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Denis Potschien 20. Juli 2010

Wikis fürs Informationsmanagement im Unternehmen nutzen

Es gibt zahlreiche kommerzielle Angebote für Intranetlösungen, die mit zahlreichen Funktionen – zum Beispiel zum Versenden von Rundschreiben sowie zum Verwalten von Projekten und Terminen – punkten. Manchmal reicht es jedoch eine Nummer kleiner. Mit einem eigenen internen Unternehmens-Wiki lassen sich zudem neue Möglichkeiten des internen Informationsaustauschs schöpfen.

Der große Vorteil eines Unternehmens-Wikis ist die dezentrale Verwaltung. Jeder kann seinen Beitrag leisten und für seinen Bereich die Inhalte des Wikis pflegen. Wenn es um die Bereitstellung von Informationen, um die gemeinschaftliche Entwicklung von Konzepten und das Sammeln von Ideen und Vorschlägen geht, bietet sich ein Wiki an. Wenn darüber hinaus spezielle Funktionen wie Terminverwaltung oder E-Mail-Versand von Bedeutung sind, dann wird dies mit einem Wiki kaum umsetzbar sein.

Auch für Vereine und Parteien bietet sich ein solches Wiki an. Gerade bei Parteien kann ein Wiki der Meinungsbildung und der gemeinschaftlichen Programmdebatte dienen.

Vom Wiki zum Unternehmens-Wiki

Die bekannteste Software für Wikis ist das MediaWiki, das auch von Wikipedia eingesetzt wird. MediaWiki gibt es kostenlos; es ist einfach zu installieren und zu bedienen. Daher wird die Installation hier nicht weiter erklärt. Wie viele andere Content-Management-Systeme braucht es PHP und eine MySQL-Datenbank.

Hauptseite eines frisch installierten Wikis

Hauptseite eines frisch installierten Wikis

Standardmäßig ist ein neu installiertes Wiki für alle offen zugänglich. Jeder kann Artikel lesen, bearbeiten und anlegen. Da Intranets oftmals auch an das Internet angebunden sind und damit auch Externe Zugriff darauf haben, sollte das Wiki so eingestellt werden, dass ein Zugriff auf das Wiki nur für angemeldete Benutzer möglich ist.

Benutzerverwaltung an Firmenbedürfnisse anpassen

Ebenfalls sollte eine Benutzeregistrierung her, bei der neue Benutzer erst durch einen Administrator freigeschaltet werden müssen. Standardmäßig ist das nicht der Fall; jeder kann ein Konto anlegen und sich damit sofort anmelden.

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Alle Einstellungen, die zur Anpassung vorgenommen werden müssen, werden in die Wiki-Konfigurationsdatei LocalSettings.php geschrieben. Diese Datei sollte sich nach der Installation des Wikis im Hauptverzeichnis befinden.

Zunächst wird der Lese- und Schreibzugriff für alle verboten und anschließend für angemeldete Benutzer erlaubt. Dazu ans Ende der Konfigurationsdatei folgende Zeilen einfügen:

$wgGroupPermissions['*']['read'] = false;
$wgGroupPermissions['*']['edit'] = false;
$wgGroupPermissions['user']['read'] = true;
$wgGroupPermissions['user']['edit'] = true;

Jetzt ist der Zugriff auf das Wiki nur für angemeldete Benutzer möglich. Da jetzt allerdings alle Seiten nur mit Anmeldung zugänglich sind, ist auch die Anmeldeseite selber („Spezial:Anmelden“) nicht aufrufbar. Deshalb muss mindestens die Anmeldeseite von der Zugriffsbeschränung ausgenommen werden. Dazu lässt sich in der Konfigurationsdatei eine Ausnahmeliste („White List“) anlegen:

$wgWhitelistRead = array("Spezial:Anmelden");

In dem Array können alle Seiten angegeben werden, die immer (auch für nicht Angemeldete) aufrufbar sein sollen.

Bleibt noch das Problem, dass sich trotz Zugriffsbeschränkung jeder ein Benutzerkonto anlegen und damit anmelden kann. Dank der Erweiterung ConfirmAccount lässt sich dieses Problem lösen. Nach der Installation und Konfiguration der Erweiterung müssen neu angelegte Benutzerkonten erst durch einen Administrator freigeschaltet werden.

Ebenso ist die Bestätigung von E-Mail-Adressen durch Bestätigungslink, der an die neuen Benutzer geschickt wird, Bestandteil der Erweiterung.

Nachdem die Erweiterung ins Extensions-Verzeichnis kopiert wurde, muss folgende Zeile in die Konfigurationsdatei eingefügt werden:

require_once("$IP/extensions/ConfirmAccount/ConfirmAccount.php");

Mit dieser Zeile wird die Erweiterung eingebunden und steht zur Verfügung. Es lassen sich über die Konfigurationsdatei weitere Einstellungen für die Erweiterung vornehmen:

$wgConfirmAccountContact = "webmaster@mail.de";

In der Variablen „$wgConfirmAccountContact“ kann eine E-Mail-Adresse angeben werden, an die E-Mails über neu angelegte Benutzerkonten geschickt werden sollen. Es gibt noch eine ganze Reihe weiterer Einstellungen, die man vornehmen kann.

Außerdem müssen einige SQL-Befehle ausgeführt werden, um in der Datenbank einige Anpassungen für die Erweiterungen vorzunehmen. Die Befehle sind in einer SQL-Datei zu finden und können kopiert und mittels phpMyAdmin auf der Datenbank ausgeführt werden.

Wer anschließend auf die Anmeldeseite des Wikis geht, sieht, dass sich das Formular geändert hat. Aus dem Link „Neues Benutzerkonto anlegen“ ist der Link „Beantragen“ geworden.

Formular zum Beantragen eines Benutzerkontos

Formular zum Beantragen eines Benutzerkontos

Jetzt muss die neue Registrierungsseite („Spezial:Benutzerkonto_beantragen“) noch der Ausnahmeliste $wgWhitelistRead hinzugefügt werden. Die Seite, die bei erfolgreicher E-Mail-Bestätigung angezeigt wird („Spezial:E-Mail_bestaetigen“), sollte ebenfalls der Ausnahmeliste hinzugefügt werden.

Nachdem ein Konto beantragt wurde, wird eine E-Mail an die in der Konfigurationsdatei angegebene E-Mail-Adresse geschickt. Außerdem erhalten Administratoren ein kleines Hinweisfenster im Wiki, das sie auf neue Anträge hinweist. Anträge können bestätigt, abgelehnt oder als „abwarten“ markiert werden.

Der Antragsteller erhält eine Bestätigungsmail, die ihn informiert, ob sein Konto bestätigt oder abgelehnt wurde. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, einen Antrag als Spam zu behandeln. Dann wird er abgelehnt, an den Antragsteller jedoch keine E-Mail versandt.

ss

Offene Benutzerkonto-Anträge

Fazit

Wer ein Intranet möchte, in dem jeder mitarbeiten kann und in dem es kaum Hierarchien gibt, ist mit einem Wiki gut bedient. Wer mehr Kontrolle über Inhalte und jene, die diese bearbeiten, haben möchte, wird mit einem Wiki als Intranetlösung wenig Freude haben. Da in einem Wiki keine Benutzergruppen frei definiert werden können und der Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Inhalte nicht definiert werden kann, ist eine individuelle Benutzer- und Gruppenverwaltung nicht möglich.

Verschiedene Unternehmen setzen auf eigene Wikis, so zum Beispiel die Fraport AG, die mit dem „Skywiki“ ein Unternehmens-Wiki eingerichtet hat. Auch die sprd.net AG – besser bekannt als Spreadshirt – hat mit „Space“ ein eigenes Unternehmens-Wiki, während SEIBERT MEDIA mit „Confluence“ ein so genanntes Corporate Wiki zum Kauf anbietet.

Voraussetzung für ein gut funktionierendes Unternehmens-Wiki ist, dass sich alle Beteiligten auf bestimmte Regeln, wie sie auch Wikipedia formuliert hat, einigen. Dann steht einem erfolgreichen Wiki nichts mehr im Wege.

(mm), ™, (sl)

Denis Potschien

Denis Potschien

Denis Potschien ist seit 2005 freiberuflich als Kommunikationsdesigner tätig, seit Anfang 2010 im Kreativkonsulat in Iserlohn, einem Büro für Gestaltung und Kommunikation. Dort betreut er kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie kommunale Körperschaften und Organisationen aus Südwestfalen und dem Ruhrgebiet. Als Webdesigner und -entwickler gehören HTML5 und CSS3 zu seinen Kernthemen, weshalb er dazu 2013 ein Buch geschrieben hat. „Pure HTML5 und CSS3“ richtet sich an alle, die Vorkenntnisse haben, sich aber bisher mit HTML5 und CSS3 nicht oder nur am Rande beschäftigt haben.

13 Kommentare

  1. Danke für die Erwähnung. Tatsächlich favorisieren wir Confluence und Foswiki für den Unternehmenseinsatz. Ich werde hier gelegentlich noch ein paar Links mit Vergleichen zu MediaWiki posten.

  2. Schade, dass gerade zum Aspekt Unternehmenswiki nur das mediawiki erklärt wird. Mir geht’s wie den anderen Kommentaren ich ziehe eindeutig dokuwiki vor. Ein Hauptgrund für diese Wahl war die Berechtigungsstruktur.
    In dokuwiki kann ich verschiedene Bereiche für unterschiedliche Nutzergruppen freischalten. So kann ein Teil offen für alle sein, ein anderer Bereich für Kunden zugänglich, einer für Mitarbeiter usw. Das alles mit einem Wiki und einer Installation.

  3. Wie schon einige vorher anmerkten, ist MediaWiki wirklich nicht der Standard für Enterprise-Wikis (und will es auch gar nicht sein). Daher ist es schade, dass der Artikel sich auf das technische Vorgehen bei MediaWiki beschränkt, wo doch die Analyse der Situation und die Auswahl der Plattform viel wichtiger ist – und vorher stattfinden muss. Wir haben für die Einführung eine Checkliste erstellt: http://www.cosmocode.de/_media/de/wiki/wiki_im_unternehmen.pdf. Sowas hätte ich eher erwartet.

  4. @AlexPlus: Für Dokuwiki gibt es das klassiche Wikipedia Template (Monobook), als auch das Aktuelle (Vector).

  5. Gerade für Unternehmens-Wikis sind Aspekte wie das Rechtemanagement, die Anpassbarkeit an das Unternehmens-Design oder auch die Möglichkeit, leicht Backups erstellen zu können besonders relevant. MediaWiki ist da nicht gerade der Platzhirsch. Foswiki, Dokuwiki (oder das kostenpflichtige Confluence) spielen da in einer ganz anderen Liga.

    Zum Vergleich der verschiedenen Software-Systeme kann ich die http://www.wikimatrix.org/ empfehlen.

  6. Schade, dass gerade zum Aspekt Unternehmenswiki nur das mediawiki erklärt wird. Mir geht’s wie den anderen Kommentaren ich ziehe eindeutig dokuwiki vor. Ein Hauptgrund für diese Wahl war die Berechtigungsstruktur.

    In dokuwiki kann ich verschiedene Bereiche für unterschiedliche Nutzergruppen freischalten. So kann ein Teil offen für alle sein, ein anderer Bereich für Kunden zugänglich, einer für Mitarbeiter usw. Das alles mit einem Wiki und einer Installation…

  7. nur kurz zur info als ergänzung:
    wir haben unser spreadwiki (=mediawiki) vor geraumer zeit auch zugunsten von confluence abgelöst (die „spaces“ bezeichnen eben die unter/wikis verschiedener abteilungen). wir sind sehr zufrieden damit. confluence stammt übrigens von der „atlassian group“ (http://www.atlassian.com).

  8. Ich war selbst mal an der Einrichtung eines Intranet-Wikis in einem mittelständischen Unternehmen beteiligt. Das Ass im Ärmel hatte Mediawiki, weil viele das Standard-Frontend durch Wikipedia kennen und es äußerst unwahrscheinlich ist, dass die Entwicklung dieses Wikis in den nächsten 20 Jahren eingestellt wird.

    Mein persönlicher Favorit war jedoch wie bei @fwolf DokuWiki, weil es etwas einfacher in der Handhabung ist.

    Die o.g. Matrix hat bei der Auswahl wirklich sehr gute Dienste geleistet, vor allem bei der engeren Auswahl.

    lg

    Alex

  9. MediaWiki ist ein PITA. Für Einsteiger als auch Fortgeschrittene empfiehlt sich daher eher Dokuwiki. Hat für Admins einen weiteren Vorteil: Keine DB – Backup is done in a flash! ;)

    Prinzipiell kann man sich aber das Wiki seiner Wahl bei WikiMatrix</a< raussuchen ;)

    cu, w0lf.

  10. Sehr interessant zu diesem Thema ist das Wiki Confluence.

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