SPF ✅ im E-Mail-Marketing: Warum ohne diesen Eintrag kaum noch etwas ankommt

E-Mails versenden kann jeder. Aber ankommen? Das ist eine ganz andere Geschichte. Wenn Ihre Nachrichten im Spam landen – oder gar nicht erst zugestellt werden –, liegt das oft an einem fehlenden oder falsch eingerichteten SPF-Eintrag. Der ist zwar technisch unsichtbar, aber für die Zustellung absolut entscheidend.

Was ist SPF – und wofür steht es?

SPF bedeutet „Sender Policy Framework“. Es handelt sich um einen DNS-Eintrag (TXT-Typ), der einer Domain mitteilt, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen dieser Domain zu versenden. Er ist damit eine Art Absender-Ausweis auf Protokollebene.

Die Idee: Ein empfangender Mailserver prüft, ob der sendende Server zu den autorisierten IP-Adressen gehört, die im SPF-Eintrag der absendenden Domain gelistet sind. Wenn nicht – landet die E-Mail im Spam. Oder wird direkt abgelehnt.

SPF schützt damit:

• die Empfänger vor gefälschten Absendern
• Sie als Absender vor Missbrauch Ihrer Domain
• Ihre Kampagnen vor unnötigen Zustellproblemen

Warum SPF ein Muss ist – kein Nice-to-have

Die großen E-Mail-Anbieter wie Google, Microsoft, Apple oder GMX fordern SPF als Mindeststandard. Ohne korrekt eingerichteten SPF-Eintrag sind Ihre E-Mails aus technischer Sicht „nicht vertrauenswürdig“.

Das wirkt sich direkt auf die:

• Zustellrate
• Absenderreputation
• Erfolgsquote Ihrer Mailings

aus. SPF ist damit nicht nur Sicherheitsmaßnahme, sondern auch eine wirtschaftlich relevante Entscheidung.

Lesetipp: Von wegen alter Hut: E-Mail-Marketing Grundlagen 🏤, kompakt erklärt.

Wie funktioniert SPF im Detail?

1. Sie definieren im DNS Ihrer Domain, welche Server E-Mails für diese Domain versenden dürfen. Das geschieht über einen TXT-Eintrag mit dem Präfix v=spf1.
2. Ein empfangender Mailserver prüft bei eingehender Mail, ob die IP-Adresse des sendenden Servers in diesem Eintrag vorkommt.
3. Das Ergebnis entscheidet über die weitere Verarbeitung:
   • Pass: Zustellung möglich
   • Fail: Ablehnung oder Spamfilter
   • Neutral/Softfail: je nach Policy, meist Spamordner

Beispiel-Eintrag für eine Domain, die Google Workspace und Sendinblue nutzt:

v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.sendinblue.com -all

Am Ende steht oft -all, was bedeutet: Nur die hier genannten Server sind erlaubt – alle anderen nicht.

Erklärung der wichtigsten Mechanismen

Typische SPF-Fehler – und wie Sie sie vermeiden

1. Mehrere SPF-Einträge im DNS
   → Ungültig. Pro Domain darf es nur einen SPF-Eintrag geben.
2. Wichtige Server vergessen
   → z. B. Newsletter-Tools, Buchhaltungssysteme oder CRM-Versender. Wird nicht autorisiert = landet im Spam.
3. Syntaxfehler
   → Ein falsches Leerzeichen, ein Tippfehler – schon ist der Eintrag wirkungslos.
4. Zu viele DNS-Lookups
   → SPF erlaubt maximal 10 externe DNS-Abfragen pro Eintrag. Mehr führt zum automatischen „PermError“.
5. Falsches -all oder ~all gesetzt
   → Ohne zu wissen, was es bedeutet, ist das riskant: Zu streng oder zu lasch führt in beiden Fällen zu Problemen.

So richten Sie SPF korrekt ein – Schritt für Schritt

1. Identifizieren Sie alle Quellen, die E-Mails im Namen Ihrer Domain versenden:
   • Interner Mailserver
   • Newsletter-Tools (Mailchimp, Brevo, etc.)
   • Support-Tools (z. B. Zendesk)
   • CRM-Systeme
   • Onlineshop-Plattformen (z. B. Shopify, WooCommerce)
2. Erstellen oder aktualisieren Sie Ihren SPF-Eintrag im DNS Ihrer Domain.
3. Behalten Sie die 10-Lookup-Regel im Blick.
   Nutzen Sie Tools wie https://mxtoolbox.com/spf.aspx zur Analyse.
4. Testen Sie den Eintrag nach jeder Änderung.
   Kleine Fehler führen oft zu großen Problemen – vermeiden Sie das durch regelmäßige Kontrolle.

SPF ist kein Einzelkämpfer: DKIM & DMARC gehören dazu

SPF prüft nur die IP des sendenden Servers. Ob die E-Mail unterwegs verändert wurde, weiß SPF nicht. Ob der Absender wirklich derjenige ist, der im „From:“ steht – auch nicht.

Deshalb braucht SPF die Ergänzung durch:

• DKIM (digitale Signatur der E-Mail-Inhalte)
• DMARC (Regelwerk, was passieren soll, wenn SPF oder DKIM scheitern)

Erst das Zusammenspiel der drei schützt wirklich – sowohl Ihre Marke als auch Ihre Zustellraten.

Fazit: Wer kein SPF hat, fliegt raus

Es klingt dramatisch – und es stimmt. Wer im Jahr 2025 E-Mails ohne SPF versendet, spielt mit seiner Absenderreputation. Oder besser: verspielt sie. SPF ist kein Hexenwerk. Aber es ist der Unterschied zwischen „ankommen“ und „untergehen“. Also: einrichten, prüfen, dokumentieren – und nie wieder ohne versenden.