Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig – Teil 2

So erfreulich volle Auftragsbücher oder gar satte Gewinne sein mögen, eine Garantie fürs Überleben am Markt sind sie nicht. Viel zu viele Selbstständige und Unternehmer scheitern, weil sie wirtschaftlichen Erfolg und Zahlungsfähigkeit gleichgesetzt haben. Wir erklären den Unterschied und zeigen, wie eine einfache, aber wirkungsvolle Liquiditätsvorschau aussieht. Dieser zuerst am 12.02.2007 veröffentlichte Beitrag wurde im August 2010 aktualisiert.

Wunsch und Wirklichkeit: Der Soll-/Ist-Vergleich

Wenn Sie Ihre Liquiditätsplanung nur auf Basis von Soll-Zahlen machen, erkennen Sie zwar früher, zu welchen Zeitpunkten Konto-Schieflagen auftreten können. Aber erst durch die Gegenüberstellung von „Soll“- und „Ist“-Werten stellen Sie fest, bei welchen Positionen Ihre Planung unrealistisch war. Angenommen, Sie rechnen mit durchschnittlichen monatlichen Erlösen von 5.000 Euro, um auf den jährlichen Planumsatz von 60.000 Euro zu kommen. Wenn Sie nun feststellen, dass Sie im Januar 5.150 Euro eingenommen, im Februar aber nur 2.900 Euro umgesetzt haben, dann fällt ein im April ohnehin drohender Finanzengpass schon um knapp 2.000 Euro höher aus.

Den 1. Teil des Beitrags „Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig“ finden Sie hier.

Die Ursachen für unerwartete Einnahmeausfälle oder zusätzliche Kosten liefert ein Soll-Ist-Vergleich zwar nicht unbedingt auf den ersten Blick. Klarer, schneller und vor allem früher als auf Basis roter Zahlen auf Kontoauszügen erkennen Sie jedoch, in welchen Bereichen es Abweichungen gibt. Bei Einnahmeausfällen werden Sie zum Beispiel schnell feststellen, ob es an der ungünstigen Auftragslage oder schlechter Zahlungsmoral Ihrer Kunden liegt. In dem einen Fall werden Sie kurzfristig versuchen, Ihr Forderungsmanagement zu verbessern, im anderen, Werbung und Vertrieb anzukurbeln.

Lektüretipps I

Wenn Kunden nicht oder erst sehr spät zahlen, kann das im schlimmsten Fall Existenz gefährdet sein. Viele Probleme lassen sich zum Glück auch ohne Juristerei lösen. Die folgenden Dr.Web-Artikel leisten praktische Hilfestellung dabei:

• „Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?„

• „Letzte Warnung: Die Mahnung„

• „10 Tipps für ein erfolgreiches Inkasso„

• „Außer Spesen nichts gewesen„

Trotz aller Bemühungen lassen sich Liquiditätslücken durch kurzfristige Maßnahmen nicht immer kompensieren. Wenn die Realität beim besten Willen nicht an die Planungen angepasst werden kann, muss der umgekehrte Weg beschritten werden: Falls erforderlich korrigieren Sie mithilfe der aktuellen Ist-Zahlen die „Soll“-Werte der Folgemonate und bringen so Wunsch und Wirklichkeit besser zur Deckung.

Tabellen-Handarbeit

Wenn Sie noch kein spezielles „Controlling“-Werkzeug haben, können Sie sich das in Form einer einfachen Tabelle übrigens ganz einfach selbst basteln:

Sie legen in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm zunächst für jeden Monat eine Soll-Spalte, eine Ist-Spalte und der Einfachheit halber gleich noch eine „Differenz“-Spalte an. Dadurch erkennen Sie auf einen Blick die Höhe der absoluten Abweichung. Wenn Sie relative Angaben bevorzugen, können Sie sich aber auch eine prozentuale Abweichung anzeigen lassen. Die Formel zur Errechnung der prozentualen Differenz sieht folgendermaßen aus:

Anschließend legen Sie die ausgehend vom Kontostand am Monatsanfang die folgenden Einnahmen- und Ausgabenzeilen an:

• Betriebliche Einzahlungen (einschließlich Umsatzsteuererstattungen des Finanzamts)
  minus
• Betriebliche Auszahlungen differenziert nach den einzelnen Kostenpositionen (einschließlich Umsatzsteuererstattungen des Finanzamts)
  minus
• Privatentnahmen (Lebensunterhalt und die private Einkommensteuer)

Daraus errechnet sich der Kontostand am Monatsende, der zugleich der Kontoanfangsbestand des Folgemonats ist.

Mithilfe unserer Beispieltabellen im Excel– und im OpenOffice-Format starten Sie bei Bedarf im Handumdrehen die ersten Gehversuche mit der einfachen Liquiditätsrechnung.

Lektüretipps II

Falls Sie die Höhe Ihrer privaten Lebenshaltungskosten nicht genau kennen und noch keine Vorstellungen über die dafür benötigten Gewinne und Umsätze sowie die voraussichtlichen betrieblichen Kosten haben, sollten Sie einen Blick auf die beiden folgenden Grundlagenartikel werfen:

• Kalkulation für Einsteiger (Teil 1): Auskommen mit dem Einkommen
• Kalkulation für Einsteiger (Teil 2): Gewinn – Kosten – Umsatz – Preise

Steuertermine und Rücklagen

Zurück zum Einstiegsfall: Die Überwachung der unterjährigen Einnahmen und Ausgaben ist die eine Sache – manche Belastungen kommen jedoch mit Zeitverzögerung, dann aber umso heftiger. Sie müssen daher nicht nur darauf achten, dass auf Ihrem Konto schwarze Zahlen auftauchen, sondern unbedingt Rücklagen bilden für Ersatz- und Neuinvestitionen und vor allem die Steuern.

Wenn Sie den Einnahmenüberschuss des ersten Geschäftsjahres einfach als Nettogewinn behandeln und versuchen, die späteren Forderungen des Finanzamts (oder auch größere Anschaffungen) im zweiten oder gar dritten Jahr aus dem laufenden Betrieb zu finanzieren, geraten Sie unweigerlich in die Klemme.

Achten Sie also darauf, dass Sie nicht nur das Geld für Ihre fälligen Umsatzsteuerzahlungen (und eventuelle Gewerbesteuerzahlungen) zur Seite legen, sondern auch für die private Einkommensteuer auf den Vorjahresgewinn. Die ist bei fristgerechter Abgabe der Einkommensteuererklärung (im Mai des Folgejahres) in der Regel im Spätsommer des Folgejahres fällig. Wenn Sie die Abgabe der Steuererklärung bis zum Jahresende hinauszögern, kommt der Steuerbescheid unter Umständen erst im dritten Geschäftsjahr.

Voraus- und Nachzahlungen

Da die meisten Freelancer keine Lust haben, dem Fiskus ein zinsloses Darlehen zu gewähren und daher ihre meist vierteljährlichen Steuervorauszahlungen anfangs möglichst knapp bemessen, fallen neben der eigentlichen Steuernachzahlung dann auch noch Nachzahlungen auf die zwischenzeitlich geleisteten Steuervorauszahlungen an.

Bitte beachten Sie bei Finanzamtsforderungen: Der Fiskus ist ein ganz spezieller Schuldner. Er kommt ohne langwieriges gerichtliches Mahnverfahren an sein Geld, weil er als „Gerichtsvollzieher in eigener Sache“ auftreten und pfänden darf.

Lektüretipps III

Wenn Sie wissen möchten, wie hoch Ihre individuelle Einkommensteuerlast voraussichtlich ausfallen wird und wie die „In-sich-Rechnung“ funktioniert, dann lesen Sie …

• in Teil 1 unseres Kalkulationsbeitrags den Abschnitt „Hintenrum, durch die Brust …„.
• Wie Sie dafür sorgen, dass Sie auf Nachforderungen des Finanzamts vorbereitet sind, erfahren Sie in unserem Beitrag „Steuerrücklagen: So vermeiden Sie böse Überraschungen„.

Da Webdesigner und andere IT-Freelancer oft als Freiberufler anerkannt werden, hat die drohende Gewerbesteuer für diesen Personenkreis zuletzt an Bedeutung verloren. Hinzu kommt, dass die Gewerbesteuer erst ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro anfällt. Außerdem wird die gezahlte Gewerbesteuer seit 2008 zum überwiegenden Teil (mancherorts sogar vollständig) auf die Einkommensteuer angerechnet. Informationen über die Berechnung der Steuerlast und weitere Einzelheiten entnehmen Sie dem Beitrag „Steuern für Selbstständige: die Gewerbesteuer.

Fazit

Die Sicherung der Zahlungsfähigkeit ist für Selbstständige überlebenswichtig. Vor allem die gefürchteten Steuer(nach)zahlungen sorgen vielfach für böse Überraschungen. Durch den regelmäßigen Einsatz schlichter Planungsinstrumente, wie dem vorgestellten Soll-Ist-Vergleich von Einnahmen und Ausgaben, sorgen Sie mit wenig Aufwand für erheblich mehr Transparenz und Seelenruhe.

Zum guten Schluss noch eine gute Nachricht: Das übliche „Controlling“-Fachchinesisch einschließlich der beliebten Liquiditätskennziffern ersten bis dritten Grades können Sie in den meisten Fällen ignorieren. Deren Informationswert tendiert bei den meisten Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden gegen Null.

Update: 05.08.2010
Erstveröffentlichung: 12.02.2007

(mm),