Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig – Teil 1

So erfreulich volle Auftragsbücher oder gar satte Gewinne sein mögen, eine Garantie fürs Überleben am Markt sind sie nicht. Viel zu viele Selbstständige und Unternehmer scheitern, weil sie wirtschaftlichen Erfolg und Zahlungsfähigkeit gleichgesetzt haben. Wir erklären den Unterschied und zeigen, wie eine einfache, aber wirkungsvolle Liquiditätsvorschau aussieht. Dieser Beitrag wurde am 6. Februar 2007 veröffentlicht und im August 2010 aktualisiert.

Den 2. Teil des Beitrags „Zahlungsfähigkeit sichern: So bleiben Sie flüssig“ finden Sie hier.

Der freiberufliche Webdesigner Peter J. verstand die Welt nicht mehr: In über zwei Jahren harter Arbeit hatte er sich mit ebenso innovativen wie zuverlässigen Dienstleistungen einen guten Namen gemacht. Doch trotz nach wie vor guter Auftragslage und obwohl er sich weder eine luxuriöse Geschäftsausstattung gönnte noch privat in der Schickeria verkehrte, geriet er unversehens in eine finanzielle Klemme.

Die Dauer seiner Gründungsförderung hatte er geschickt genutzt, um attraktive Referenzprojekte fertigzustellen und Folgeaufträge an Land zu ziehen. Darunter den einer großen Agentur, die mit ihm zusammen wiederholt gut dotierte Projekte abwickelte. Zwar dauerte es immer eine ganze Weile, bis sein Honorar nach dem erfolgreichen Abschluss eines Auftrags auf seinem Konto eintraf – da der Kunde aber zu guter Letzt doch immer zahlte und sein Konto das problemlos verkraften konnte, wollte Peter J. seinen Kooperationspartner nicht mit Mahnungen in Verlegenheit (und sich selbst nicht um Folgeaufträge) bringen.

Langweiliger Papierkram?

Überhaupt nahm er es vor lauter Aufträgen mit dem langweiligen Buchhaltungskram nicht so genau, die Einkommensteuererklärung für das Jahr 2008 hatte er mithilfe seines Steuerberaters bis Ende 2009 hinausgezögert. Als dann Mitte 2010 kurz hintereinander die beiden ersten Steuerbescheide ins Haus flatterten, blieb von Langeweile keine Spur. Vielmehr gab es ein in mehrfacher Hinsicht böses Erwachen:

• Erstens war die Einkommensteuernachzahlung für 2008 fällig,
• zweitens wurden die Einkommensteuervorauszahlungen für 2009 und 2010 nachträglich angehoben (und die Differenz sofort fällig, versteht sich) und
• drittens schwebt über allem noch die längst fällige Steuererklärung für 2009.

Die Folge: Peter J. musste kurzfristig einen hohen fünfstelligen Betrag aufbringen. Da sein vermeintlich gut gefülltes Konto das jedoch selbst bei Ausschöpfung des Kontokorrentkredits nicht verkraftete, wandte er sich Hilfe suchend an seinen Großkunden und bat um den sofortigen Ausgleich offener Forderungen. Sein Geschäftspartner steckte jedoch gerade selbst wieder einmal in einer finanziellen Klemme. Die Bank wiederum war mangels Sicherheiten nicht bereit, ein Darlehen zu gewähren, um die Steuerschuld zu begleichen.

Dass Peter J. in der prekären Situation letztlich mit einem blauen Auge davon kam, lag an einem Kleinkredit seiner Großmutter. Der unvermeidliche Auftritt als Bittsteller war für den erfolgsgewohnten Jungunternehmer aber außerordentlich schmerzhaft.

Zahlungsfähigkeit sichern

Wohl dem, der wohlhabende Freunde und Familienangehörige oder eine verständnisvolle Hausbank hat. Nur: was tun, wenn die fehlen oder weniger hilfsbereit sind als die Oma in unserem Beispiel? Am besten sorgen Sie von vornherein dafür, dass vermeidbare finanzielle Engpässe gar nicht erst auftreten. Neben dem laufenden Überblick über die Auftragslage erfordert das die konsequente Überwachung und Sicherung der eigenen Zahlungsfähigkeit (= „Liquidität“ = Flüssigkeit). Als zahlungsfähig gilt ein Kaufmann, wenn er jederzeit in der Lage ist, seinen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.

Dafür müssen Sie wissen:

• Wann werden die einzelnen Zahlungen meiner Kunden voraussichtlich auf meinem Konto eintreffen?
• Umgekehrt: Zu welchen Zeitpunkten fallen welche betrieblichen und privaten Ausgaben an? Anders als bei der aufs Jahr bezogenen Umsatz-, Kosten- und Gewinnschätzung genügt es nämlich nicht zu wissen, dass Ausgaben auf Sie zukommen werden, sondern auch wann das der Fall sein wird. Wenn der Gerichtsvollzieher oder Steuereintreiber auf der Matte seht, hilft der Verweis auf einen voraussichtlich hohen Jahresüberschuss oder zahlreiche Kundenforderungen herzlich wenig.
• Welche Möglichkeiten habe ich, das Zahlungsverhalten meiner Kunden zu meinen Gunsten zu beeinflussen?
• Welche Möglichkeiten habe ich, um fällige Verpflichtungen notfalls hinauszuzögern?

Dass die Termine von Einzahlungen ungewiss sind, liegt auf der Hand. Die Ausgabenseite hingegen können Sie vielfach besser planen und beeinflussen. Doch selbst hier gibt es genug Unwägbarkeiten. Denken Sie bloß an das plötzlich defekte Notebook oder den unerwarteten Motorschaden am Geschäftswagen. Am besten halten Sie sich bei Ihren Planungen an die Faustregel des vorsichtigen Kaufmanns, der zufolge Einzahlungen im Zweifel später eintreffen als erhofft, hingegen Auszahlungen durchweg früher als erwartet.

Ein / Aus: wie denn nun?

Die Begriffspaare „Einnahmen / Ausgaben“ und „Einzahlungen / Auszahlungen“ müssen betriebswirtschaftlich streng genommen unterschieden werden. Buchhalterisch entsteht eine Einnahme nämlich bereits dann, wenn die Rechnung gestellt wird. Zum Glück spielt dieser Unterschied bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden, nur zur sogenannten Einnahmenüberschussrechnung verpflichtet sind, keine Rolle. Bei kleinen (Geschäfts-)Leuten entsteht eine Einnahme (Ausgabe) normalerweise erst im Moment der Einzahlung (Auszahlung). Aus diesem Grund wird im Folgenden zwischen „Einnahmen / Ausgaben“ bzw. „Einzahlungen / Auszahlungen“ nicht unterschieden.

Liquiditäts-Vorschau: Zahlungsfähigkeit im Jahresverlauf

Es gibt viele nützliche und mehr oder weniger leicht handhabbare Planungswerkzeuge zur Überwachung der Zahlungsfähigkeit. So findet sich zum Beispiel in dem vom Bundeswirtschaftsministerium kostenlos bereitgestellten „Businessplaner online“ ein ganz schlichtes, aber durchaus brauchbares Liquiditätsmodul. Falls Sie im Rahmen der Erstellung Ihres Geschäftsplans ohnehin schon mit dieser (oder einer vergleichbaren) Software gearbeitet haben, sollten Sie unbedingt einen Blick auf den Menüpunkt „Ihre Angaben“ – „Anh. Liquiditätsvorschau“ werfen:

Das Liquiditätsmodul des BMWi-Businessplaners

Leider hat die an sich nützliche Überwachungsliste einen Schwachpunkt: Zwar können Sie Ihre Planwerte eingeben – es fehlt aber die für Vergleichs- und Auswertungszwecke unverzichtbare zusätzliche „Ist“-Spalte, in die Sie die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben eintragen können. Die Ist-Werte sind Ihnen ja bekannt: Schließlich müssen Sie die Angaben zwecks Umsatzsteuervoranmeldung im Rahmen Ihrer Buchführung ohnehin regelmäßig ermitteln. Gründer sind in den ersten beiden Kalenderjahren grundsätzlich zu monatlichen Umsatzsteueranmeldungen verpflichtet.

Im zweiten Teil des Beitrags stellen wir Ihnen eine passende Excel-Tabelle für Ihre eigenen Berechnungen zur Verfügung.

Update: 04.08.2010
Erstveröffentlichung 06.02.2007