnungen
Fakturierung im Betrieb, die Buchhaltung erledigt die Kanzlei.
Noch unentschieden
Die passende Gewinnermittlungsart soll erst geklärt werden.
Frage 2 von 5
Wie groß ist Ihr Betrieb?
Nutzerzahl und Mandanten entscheiden über den passenden Tarif.
EPU oder Einzelunternehmen
Eine Person bucht, meist neben dem Tagesgeschäft.
Kleinbetrieb bis 10 Mitarbeitende
Mehrere Zugänge, Lohnverrechnung und Kassa kommen dazu.
KMU bis 100 Mitarbeitende
Abteilungen, Kostenstellen und ein eigenes Rechnungswesen.
Größerer Betrieb oder Kanzlei
Mehrere Mandanten, Rollen, Rechte und Konsolidierung.
Frage 3 von 5
Wie arbeiten Sie mit Ihrer Steuerberatung zusammen?
Das Exportformat der Kanzlei engt die Auswahl oft stärker ein als der Preis.
Belegübergabe einmal im Jahr
Der Ordner wandert nach dem Jahreswechsel in die Kanzlei.
Laufender Export
Buchungsstapel nach BMD, RZL oder DATEV, monatlich oder quartalsweise.
Gemeinsamer Cloud-Zugriff
Beide Seiten arbeiten im selben Mandanten mit getrennten Rollen.
Ohne Steuerberatung
Buchhaltung und Meldungen laufen vollständig im eigenen Betrieb.
Frage 4 von 5
Welche österreichische Funktion brauchen Sie zwingend?
An diesem Punkt scheitern die meisten internationalen Produkte.
UVA an FinanzOnline
Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung per Datenstrom.
Registrierkasse nach RKSV
Signatureinrichtung, Startbeleg und Jahresbeleg für Bargeschäfte.
e-Rechnung an den Bund
ebInterface oder PEPPOL über das Unternehmensserviceportal.
Lohnverrechnung
Kollektivverträge, ÖGK-Meldungen und Jahreslohnzettel.
Frage 5 von 5
Was ist Ihnen beim Betriebsmodell wichtig?
Cloud, eigene Server und Kostenrahmen schließen einander teilweise aus.
Cloud mit Zugriff von überall
Browserzugang, automatische Updates, gemeinsame Nutzung mit der Kanzlei.
Installation auf eigenen Servern
Volle Kontrolle über Datenbestand, Sicherung und Zugriff.
Hosting in Österreich oder der EU
Serverstandort vertraglich zugesichert, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Möglichst geringe laufende Kosten
Kostenloser Tarif oder Open Source im Selbstbetrieb.
Fast geschafft
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Wie Sie eine Buchhaltungssoftware erfolgreich einführen

Gelbe Zollstöcke bilden eine Treppe, auf der oben ein orange-weißer Ordner mit der Aufschrift "DIE LETZTE STUFE" steht
Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb der neuen Buchhaltung.

Rechnen Sie mit acht bis vierzehn Wochen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb, verteilt auf sechs Phasen. Der wichtigste Termin liegt außerhalb Ihrer Kontrolle: Der Umstieg gehört auf den ersten Tag eines Wirtschaftsjahres, alles andere erzeugt zwei Buchhaltungen für dieselbe Periode.

Die Bestandsaufnahme klärt, was heute wo liegt. Welche Belege laufen über welchen Weg herein? An welcher Stelle werden sie erfasst? Welche Auswertungen braucht die Geschäftsführung wirklich?Aus dieser Liste entsteht ein Anforderungsprofil, das die Auswahl später auf zwei oder drei Kandidaten verkürzt. Planen Sie eine bis zwei Wochen ein. Diese Zeit holen Sie in der Auswahlphase wieder herein.

Die Auswahl selbst gehört in die Testumgebung, nicht in die Produktpräsentation. Buchen Sie eigene Belege nach, auch die unangenehmen: Reverse-Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb, Privatanteil, Anzahlung, Storno. Die dritte Phase gehört der Steuerberatung. Kontenrahmen, Exportformat und Zuständigkeiten werden dort abgestimmt, bevor die erste Buchung entsteht. Eine Woche genügt meist, und diese Woche entscheidet über die Qualität der nächsten Jahre.

In der vierten Phase entstehen Stammdaten. Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Kunden, Lieferanten, Artikel, Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und Belegnummernkreise wandern in das System. Danach folgt der Stichtag mit dem Saldenvortrag: Eröffnungsbilanz oder Anfangsbestände, offene Posten auf beiden Seiten, das Anlagenverzeichnis mit den fortgeschriebenen Restbuchwerten. Prüfen Sie die Summen gegen den letzten Abschluss, Konto für Konto.

Die sechste Phase ist der Parallelbetrieb. Vier bis acht Wochen lang laufen alte und neue Lösung nebeneinander, mindestens aber über einen vollständigen Voranmeldungszeitraum samt erfolgreicher Übermittlung an FinanzOnline. Erst danach schalten Sie das Altsystem ab, archivieren dessen Datenbestand revisionssicher für die verbleibende Aufbewahrungsfrist und legen einen festen Rhythmus für Belegerfassung, Kontenabstimmung und Meldung fest.

1 bis 2 Wochen

Bestandsaufnahme und Ziel

Belegwege, Erfassungsorte und benötigte Auswertungen werden aufgenommen. Daraus entsteht ein Anforderungsprofil, das die spätere Auswahl auf zwei oder drei Kandidaten verkürzt.

1
2 bis 4 Wochen

Auswahl und Test

Die Kandidaten werden mit eigenen Belegen getestet, darunter Reverse-Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb, Privatanteil und Storno. Entschieden wird nach dem Testlauf, nicht nach der Präsentation.

2
1 Woche

Abstimmung mit der Steuerberatung

Kontenrahmen, Exportformat, Zugriffsrollen und Zuständigkeiten werden festgelegt, bevor die erste Buchung entsteht. Diese Woche entscheidet über die Qualität der folgenden Jahre.

3
1 bis 3 Wochen

Kontenrahmen und Stammdaten

Einheitskontenrahmen, Steuerschlüssel, Kunden, Lieferanten, Artikel, Kostenstellen und Belegnummernkreise wandern in das System. Fehler an dieser Stelle wirken bis zum Jahresabschluss nach.

4
1 bis 2 Wochen

Stichtag und Saldenvortrag

Zum ersten Tag des Wirtschaftsjahres werden Anfangsbestände, offene Posten auf beiden Seiten und das Anlagenverzeichnis mit fortgeschriebenen Restbuchwerten übernommen, danach gegen den letzten Abschluss geprüft.

5
4 bis 8 Wochen

Parallelbetrieb und Regelbetrieb

Altes und neues System laufen nebeneinander, mindestens über einen vollständigen Voranmeldungszeitraum samt erfolgreicher Übermittlung. Danach folgen Abschaltung, revisionssichere Archivierung und ein fester Arbeitsrhythmus.

6
6
Phasen
8 bis 14
Wochen Gesamtdauer
1. Tag
des Wirtschaftsjahres als Stichtag
7 Jahre
Aufbewahrung nach § 132 BAO

Die häufigsten Fehler bei der Einführung

Ein Stempel mit orange-schwarzem Design zeigt "GUTACHTEN" und zwei gestempelte Ausdrucke daneben auf weißem Hintergrund
Zwei versetzte Abdrücke stehen für den Klassiker unter den Umstiegsfehlern, den doppelt gebuchten Beleg.

Sieben Fehler kosten beim Umstieg am meisten: der Wechsel mitten im Wirtschaftsjahr, ein Kontenrahmen ohne Rücksprache mit der Kanzlei, nicht migrierte Altdaten, eine nie getestete UVA-Übermittlung, übersehene Registrierkassenpflichten, ein Fakturierungsprogramm anstelle einer Buchhaltung und fehlende Zuständigkeit im Alltag.

Der Stichtagsfehler steht an erster Stelle, weil er sich nicht reparieren lässt. Ein Umstieg im Juli erzeugt für dasselbe Wirtschaftsjahr zwei Datenbestände mit unterschiedlicher Logik. Der Jahresabschluss muss beide zusammenführen, und genau diese Stunden rechnet die Kanzlei ab. Verschieben Sie den Start lieber um vier Monate, als die Ersparnis eines halben Jahres gegen die Mehrkosten eines Abschlusses zu tauschen.

Der zweite Fehler wirkt harmlos. Ein selbst angelegter Kontenrahmen funktioniert, bis der Export in die Kanzlei läuft. Dann passen die Konten nicht zum Einheitskontenrahmen, die Zuordnung wird von Hand nachgezogen, und der Vorteil der Automatisierung verpufft. Ähnlich der dritte Fehler: Altdaten, die weder übernommen noch revisionssicher archiviert wurden. Die siebenjährige Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO endet nicht mit der Kündigung eines Abos.

Viertens die Meldewege. Eine UVA, die im Testmandanten funktioniert, sagt wenig über den Echtbetrieb aus. Zugangsdaten, Berechtigungen in FinanzOnline und die Rolle des Parteienvertreters gehören vor dem ersten Fälligkeitstag geklärt. Fünftens die Registrierkasse: Startbeleg, monatliche Sicherung auf einem externen Datenträger, jährlicher Jahresbeleg und dessen Prüfung über die Belegcheck-App sind Pflichten des Betriebs, nicht des Herstellers.

Sechstens die Verwechslung von Fakturierung und Buchhaltung. Mehrere gut bewertete Programme im österreichischen Markt schreiben hervorragende Rechnungen und führen trotzdem keine Konten. Diese Einordnung steht in jeder Anbieterkarte dieses Vergleichs. Und siebtens der Alltag: Ohne benannte Zuständigkeit und festen Rhythmus sammeln sich Belege genauso wie vorher, nur eben digital. Die Lösung dafür kostet nichts, nämlich ein fixer Termin pro Woche.

1
Umstieg mitten im Wirtschaftsjahr

Zwei Datenbestände mit unterschiedlicher Logik für dieselbe Periode. Der Jahresabschluss muss beide zusammenführen, und genau diese Stunden rechnet die Kanzlei ab.

Den Start auf den ersten Tag des neuen Wirtschaftsjahres legen, auch wenn dafür einige Monate Wartezeit anfallen.
2
Kontenrahmen im Alleingang angelegt

Ein selbst gebauter Kontenrahmen funktioniert, bis der Export in die Kanzlei läuft. Dann passt die Zuordnung nicht zum Einheitskontenrahmen und wird von Hand nachgezogen.

Den Kontenrahmen vor der ersten Buchung mit der Steuerberatung abstimmen und deren Vorlage übernehmen.
3
Altdaten weder migriert noch archiviert

Nach der Kündigung eines Abos verschwindet der alte Datenbestand, die Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO läuft trotzdem weiter. Eine Prüfung trifft dann ins Leere.

Vollexport plus lesbare Sicherung anlegen und beides revisionssicher für sieben Jahre ablegen.
4
UVA-Übermittlung nie im Echtbetrieb getestet

Eine Meldung, die im Testmandanten durchläuft, sagt wenig über den Echtfall aus. Zugänge, Berechtigungen und die Rolle der Kanzlei fehlen dann am Fälligkeitstag.

Die erste Übermittlung mehrere Tage vor dem 15. gemeinsam mit der Steuerberatung durchspielen.
5
Registrierkassenpflichten übersehen

Startbeleg, monatliche Sicherung auf einem externen Datenträger, Jahresbeleg und dessen Prüfung sind Pflichten des Betriebs. Der Hersteller erfüllt sie nicht für Sie.

Die Termine für Jahresbeleg und Belegprüfung fix in den Kalender eintragen, die Sicherung monatlich protokollieren.
6
Fakturierung gekauft, Buchhaltung erwartet

Mehrere gut bewertete Programme schreiben ausgezeichnete Rechnungen und führen trotzdem keine Konten. Die Umsatzsteuervoranmeldung bleibt dabei Handarbeit.

Vor dem Kauf prüfen, ob Kontenrahmen, Kontierung und UVA-Übermittlung tatsächlich enthalten sind.
7
Niemand zuständig, kein Rhythmus

Ohne benannte Verantwortung sammeln sich Belege genauso wie vorher, nur eben digital. Der Rückstand fällt erst beim Abschluss auf.

Einen festen Wochentermin für Belegerfassung und Kontenabstimmung vergeben, dazu eine Person namentlich benennen.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware wirklich?

Zwei beige Preisschilder an Schnur hängend. Oberes Schild zeigt "99" in Orange, unteres Schild ein Asterisk-Symbol
Der Listenpreis hängt oben, die Zusatzkosten hängen am kleinen Schild darunter.

Die Spanne reicht von 0 Euro bis in den vierstelligen Jahresbereich. Cloud-Tarife für Ein-Personen-Unternehmen beginnen bei rund 5 bis 15 Euro im Monat, KMU-Pakete mit Finanzbuchhaltung liegen bei 25 bis 130 Euro im Monat. Kanzlei- und ERP-Systeme werden individuell kalkuliert, sie beginnen bei rund 960 Euro im Jahr.

Alle Beträge dieses Abschnitts stammen aus den öffentlichen Preisseiten der 58 geprüften Anbieter, abgerufen am 18. September 2026. Am unteren Ende stehen dauerhaft kostenlose Varianten: quelloffene Programme im Selbstbetrieb sowie einzelne Gratis-Tarife österreichischer Anbieter mit einem Nutzer und begrenztem Belegkontingent. Die Lizenz kostet dort nichts, Installation, Sicherung und Updates übernehmen Sie selbst.

Die Einstiegsstufe für EPU sowie Kleinbetriebe beginnt bei 5 Euro im Monat und endet um 15 Euro. In dieser Klasse finden sich sowohl österreichische E/A-Rechner mit FinanzOnline-Anbindung als auch Cloud-Fakturierung ohne Buchhaltung. Der Preis sagt darüber wenig aus, der Funktionsumfang alles. Jahreszahlung senkt den Monatsbetrag bei den meisten Anbietern um ein bis zwei Monatsraten.

Die KMU-Stufe reicht von etwa 25 bis 130 Euro im Monat. Hier liegen Cloud-Pakete mit doppelter Buchhaltung, mehreren Nutzern, Bank-Feed und Belegerkennung, dazu die nutzerbasierten ERP-Tarife, die je Arbeitsplatz zwischen rund 20 und 70 Euro im Monat kosten. Achten Sie auf die Abrechnungslogik: Ein Paketpreis für fünf Nutzer verhält sich völlig anders als ein Preis pro Kopf. Kauflizenzen für lokal installierte Programme bewegen sich zwischen rund 180 und 500 Euro einmalig, größere Kanzlei-Fibus zwischen etwa 1.250 und 2.430 Euro zuzüglich laufender Wartung.

Der Blick auf 2026 zeigt zwei Bewegungen. Die Belegerkennung mit automatischer Vorkontierung wandert aus den oberen Tarifen in die Mitte, und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung verlagert sich vom Jahresordner auf einen laufend geteilten Datenbestand. Beides senkt die Kanzleikosten spürbar und verschiebt den eigentlichen Preisvergleich weg vom Monatsabo hin zu den Gesamtkosten über drei Jahre.

Kostenlos und Open Source 0 Euro dauerhaft

Quelloffene Programme im Selbstbetrieb sowie einzelne Gratis-Tarife österreichischer Anbieter mit einem Nutzer und begrenztem Belegkontingent. Kostenlos bleibt die Lizenz; Installation, Sicherung, Updates und der österreichische Rechtsbezug liegen bei Ihnen.

EPU und E/A-Rechnung 5 bis 15 € pro Monat

Die Einstiegsstufe für Ein-Personen-Unternehmen und Kleinbetriebe. Enthalten sind je nach Anbieter Fakturierung, Belegerfassung, Kassabuch und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, bei den österreichischen Vertretern samt UVA-Übermittlung. Jahreszahlung senkt den Monatsbetrag meist um ein bis zwei Raten.

KMU-Paket mit Fibu 25 bis 130 € pro Monat

Die breiteste Stufe im Markt. Doppelte Buchhaltung, mehrere Nutzer, Bank-Feed und Belegerkennung, häufig ergänzt um Kassa oder Lohn. Nutzerbasierte ERP-Tarife liegen bei rund 20 bis 70 Euro je Arbeitsplatz und Monat, weshalb die Abrechnungslogik den Vergleich entscheidet.

Fibu-, Kanzlei- und ERP-System ab 960 € pro Jahr

Individuell kalkulierte Systeme für bilanzierende Betriebe und Steuerberatungskanzleien. Kauflizenzen lokaler Programme beginnen bei rund 180 bis 500 Euro einmalig, größere Kanzlei-Fibus liegen zwischen etwa 1.250 und 2.430 Euro zuzüglich jährlicher Wartung. Einrichtung und Schulung kommen hinzu.

Woran die Rechnung meistens scheitert

Der Monatspreis ist selten der Endbetrag. Zusätzliche Nutzer- und Mandantenlizenzen, kostenpflichtige Module für Kassa und Lohn, die jährliche Wartung bei Kauflizenzen, die Datenmigration aus dem Altsystem, Schulungen, Gesetzesupdates und die Kanzleistunden für die Ersteinrichtung erhöhen die tatsächlichen Kosten deutlich. Rechnen Sie deshalb über drei Jahre und lassen Sie sich jede Position schriftlich bestätigen.

Der Dr.-Web-Quizmaster
Wissenstest
Wie gut kennen Sie die österreichische Buchhaltung?
5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.
1 Ab welchem Umsatz greift die Rechnungslegungspflicht nach § 189 UGB? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. § 189 UGB setzt die Schwelle bei mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen im Geschäftsjahr. Kapitalgesellschaften sind unabhängig vom Umsatz rechnungslegungspflichtig. Unterhalb dieser Grenze genügt Einzelunternehmen und Personengesellschaften in aller Regel die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.
2 Wie hoch ist die Kleinunternehmergrenze in der Umsatzsteuer seit 1. Jänner 2025? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. Seit 1. Jänner 2025 liegt die Grenze bei 55.000 Euro Jahresumsatz, zuvor waren 35.000 Euro maßgeblich. Eine einmalige Überschreitung um bis zu zehn Prozent bleibt folgenlos. Die Wirtschaftskammer Österreich führt die geltenden Werte samt Toleranzregel.
3 Wie lange sind Bücher, Aufzeichnungen und Belege nach § 132 BAO aufzubewahren? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. § 132 BAO verlangt sieben Jahre Aufbewahrung. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Bei anhängigen Abgabenverfahren verlängert sie sich, bis das Verfahren abgeschlossen ist.
4 Wofür steht ebInterface? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: A. ebInterface ist das in Österreich verbreitete XML-Format für elektronische Rechnungen. Rechnungen an Bundesdienststellen laufen in diesem Format oder über PEPPOL, eingereicht über das Unternehmensserviceportal. Ein PDF per E-Mail erfüllt die Vorgabe nicht.
5 Ab welchem Jahresumsatz besteht Registrierkassenpflicht, wenn die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. § 131b BAO verlangt eine Registrierkasse ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 Euro im Jahr übersteigen. Beide Grenzen müssen gemeinsam überschritten sein. Die Kasse braucht eine technische Sicherheitseinrichtung zum Manipulationsschutz.

Buchhaltung in Österreich: die wichtigsten Begriffe

Die zentralen Fachbegriffe rund um Gewinnermittlung, Umsatzsteuer und Belegverarbeitung, kompakt erklärt. Alle Definitionen gelten anbieterneutral für den österreichischen Markt.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die vereinfachte Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Erfasst werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben im Zeitpunkt der Zahlung, der Gewinn ergibt sich als Überschuss. Zulässig für Betriebe unterhalb der Rechnungslegungsgrenze sowie für Freiberufler unabhängig vom Umsatz.

Doppelte Buchhaltung

Jeder Geschäftsfall wird auf mindestens zwei Konten gebucht, in Soll und Haben. Der Gewinn entsteht durch Betriebsvermögensvergleich, nicht durch Zahlungsströme. Ergebnis sind Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Rechnungslegungspflicht

Die Pflicht zur doppelten Buchhaltung nach § 189 UGB. Sie greift bei mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen im Geschäftsjahr und unabhängig vom Umsatz bei Kapitalgesellschaften. Den geltenden Wortlaut führt das Rechtsinformationssystem des Bundes.

Einheitskontenrahmen

Das in Österreich verbreitete Ordnungsschema für Konten, gegliedert in Klassen von der Anlage bis zum Abschluss. Ein gemeinsamer Kontenrahmen sorgt dafür, dass Betrieb und Steuerberatung dieselbe Sprache sprechen, sodass Exporte ohne Nacharbeit durchlaufen.

Kontierung und Vorkontierung

Kontierung bezeichnet die Zuordnung eines Belegs zu Konten, Steuerschlüssel und Kostenstelle. Vorkontierung meint den maschinellen Vorschlag dieser Zuordnung, erzeugt aus Texterkennung und früheren Buchungen. Die Freigabe bleibt beim Buchhalter.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die laufende Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt, fällig am 15. des zweitfolgenden Monats. Der Zeitraum umfasst den Kalendermonat, bei einem Vorjahresumsatz bis 100.000 Euro das Kalendervierteljahr. Grundlage ist § 21 UStG.

FinanzOnline

Das elektronische Portal der österreichischen Finanzverwaltung für Erklärungen, Meldungen und Bescheide. Buchhaltungsprogramme mit Anbindung übermitteln die Umsatzsteuervoranmeldung per Datenstrom, ohne dass Beträge von Hand eingetragen werden.

UID-Nummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, in Österreich mit dem Präfix ATU. Sie weist Unternehmen im innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr aus. Auf Rechnungen über 10.000 Euro sowie auf innergemeinschaftlichen Rechnungen gehört sie zwingend dazu.

Zusammenfassende Meldung

Die Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen und bestimmter Dienstleistungen an das Finanzamt, aufgeschlüsselt nach UID-Nummern der Abnehmer. Sie ergänzt die Umsatzsteuervoranmeldung und läuft ebenfalls über FinanzOnline.

Kleinunternehmerregelung

Die Befreiung von der Umsatzsteuer für Betriebe bis 55.000 Euro Jahresumsatz, gültig seit 1. Jänner 2025. Eine einmalige Überschreitung um bis zu zehn Prozent bleibt folgenlos. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen unabhängig davon weiter.

Registrierkassensicherheitsverordnung

Die Verordnung zum Manipulationsschutz von Registrierkassen, kurz RKSV. Sie verlangt eine technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Barumsatz signiert. Die Pflicht selbst folgt aus § 131b BAO ab 15.000 Euro Jahresumsatz bei mehr als 7.500 Euro Barumsatz.

Belegerteilungspflicht

Die Pflicht, über jede Barzahlung einen Beleg auszustellen und eine Durchschrift aufzubewahren. Sie gilt unabhängig von der Registrierkassenpflicht und betrifft auch Betriebe, die ohne elektronische Kasse kassieren.

ebInterface

Das österreichische XML-Format für elektronische Rechnungen, gepflegt von Austriapro. Rechnungen an Bundesdienststellen werden in diesem Format oder über PEPPOL eingereicht. Details veröffentlicht die Plattform e-rechnung.gv.at.

PEPPOL

Ein europäisches Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen und Bestellungen. Teilnehmer versenden über Zugangspunkte an eine eindeutige Empfängerkennung. In Österreich dient PEPPOL als zweiter Weg zur e-Rechnung an den Bund.

Offene-Posten-Verwaltung

Die laufende Übersicht unbezahlter Forderungen und Verbindlichkeiten, getrennt nach Kunden und Lieferanten. Aus ihr entstehen Mahnstufen, Skontofristen und die Liquiditätsvorschau. Ohne sie bleibt der Zahlungsstand bis zum Abschluss unklar.

Anlagenverzeichnis

Das Verzeichnis aller abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Betriebs mit Anschaffungswert, Nutzungsdauer, Abschreibung und Restbuchwert. Es ist Pflichtbestandteil der Gewinnermittlung und wandert bei einem Softwarewechsel vollständig mit.

Saldenliste

Die Aufstellung aller Konten mit Anfangsbestand, Bewegungen und Saldo zu einem Stichtag. Sie dient als Zwischenstand für die Steuerberatung, zur Kontrolle der Buchungen und als Grundlage für unterjährige Auswertungen.

Bank-Feed

Die automatische Übernahme von Kontoumsätzen aus dem Onlinebanking, in der Regel über eine PSD2-Schnittstelle. Die Software ordnet die Umsätze offenen Posten zu und erzeugt Buchungsvorschläge. Der Zugriff bleibt lesend, ohne Verfügungsberechtigung.

Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen zu Buchführungspflicht, Umsatzsteuervoranmeldung, Registrierkasse und Kosten einer Buchhaltungssoftware in Österreich, kurz beantwortet.

Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware erfasst Belege und Rechnungen, verbucht die Geschäftsfälle auf Konten und wertet den Bestand aus. Die Spanne reicht von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach Paragraf 4 Abs. 3 EStG bis zur doppelten Buchhaltung mit Kontenrahmen, Anlagenverzeichnis, Saldenliste und Bilanz. Programme mit Österreich-Bezug erzeugen zusätzlich die Umsatzsteuervoranmeldung und übermitteln sie an FinanzOnline. Reine Fakturierungslösungen leisten das nicht, sie schreiben ausschließlich Rechnungen.

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste für Österreich?

Ein einzelnes bestes Produkt existiert nicht, den Ausschlag geben Gewinnermittlungsart, Branche, Betriebsgröße und die Arbeitsteilung mit der Steuerberatung. Ein Ein-Personen-Unternehmen mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung braucht ein schlankes Cloud-Programm mit FinanzOnline-Anbindung. Ein bilanzierender Betrieb mit Lager, Kassa und Personal braucht eine vollständige Finanzbuchhaltung oder ein ERP. Kanzleien wiederum arbeiten mit mandantenfähiger Software, die Dutzende Klienten parallel führt.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware in Österreich?

Cloud-Tarife für Ein-Personen-Unternehmen beginnen bei rund 5 bis 15 Euro im Monat, KMU-Pakete mit Finanzbuchhaltung liegen zwischen etwa 25 und 130 Euro im Monat, Kanzlei- und ERP-Systeme starten bei rund 960 Euro im Jahr. Kauflizenzen für lokal installierte Programme bewegen sich zwischen rund 180 und 500 Euro einmalig, größere Kanzlei-Fibus zwischen etwa 1.250 und 2.430 Euro zuzüglich jährlicher Wartung. Hinzu kommen Einrichtung, Schulung, Datenmigration sowie kostenpflichtige Module für Kassa und Lohn. Rechnen Sie deshalb über drei Jahre statt über einen Monat.

Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware für Österreich?

Kostenlose Varianten existieren, vor allem als quelloffenes Programm im Selbstbetrieb oder als eingeschränkter Gratis-Tarif einzelner Anbieter. Kostenlos bleibt dabei die Lizenz, nicht der Betrieb: Installation, Sicherung, Updates und die laufende Pflege liegen bei Ihnen. Ein österreichischer Rechtsbezug fehlt quelloffenen Programmen meist vollständig, Kontenrahmen und Steuersätze legen Sie selbst an. Aufzeichnungspflicht nach Paragraf 132 BAO und Umsatzsteuervoranmeldung bleiben in jedem Fall Ihre Aufgabe.

Brauche ich als Kleinunternehmer in Österreich eine Buchhaltungssoftware?

Eine Softwarepflicht besteht nicht, aufzeichnungspflichtig sind Sie trotzdem. Die Kleinunternehmerregelung befreit seit 1. Jänner 2025 bis zu einem Jahresumsatz von 55.000 Euro von der Umsatzsteuer, eine einmalige Überschreitung um bis zu zehn Prozent bleibt folgenlos. Diese Werte führt die Wirtschaftskammer Österreich. Belege müssen Sie dennoch sieben Jahre aufbewahren, und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bleibt zu führen. Ab etwa 20 Belegen im Monat spart ein Programm die Zeit, die eine Tabellenkalkulation kostet.

Ab wann muss ich in Österreich doppelt buchhalten?

Rechnungslegungspflicht nach Paragraf 189 UGB besteht ab mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen im Geschäftsjahr, Kapitalgesellschaften bilanzieren unabhängig vom Umsatz. Unterhalb dieser Grenze genügt Einzelunternehmen und Personengesellschaften in aller Regel die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach Paragraf 4 Abs. 3 EStG. Den geltenden Wortlaut führt das Rechtsinformationssystem des Bundes. Wächst Ihr Betrieb auf diese Schwelle zu, wählen Sie besser gleich ein Programm, das beide Gewinnermittlungsarten beherrscht.

Kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus der Software übermitteln?

Viele in Österreich entwickelte Programme übermitteln die Umsatzsteuervoranmeldung per Datenstrom an FinanzOnline, garantiert ist diese Funktion aber nicht. Von den 58 hier geprüften Anbietern erwähnen 50 FinanzOnline in irgendeiner Form, 39 sprechen konkret von der Umsatzsteuervoranmeldung. Reine Rechnungsprogramme und ein Teil der in Deutschland entwickelten Lösungen können den Schritt nicht. Prüfen Sie die Übermittlung vor dem Kauf an einem eigenen Testmandanten, nicht an einer Herstellerdemo.

Ist deutsche Buchhaltungssoftware in Österreich verwendbar?

Nutzbar sind deutsche Programme oft, rechtlich passend nicht immer. Manche Hersteller geben Österreich ausdrücklich frei und liefern Kontenrahmen sowie Steuersätze mit, rechnen im Kern aber nach deutschem Steuerrecht. Andere schließen den Einsatz in Österreich in ihren Bedingungen selbst aus. Kritisch sind vier Punkte: Einheitskontenrahmen, Umsatzsteuervoranmeldung im österreichischen Format, Übermittlung an FinanzOnline und die Zusammenfassende Meldung. Fehlt einer davon, bleibt Handarbeit.

Was bedeutet RKSV, und brauche ich eine Registrierkasse?

Registrierkassenpflicht nach Paragraf 131b BAO besteht ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 Euro im Jahr übersteigen. Beide Grenzen müssen gemeinsam überschritten sein. Die Registrierkassensicherheitsverordnung verlangt zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Barumsatz signiert. Von den geprüften Anbietern bringen 43 ein Kassen- oder Registrierkassenmodul mit. Startbeleg, monatliche Sicherung und der jährliche Jahresbeleg bleiben Pflichten des Betriebs.

Wie lange muss ich Belege in Österreich aufbewahren?

Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind nach Paragraf 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen, und verlängert sich bei anhängigen Abgabenverfahren. Diese Pflicht endet nicht mit der Kündigung eines Software-Abos. Legen Sie vor jedem Systemwechsel einen Vollexport plus eine lesbare Sicherung an und archivieren Sie beides revisionssicher.

Was ist ebInterface, und wozu brauche ich es?

ebInterface ist das österreichische XML-Format für elektronische Rechnungen, das über das Unternehmensserviceportal an Bundesdienststellen geht. Rechnungen an den Bund werden ausschließlich elektronisch eingereicht, wahlweise in ebInterface oder über das europäische PEPPOL-Netzwerk. Ein PDF per E-Mail erfüllt die Vorgabe nicht. Fakturieren Sie an öffentliche Auftraggeber, gehört dieses Format zu den Ausschlusskriterien bei der Softwareauswahl. Die Vorgaben veröffentlicht die Plattform e-rechnung.gv.at.

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Michael Dobler & Markus Seyfferth
Autoren
Michael Dobler und Markus Seyfferth bilden das Autorenduo hinter den Vergleichen von Dr. Web. Anbietervergleiche sind ihre Spezialität und entstehen grundsätzlich gemeinsam: Praxiswissen aus über drei Jahrzehnten Web trifft auf den strategischen Rundum-Blick eines Chefredakteurs, damit Entscheider ohne Umwege die beste Wahl für ihr Business treffen.
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