Wissen zum Mitnehmen: Von der Karteikarte zum PIM – Software zur Verwaltung von Informationen

Möchte man wichtige Daten gesammelt an einer Stelle ständig verfügbar haben, kann man das mit einem PIM Software: so verwaltest Du effektiv Informationen erledigen. Wem das zu aufwändig oder zu komplex ist, dem kann alternativ mit elektronischen Organizern, so genannten „Personal-Information-Managern“ oder „Outlinern“, geholfen werden. Karteikarten & Co. – eine Übersicht.

Anforderungen an einen elektronischen Karteikasten

Autoren, Designer, Programmierer, Marketeers: Sie alle sammeln und verarbeiten Informationen für ihre Projekte. Ob nun Texte, Links, Code-Schnippsel, Statistiken, Grafiken, Ideen oder Kundenanforderungen: Alles soll direkt zur Verfügung stehen, wenn man es benötigt; möglichst auch dann, wenn man nicht zu Hause oder in der Firma am eigenen Rechner sitzt. Das Internet hält dafür Unmengen an Werkzeugen bereit, mit denen man mehr oder weniger umfangreich Informationen sammeln, sortieren, verknüpfen und auswerten kann.

Wie bereits bei den portablen Wikis sollen deshalb einige Randbedingungen den Kreis der möglichen Programme etwas einschränken:

• Es muss sich um eine portable Version handeln, also ohne Installation auf einem USB-Stick zu starten sein. Falls die Software über eine Installationsroutine verfügt, muss sie selbst dann ausführbar sein, wenn sie nur auf den USB-Stick entpackt wird (zum Beispiel mit dem Universal Extractor).
• Zum Betrieb sind keine zusätzlichen Laufzeitumgebungen wie beispielsweise .NET auf dem Gastrechner notwendig.
• Die Bedienung sollte unkompliziert und schnell zu erfassen sein.
• Alle anfallenden Informationen müssen leicht einzubinden und möglichst nicht proprietär gespeichert sein.
• Ein Email-Client ist nicht erforderlich. Viele Personal-Information-Manager (PIM) wollen nicht nur Daten verwalten, sondern gleichzeitig Kernstück der gesamten Korrespondenz sein. Kein PIM-Email-Client kommt jedoch dem Funktionsumfang eines reinen Email-Clients nahe (ich lasse mich in den Kommentaren gerne eines Besseren belehren).
• Kalender und Adressbuch sind optional, da vermutlich die meisten Anwender ihre Kontakte und Termine mit Email-Client und Mobiltelefon verwalten. Wenn vorhanden, sollten diese Daten bestenfalls miteinander synchronisiert werden können.

Sicherlich sind Lösungen mit MS Outlook oder Lotus Notes möglich, praktikabel und teilweise kaum zu umgehen, doch können auch monetäre, ideologische und organisatorische Gründe dagegen sprechen. Dieser Artikel stellt einige Anwendungen und alternative Konzepte vor. Wem die Auswahl nicht genügt, der mag die Suchmaschine seines Vertrauens mit den Begriffen „Outliner“ und „Personal Information Manager“ füttern.

Desktop-Wiki (WikidPad, Pepys, Notebook)

Die Auswahl an Desktop-Wikis (Wikis, die keinen Server zum Betrieb benötigen) ist doch sehr übersichtlich. Neben dem hier vorgestellten WikidPad existieren zum Beispiel Pepys von Innovateer Limited oder Notebook von Will Duquette. Die beiden Letztgenannten liegen bezüglich Funktionsumfang und aktueller Entwicklung weit hinter WikidPad zurück. Wem jedoch WikidPad zu komplex ist, der findet vielleicht an diesen beiden Programmen seinen Gefallen.

WikidPad von Jason Horman und Michael Butscher basiert auf Python und bringt seine Python-Laufzeitumgebung sowie eine Datenbankengine bereits mit. Es verfügt über viele Vorteile eines Wikis (unter anderem eine umfangreiche und einprägsame Wiki-Markup, einfache Navigation, effiziente Eintragsverwaltung). Da Python für alle gängigen Betriebssysteme verfügbar ist, beschränkt der Einsatz von WikidPad sich nicht auf Windows-Maschinen. Mit einigen Vorbereitungen und Änderungen an seiner Konfiguration kann WikidPad ebenfalls unter Linux und MacOS X betrieben werden. Hilfe dazu hält die WikidPad-Webseite im Abschnitt „Installation“ bereit.

Mit ein wenig Handarbeit lässt sich WikidPad auf einem USB-Stick installieren, ohne dass es beim Start auf dem Gastrechner Datenspuren hinterlässt. Leider speichert WikidPad unter Windows standardmäßig seine Konfigurationsdateien im Anwender-Ordner auf Laufwerk C:. Die enthaltene, sehr umfangreiche Hilfe erläutert auf der Seite „WikidPadOnUSB“, welche Änderungen Sie dafür vornehmen müssen.

Abbildung: Startbildschirm WikidPad, Hilfeseiten

Um einen ersten Eindruck zu bekommen, sollten Sie sich zunächst die Hilfeseiten anzeigen lassen. Die Hilfe stellt ein eigenständiges Wiki dar, so dass alle Erklärungen anhand von Beispielen direkt nachvollziehbar sind. Die Suchfunktion ist informativ und während der ersten Schritte überaus nützlich.

Sie können bei Neuanlage eines Wikis bestimmen, ob die Einträge als Textdatei (Original Gadfly), als Textdatei mit Datenbank-Indizierung (Original Sqlite) oder rein datenbankbasiert (Compact Sqlite) abgespeichert werden. Die höchste Portabilität erreichen Sie mit „Gadfly“, mit „Compact Sqlite“ läuft es am schnellsten.

Etwas gewöhnungsbedürftig ist die Umschaltung zwischen Bearbeitungs- und Ansichtsmodus, die Einbindung von Bildern erfolgt umständlich als Verlinkung.

WikidPad ist Open-Source und im persönlichen Informationsmanagement weit verbreitet. Entsprechend viel Unterstützung erfährt man in Foren und auf Anwenderseiten.

Freeform (Zettelkasten 3, NotesBrowser)

Freeform-Outliner speichern Informationen auf einzelnen Seiten, die wiederum in voneinander unabhängige Datenfelder unterteilt sind. Somit können unterschiedliche Merkmale und Inhalte einer Information übersichtlicher dargestellt werden.

Hauptsächlich an Autoren, Journalisten und sonstige, eher schreibende Zeitgenossen richtet sich der Zettelkasten 3 von Daniel Lüdecke (Freeware für private und berufliche Nutzung).

Abbildung: Startbildschirm Zettelkasten 3

Seit der Version 3 basiert der Zettelkasten auf Java und ist somit auf jeder Plattform lauffähig, die eine aktuelle Java-Umgebung enthält (ab Java 6). Eine Installationsroutine ist nicht vorhanden. Entpacken Sie einfach die Datei Zettelkasten.exe in ein Verzeichnis und starten Sie sie. Entsprechend läuft der Betrieb auf einem USB-Stick problemfrei. Für die notwendige portable Java-Umgebung sei hier Java Portable von PortableApps.com empfohlen. Leider speichert der Zettelkasten beim Start, zumindest unter Windows, seine Programmeinstellungen im lokalen Benutzerverzeichnis unter „C:\Dokumente und Einstellungen\<User>\.Zettelkasten“. Entsprechend hinterlässt der Betrieb auf einem Gastrechner einige Spuren.

Der Zettelkasten wartet mit durchdachten Funktionen auf: Jeder Eintrag („Zettel“) umfasst Inhalt, Quelle, Schlagwörter und sonstige Vermerke. Zettel können untereinander verlinkt, thematisch gebündelt, nach Schlagworten (und deren Synonymen) sortiert und in eine Vielzahl von Formaten (CSV, PDF, RTF, XML, HTML, Text oder LaTex) exportiert werden. Eine BibTex-Schnittstelle schlägt die Brücke zu professionellen Literaturverwaltungsprogrammen wie Zotero. Die Suchfunktion durchsucht alles, was innerhalb des Zettelkastens geschrieben ist, findet also auch Schlagworte, deren zugehörige Einträge, Verknüpfungen und Synonyme. Über die Schreibtisch-Funktion lassen sich gespeicherte Zettel in verschiedene Gliederungsebenen einsortieren, dazu Notizen verfassen und als gesamtes Text-Projekt exportieren.

Die Zettel-Inhalte werden in verschiedenen XML-Dateien gespeichert, die wiederum in einer einzigen zkn3-Datei (zip-Format) zusammengefasst sind. Entsprechend ist das nachträgliche Ändern von Inhalten über einen Texteditor möglich, aber umständlich.

Daniel Lüdecke entwickelt eifrig, die Dokumentation ist ausreichend, doch nicht erschöpfend. Über eine Yahoo-Group können sich Anwender untereinander austauschen.

Als weniger textlastige Alternative kommt der NotesBrowser von den Wave Digital Studios daher. In der Freeware-Version im Funktionsumfang leicht eingeschränkt, bietet die Shareware-Version im Vergleich zum Zettelkasten etwas mehr Flexibilität im Umgang mit gesammelten Informationen.

Abbildung: Startbildschirm NotesBrowser, Beispiel-Tutorial

Zunächst stehen bis zu 60 Kategorien zur Verfügung, die Sie über Schaltflächen am rechten Fensterrand auswählen können. Jede Kategorie kann bis zu 50 Seiten aufnehmen, die als Reiter unterhalb des Fensters anzuklicken sind. Und jede Seite wiederum kann aus bis zu 64 einzelnen Feldern bestehen, wobei Position und Größe der Felder für jede Seite einzeln festgelegt werden kann.

Dieses Konzept hat Vor- wie Nachteile: Durch dieses Gerüst von Kategorien, Seiten und Feldern ist jede gespeicherte Information mit nur wenigen Mausklicks erreichbar. Andererseits lassen sich komplexere Verknüpfungen und sehr große Datenbestände nur schwer verwalten. Im Bekanntenkreis nutzt beispielsweise ein Webentwickler den NotesBrowser erfolgreich zum Verwalten seiner Kunden und deren Webprojekte (Projektdokumentation, Adressen, Kennworte, Korrespondenzprotokolle, To-Do-Listen).

Die Shareware-Version lässt sich 60 Tage testen. Bei Gefallen (und entsprechendem Nutzungsbedarf) sind knapp 29 Euro zu investieren. Die Freeware-Version ist abgespeckt (20 Kategorien, 6 Seiten, eingeschränkte Felderverwaltung).

Klassische Outliner (ScribblePapers, CUEcards, KeepNote)

Outliner speichern Informationen auf je einer Seite, die beim Speichern in einer Explorer-ähnlichen Ordnerstruktur abgelegt wird. Die Kategorisierung der Einträge erfolgt meist über die Ordner, teilweise ist eine Verschlagwortung der Einträge möglich.

Abbildung: Startbildschirm ScribblePapers, Willkommensbildschirm

Die Windows-Freeware ScribblePapers von Jens Hötger dürfte mittlerweile um die zehn Jahre alt werden und hat in dieser Zeit eine entsprechend große Fangemeinde um sich versammelt. Mit ScribblePapers können Sie Informationen aller Art verwalten: Texte, Links, Bilder, ganze Dokumente oder nur die Verweise darauf (OLE-Unterstützung). Die Daten werden auf einzelnen Seiten gespeichert und können, typisch für Outliner, in einer Ordnerstruktur fast unbegrenzter Gliederungstiefe einsortiert werden. Die Kategorisierung erfolgt entweder über Schlagworte, über den Status eines Eintrages oder über den Ordnernamen. Der Betrieb auf einem USB-Stick ist problemfrei, allerdings sollten sich alle verlinkten Dokumente ebenfalls auf dem Stick befinden.

Die Bedienung von ScribblePapers ist mittlerweile leicht angestaubt und könnte etwas gefälliger werden. Doch ist es eines der wenigen Werkzeuge, mit denen überhaupt eine Verschlagwortung der Einträge möglich ist. Darüber hinaus ist es „Donationware“ und wirbt beim Anwender sehr engagiert um ein Spende für das Myelin-Projekt.

Weitere erwähnenswerte Outliner-Vertreter sind CUEcards von Marcus Humann (Windows, als Freeware oder Shareware) sowie KeepNote von Matt Rasmussen (Windows, mit Anpassungen auch für Linux und MacOS X, Open Source).

Die Funktionen unterscheiden sich nur geringfügig, so dass letztendlich der eigene Anspruch an Design und Umsetzung die Wahl entscheiden dürfte.

MindMapping (FreeMind, PersonalBrain)

Kreative Geister, denen Kategorien, Seiten und Ordner nur hinderliche Gerüste sind, können sich wahrscheinlich eher mit der MindMapping-Technik anfreunden. Dabei werden alle Informationen frei schwebend als grafisches Netzwerk verknüpft. Unschlagbarer Vorteil: Kommt eine neue, ungewöhnliche Information hinzu, die zwar thematisch zugehörig, doch nirgends richtig einzuordnen ist, so erhält sie einen neuen Netzwerkfaden nebst grafischer Verknüpfung zu vorhandenen Einträgen.

Abbildung: Startbildschirm FreeMind, einfache Mindmap

Die Open-Source-Anwendung FreeMind hat sich mittlerweile im Privatbereich als MindMapping-Werkzeug und Ersatz für den kommerziellen MindManager etabliert. Zum Betrieb wird eine Java Runtime Environment ab 1.4 benötigt. Somit ist FreeMind auf allen Systemen lauffähig, für die diese JRE verfügbar ist. Eine Installation ist (trotz Windows Installer) nicht notwendig: Laden Sie sich die aktuelle Version herunter und entpacken Sie die Daten auf einen USB-Stick. Standardmäßig speichert FreeMind die Benutzereinstellung im Anwender-Ordner unter C:\. Vor dem ersten Start sollten Sie in der freemind.bat/freemind.sh die Java-Option „-Duser.home=.“ einfügen. Erst dann starten Sie FreeMind durch einen Klick auf die Batch-/Shell-Datei.

Die MindMaps werden als XML-Dateien gespeichert. Darüber hinaus können sie in diverse (X)HTML- und Grafik-Formate, in eine PDF-Datei oder ins OpenOfficeWriter-Format exportiert werden.

Die Dokumentation ist ausreichend, wobei FreeMind im Großen und Ganzen selbsterklärend ist. Die Unterstützung durch die Entwickler und Anwender ist zeitnah und gut.

TheBrain Technologies hat mit PersonalBrain das MindMapping-Prinzip erheblich erweitert und aufgehübscht. Die Informationsknoten sind animiert und erhalten dadurch vermeintlich eine dritte Dimension.

Abbildung: Startbildschirm PersonalBrain, einfache Mindmap

Um PersonalBrain mobil zu nutzen, können Sie entweder den Installer anweisen, die Anwendung auf einem eingesteckten USB-Stick zu installieren, oder Sie verwenden die Installer-freie Version und entpacken diese direkt auf den Stick. Zum Betrieb benötigen Sie außerdem eine Java-Umgebung (Java 6).

Die Einarbeitung ist wegen des Umfangs etwas aufwändiger. Darüber hinaus sind die gespeicherten Informationen nur über PersonalBrain greifbar. Die Exportfunktion (nur in der Pro-Variante möglich) beschränkt sich auf HTML- beziehungsweise PersonalBrain-eigene XML-Formate.

PersonalBrain läuft unter Windows, MacOS X ab 10.4 und Linux. Für 30 Tage stehen in der Testversion alle Funktionen zur Verfügung. Danach können Sie PersonalBrain nur noch in eingeschränktem Umfang nutzen. Mit 150$ für die die Core- und 250$ für die Pro-Version sollte der Nutzwert allerdings schon weit über dem von FreeMind liegen. Die Dokumentation ist ergiebig und der Support durch Entwickler und Anwender im Forum zeitnah und hilfreich.

Einen Blick wert ist PersonalBrain wegen seiner umfassenden Möglichkeiten und trotz des hohen Preises allemal.

Fazit

Welches Werkzeug sich letztendlich am besten zur Informationsverwaltung eignet, das muss jeder selbst ausprobieren. Schließlich muss sich das Tool dem Arbeitsablauf anpassen, nicht umgekehrt.

Wer bisher zufrieden und erfolgreich eine Anwendung zur Informationsverwaltung einsetzt, die in diesem Artikel nicht angesprochen wird, der möge in den Kommentaren dazu bitte ein paar Worte schreiben. Vielen Dank.

(sl)