Zoho: Access-Datenbanken ins Web – Quick And Dirty

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren...

Nicht immer muss es eine ausgefeilte Kollaborationsplattform sein. Oft würde es schon reichen, wenn man gemeinsam an einer simplen Datentabelle, die als Microsoft Access Datenbank vorliegt arbeiten könnte. Nutzer des Cloudsourcinganbieters Zoho können das jetzt völlig unkompliziert tun. Für den Zoho Creator wurde eine kleine Applikation für den Access-Import vorgestellt…

Zoho – Googles schärfster Konkurrent

Seit der Gründung im Jahre 2005 hat das Unternehmen Zoho eine Suite von Applikationen online gestellt, die das vergleichsweise schmale Angebot von Google blass erscheinen lassen.

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Nicht nur gibt es eine vollständige Officesuite, mit Docs (Dokumentenmanagement), Writer (Textverarbeitung), Sheet (Tabellenkalkulation) und Show (Präsentation) kostenlos, die auch vom Funktionsumfang her jeden Vergleich mit den Google-Anwendungen für sich entscheidet und dabei noch kostenlos ist.

Vielmehr bietet Zoho weitere Applikationen, wie Projects (Projektmanagement), Invoice (Onlinefaktura), CRM (Kundenmanagement) und Creator (Oberfläche zur Erstellung von Webanwendungen). Diese zweite Kategorie von Applikationen ist teilweise kostenpflichtig, wobei es jedoch stets einen kostenlosen Account mit entsprechenden Einschränkungen gibt.

Mit Zoho Business positioniert sich Zoho klar gegen Google Apps und bietet einen identischen Leistungsumfang mit der Erweiterung um Application Services. Application Services dienen dazu, weitere externe Dienste in den Business-Account zu integrieren, so dass alle unternehmensrelevanten Anwendungen unter einem einheitlichen Interface zu finden sind. Zoho Business ist für bis zu 10 User kostenlos und kostet ab dem elften User ab fünf Dollar pro User und Monat.

Ich persönlich kenne Zoho seit etwas über zwei Jahren und nutze Teile der Dienste, wie etwa das Projektmanagementtool. Skeptisch war ich allerdings lange Zeit, weil sich zum einen kein Geschäftsmodell erkennen ließ und mir zum anderen die Hintergründe des Unternehmens, vor allem in finanzieller Hinsicht nicht klar waren. Mit anderen Worten: Ich hatte Angst, meine Daten in einem Teil der Cloud zu speichern, der jederzeit von Abschaltung bedroht sein könnte.

Im fünften Jahr der Existenz von Zoho scheinen mir meine Bedenken überzogen gewesen zu sein. Vielmehr hat sich Zoho prächtig entwickelt und legt eine hohe Innovationsgeschwindigkeit an den Tag. In Relation zur Größe ist diese weitaus höher als die Beta-lethargischen, eher evolutionären Entwicklungen der Google-Angebote.

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Zoho Creator – Datenbankbasierte Onlineanwendungen selbst erstellt

Der Zoho Creator, dessen 2-Benutzer-Account kostenfrei ist und das Erstellen von 3 Onlineanwendungen mit bis zu 1.000 Datensätzen erlaubt, ist eine grafische Oberfläche zum einfachen Zusammenklicken von Onlineapps mit hinterliegender Datenbank.

Prinzipiell würde man in Creator zunächst eine Datenbank definieren und dann die entsprechenden Formulare und Views anlegen. Mittels eines Scriptmoduls ist es zusätzlich möglich, Applikationslogik zu programmieren. Die fertige Anwendung kann man dann in der Creator-Umgebung, aber auch auf der Google App Engine hosten. Dabei kann die Anwendung als privat oder öffentlich abgelegt werden.

Über den Zoho Marketplace ist es möglich, seine fertigen Anwendungen zu verschenken oder zu verkaufen, genau wie es möglich ist, andere fertige Anwendungen zu kaufen oder kostenfrei zu nutzen. Die angegliederte Developer Zone bringt Sie in Spezialfällen mit Entwicklern zusammen, die Ihnen die auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneiderte Creator-Anwendung programmieren können.

Auch wenn der Zoho Creator über eine recht intuitive Oberfläche verfügt und die Einarbeitungszeit im akzeptablen Rahmen bleibt, so ist dennoch ein gewisses Grund-Know-How vonnöten, um zu Ergebnissen zu gelangen. Was aber, wenn Sie bloß eine relativ simple Access-Datenbank online nutzbar machen wollen?

Zoho Creator Plugin – Access To Web in drei Minuten

Seit einigen Wochen bietet Zoho für diese Aufgabe ein kleines Plugin an, das Sie kostenfrei hier herunter laden können. Das nur rund 320 KB große Progrämmchen funktioniert ohne Installation und erledigt den Import Ihrer MS Access DB, sowie den Upload auf die Creator-Plattform.

Ich zeige Ihnen, wie einfach das geht. Zunächst benötigen Sie einen Zoho-Account. Melden Sie sich hier an, wenn Sie nicht bereits über ein Zoho-Konto verfügen. Mit ein und demselben Account nutzen Sie übrigens die gesamte Palette des Angebots. Sie sind angemeldet und haben auch das Plugin auf der Platte?

Schritt 1: Importieren Sie die gewünschte Access-DB
Starten Sie das Plugin, das eigentlich eine eigenständige Anwendung ist, mittels Doppelklick. Eine Installation ist wie gesagt nicht erforderlich. Klicken Sie nun auf das Icon mit dem nach unten zeigenden roten Pfeil ganz links und wählen die Access-DB aus. Ihr Screen sollte nun ähnlich dem folgenden aussehen.

01-import-into-plugin.png

In der linken Spalte sehen die Tabellen Ihrer DB, rechts oben die Felder mit ihren jeweiligen Datentypen und rechts unten die Feldeigenschaften. Wer Access kennt, wird keine Problem haben. Tätigen Sie eventuell erforderliche Anpassungen, wobei das Plugin grundsätzlich die Werte aus Access übernommen haben sollte. Fertig?

Schritt 2: Laden Sie die DB in die Zoho Cloud
Klicken Sie nun auf das Icon mit dem nach oben zeigenden grünen Pfeil. Ein Popup öffnet sich und fragt nach den Zugangsdaten Ihres Zoho-Accounts. Außerdem können Sie hier einen Anwendungsnamen vergeben. Tun Sie das nicht, nimmt Creator den Dateinamen der Datenbank.

02-upload-to-cloud.png

Nach einer kleinen Weile ohne registrierbare Tätigkeit lädt Zoho die Datenbank und präsentiert Ihnen eine entsprechende Erfolgsmeldung.

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Schließen Sie das Plugin.

Schritt 3: Nutzen Sie Ihre Datenbank online
Nun loggen Sie sich in Ihren Creator-Account ein und gelangen auf Ihre Übersichtsseite. Dort finden Sie nun die soeben hochgeladene DB vor.

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Von hier aus können Sie grundlegende Einstellungen, wie den Zugriff per https tätigen oder die Anwendung auch wieder löschen. Mittels Klick auf den Edit-Button gelangen Sie in das Creator-Interface, das ich Ihnen folgend nur zeige, damit Sie einen Eindruck von der Funktionsvielfalt des Systems erhalten.

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Für unsere einfache Access-DB benötigen wir dieses Interface nicht. Mit dem Upload sind wir bereits fertig gewesen. Mit einem Klick auf den Namen, in meinem Falle “Telefonanlage”, gelange ich in den Anwendungsmodus.

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Das nun erscheinende simple Formular erlaubt mir neue Datensätze hinzuzufügen, Daten per Mail zu versenden, zu importieren, einen Permalink zum Formular zu erzeugen oder es gleich ganz in eine Website einzubinden.

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Wähle ich links aus dem Menü “Firmentelefonbuch view” aus, erhalte ich eine Listenübersicht aller vorhandenen Datensätze.

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Auch von hier besteht die Möglichkeit, Datensätze hinzu zu fügen, anzusehen oder zu editieren. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, mehrere Datensätze gleichzeitig zu bearbeiten, sowie verschiedene Aspekte der Ansicht zu manipulieren. Neben der Listenansicht ist auch ein Gridview möglich. Eine Suchfunktion erlaubt das gezielte Finden von Datensätzen unter Verwendung vielfältiger Operatoren.

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Fazit: Mir ist derzeit keine einfachere Methode bekannt, eine Access-Datenbank mit den wesentlichsten Bearbeitungsfunktionen online zur Kollaboration verfügbar zu machen. Der Uploader muss nicht einmal über besondere Kenntnisse verfügen. Natürlich funktioniert das in der beschriebenen Form nur mit relativ simplen Datenbanken, wie Adressen, Rezepten, Büchern, CDs und ähnlichem. Access-Datenbanken, die mit Anwendungslogik angereichert sind, können selbstverständlich bei Weitem nicht so einfach migriert werden. Klappen würde aber auch das.

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.

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2 Kommentare auf "Zoho: Access-Datenbanken ins Web – Quick And Dirty"

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[…] Diese habe ich bei Dr. Web genauer unter die Lupe genommen >> […]

Tino
Gast

Danke für den Artikel. Zoho Creator war mir vor deinem Artikel gar nicht bekannt. 😉