Zoho Projects: Das Aufgaben- und Projektmanagement für (fast) jeden Anwendungsfall

Zoho begleitet mich seit mehr als zehn Jahren. Jahrelang nutzte ich ausschließlich Zoho Writer für die Textverarbeitung. Die Firma aus Indien setzte bereits früh auf eine direkte Konkurrenz zu Google und Microsoft und entwickelte cloud-basierte Büro-Lösungen zu einer Zeit, als noch niemand das Wort Cloud in den Mund nahm. Kein Wunder, dass Zohos Software heutzutage zu den ausgereiftesten Vertretern ihrer Art gehört. Heute stelle ich dir Zoho Projects vor, eine cloud-basierte Projektmanagement-Anwendung, die kaum Wünsche offen lässt.

Projektmanagement – kein Platz für Nostalgie

Projektmanagement. Schon das Wort lässt einen ehrfürchtig den Kopf heben, so es an das Ohr dringt. Projekt, das ist ja schon so ein diffuser Begriff. Und Management erst, da versteht ohnehin jeder was anderes drunter. Klar ist sofort, erreicht ein Projekt eine gewisse Mindestkomplexität, sagen wir wie z. B. ein Hochzeitswochenende mit fünf verschiedenen Events, davon zwei Parties mit ein paar Hundert Teilnehmern, dann ist ein weißes Blatt Papier nicht ausreichend, um den ordnungsgemäßen Ablauf vorzuplanen und laufend zu kontrollieren. Nicht jeder will sich mit so etwas konfrontieren, aber die, die es tun, benötigen Hilfe…

In den Neunzigern war ich als Projektleiter tätig. Jaha, genau. Ich war dafür verantwortlich, die Abwicklung von Projekten zu planen und zu überwachen, an denen mehrere Firmen, mehrere Abteilungen des eigenen Hauses und natürlich die Kunden beteiligt waren. Die finanzielle Größenordnung jedes einzelnen Projekts lag zwischen 120.000 und 500.000 DEM. Die Rendite lag unter 5% und war auch nur dann so hoch, wenn es nicht zu Störungen im Projektverlauf kam.

Damals verwendete ich Microsoft Project. Die Software gibt es auch heute noch, aktuell ist die Version 2016, die im Juni 2015 auf den Markt kam. Sie war schon in den Neunzigern mit rund 2.000 DEM reichlich teuer, und ist es heute, mit einem Kaufpreis von knapp unter 800 EUR oder auf der Basis monatlicher Miete immer noch. Im Gegensatz zum damaligen Leistungsumfang steht das Produkt heute auch als Online-Lösung über Office 365 zur Verfügung.

Ich plante seinerzeit also riesige Projekte unter Verwendung von Projects Kernfunktionalität, der Netzplantechnik, und druckte nicht minder riesige Zeitpläne, in der Regel über A0-Plotter aus. Diese ausgedruckten Monsterpläne hingen dann in jedem beteiligten Büro und waren schon veraltet, als sie aufgehängt waren. Und obschon das jedem klar war, gab es einfach keine bessere Methode.

Die Kommunikation rund um die Projektpläne fand schon damals weitestgehend via E-Mail statt. Mich ärgerte dabei stets, dass projektwichtige Informationen immer auf vielen Kanälen unterwegs waren, nie alle Beteiligten zuverlässig erreichten und auf diese Weise den Koordinationsaufwand drastisch erhöhten.

Fragt man mich also heutzutage, ob damals alles besser war, dann kann ich klar sagen, mit Blick auf das Projektmanagement jedenfalls nicht. Ich weiß nicht, wie reif und produktiv Microsoft Project dieser Tage ist, aber ich sehne mich, ehrlich gesagt, nicht danach, das heraus zu finden.

Projektmanagement aktuell

Heute wiederum wäre ich gern wieder Projektleiter, denn die Cloud hat Lösungen hervorgebracht, die damals noch undenkbar waren. Wer hätte in den Neunzigern komplette Softwarelösungen im Browser erwartet? Lediglich das Client-Server-Prinzip war bekannt und durchaus gängig im Einsatz. Allerdings war damit keine ortsunabhängige Arbeit möglich, denn man musste stets ein Gerät mit installiertem Frontend dabei haben und eine Internet- oder Einwahlverbindung zum Backend musste ebenfalls stabil gewährleistet sein. Das war nicht zuletzt schon technisch eine Herausforderung.

Heutzutage installieren wir einen Browser und maximal noch einige Plugins, aber in der Regel nicht einmal das. Wir rufen den entsprechenden Service über seine URL auf, loggen uns ein und legen los.

Aktuell bin ich komplett Cloud-basiert, wenn es um E-Mails, Datensynchronisation, Kalender, Aufgaben, Kontakte, Rechnungen, Büroanwendungen und Freizeit-Apps wie Musik, Filme und Bücher geht. Auf der Suche nach einem vernünftigen Projektmanagement in der Cloud war ich immer noch und das schon lange.

Schon vor vielen Jahren begann ich, für Dr. Web Projektmanagementlösungen in der Cloud zu testen und darüber zu schreiben. ClockingIT, ProjectPier, Collabtive, Basecamp, Trello – durchsuchen Sie einfach mal unser Archiv, da ist einiges dabei.

Richtig, im Sinne von nachhaltig fündig wurde ich aber bisher nicht. In meinen täglichen Ablauf ist von den genannten nur noch Trello fest integriert. Dabei nutze ich die Software aber nicht wirklich zum Projektmanagement, sondern eher zur lockeren Koordination von Aufgaben, an denen mehrere Personen arbeiten und die einen hohen Diskussionsbedarf aufweisen. Trellos kartenbasierte Herangehensweise an einzelne Aufgaben unter Bereitstellung eines abgeschlossenen Kommentarbereichs pro Karte ist da für die asynchrone Kommunikation schon bestens geeignet, besser jedenfalls als E-Mail. Projektmanagement würde ich jedoch auch das nicht nennen.

Zoho Projects betritt die Bühne

Es war eher zufällig, dass ich über Zoho Projects stolperte. Ich räumte meinen Bestand an Zugangsdaten auf und stieß dabei auf meinen uralten Zoho-Account. Ich muss zugeben, ich hatte das an sich sympathische Trüppchen aus Indien schon fast vergessen – nein, ich hatte es vergessen.

Mit leicht schlechtem Gewissen beschloss ich, mich mal über das aktuelle Angebotsspektrum Zohos zu informieren. Einiges hat sich da getan in den letzten Jahren. Etliches ist dazu gekommen, vieles wurde eingestellt. Bei Zoho ist man fokussiert.

Eine schnelle Recherche ergab, dass es Zoho blendend geht. Das Unternehmen schreibt schwarze Zahlen, sogar so schwarz, dass es nicht von Investoren abhängig ist, sondern das Wachstum aus den laufenden Erträgen selbst finanzieren kann. Beneidenswert!

Im Grunde müsste ich mich direkt mit einem halben Dutzend Lösungen aus dem Hause Zoho befassen und darüber berichten. So interessant sind die Angebote. Das soll aber weiteren Beiträgen vorbehalten bleiben, denn das Produkt, das meine Aufmerksamkeit als erstes gefangen nahm, war Zoho Projects. Nicht zuletzt der Umstand, dass Zoho Projects komplett (na ja, zumindest fast komplett) in deutscher Sprache vorliegt, ließ mein Interesse zusätzlich steigen.

Zudem spielte sicherlich meine berufliche Episode als Projektleiter eine Rolle, wichtiger aber noch ist, dass ich auch heutzutage stets Planungs- und Koordinationsaufwand habe, den ich noch nicht vernünftig abgebildet bekomme. Wunderlist oder Producteev etwa sind zwar recht einfach im Umgang, aber dann wieder zu einfach in der Funktionalität, wenn es um komplexere Zusammenhänge geht. Und das fängt schon da an, wo Aufgaben Unteraufgaben haben, die separat überwacht werden wollen.

Selbstgehostete Lösungen, denen ich im Prinzip stets sehr nahe stehe, kommen ebenfalls nicht in Frage, denn ich lege seit einigen Jahren Wert auf die Verfügbarkeit mobiler Apps für den jeweiligen Cloud-Einsatzfall und gerade im Projektmanagement ist der mobile Zugriff für mich heutzutage gar nicht mehr verzichtbar.

Ich beschloss also, Zoho Projects eine Chance zu geben. Die Software ist zwar rein cloud-basiert, stellt dabei aber zusätzlich native Apps für iOS und Android zur Verfügung. Das klingt doch schon mal nicht schlecht…

Zoho Projects: Ein erster Überblick

Zu meinen alten Zoho-Zeiten, Mitte der Nuller, war ich es gewohnt, das Portfolio weitestgehend kostenfrei nutzen zu können. Da hat sich seither ein bisschen was verändert. Zwar gibt es nach wie vor kostenlose, sogenannte Free Plans, aber die richtig interessanten Features verbergen sich doch hinter einer Paywall.

Bei Zoho Projects ist es ähnlich wie es bei Basecamp war. Kostenlos gibt es nur ein Projekt, dafür aber mit einer unbegrenzten Anzahl von Usern. Der Speicherplatz online ist auf 10 MB begrenzt. Es gibt keine Dropbox-Synchronisation, Google Tasks lassen sich nicht synchron halten und eine Zeiterfassung ist ebenfalls nicht an Bord. All das ist den Bezahlvarianten vorbehalten. An dieser Stelle sollte aber jedenfalls bemerkt werden, dass Zoho Projects immerhin noch eine kostenlose Variante anbietet. Basecamp hat dieses Angebot schon vor geraumer Zeit eingestellt.

Was die kostenlose Variante von Zoho Projets bietet, ist die Integration mit Google Apps, Kalender und Foren, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, der Import aus MS Project, der Feed-View, auf den ich später noch zurückkommen werde und ein Aufgabenmanagement. Da machen andere, wie Wunderlist, aus dem letzten Feature gleich eine ganze Anwendung …

Bei den verschiedenen Plänen wird nicht nach der Zahl der Nutzer unterschieden. Unlimitierte Projekte gibt es ab 249 Dollar (Express-Plan) bei jährlicher Zahlung. Monatszahler benötigen dafür schon den Enterprise-Plan für immerhin 80 Dollar pro Monat.

Ansonsten unterscheiden sich die verschiedenen Pläne vor allem im Hinblick auf den verfügbaren Speicherplatz, aber auch durch den gesteigerten Funktionsumfang. Möchte man beispielsweise zwingend eine Dropbox-Integration, ist man mit 499 Dollar pro Jahr dabei. Weitere Features lassen sich im Wege sogenannter Add-ons nachbuchen. Alles in allem kann man so bei vollstem Featureset schon mal locker 1.600 Dollar pro Jahr zur Überweisung bringen. Das wird allerdings kaum jemand wirklich benötigen. Die persönliche Wahrheit liegt also irgendwo dazwischen.

Tatsächlich dürfte wohl schon der Express Plan für 249 Dollar im Jahr eine realistische Größenordnung darstellen. Richtig professionell, komplett mit Dropbox-Integration, Unteraufgaben und Überwachung geplanter Stundenbudgets wird es dann im Premium Plan für 499 Dollar bei jährlicher Zahlung. Generell ist die jährliche Zahlung schon deshalb zu empfehlen, weil man nur auf diese Weise eine unbegrenzte Zahl an Projekten bearbeiten kann.

Als einzige mir bekannte Projektmanagement-Lösung bietet Zoho Projects einen integrierten Bugtracker an, der für Softwareentwickler Gold wert sein dürfte. Dieser Bugtracker ist als Add-on verfügbar und verdoppelt in allen Plänen deren Grundpreis. Schön, dass es ihn gibt, aber ich benötige ihn nicht.

Zoho Projects: Das kann das Produkt

Wer von einfacheren Aufgabenverwaltern kommt, wird zunächst etwas Mühe haben, sich in Zoho Projects einzufinden. Das ist aber kein Nachteil, sondern lediglich dem wesentlich größeren Featureset der Anwendung geschuldet. Hat man sich erst einmal mit der grundlegenden Vorgehensweise vertraut gemacht, ist die Handhabung nicht schwieriger als die Verwendung eines Stifts und eines Zettels.

Zoho Projects: Vierstufige Hierarchie bedeutet hohe Flexibilität

Die oberste Hierarchiestufe bei Zoho Projects nimmt das sog. Portal ein. Ein Portal wird mit einer separaten URL ausgestattet. Ein Portal kann etwa die Organisation sein, innerhalb derer die einzelnen Projekte und Aufgaben verwaltet werden sollen. Ich verwende es jedenfalls so.

Innerhalb eines Portals legt man Projekte an. Im kostenfreien Plan kann es sich dabei nur um ein einziges handeln. In den anderen Plänen stehen unbegrenzt viele zur Verfügung, sofern man sich zu jährlicher Zahlung entschließt, ansonsten bleibt auch hier die Zahl der Projekte begrenzt. Innerhalb eines Projektes richtet man nun Meilensteine, Aufgabenlisten und Aufgaben ein. Du erkennst schon, dass du im Vergleich zu einfachen Aufgabenplanern hier über zwei weitere Hierarchieebenen verfügst, um deinen Aufgabenbestand besser strukturieren zu können.

Aufgaben können mit Abhängigkeiten versehen werden, die sich dann visuell via der Gantt-Chartansicht darstellen lassen. So ist ersichtlich, welche Aufgabe zunächst abgeschlossen werden muss, damit nachfolgende Tätigkeiten beginnen können. Versieht man jede Aufgabe mit realistischen Dauern, wird schnell deutlich, wo die Knackpunkte im Projekt liegen.

Zoho Projects: Teambasiert mit Zusatzfeatures

Auf Aufgabenebene steht ein Timetracker bereit, den man per Klick aktivieren kann. Dieser protokolliert dann die an dieser Aufgabe verbrachte Zeit mit und listet sie später in einem Zeitplan sauber auf. Diesen Zeitplan kann man etwa als Stundennachweis für eine zu erstellende Rechnung zugrunde legen.

Die getrackten Zeiten können quer über alle Benutzer ausgewertet werden, so dass der Projektleiter schnell erkennen kann, bei wem es gegebenenfalls noch etwas hapert mit der Produktivität.

Wer in seinen Projekten ohne Zeitnachweis arbeitet, kann dennoch einen gewissen Überblick über das Tätigkeitslevel seiner Teammitglieder erhalten. Die sogenannten Aufgabenberichte listen übersichtlich, wer wie viele offene und geschlossene Aufgaben hat. Zusätzlich ist erkennbar, welcher Meilenstein erledigungstechnisch am weitesten ist und wie viele Aufgaben welcher Priorität insgesamt noch offen sind.

Ganz generell gibt es stets verschiedene Möglichkeiten der Darstellung. Neben Listen und Diagrammen steht eine Kalenderansicht bereit. Über dedizierte iCal-URLs kannst du sogar deine Aufgaben-Feeds in deine bevorzugte Kalenderanwendung importieren, sofern diese über iCal-Unterstützung verfügt, wie der Google Kalender oder Outlook.

Hat man von unterwegs keinen Zugriff auf das Interface, besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Aufgaben über ihre jeweils eigene E-Mail-Adresse anzusteuern und mit Informationsupdates zu versorgen.

Weiterhin können Aufgaben mit Dateianhängen versehen werden. Ein Kommentarsystem erlaubt die Diskussion direkt an Ort und Stelle. Reicht diese aufgabenfokussierte Kommunikationsmöglichkeit nicht aus, können zusätzlich ganze Foren implementiert werden, die dann allerdings den Aufgabenbezug vermissen lassen.

Für den schnellen Chat zwischendurch muss man weder die Kommentarfunktion bemühen, noch ein Forum einrichten. Hierfür stehen innerhalb der Anwendung Chat-Rooms zur Verfügung, die exakt funktionieren, wie du das von den diversen am Markt befindlichen Messengern erwarten würdest. Die Zahl der Chats ist in der kostenlosen und der Express-Variante des Dienstes auf jeweils ein Projekt beschränkt. Während das bei der kostenlosen Variante kein Problem ist, solltest du dir das beim Express Plan deutlicher vor Augen führen, denn es könnte ja sein, dass du dich dort zu jährlicher Zahlung entschlossen hast, um unbegrenzt viele Projekte zu erhalten. Die Limitierung auf einen Chat-Room bleibt allerdings bestehen. Mit anderen Worten: Du kannst zwar theoretisch 25 Projekte managen, aber nur in einem von ihnen würde dir ein Chat zur Verfügung stehen.

Die identische Einschränkung gilt für die sog. Seiten, die in früheren Versionen Wiki hießen und mit diesem Namen eigentlich deutlicher ahnen ließen, was man damit anstellen kann. Seiten sind quasi Informationscontainer für alles, was man rund um ein Projekt wissen sollte. Ich hatte bislang noch keinen Anwendungsfall dafür. Bei komplexen Projekten, etwa einer Buchveröffentlichung könnte ich mir indes sponatn so etliches vorstellen, was hier hinein gehören würde.

Da Zoho Projects mit der Idee, dass sich stets Teams mit Projekten befassen werden, entwickelt wurde, wirst du dich als Einzelkämpfer wundern, dass in deiner Aufgabenübersicht keinerlei Aufgaben angezeigt werden, obschon du welche erfasst hast. Das liegt dann sicher daran, dass du dir die Aufgaben nicht auch ausdrücklich selbst zugewiesen hast. Hol das eben nach und schon erscheinen die Aufgaben in deinem Dashboard, das Zoho in der deutschen Lokalisierung als Instrumententafel bezeichnet.

Kleine bis mittlere Teams, die gemeinsam etwa an Software- oder diesen strukturell ähnlichen Projekten arbeiten, werden an Zoho Projects schnell Gefallen finden. Die vielfältigen Features, ergänzt um Bugtracker oder Chat-Rooms, unterstützen maximal. Nimmt man noch das Timetracking hinzu, hat man schnell eine schlüsselfertige Lösung bei der Hand, die nur noch um Zoho Invoice ergänzt werden muss und schon wäre auch der Abrechnungspart abgedeckt.

Zoho Projects: Android-App mit Feed-View

Zoho Projects kann mit ausgereiften mobilen Apps auf den Plattformen Android und iOS verwendet werden, so dass du auch unterwegs stets über den Stand deiner Projekte unterrichtet bist, respektive direkt Anpassungen vornehmen kannst. Für Verwender des Chrome-Browsers gibt es eine Extension, die den Umgang mit Projects ein kleines bisschen komfortabler wirken lässt.

Zoho Projects: Was es nicht kann

So gut das nun alles klingt, so gibt es doch Einschränkungen. Wer Zoho Projects als luxuriöse Aufgabenverwaltung versteht, der wird rundum zufrieden sein. Wer aber in seinen Projektplänen zusätzlich andere Ressourcen, etwa Maschinen zu berücksichtigen hat oder nicht nur stundenbezogene Budgets über den Projektverlauf mitplanen und überwachen will, der muss sich nach Alternativen umsehen.

Natürlich, und so stellt es Zoho in seinen Beispiel-Szenarien für verschiedene Branchen dar, kann Projects etwa für Bauprojekte genutzt werden. Wahrheitsgemäß beschränkt man sich allerdings auf den Aspekt der Projektierung und Überwachung menschlicher Ressourcen, etwa der eigenen Mitarbeiter oder der eingesetzten Subunternehmer. Das kann je nach Projektzuschnitt durchaus ausreichend sein, sollte jedoch immer ganz klar bei der Entscheidung, welches System man schlussendlich einsetzt, sauber bewertet werden.

Zoho Projects: Rundum empfehlenswert

Da es durchaus unwahrscheinlich ist, dass sich hier auf Dr. Web Zielgruppen unterrichten, denen das Featureset von Zoho Projects eventuell nicht reichen könnte, kann ich gefahrlos eine uneingeschränkte Empfehlung erteilen.

Übrigens: Aufgrund der tiefen Hierarchien in Zoho Projects könnte ein Freelancer oder ein kleines Team durchaus seinen gesamten Aufgabenbestand über den kostenfreien Plan abwickeln. Das Projekt könnte “Was zu tun ist” heißen. Darunter stünden dann immer noch Milestones für Aufgabenlisten, Aufgabenlisten für Aufgaben und Aufgaben für Teilaufgaben zur Verfügung. Du verstehst?

Und so wäre Zoho Projects selbst im kostenlosen Plan noch leistungsfähiger als Wunderlist, Toodledo, Todoist und Remember The Milk zusammen.

Links zum Beitrag:

• Zoho Projects | Produkt-Startseite
• Zoho Projects | Mobile App für iOS
• Zoho Projects | Mobile App für Android
• Zoho Invoice | Rechnungstellung Online

(Der Beitrag erschien erstmals am 3. Dezember 2013 und wurde seitdem mehrmals aktualisiert. Der aktuelle Bearbeitungsstand dieses Beitrags stammt vom 16. März 2016.)