Zusammenfassende Meldungen: Neue Steuerpflichten für Dienstleister

Seit es in der Europäischen Union keine obligatorischen Zollkontrollen mehr gibt, müssen Exporteure vierteljährlich „Zusammenfassende Meldungen“ über ihre Warenlieferungen an das Bundeszentralamt für Steuern schicken. Ab 2010 gilt diese Meldepflicht auch für Dienstleister, die Leistungen für Geschäftskunden in anderen EU-Ländern erbringen. Wir zeigen, wie’s geht.

Mit Inkrafttreten des Mehrwertsteuer-Pakets im Januar 2010 gilt bei den meisten grenzüberschreitenden „sonstigen Leistungen“ im B2B-Verkehr die Umkehr der Steuerschuld: Bei den Leistungen für Geschäftskunden liegt der Ort der Leistung seitdem in aller Regel per Definition beim Leistungsempfänger – aus Sicht eines deutschen Dienstleisters also im Ausland. Der Leistungsort ist ausschlaggebend dafür, in welchem Land der betreffende Umsatz dem Fiskus gemeldet werden muss. Liegt der Leistungsort im Ausland, darf ein deutscher Dienstleister eine umsatzsteuerfreie Rechnung stellen.

In dem Fall ist der Rechnungsempfänger dann dafür verantwortlich, den Umsatz seinem Finanzamt zu melden. Da er die fällige Umsatzsteuer normalerweise jedoch gleichzeitig wieder als Vorsteuer geltend machen darf, handelt es sich finanziell meist um ein Nullsummenspiel. Um Steuerbetrug zu verhindern oder wenigstens zu erschweren, ist der Dienstleister jedoch verpflichtet, alle Umsätze, für die der Leistungsempfänger in einem anderen Mitgliedstaat die Steuer schuldet, alle drei Monate an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) melden.

Formularseite 1 der Zusammenfassenden Meldung

Die Meldung erfolgt normalerweise auf elektronischem Weg. Auf die elektronische Übermittlung kann das Finanzamt zur Vermeidung „unbilliger Härten“ im Einzelfall verzichten.

Meldefristen und Informationspflichten

Die Mitteilung muss bis zum zehnten Tag nach Ende des Meldezeitraums abgegeben werden – normalerweise am 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar. Eine einmonatige Dauerfristverlängerung ist auf Antrag möglich. Falls Ihnen das Finanzamt bereits eine einmonatige Fristverlängerung für die Abgabe Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung eingeräumt hat, gilt die Fristverlängerung auch für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldungen. Unternehmen, bei denen das Finanzamt auf Umsatzsteuervoranmeldungen verzichtet und sich mit der jährlichen Umsatzsteuererklärung begnügt (jährliche Zahllast unter 1.000 Euro), brauchen auch ihre Zusammenfassenden Meldungen nur einmal pro Jahr abzugeben.

Die Meldung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Name bzw. Firma des Dienstleisters,
• eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Meldezeitraum,
• Rechnungsbeträge aller Auslandsumsätze im Meldezeitraum sowie
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer jedes einzelnen Kunden.

Wurden innerhalb eines Meldezeitraumes mehrere meldepflichtige Geschäfte mit ein und demselben Kunden abgewickelt, dürfen die einzelnen Netto-Rechnungsbeträge zu einer Gesamtsumme zusammengefasst werden.

Antrag auf ZM-Teilnehmernummer

Zusammenfassende Meldungen mit bis zu 1.000 Meldezeilen können über den „freien Zugang“ zum Formularserver der Bundesfinanzverwaltung übermittelt werden. Voraussetzung für die Nutzung ist jedoch eine spezielle Teilnehmernummer. Jeder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist zwar bereits standardmäßig eine Teilnehmernummer zugeordnet. Sofern Sie Ihre Teilnehmernummer noch nicht kennen, müssen Sie sich diese Kennung eigens schriftlich mitteilen lassen. Das Antragsformular kann auf dem Server der Bundesfinanzverwaltung online ausgefüllt werden:

Antrag auf Zuteilung einer ZM-Teilnehmernummer

Die Angabe der eigenen Umsatzsteuer-Identnummer sowie die Namens- und Adressdaten genügen. Eine direkte Online-Übermittlung des „Antrags auf Zuteilung einer Teilnehmernummer“ ist aus Beweisgründen allerdings nicht möglich: Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben, drucken Sie es aus, unterschreiben eigenhändig und schicken den Antrag per Post ans Bundeszentralamt für Steuern. Die Postanschrift ist bereits ausgefüllt.

Online-Übermittlung der ZM

Sobald Ihnen Ihre Teilnehmernummer vorliegt, erledigen Sie die eigentliche Übertragung der Zusammenfassenden Meldung mithilfe des Online-Formulars:

• Auf Seite 1 machen Sie die Angaben zu Ihrem eigenen Unternehmen (Name, Anschrift, UStIdNr und Teilnehmernummer) und wählen über die Drop-down-Menüs den Meldezeitraum aus.
• Auf Seite 2 tragen Sie Zeile für Zeile Ihre Auslandsumsätze mit Geschäftskunden im vergangenen Quartal ein. Neben dem Länderkennzeichen, der UStIdNr. des betreffenden Kunden und der „Bemessungsgrundlage“ (das ist der steuerfreie Rechnungs-Gesamtbetrag) wählen Dienstleister im Drop-down-Menü der Spalte 3 den Auswahlpunkt „Sonstige Leistungen – 1“:

Formularseite 2 der Zusammenfassenden Meldung

Zusätzliche Zeilen fügen Sie per Mausklick auf das grüne Plussymbol am linken Seitenrand hinzu. Sobald Sie sämtliche Angaben erfasst haben, sorgen Sie mit einem Mausklick auf die blaue Schaltfläche „Berechnen“ dafür, dass die Gesamtsumme der Bemessungsgrundlage ermittelt wird.

Anschließend sichern Sie den Inhalt des ausgefüllten Formulars auf Ihrer Festplatte, indem Sie auf das XML-Diskettensymbol am linken oberen Seitenrand klicken. Mit einem Mausklick auf das XML-Symbol mit dem grünen Pfeil (gleich rechts daneben) sorgen Sie schließlich dafür, dass Ihre „XML Daten hochgeladen“ werden.

Links zum Beitrag:

• O-Ton Gesetzgeber: Zusammenfassende Meldung auch für Dienstleister lt. § 18a UStG
• Formularserver der Bundesfinanzverwaltung: Antrag auf Zuteilung einer ZM-Teilnehmernummer
• Formularserver der Bundesfinanzverwaltung: Abgabe der Zusammenfassenden Meldungen
• Bundeszentralamt für Steuern: „Ausfüllanleitung Zusammenfassende Meldung ab 2010“ (PDF, 340 KB)
• Alternative Übermittlungsportale für die Zusammenfassenden Meldungen insbesondere bei der Übertragung von Massendaten: ELSTER-Online-Portal und BZSt-Online-Portal (Registrierung und Authentifizierung erforderlich)
• Weiterführende Informationen zum Thema Zusammenfassende Meldung

(mm),