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Lukas Schlömer 30. Juni 2010

Steuernummer hoch 6: Welche Steuer-ID für welchen Zweck?

Angesichts immer neuer Steuernummern, Steuer-IDs, TINS und steuerlicher Ordnungsmerkmale verlieren viele Steuerpflichtige langsam den Überblick. Selbst Kleinbetriebe und Freelancer müssen mit sechs und mehr Steuerkennungen jonglieren, die ganz unterschiedlichen Zwecken dienen. Wir erläutern, was es mit den verschiedenen Steuernummern auf sich hat.

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Früher kamen manche Selbstständige ihr gesamtes Geschäftsleben mit einer einzigen Steuernummer aus. Die ganz persönliche finanzamtsbezogene Steuernummer gibt es heute noch: Je nach Bundesland hat sie das Format „12/345/67890“, „123/456/78901“ oder „12345/67989“. Unter dieser klassischen Steuernummer wurden (und werden vielerorts noch) sämtliche Vorgänge einer steuerpflichtigen Person bei deren Wohnort-Finanzamt geführt.

Nur Einzelunternehmer mit mehreren Betrieben sowie Personen- und Kapitalgesellschaften bekommen darüber hinaus jeweils eine betriebliche Steuernummer.

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Geschäftsleute, die grenzüberschreitende Geschäfte im EU-Raum machen, brauchen zudem eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Einzelunternehmer und Freiberufler setzen die UStIdNr. aus Datenschutzgründen oft aber auch auf Rechnungen im Inland als Ersatz für die ansonsten vorgeschriebene private Steuernummer ein.

Arbeitnehmern ist darüber hinaus die elektronische Transfer-Identifikations-Nummer (= „eTIN“) zugeordnet: Dieses Ordnungsmerkmal soll Arbeitgebern die Datenübertragung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erleichtern. Trotz des auf den ersten Blick komplizierten eTIN-Formats („MSTR MXAX 80 E 20 F“) ist dieses Steuerkennzeichen nicht eindeutig. Seine Anwendung ist im Übrigen bis 2010 befristet.

Neu: Persönliche Steuer-Identifikationsnummer

Nachteil des Finanzamts-Bezugs bei der klassischen persönlichen und betrieblichen Steuernummer: Beim Umzug in den Einzugsbereich eines anderen Finanzamts oder der Eröffnung einer neuen Filiale wird eine andere oder zusätzliche Steuernummer fällig. Angesichts wachsender räumlicher und wirtschaftlicher Mobilität erschwerte das den Finanzbehörden die unzweifelhafte Zuordnung steuerlicher Vorgänge zu bestimmten Personen und Betrieben.

Von der Wiege …

Aus diesem Grund weist das Bundeszentralamt für Steuern allen Bürgern bereits seit 2007 sogenannte Identifikationsnummern zu. Den Anfang machen dabei die natürlichen Personen: Die bundeseinheitliche, unverwechselbare und unveränderliche Steuer-Identifikationsnummer (= Tax Identification Number = „TIN“) für Privatleute wird nach und nach sowohl die persönliche finanzamtsbezogene Steuernummer als auch die Arbeitnehmer-eTIN ersetzen. Die persönliche Steuer-TIN besteht aus 11 Ziffern („12 345 678 901“). Nach Angaben des Bundeszentralamts können aus der Zahlenkombination keine Rückschlüsse auf den Steuerpflichtigen gezogen werden.

… bis nach der Bahre!

Zu jeder TIN einer natürlichen Person speichert das Bundeszentralamt auf Basis der Angaben von Meldebehörden gemäß § 139b Abgabenordnung die folgenden Angaben (sofern vorhanden):

  • Familienname, frühere Namen, Vornamen und Doktorgrad(e),
  • Geschlecht, Geburtstag und Geburtsort,
  • gegenwärtige oder letzte bekannte Anschrift,
  • zuständige Finanzbehörden
  • eventuell erteilte Wirtschafts-Identifikationsnummern und sogar
  • den Sterbetag.

Die neue Steuer-ID gilt also sogar über den Tod hinaus: Wichtig ist das zum Beispiel für die steuerlichen Folgen von Erbschaften und betrieblichen Nachfolgeregelungen. Erst 20 Jahre nach dem Tod des Steuerpflichtigen soll seine persönliche TIN und die dazugehörigen Informationen gelöscht werden.

Wichtig: Im Anschluss an die Vergabe der Steuer-Identifikationsnummer dürfen die genannten Daten nur dazu genutzt werden, um die TIN eines Steuerpflichtigen und dessen Finanzamt festzustellen, Steuerangelegenheiten abzuwickeln sowie steuerrelevante Daten an die zuständigen Stellen weiterzuleiten.

Zukunftsmusik: Wirtschafts-Identifikationsnummer für Geschäftsleute

Bei der persönlichen Steuer-TIN wird es nicht bleiben: Wirtschaftlich tätige natürliche und juristische Personen bekommen mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer in nächster Zeit ein weiteres permanentes Identifikationsmerkmal für Steuerangelegenheiten. Diese Steuerkennung ist für alle geschäftlichen Steuerangelegenheiten gedacht. Als wirtschaftlich tätig gelten zum Beispiel Einzelunternehmer, Freiberufler und andere Selbstständige, aber auch Personen- und Kapitalgesellschaften. Wie die UStIdNr. wird die W-IdNr. mit den Buchstaben „DE“ beginnen – gefolgt von einer mehrstelligen Ziffernfolge.

Beantragen müssen Steuerpflichtige ihre neue Wirtschafts-Identifikationsnummer(n) nicht: Sie wird automatisch durch die zuständige Finanzbehörde vergeben. Wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beginnt sie mit der nationalen Vorsilbe „DE“. Die bisherige UStIdNr. soll aber zunächst weiterhin für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU genutzt werden.

Bitte beachten Sie: Wer mehrere Gewerbebetriebe betreibt, selbstständige Tätigkeiten ausübt und / oder an verschiedenen Gesellschaften beteiligt ist, wird neben der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer gleich mehrere Wirtschafts-Identifikationsnummern bekommen.

Welche Daten zusammen mit der Wi-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern gespeichert werden, hängt gemäß §139c Abgabenordnung von der Rechtsform ab. Die wichtigsten Angaben können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:

Datenspeicherung nach Rechts- und Gesellschaftsform

Wirtschafts-Identifikationsnummer: Datenspeicherung nach Rechts- und Gesellschaftsform

Überblick: Die wichtigsten Steuernummern und ihre Funktion

Zum Schluss noch einmal alle wichtigen Steuer- und Identifikationsnummern im Schnell-Durchlauf:

  1. Die meisten Finanzämter bevorzugen im Schriftverkehr und bei telefonischen Anfragen nach wie vor die gute alte persönliche Steuernummer.
  2. Auch wenn Sie Ihre individuelle Steuer-Identifikationsnummer (TIN) bereits haben, geben Sie daher bei Steuererklärungen, Voranmeldungen und bei Schriftwechseln am besten Ihre bisherige finanzamtsbezogene Steuernummer zusätzlich an.
  3. Falls Ihrem Unternehmen eine betriebliche Steuernummer zugeordnet ist, nennen Sie die bei allen steuerlich relevanten betrieblichen Vorgängen.
  4. Die eTIN für Arbeitnehmer ist ein Auslaufmodell: Ab 2011 wird es ein geändertes Verfahren für die Lohnsteuermeldungen und -bescheinigungen geben.
  5. Obwohl viele Gesetze und Verordnungen bereits auf die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer verweisen, wird ihre flächendeckende Verbreitung wohl noch eine Weile auf sich warten lassen. Sobald sie Ihnen vorliegt, sollten Sie diese Steuer-ID bei allen betrieblichen Steuerangelegenheiten, aber auch bei der Erfüllung Ihrer geschäftlichen Informationspflichten verwenden – sei es im Website-Impressum oder bei den allgemeinen Dienstleistungs-Informationspflichten.
  6. Einstweilen behält die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ihren hohen Stellenwert. Diese Kennung lässt sich nicht nur bei umsatzsteuerfreien grenzüberschreitenden Ein- und Verkäufen einsetzen: Sie können Sie auch auf Rechnungen, im Website-Impressum oder bei der Erfüllung sonstiger Informationspflichten als Ersatz für die datenschutzrechtlich sensible persönliche Steuernummer einsetzen.

Apropos Auslandsgeschäfte: Wer neben seinen laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen „Zusammenfassende Meldungen“ über grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen abgeben muss, benötigt noch eine weitere Steuerkennung. Wie Sie die für die Online-Übermittlung erforderliche Teilnehmerkennung (Format: „T0123456“) bekommen, können Sie im Dr.Web-Beitrag Zusammenfassende Meldungen: Neue Steuerpflichten für Dienstleister nachlesen.

(mm),

Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

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