Dieter Petereit 24. Juli 2018

Zervant: Kostenlos Rechnungen schreiben in der Cloud

Freelancer und Kleinunternehmer kennen den Schmerz, der immer dann spontan einsetzt, wenn die Gedanken in Richtung Buchhaltung schweifen. Das Online Rechnungsprogramm Zervant tritt an, um lindernd zu wirken. Das klappt ganz gut.

Rechnungen zu Fuß, Großmutters Methode

Ich kenne etliche Kollegen, die ihre Rechnungen nach wie vor mit Word oder Excel schreiben und manuell entsprechende Listen fĂŒr den Steuerberater pflegen. RudimentĂ€re Buchhaltung wird vielfach noch zu Fuß betrieben. Dabei ist das nicht einmal eine wirtschaftliche Lösung.

Wenn ich mir vorstelle, wie viel Zeit frĂŒher drauf gegangen ist, um Rechnungen zu schreiben und Zahlungen zu ĂŒberwachen, sowie UmsatzĂŒbersichten und LiquiditĂ€tsplanungen zu erstellen. Seit einigen Jahren verwende ich konsequent eine Online-Lösung fĂŒr die Fakturierung. Das monatliche Schreiben einiger Rechnungen kostet mich seither nur noch ein paar Minuten und die Übersicht bleibt stets gewahrt.

Zervant bietet Faktura kostenlos, wirklich

Web-Dienste, die dich dabei unterstĂŒtzen wollen, deine Rechnungen rationeller zu verwalten, gibt es einige. Ich stolperte dieser Tage ĂŒber den finnischen Dienst Zervant, der einen radikalen Ansatz verfolgt. Zervant erlaubt es dir nĂ€mlich, deine Rechnungen vollkommen kostenlos zu schreiben und mit dem System zu verwalten. Haken und Ösen gibt es keine. Der Dienst ist wirklich kostenlos.

Zervant, die Landing Page (Screenshot: Dr. Web)

Wie der/die Deutsche nun mal ist, wird dich das sicherlich misstrauisch machen. Das verstehe ich. Ich habe mir den Dienst nĂ€her angeschaut und kann dich beruhigen. Zervant gehört mit seinem 40-köpfigen Team zu DEN aufstrebenden Unternehmen Finnlands und hat 14 Millionen Euro an Risikokapital im RĂŒcken.

Die Entscheidung, das Produkt Zervant in Frankreich, Deutschland und Großbritannien kostenlos verfĂŒgbar zu machen, ist recht neu. WĂ€hrend Zervant schon seit einigen Jahren am Markt ist und ganz klassisch ein monatliches Abo-Modell verfolgte, beschlossen die Finnen erst Anfang 2017, Zervant außerhalb ihrer KernmĂ€rkte Finnland und Schweden kostenfrei anzubieten. PrĂ€sent sind sie in Deutschland indes schon seit 2013 und konnten nach eigenen Angaben hierzulande schon 30.000 Kunden gewinnen.

Meine EinschĂ€tzung ist, dass es um Marktanteile geht. Aus Unternehmenskreisen verlautet, dass es eben die Mission des Unternehmens sei, so viele der rund 20 Millionen Kleinunternehmer in Europa in Sachen Faktura zu unterstĂŒtzen, wie eben möglich. TatsĂ€chlich wirst du an keiner Stelle des Dienstes aufgefordert, dich fĂŒr ein kostenpflichtiges Upgrade zu entscheiden. Zervant ist keine verkappte Demo.

Du kannst ruhig zugeben, dass dich diese Perspektive ziemlich reizt. Na ja, wiegelst du jetzt wahrscheinlich ab, was nichts kostet, kann ja auch nichts sein. Ich muss dich enttĂ€uschen. Zervant ist ein ĂŒberzeugendes Produkt, sogar besser als die kostenpflichtige Lösung, die ich bislang verwende, die ich aber jetzt nicht verraten werde.

Zervant bedient verschiedene nationale MĂ€rkte. Man könnte nun vermuten, dass sie das mit einer EinheitsgrĂ¶ĂŸe zu erschlagen versuchen – schon wieder weit gefehlt. Zumindest fĂŒr den deutschen Markt ist Zervant außerordentlich gut angepasst und damit meine ich nicht nur, dass die BenutzeroberflĂ€che komplett in deutscher Sprache funktioniert. Zervant kennt die Pflichtangaben deutscher Rechnungslegung und erlaubt dementsprechend die Hinterlegung wichtiger Daten, wie etwa der Umsatzsteuer-ID.

Ein Überblick ĂŒber den Leistungsumfang

Der Funktionsumfang des Dienstes umfasst die Erstellung jeglicher Belege, allen voran Rechnungen, Angebote und Lieferscheine. Sogar Wiederholungsrechnungen kannst du erfassen. Zur Belegverwaltung gehört eine Produktstamm. Du erstellst beliebig viele Produkte und Dienstleistungen, die du dann unkompliziert aus dem Rechnungsformular aufrufst und abrechnest.

Neben jener fĂŒr Belege findest du eine umfangreiche Kundenverwaltung vor, die dir dabei hilft, deine Kunden im Auge zu behalten. Hier werden alle Rechnungen des jeweiligen Klienten gelistet, so dass du jederzeit darĂŒber im Bilde bist, wie viel Umsatz der einzelne Kunde bei dir macht. Zudem kannst du beliebig viele Notizen zu jedem Datensatz erfassen. Damit ist es möglich, ein rudimentĂ€res CRM nachzubauen. Zumindest bildest du Akquise-Prozesse auf diese Weise einfach ab.

Meine kurze Kundenliste zeigt aber schon schön, dass die Infos zum einzelnen Datensatz rechts neben der Liste eingeblendet werden. (Screenshot: Dr. Web)

Das dritte Element im Bunde ist die Berichterstellung. Hier erhĂ€ltst du etwa einen Umsatzbericht, auch als PDF, den du deinem Steuerberater zur VerfĂŒgung stellen kannst. FĂŒr dich persönlich noch interessanter dĂŒrfte der Einnahmenbericht sein, der dir eine Übersicht deiner Einnahmen bezogen auf einen von dir gewĂ€hlten Zeitraum, bis runter auf einen konkreten Monat, bietet. Wer es mag, lĂ€sst sich zudem seine UmsĂ€tze grafisch darstellen. Alle Berichte stehen auch als PDF zum Download bereit.

Auf der Startseite, deinem persönlichen Dashboard, das du nach dem Login direkt erreichst, erhĂ€ltst du ebenfalls einen direkten Überblick ĂŒber alle offenen Rechnungen, sowie darĂŒber, welche davon ĂŒberfĂ€llig sind. So kannst du dein Inkasso optimieren. Mangelhaftes Inkasso ist immerhin einer der hĂ€ufigsten InsolvenzgrĂŒnde im Kleinunternehmerbereich. Zervant hilft dir also beim Überleben.

Das Dashboard, das du nach dem Login erreichst, zeigt dir auf einen Blick den Status deiner Rechnungen an. (Screenshot: Dr. Web)

In der Post-Snowden-Ära stellt sich stets auch die Frage nach dem Datenschutz, gerade bei Online-Anwendungen. Zervant gibt hierzu an, dass ausschließlich Server der Amazon Web Services verwendet werden, die ihre Standorte in London, Frankfurt oder in Irland, jedenfalls in Europa, haben. Zudem ist es laut Zervant so, dass sich Amazon hinsichtlich des Hostings des Faktura-Dienstes vertraglich verpflichtet hat, europĂ€ische Daten nach den EU-Datenschutzgesetzen zu hosten und nicht den amerikanischen Patriot Act greifen zu lassen. SpĂ€testens mit dem Inkrafttreten der EU-DSGVO dĂŒrfen wir wohl davon ausgehen, dass diese Aussage stimmt.

Rechnungen schreiben (und bezahlt bekommen) leicht gemacht

Das Schreiben einer Rechnung funktioniert intuitiv. Du wĂ€hlst einen Kunden oder legst einen neuen an. Dann vergibst du relevante Daten, wie Rechnungsnummer und -datum, sowie die Zahlungsbedingungen. NatĂŒrlich bietet Zervant Standards, wie das automatisierte HochzĂ€hlen der Rechnungsnummer und das aktuelle Datum als Rechnungsdatum an.

Erst musst du einen Account erstellen. Das geht aber total unkompliziert. (Screenshot: Dr. Web)

Das Erfassen der abzurechnenden Leistung ist besonders erfreulich. Als Freelancer oder Kleinunternehmer wird es dir immer wieder passieren, dass du eine Leistung abrechnen musst, die du wahrscheinlich nie wieder abrechnen wirst. Mit anderen Worten, es lohnt sich nicht, dafĂŒr ein Produkt zu definieren, das dann auf ewig in deiner Produktverwaltung mitgefĂŒhrt wird. Zervant kennt das und erlaubt dir deswegen auch, Leistungen abzurechnen, ohne sie zuvor als Produkt abspeichern zu mĂŒssen. Wer sich ein bisschen mit Faktura beschĂ€ftigt, weiß, dass das lĂ€ngst nicht alle Wettbewerber so offen handhaben.

Insgesamt erweist sich Zervant als Ă€ußerst flexibel. WĂ€hrend der Rechnungsstellung stellst du fest, dass diese Leistung doch als Produkt gespeichert werden sollte? Dann mach es einfach aus dem Formular heraus. Die Liste der abzurechnenden Einheiten braucht noch die Einheit „Liter“ – oder meinetwegen „Kamele“? Gib sie einfach ein. Die Liste der SteuersĂ€tze ist nicht vollstĂ€ndig? ErgĂ€nze sie.

Rechnungen sind intuitiv zu erstellen. (Screenshot: Dr. Web)

An keiner Stelle des Verfahrens konfrontierte Zervant mich wÀhrend meines Tests mit Schwierigkeiten oder Unbequemlichkeiten. Wer schon mal eine Rechnung geschrieben hat, wird mit Zervant keine Probleme bekommen. Alles lÀuft fast schon intuitiv ab.

Rechnungen lassen sich direkt aus dem Dienst heraus per E-Mail versenden. Alternativ erstellst du ein PDF des Belegs und sendest dieses von deiner eigenen Absenderadresse aus. Das ist letztlich eine Frage der persönlichen Philosophie. Ich wÀhle immer den letzteren Weg.

Wenn du ĂŒber ein Konto beim Zahlungs-Provider Stripe verfĂŒgst, kannst du deinen Kunden direkt aus der Rechnung heraus deren Begleichung per Kreditkarte anbieten. Das ist fĂŒr deine Kunden kostenlos. Du bezahlst 1,9 Prozent des Rechnungsbetrages zuzĂŒglich einer TransaktionsgebĂŒhr von 0,25 EUR (bei europĂ€ischen Karten). Die Möglichkeit der Kreditkartenzahlung geht auch mit dem kostenlosen Account.

Die Rechnung ist fertig. Ich hÀtte noch ein Logo integrieren sollen. (Screenshot: Dr. Web)

Über den Punkt „Mein Konto“ erreichst du den Bereich, der dir die Hinterlegung aller erforderlichen Informationen erlaubt. SĂ€mtliche Pflichtangaben fĂŒr deine Rechnungen speicherst du an dieser Stelle. Hier hast du auch separaten Zugriff auf die Produktverwaltung.

FĂŒr mich besonders wichtig ist der Umstand, dass Zervant in der Lage ist, mit beliebig vielen WĂ€hrungen umzugehen. Ich schreibe durchaus in EUR und USD meine Rechnungen und kann diese Einstellung auf Rechnungsbasis anpassen. Ebenso passe ich pro Rechnung die Spracheinstellung an, so dass ich den kompletten Rechnungstext bei Bedarf in deutscher oder englischer Sprache ausgeben kann. NatĂŒrlich unterstĂŒtzt Zervant weitere Sprachen, die ich indes nicht benötige.

„Mein Konto“ beherbergt allen zentralen Informationen. (Screenshot: Dr. Web)

Nicht unerwĂ€hnt bleiben darf der ĂŒberaus detaillierte Supportbereich, der wĂ€hrend meines Tests zuverlĂ€ssig in der Lage war, mir alle auftretenden Fragen kompetent zu beantworten und das noch dazu in meiner Muttersprache. Vielfach ist es bei auslĂ€ndischen Diensten ja so, dass zwar die BenutzeroberflĂ€che eingedeutscht wurde, Support aber nur auf Englisch geleistet wird.

Rechnungen zeigen sich in der gleichen Übersichtlichkeit, wie die anderen Programmbestandteile. (Screenshot: D. Petereit)

Kostenpflichtige Leistungen, die ĂŒber die reine Faktura hinausgehen

Zervant bietet zusĂ€tzliche Bezahl-Features, die ĂŒber die reine Faktura hinausgehen. Zervant arbeitet also nach einem klassischen Freemium-Modell.

Kostenlos ist das Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften, sowie das Verwalten von Produkten und Kunden. Kostenlos ist ebenso der Versand der Rechnungen per E-Mail oder die Erzeugung von PDFs, die du dann eigenhÀndig an deine Kunden sendest. Auch die Erstellung grundlegender Berichte, etwa das Rechnungsausgangsbuch zur Weitergabe an den Steuerberater, ist kostenlos.

Kostenpflichtig ist eine Option, die in Deutschland mutmaßlich kaum nachgefragt werden wird, nĂ€mlich der Versand der Rechnungen per Post durch das System selbst. Kostenpflichtig ist aber auch das Mahnwesen, sowohl manuell, wie automatisiert. MĂŒssen deine Rechnungen den besonderen Bedingungen der eRechnung, eigentlich nur im öffentlichen Sektor von Bedeutung, folgen, ist das ebenfalls kostenpflichtig. In allen Premium-Services, die sich im Wesentlichen ĂŒber die Zahl der Post-Versands-Rechnungen differenzieren, ist ein schneller und direkter Support inbegriffen.

Meine Empfehlung

Zervant ist uneingeschrĂ€nkt empfehlenswert, wenn dir der Funktionsumfang reicht. Andere, natĂŒrlich kostenpflichtige Dienste bĂŒndeln den Faktura-Leistungsumfang vielfach noch mit einer Zeiterfassung oder dem Zahlungsverkehr und anderen Banking-Funktionen. Hier bietet Zervant nur die Kernkompetenzen einer Faktura. Selbst mit den zusĂ€tzlichen, kostenpflichtigen Leistungen bleibt Zervant schlank und fokussiert.

Und so verwundert es nicht, dass Zervant die schnellste und ĂŒbersichtlichste Faktura-App ist, die mir in den letzten 15 Jahren untergekommen ist. Der Preis fĂŒr Benutzerfreundlichkeit geht ganz klar nach Finnland. Und du bekommst fĂŒr angenehme Null Euro eine professionelle Lösung fĂŒr dein Rechnungschaos.

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit ĂŒber 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er fĂŒr diverse Medien, hauptsĂ€chlich zu den Themenfeldern Technik und Design.
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8 Kommentare

  1. Das kostenlose Angebot von Zervant wurde eingeschrÀnkt.
    Fortan können statt „unendlich“ nur noch 10 Kunden gefĂŒhrt werden, danach greift das Premium-Abo.
    DafĂŒr können monatlich „unendlich“ viele Rechnungen an diese 10 Kunden verschickt werden.

    Ziemlich cool, ich habe tatsÀchlich nur 10 Kunden, denen ich monatlich jeweils zwischen 450-2.800 Rechnungen schicke! Bei den meisten anderen Tools kann man pro Kunde teilweise nur 5 Rechnungen monatlich schicken, was echt zu wenig ist!

  2. Klasse Bericht und ein super Tipp, Danke!

    Habe Zervant auch gleich ausprobiert 
 direkt einen kleinen Fehler gefunden!

    Wenn man ein Produkt mit Umsatzsteuer anlegt (7 oder 19 %) und im Rechnungs- bzw. Angebots-Editor dieses Produkt mehrfach in einer Position erfasst, wird der Brutto-Preis nicht korrekt berechnet. Beispiel:

    Produkt mit 12,- € StĂŒckpreis (Netto= 10,08 €) mĂŒsste x6 mit einem Gesamt-Brutto von 72,- € angezeigt werden. TatsĂ€chlich wird allerdings 71,97 € angezeigt.

    Diesen Fehler hatte ich dem Support gemeldet und keine 24 Std spĂ€ter Feedback (auf Deutsch) erhalten, bei dem der Fehler eingestanden wurde und dass dessen Behebung bereits geplant ist (wenn auch ohne ETA). FĂŒr die jetzige Situation wurde zudem der simple Workaround empfohlen, im Angebots-Editor den Brutto-Preis manuell zu korrigieren.

    Da ich diesen Fehler bereits von etlichen anderen Faktura-Diensten und -Apps kenne und es offenbar recht anspruchsvoll ist, diesen nachtrĂ€glich zu beheben, kann ich zumindest damit leben, auch wenn hier ein kleiner Teil der automatisierten Fakturierung etwas unterbrochen wird und man etwas aufpassen und die Summen pro Position, und im Gesamt-Brutto (bei mehreren Rechnungs-Positionen bzw. Artikeln) ĂŒberprĂŒfen muss.

    Kann ich zumindest gut mit leben, zumal mir auch keine Kritikpunkte bei der Umsetzung von Sicherheits- und Datenschutz-Gesetzen aufgefallen ist.

  3. Hi Dieter. Vielen Dank fĂŒr diesen Tip. Fantastisch, danach habe ich schon lĂ€nger gesucht!

  4. „Haken und Ösen gibt es keine.“ – Hallo! Das ist ein „Cloud“-Dienst!

    Wenn dem Anbieter beliebt, den Dienst morgen einzustellen, dann kommst Du evtl. nicht mehr an Deine Daten bzw. den Dienst. Beispiele? Ja:
    – Nero-Cloud
    – Amazon Music Cloud ab 2019
    – Amazon Drive mit unbegrenztem Speicher
    – Crashplan fĂŒr Privatnutzer
    – Wuala plötzlich nicht mehr kostenlos
    – Nextbit-Cloud
    – GWDG Cloud
    – Pebble Smartwatch-Dienste
    – HTC Cloud-Dienste

    • Ja genau. Und wenn dein Provider morgen Pleite geht, kommst du nicht mal mehr ins Internet. Also bleib lieber bei Zettel und Stift und hoff, dass die Post nicht auch in Konkurs geht.

      • immer diese Schwarzmalerei … da reicht es ja schon, wenn die Straße aufgebuddelt und dabei das Telefon-/Glasfaser-/Fernsehkabel beschĂ€digt wird ;-)
        OK, wenn natĂŒrlich die Post auch noch pleite geht dann bin ich mit meiner lokalen Lösung auch nicht besser dran.

  5. Hallo Felix,

    Du hast mit deiner Aussage recht. Normalerweise unterliegen auch europĂ€ische AWS-Server dem US Freedom Act. Da wir jedoch mit Banken kooperieren, u.a. mit ING Belgien, mussten wir einen speziellen Vertrag mit AWS abschließen, da fĂŒr Banken andere Datenschutzrichtlinien gelten. In unserem Spezialfall verpflichtet sich Amazon dazu, personenbezogenen Daten von unseren Benutzern nach der EU-Datenschutzrichtlinie zu speichern.

    Ich hoffe das nimmt dir deine Skepsis und du testest Zervant einfach. Du kannst dein Konto jederzeit selbst löschen. Bei weiteren Fragen kannst du dich auch gerne an unseren Kundensupport unter support@zervant.zendesk.com wenden.

    Liebe GrĂŒĂŸe
    Tanja

  6. Hallo Felix!

    Ich kann deine Vorbehalte nachvollziehen, auch wenn ich in Bezug auf reine Fakturierung fĂŒr mich da nicht so die Probleme sehe.

    ad 1) Nein, ich habe keine gefunden. Es gibt aber einen Datenexport.

    ad 2) Da wirst du wohl Recht haben. Ich konnte jedenfalls keine Aussage finden, nach der die europÀischen AWS-Standorte anderen rechtlichen Rahmenbedingungen unterworfen wÀren.

    Wenn man es als reine Fakturierung nutzt, könnte man wohl damit leben. Das komplette Rechnungswesen wĂŒrde ich so nicht abwickeln wollen.

    Gruß
    Dieter

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