Zeiterfassung jenseits von Excel

Täglich seine Arbeitszeit zu erfassen kann eine selbstdisziplinierende Wirkung entfalten. Wer eine wöchentliche Mindestarbeitszeit anstrebt, erreicht sein Ziel eventuell leichter durch eine fortlaufende Kontrolle des Erreichungsgrads. Nicht nur das: ohne eine Zeiterfassung für Projekte, besonders Kundenprojekte auf Pauschalpreisbasis, fehlen Erfolgskontrolle und Planungsdaten für die Zukunft: liege ich mit der Preis- und Zeitkalkulation völlig daneben, rauscht nicht nur mein kalkulatorischer Stundensatz in den Keller, sondern es drohen andere Projekte zeitlich aus dem Ruder zu laufen. Nicht jede Fehlplanung lässt sich einfach durch Mehrarbeit ausbügeln. Fehlkalkulationen kommen vor, alle Unwägbarkeiten sind kaum vorherzusehen, aber irgendwann sollten für gleichartige Tätigkeiten Erfahrungswerte aus der Vergangenheit vorliegen, als Basis für das nächste Angebot. Für auf Stundenbasis abgerechnete Aufgaben ist Zeiterfassung Pflicht, der Kunde wird in der Regel einen Einzelnachweis verlangen.

Etwas Anwenderwissen im Umgang mit einem Tabellenkalkulationsprogram, und ein Zeiterfassungblatt steht recht fix. Beim Konsoldieren der Einträge in Excel – für die monatliche Stundenabrechnung oder Nachkalkulation – hilft die Pivottabelle. Das reicht im Prinzip für den Eigenbedarf aus. Mehr Ansprüche können entstehen, wenn Projekte im Freelancerkollektiv von mehreren Standorten aus gestemmt werden. Eine zentrale Zeiterfassungslösung, in die Projektmitglieder ihre Stundenaufwände eingeben und den mit dem Projektmanagerhut auf in die Lage versetzen, gegebenenfalls steuernd einzugreifen. Paymo könnte so ein Kandidat sein.

Die Anwendung läuft unter einer Subdomain http://ihresubdomain.paymo.biz. Um Paymo zu testen, erst den Registrierungsprozess abschließen, dort eine Subdomain wählen, die anschließend bei der lokalen Installation der Applikation eingegeben werden muss.

Unter “Clients” werden die Kunden angelegt, auf die man Stunden bucht; auf Wunsch auch mit dem Firmenlogo verziert.

Es gibt Kunden-Projektbeziehungen. Mehrere Projektmitarbeiter können auf ein Projekt buchen. Paymo lässt einem nicht ohne die Angabe eines Zeitbudgets pro Projekt davon. Ein Appell an die Planung. In wie vielen Stunden sollte das Projekt vom Tisch sein?

Die Zeiterfassung erfolgt über den Timetracker. Mit einer Stopp-Uhr-Funktion – nett gemacht, aber in der Praxis wohl unbrauchbar, weil durch Störungen von außen und Multi-Tasking eine einmal begonnene Aufgabe öfters unterbochen wird, und die Zeit dann einfach geschätzt, zusammen addiert, werden muss. Lebensnaher dagegen ist die Erfassung von Arbeitszeit mittels des Kalenders – für Update-Versionen wäre jedoch eine manuelle Erfassungsmöglichkeit wünschenswert, die ein nachtägliches Korrigieren von Zeitaufwänden zulässt. Paymo erfasst die Zeiteinträge automatisch, zeigt die aufgebrauchte Projektzeit mit einem Fortschrittsbalken an. Das alles macht einen frischen, modernen Eindruck und könnte selbst einen Einzelkämpfer-Excelaner zum Wechseln animieren.

Kosten? Paymo ist derzeit kostenlos, soll es laut dem Hersteller in der Basisversion auch immer bleiben. Für 1-3 User pro Subdomain. Eine kostenpflichtige Variante ist im Inkubator.