Als Einzelunternehmer mit einer übersichtlichen Anzahl von Aufträgen ist die Erfassung in Excel oder mit einem der vielfach angebotenen Online-Tools oft ausreichend, aber sobald mehrere Mitarbeiter an einem Projekt tätig werden oder unterschiedliche Preise oder sogar Preislisten zum Einsatz kommen, ist bei vielen Produkten die Leistungsgrenze erreicht.
Xpert-Timer ist eine lokal installierte Windowsanwendung und wird von der Firma Xpert-Timer Software im bayerischen Stadtbergen entwickelt. Die Software wird weltweit in den Sprachen deutsch und englisch eingesetzt.
Du kannst Xpert-Timer 30 Tage lang ohne Registrierung testen und dich vom Programm überzeugen.
Die Projektstruktur
Nach der Installation wirst du vom Programm direkt gefragt, ob du einen neuen Kunden anlegen möchtest. Das ist optional und dient lediglich als Hilfestellung.
Im Xpert-Timer können Projekte, Unterprojekte und Aufgaben zeitlich erfasst werden. Aufgaben sind dabei immer an ein Projekt gebunden. Projekte wiederum können an Kunden gebunden, oder ohne Kundenebene erfasst werden. Hier ein Beispiel zur Projektstruktur:
Jedem angelegten Projekt können bestimmte Mitarbeiter zugeordnet werden. So bleibt die Projektliste schlank, denn jeder sieht nur das das er sehen soll.
Um aussagekräftige Reports zu erstellen, solltest du jedem Mitarbeiter einen Stundensatz hinterlegen, mit dem deine eigenen Kosten kalkuliert werden, sowie den Stundensatz, der an den Kunden berechnet werden kann.
Mit Xpert-Timer kannst du jedem Projekt einen eigenen Stundensatz hinterlegen, den Stundensatz übernehmen, der im Hauptprojekt eingetragen wurde, den jeweiligen Stundensatz des Mitarbeiters oder du erstellst für das Projekt oder den Kunden eine spezielle Preisliste in der du unterschiedliche Tätigkeiten oder Berufsgruppen ganz individuell preislich definieren kannst.
Automatische oder manuelle Zeiterfassung
Es gibt mehrere Möglichkeiten die Projektzeiten im Xpert-Timer zu erfassen. Da wäre zum einen die Erfassung über die Zeitleiste. Im Start-Knopf liegt eine Auswahl von Projekten die du bestimmst und zum Starten des Projekts einfach auswählst.
Alternativ kannst du dir eine Favoritenliste zusammenstellen, die dann auf deinem Desktop schwebt. Sobald du ein Projekt anklickst, fängt dieses an die Zeit zu stoppen.
Eine weitere Möglichkeit ist die manuelle Zeiterfassung. Hier kannst du wählen zwischen der Eingabe der Daten „von-bis“, einer einfachen Stundenangabe, z. B. 3 h, oder sogar rückwirkend ab der jetzigen Uhrzeit, solltest du vergessen haben ein Projekt zu starten. Clever gelöst ist auch die Option ein Projekt rückwirkend zu starten, wenn vergessen wurde das Projekt umzuschalten. So wird auch der zuletzt erfasste Zeitstempel entsprechend angepasst.
Die Erfassung von selbst definierten Tätigkeiten bietet eine nochmalige Filtermöglichkeit der Zeitstempel. So kannst du innerhalb eines Projekts nochmal explizit nach Tätigkeiten differenzieren.
Auswertung der Projektzeiten
Die Auswertung im Xpert-Timer ist mächtig und man muss sich erst ein bisschen in die vielen Optionen einarbeiten. Gut ist, dass die Software die Möglichkeit bietet Filter-, Gruppierungs- und Summierungseinstellungen zu speichern, sodass die Auswertungen später mit einem Mausklick entsprechend erstellt werden können.
Die Software bietet zum Beispiel eine Einzelaufstellung der Zeitstempel der jeweiligen Mitarbeiter, inklusive dem jeweiligen Kommentar, der internen Kosten und dem Preis, der an den Kunden verrechnet wird.
Die Summierungsansicht fasst Projektzeiten zusammen und bildet sie nach unterschiedlichen Gruppierungs- und Filtereinstellungen ab. Im Beispiel wird die erfasste Zeit pro Kunden im Monat angezeigt.
Rechteverwaltung regelt Zugriff
Alle Sichtbarkeiten im Programm werden über Rechtegruppen geregelt. Sollte also in deinem Unternehmen eine Regel bestehen, dass Mitarbeiter nicht die Zeiten der anderen Mitarbeiter sehen dürfen, dann kannst du das in der Rechteverwaltung entsprechend einstellen.
Leitest du ein Unternehmen, in welchem jeder alles sehen darf, dann gibt es einen Spezialmodus im Programm der die Zuordnungen und die Rechteverwaltung in der Projektzeiterfassung abschaltet. Xpert-Timer geht dann einfach davon aus, dass jeder alles darf.
Projektzeiterfassung in einer On-Premise Cloud
Möchtest du deine Zeiten per Browseroberfläche erfassen, kannst du dir eine On-Premise Cloud (also „vor Ort“) aufsetzen und den Xpert-Timer per Browser verwenden. In der Lizenz ist die Cloudanwendung beinhaltet, nur die Schnittstelle schlägt mit einmalig 150.- Euro netto zu buche. Was du dazu benötigst, ist ein Windows Server, der rund um die Uhr läuft, damit du in deine lokale Datenbank schreiben kannst. Hier reicht auch z. B. ein Intel Cube.
Die Web-Oberfläche bietet zusätzlich die Möglichkeit Projekte per QR-Code oder NFC Tag zu starten und zu stoppen. Auch Fotos können projektbezogen gespeichert und in der zentralen Datenbank abgelegt werden. Wenn du also viel von unterwegs dokumentieren musst, ist die Nutzung über dein Smartphone perfekt.
Kauflizenz oder Mietlizenz
Die Software bietet Xpert-Timer als Kauf- sowie als Mietlizenz an. Die meisten Kunden ziehen die Kauflizenz vor, da diese uneingeschränkt über Jahre nutzbar ist. Zusatzmodule wie die Faktura können bei Bedarf zugekauft werden. Jede Mitarbeiterlizenz kostet einmalig 185.- Euro. Für Updates, Upgrades und Support verlangt Xpert-Timer eine Pauschale von 25 % des Lizenzwerts. Dieses Paket ist ab dem zweiten Nutzungsjahr optional. Die Software bleibt weiterhin lauffähig.
Möchtest du die abgespeckte Variante, ohne Kundenverwaltung und nur für Einzelbenutzer verwenden, dann kannst du die Version „Basic“ für nur 89.- Euro netto kaufen. Ein super Preis für den Einstieg in die Zeiterfassung.
Ein Umstieg von anderen Produkten zum Xpert-Timer ist über eine Importfunktion über das Datenbank-Tool XTAdmin möglich, welches im Lieferumfang beinhaltet ist und bei der Erstinstallation mit installiert wird. Als Datenbankformat stehen MS-Access, MariaDB, MySQL, MS-SQL und PostgreSQL zur Verfügung.
