Dieter Petereit 24. Juli 2018

Zervant: Kostenlos Rechnungen schreiben in der Cloud

Freelancer und Kleinunternehmer kennen den Schmerz, der immer dann spontan einsetzt, wenn die Gedanken in Richtung Buchhaltung schweifen. Das Online Rechnungsprogramm Zervant tritt an, um lindernd zu wirken. Das klappt ganz gut.

Rechnungen zu Fuß, Großmutters Methode

Ich kenne etliche Kollegen, die ihre Rechnungen nach wie vor mit Word oder Excel schreiben und manuell entsprechende Listen für den Steuerberater pflegen. Rudimentäre Buchhaltung wird vielfach noch zu Fuß betrieben. Dabei ist das nicht einmal eine wirtschaftliche Lösung.

Wenn ich mir vorstelle, wie viel Zeit früher drauf gegangen ist, um Rechnungen zu schreiben und Zahlungen zu überwachen, sowie Umsatzübersichten und Liquiditätsplanungen zu erstellen. Seit einigen Jahren verwende ich konsequent eine Online-Lösung für die Fakturierung. Das monatliche Schreiben einiger Rechnungen kostet mich seither nur noch ein paar Minuten und die Übersicht bleibt stets gewahrt.

Zervant bietet Faktura kostenlos, wirklich

Web-Dienste, die dich dabei unterstützen wollen, deine Rechnungen rationeller zu verwalten, gibt es einige. Ich stolperte dieser Tage über den finnischen Dienst Zervant, der einen radikalen Ansatz verfolgt. Zervant erlaubt es dir nämlich, deine Rechnungen vollkommen kostenlos zu schreiben und mit dem System zu verwalten. Haken und Ösen gibt es keine. Der Dienst ist wirklich kostenlos.

Zervant, die Landing Page (Screenshot: Dr. Web)

Wie der/die Deutsche nun mal ist, wird dich das sicherlich misstrauisch machen. Das verstehe ich. Ich habe mir den Dienst näher angeschaut und kann dich beruhigen. Zervant gehört mit seinem 40-köpfigen Team zu DEN aufstrebenden Unternehmen Finnlands und hat 14 Millionen Euro an Risikokapital im Rücken.

Die Entscheidung, das Produkt Zervant in Frankreich, Deutschland und Großbritannien kostenlos verfügbar zu machen, ist recht neu. Während Zervant schon seit einigen Jahren am Markt ist und ganz klassisch ein monatliches Abo-Modell verfolgte, beschlossen die Finnen erst Anfang 2017, Zervant außerhalb ihrer Kernmärkte Finnland und Schweden kostenfrei anzubieten. Präsent sind sie in Deutschland indes schon seit 2013 und konnten nach eigenen Angaben hierzulande schon 30.000 Kunden gewinnen.

Meine Einschätzung ist, dass es um Marktanteile geht. Aus Unternehmenskreisen verlautet, dass es eben die Mission des Unternehmens sei, so viele der rund 20 Millionen Kleinunternehmer in Europa in Sachen Faktura zu unterstützen, wie eben möglich. Tatsächlich wirst du an keiner Stelle des Dienstes aufgefordert, dich für ein kostenpflichtiges Upgrade zu entscheiden. Zervant ist keine verkappte Demo.

Du kannst ruhig zugeben, dass dich diese Perspektive ziemlich reizt. Na ja, wiegelst du jetzt wahrscheinlich ab, was nichts kostet, kann ja auch nichts sein. Ich muss dich enttäuschen. Zervant ist ein überzeugendes Produkt, sogar besser als die kostenpflichtige Lösung, die ich bislang verwende, die ich aber jetzt nicht verraten werde.

Zervant bedient verschiedene nationale Märkte. Man könnte nun vermuten, dass sie das mit einer Einheitsgröße zu erschlagen versuchen – schon wieder weit gefehlt. Zumindest für den deutschen Markt ist Zervant außerordentlich gut angepasst und damit meine ich nicht nur, dass die Benutzeroberfläche komplett in deutscher Sprache funktioniert. Zervant kennt die Pflichtangaben deutscher Rechnungslegung und erlaubt dementsprechend die Hinterlegung wichtiger Daten, wie etwa der Umsatzsteuer-ID.

Ein Überblick über den Leistungsumfang

Der Funktionsumfang des Dienstes umfasst die Erstellung jeglicher Belege, allen voran Rechnungen, Angebote und Lieferscheine. Sogar Wiederholungsrechnungen kannst du erfassen. Zur Belegverwaltung gehört eine Produktstamm. Du erstellst beliebig viele Produkte und Dienstleistungen, die du dann unkompliziert aus dem Rechnungsformular aufrufst und abrechnest.

Neben jener für Belege findest du eine umfangreiche Kundenverwaltung vor, die dir dabei hilft, deine Kunden im Auge zu behalten. Hier werden alle Rechnungen des jeweiligen Klienten gelistet, so dass du jederzeit darüber im Bilde bist, wie viel Umsatz der einzelne Kunde bei dir macht. Zudem kannst du beliebig viele Notizen zu jedem Datensatz erfassen. Damit ist es möglich, ein rudimentäres CRM nachzubauen. Zumindest bildest du Akquise-Prozesse auf diese Weise einfach ab.

Meine kurze Kundenliste zeigt aber schon schön, dass die Infos zum einzelnen Datensatz rechts neben der Liste eingeblendet werden. (Screenshot: Dr. Web)

Das dritte Element im Bunde ist die Berichterstellung. Hier erhältst du etwa einen Umsatzbericht, auch als PDF, den du deinem Steuerberater zur Verfügung stellen kannst. Für dich persönlich noch interessanter dürfte der Einnahmenbericht sein, der dir eine Übersicht deiner Einnahmen bezogen auf einen von dir gewählten Zeitraum, bis runter auf einen konkreten Monat, bietet. Wer es mag, lässt sich zudem seine Umsätze grafisch darstellen. Alle Berichte stehen auch als PDF zum Download bereit.

Auf der Startseite, deinem persönlichen Dashboard, das du nach dem Login direkt erreichst, erhältst du ebenfalls einen direkten Überblick über alle offenen Rechnungen, sowie darüber, welche davon überfällig sind. So kannst du dein Inkasso optimieren. Mangelhaftes Inkasso ist immerhin einer der häufigsten Insolvenzgründe im Kleinunternehmerbereich. Zervant hilft dir also beim Überleben.

Das Dashboard, das du nach dem Login erreichst, zeigt dir auf einen Blick den Status deiner Rechnungen an. (Screenshot: Dr. Web)

In der Post-Snowden-Ära stellt sich stets auch die Frage nach dem Datenschutz, gerade bei Online-Anwendungen. Zervant gibt hierzu an, dass ausschließlich Server der Amazon Web Services verwendet werden, die ihre Standorte in London, Frankfurt oder in Irland, jedenfalls in Europa, haben. Zudem ist es laut Zervant so, dass sich Amazon hinsichtlich des Hostings des Faktura-Dienstes vertraglich verpflichtet hat, europäische Daten nach den EU-Datenschutzgesetzen zu hosten und nicht den amerikanischen Patriot Act greifen zu lassen. Spätestens mit dem Inkrafttreten der EU-DSGVO dürfen wir wohl davon ausgehen, dass diese Aussage stimmt.

Rechnungen schreiben (und bezahlt bekommen) leicht gemacht

Das Schreiben einer Rechnung funktioniert intuitiv. Du wählst einen Kunden oder legst einen neuen an. Dann vergibst du relevante Daten, wie Rechnungsnummer und -datum, sowie die Zahlungsbedingungen. Natürlich bietet Zervant Standards, wie das automatisierte Hochzählen der Rechnungsnummer und das aktuelle Datum als Rechnungsdatum an.

Erst musst du einen Account erstellen. Das geht aber total unkompliziert. (Screenshot: Dr. Web)

Das Erfassen der abzurechnenden Leistung ist besonders erfreulich. Als Freelancer oder Kleinunternehmer wird es dir immer wieder passieren, dass du eine Leistung abrechnen musst, die du wahrscheinlich nie wieder abrechnen wirst. Mit anderen Worten, es lohnt sich nicht, dafür ein Produkt zu definieren, das dann auf ewig in deiner Produktverwaltung mitgeführt wird. Zervant kennt das und erlaubt dir deswegen auch, Leistungen abzurechnen, ohne sie zuvor als Produkt abspeichern zu müssen. Wer sich ein bisschen mit Faktura beschäftigt, weiß, dass das längst nicht alle Wettbewerber so offen handhaben.

Insgesamt erweist sich Zervant als äußerst flexibel. Während der Rechnungsstellung stellst du fest, dass diese Leistung doch als Produkt gespeichert werden sollte? Dann mach es einfach aus dem Formular heraus. Die Liste der abzurechnenden Einheiten braucht noch die Einheit „Liter“ – oder meinetwegen „Kamele“? Gib sie einfach ein. Die Liste der Steuersätze ist nicht vollständig? Ergänze sie.

Rechnungen sind intuitiv zu erstellen. (Screenshot: Dr. Web)

An keiner Stelle des Verfahrens konfrontierte Zervant mich während meines Tests mit Schwierigkeiten oder Unbequemlichkeiten. Wer schon mal eine Rechnung geschrieben hat, wird mit Zervant keine Probleme bekommen. Alles läuft fast schon intuitiv ab.

Rechnungen lassen sich direkt aus dem Dienst heraus per E-Mail versenden. Alternativ erstellst du ein PDF des Belegs und sendest dieses von deiner eigenen Absenderadresse aus. Das ist letztlich eine Frage der persönlichen Philosophie. Ich wähle immer den letzteren Weg.

Wenn du über ein Konto beim Zahlungs-Provider Stripe verfügst, kannst du deinen Kunden direkt aus der Rechnung heraus deren Begleichung per Kreditkarte anbieten. Das ist für deine Kunden kostenlos. Du bezahlst 1,9 Prozent des Rechnungsbetrages zuzüglich einer Transaktionsgebühr von 0,25 EUR (bei europäischen Karten). Die Möglichkeit der Kreditkartenzahlung geht auch mit dem kostenlosen Account.

Die Rechnung ist fertig. Ich hätte noch ein Logo integrieren sollen. (Screenshot: Dr. Web)

Über den Punkt „Mein Konto“ erreichst du den Bereich, der dir die Hinterlegung aller erforderlichen Informationen erlaubt. Sämtliche Pflichtangaben für deine Rechnungen speicherst du an dieser Stelle. Hier hast du auch separaten Zugriff auf die Produktverwaltung.

Für mich besonders wichtig ist der Umstand, dass Zervant in der Lage ist, mit beliebig vielen Währungen umzugehen. Ich schreibe durchaus in EUR und USD meine Rechnungen und kann diese Einstellung auf Rechnungsbasis anpassen. Ebenso passe ich pro Rechnung die Spracheinstellung an, so dass ich den kompletten Rechnungstext bei Bedarf in deutscher oder englischer Sprache ausgeben kann. Natürlich unterstützt Zervant weitere Sprachen, die ich indes nicht benötige.

„Mein Konto“ beherbergt allen zentralen Informationen. (Screenshot: Dr. Web)

Nicht unerwähnt bleiben darf der überaus detaillierte Supportbereich, der während meines Tests zuverlässig in der Lage war, mir alle auftretenden Fragen kompetent zu beantworten und das noch dazu in meiner Muttersprache. Vielfach ist es bei ausländischen Diensten ja so, dass zwar die Benutzeroberfläche eingedeutscht wurde, Support aber nur auf Englisch geleistet wird.

Rechnungen zeigen sich in der gleichen Übersichtlichkeit, wie die anderen Programmbestandteile. (Screenshot: D. Petereit)

Kostenpflichtige Leistungen, die über die reine Faktura hinausgehen

Zervant bietet zusätzliche Bezahl-Features, die über die reine Faktura hinausgehen. Zervant arbeitet also nach einem klassischen Freemium-Modell.

Kostenlos ist das Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften, sowie das Verwalten von Produkten und Kunden. Kostenlos ist ebenso der Versand der Rechnungen per E-Mail oder die Erzeugung von PDFs, die du dann eigenhändig an deine Kunden sendest. Auch die Erstellung grundlegender Berichte, etwa das Rechnungsausgangsbuch zur Weitergabe an den Steuerberater, ist kostenlos.

Kostenpflichtig ist eine Option, die in Deutschland mutmaßlich kaum nachgefragt werden wird, nämlich der Versand der Rechnungen per Post durch das System selbst. Kostenpflichtig ist aber auch das Mahnwesen, sowohl manuell, wie automatisiert. Müssen deine Rechnungen den besonderen Bedingungen der eRechnung, eigentlich nur im öffentlichen Sektor von Bedeutung, folgen, ist das ebenfalls kostenpflichtig. In allen Premium-Services, die sich im Wesentlichen über die Zahl der Post-Versands-Rechnungen differenzieren, ist ein schneller und direkter Support inbegriffen.

Meine Empfehlung

Zervant ist uneingeschränkt empfehlenswert, wenn dir der Funktionsumfang reicht. Andere, natürlich kostenpflichtige Dienste bündeln den Faktura-Leistungsumfang vielfach noch mit einer Zeiterfassung oder dem Zahlungsverkehr und anderen Banking-Funktionen. Hier bietet Zervant nur die Kernkompetenzen einer Faktura. Selbst mit den zusätzlichen, kostenpflichtigen Leistungen bleibt Zervant schlank und fokussiert.

Und so verwundert es nicht, dass Zervant die schnellste und übersichtlichste Faktura-App ist, die mir in den letzten 15 Jahren untergekommen ist. Der Preis für Benutzerfreundlichkeit geht ganz klar nach Finnland. Und du bekommst für angenehme Null Euro eine professionelle Lösung für dein Rechnungschaos.

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.
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8 Kommentare

  1. Das kostenlose Angebot von Zervant wurde eingeschränkt.
    Fortan können statt „unendlich“ nur noch 10 Kunden geführt werden, danach greift das Premium-Abo.
    Dafür können monatlich „unendlich“ viele Rechnungen an diese 10 Kunden verschickt werden.

    Ziemlich cool, ich habe tatsächlich nur 10 Kunden, denen ich monatlich jeweils zwischen 450-2.800 Rechnungen schicke! Bei den meisten anderen Tools kann man pro Kunde teilweise nur 5 Rechnungen monatlich schicken, was echt zu wenig ist!

  2. Klasse Bericht und ein super Tipp, Danke!

    Habe Zervant auch gleich ausprobiert … direkt einen kleinen Fehler gefunden!

    Wenn man ein Produkt mit Umsatzsteuer anlegt (7 oder 19 %) und im Rechnungs- bzw. Angebots-Editor dieses Produkt mehrfach in einer Position erfasst, wird der Brutto-Preis nicht korrekt berechnet. Beispiel:

    Produkt mit 12,- € Stückpreis (Netto= 10,08 €) müsste x6 mit einem Gesamt-Brutto von 72,- € angezeigt werden. Tatsächlich wird allerdings 71,97 € angezeigt.

    Diesen Fehler hatte ich dem Support gemeldet und keine 24 Std später Feedback (auf Deutsch) erhalten, bei dem der Fehler eingestanden wurde und dass dessen Behebung bereits geplant ist (wenn auch ohne ETA). Für die jetzige Situation wurde zudem der simple Workaround empfohlen, im Angebots-Editor den Brutto-Preis manuell zu korrigieren.

    Da ich diesen Fehler bereits von etlichen anderen Faktura-Diensten und -Apps kenne und es offenbar recht anspruchsvoll ist, diesen nachträglich zu beheben, kann ich zumindest damit leben, auch wenn hier ein kleiner Teil der automatisierten Fakturierung etwas unterbrochen wird und man etwas aufpassen und die Summen pro Position, und im Gesamt-Brutto (bei mehreren Rechnungs-Positionen bzw. Artikeln) überprüfen muss.

    Kann ich zumindest gut mit leben, zumal mir auch keine Kritikpunkte bei der Umsetzung von Sicherheits- und Datenschutz-Gesetzen aufgefallen ist.

  3. Hi Dieter. Vielen Dank für diesen Tip. Fantastisch, danach habe ich schon länger gesucht!

  4. „Haken und Ösen gibt es keine.“ – Hallo! Das ist ein „Cloud“-Dienst!

    Wenn dem Anbieter beliebt, den Dienst morgen einzustellen, dann kommst Du evtl. nicht mehr an Deine Daten bzw. den Dienst. Beispiele? Ja:
    – Nero-Cloud
    – Amazon Music Cloud ab 2019
    – Amazon Drive mit unbegrenztem Speicher
    – Crashplan für Privatnutzer
    – Wuala plötzlich nicht mehr kostenlos
    – Nextbit-Cloud
    – GWDG Cloud
    – Pebble Smartwatch-Dienste
    – HTC Cloud-Dienste

    • Ja genau. Und wenn dein Provider morgen Pleite geht, kommst du nicht mal mehr ins Internet. Also bleib lieber bei Zettel und Stift und hoff, dass die Post nicht auch in Konkurs geht.

      • immer diese Schwarzmalerei … da reicht es ja schon, wenn die Straße aufgebuddelt und dabei das Telefon-/Glasfaser-/Fernsehkabel beschädigt wird ;-)
        OK, wenn natürlich die Post auch noch pleite geht dann bin ich mit meiner lokalen Lösung auch nicht besser dran.

  5. Hallo Felix,

    Du hast mit deiner Aussage recht. Normalerweise unterliegen auch europäische AWS-Server dem US Freedom Act. Da wir jedoch mit Banken kooperieren, u.a. mit ING Belgien, mussten wir einen speziellen Vertrag mit AWS abschließen, da für Banken andere Datenschutzrichtlinien gelten. In unserem Spezialfall verpflichtet sich Amazon dazu, personenbezogenen Daten von unseren Benutzern nach der EU-Datenschutzrichtlinie zu speichern.

    Ich hoffe das nimmt dir deine Skepsis und du testest Zervant einfach. Du kannst dein Konto jederzeit selbst löschen. Bei weiteren Fragen kannst du dich auch gerne an unseren Kundensupport unter support@zervant.zendesk.com wenden.

    Liebe Grüße
    Tanja

  6. Hallo Felix!

    Ich kann deine Vorbehalte nachvollziehen, auch wenn ich in Bezug auf reine Fakturierung für mich da nicht so die Probleme sehe.

    ad 1) Nein, ich habe keine gefunden. Es gibt aber einen Datenexport.

    ad 2) Da wirst du wohl Recht haben. Ich konnte jedenfalls keine Aussage finden, nach der die europäischen AWS-Standorte anderen rechtlichen Rahmenbedingungen unterworfen wären.

    Wenn man es als reine Fakturierung nutzt, könnte man wohl damit leben. Das komplette Rechnungswesen würde ich so nicht abwickeln wollen.

    Gruß
    Dieter

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