Wasserdichte Spesenabrechnungen

Um die Abrechnung von Reisekosten und anderen Ausgaben für vertragliche Nebenleistungen ranken sich viele Irrtümer und Missverständnisse. Zum Glück ist die Rechtslage vergleichsweise einfach: Solange ihre Kunden mitspielen, haben Freelancer bei ihren Spesenabrechnungen grundsätzlich alle Freiheiten. Steuerlich entscheidend ist letztlich der Verbleib der Originalbelege. Wir erläutern, worauf Sie bei Ihren Abrechnungen achten müssen.

Um gleich mit dem größten Irrtum aufzuräumen: Die rigiden steuerlichen Vorschriften, die für Arbeitnehmer und Selbstständige bei der Abrechnung ihrer Reisekosten gegenüber dem Finanzamt gelten, spielen bei Spesenabrechnungen mit Kunden grundsätzlich keine Rolle: In welcher Höhe Sie Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungsaufwendungen in Rechnung stellen, hängt letztlich allein von den Branchengepflogenheiten, Ihrem Marktwert und Ihrem Verhandlungsgeschick ab!

Umgekehrt ist aber auch nicht auszuschließen, dass sich ein Geschäftspartner weigert, Spesen zu bezahlen – oder allenfalls die tatsächlich angefallenen Fahrt- und Übernachtungskosten und die mageren steuerlichen Pauschalen für „Verpflegungsmehraufwendungen“ erstatten will. In welcher Form Sie Ihre Spesen geltend machen, können Sie in Absprache mit Ihren Kunden in jedem Einzelfall selbst bestimmen. Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Möglichkeiten:

1.    Spesen-Flatrate: Sie kalkulieren Ihre Spesen von vornherein mit in Ihre Angebotspreise ein und verzichten auf eine differenzierte Abrechnung. Ihre eigenen Reise- und sonstigen Nebenkosten gelten in dem Fall als Betriebsausgaben – in der vom Finanzamt akzeptierten Höhe, versteht sich.

2.    Ausgaben-Erstattung: Sie lassen sich Ihre Spesen vom Kunden gegen Vorlage der Einzelbelege in tatsächlicher Höhe erstatten. Umsatzsteuer müssen Sie in dem Fall nicht aufschlagen. Da Sie Ihre Belege aus der Hand geben, können Sie Ihre Aufwendungen aber auch nicht mehr als Betriebsausgaben geltend machen.

3.    Steuerpflichtige Nebenleistung: Sie stellen dem Kunden Ihre Spesen in vereinbarter Höhe in Rechnung. Es handelt sich dann um vertragliche Nebenleistungen, auf die Umsatzsteuer fällig ist. Ihre tatsächlichen Reise- und sonstigen Nebenkosten gelten in dem Fall wieder als Betriebsausgaben.

Die einzelnen Abrechnungsvarianten sind unterschiedlich aufwendig. Fangen wir mit der – formal – einfachsten an:

1. Die Spesen-Flatrate

Sofern die anfallenden Nebenkosten überschaubar und / oder im Verhältnis zum Auftragswert geringfügig sind, kalkulieren Sie Ihre voraussichtlichen Ausgaben am besten von vornherein mit in Ihre Angebotspreise ein. Auf diese Weise vermeiden Sie fruchtlose Debatten mit Ihren Kunden über die Höhe und Form einzelner Spesennachweise.

Die All-inclusive-Variante ist aber nur dann sinnvoll, wenn Sie sich dadurch keine Preisnachteile gegenüber Wettbewebern einhandeln. Außerdem ist sie nur dann zu empfehlen, wenn Sie bereits vergleichbare Projekte abgewickelt haben und sicher sein können, keine bösen Überraschungen zu erleben. Anderenfalls heißt es hinterher womöglich: „Außer Spesen nichts gewesen …“

Hinzu kommt: Auch wenn Sie Ihre Nebenkosten der Einfachheit halber in den Angebotspreis für Ihre Hauptleistung einkalkulieren, sollten Sie fleißig Belege sammeln. Anderenfalls verzichten Sie auf den Ihnen zustehenden Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug und verlieren obendrein wichtige Anhaltspunkte für künftige Angebotskalkulationen.

2. Erstattung nachgewiesener Ausgaben

Viele Auftraggeber sind zwar grundsätzlich bereit, notwendige Reise- und sonstige Nebenkosten zu erstatten. Sie machen das aber von der Einhaltung bestimmter Formvorschriften abhängig – insbesondere der Vorlage von Einzelbelegen. Wichtig: Sobald Sie Ihre Originalbelege aus der Hand geben, werden die betreffenden Spesen für Sie zum durchlaufenden Posten. Ob Sie sich die Ausgaben separat gegen Quittung erstatten lassen oder als Nebenkosten auf Ihrer Rechnung ausweisen, bleibt Ihnen überlassen.

Bitte beachten Sie: Falls Sie Reise- und sonstige Nebenkosten in Ihre Ausgangsrechnung aufnehmen und vereinbarungsgemäß die Originalbelege mitschicken, berechnen Sie auf diese Positionen keine Umsatzsteuer!

Steuerlich stellt sich der Sachverhalt bei der Ausgabenerstattung wie folgt dar:

• Da die Originalbelege in der Buchhaltung Ihres Kunden landen, darf nur der Kunde den Aufwand als Betriebsausgabe (und den darin bereits enthaltenen Umsatzsteueranteil als Vorsteuer) geltend machen.
• In Ihrer eigenen Gewinnermittlung, Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung tauchen die betreffenden Vorgänge nicht auf!

Nachteil des vermeintlich bequemen umsatzsteuerfreien Auslagenersatzes: Damit das Finanzamt den Vorsteuerabzug und die Betriebsausgaben akzeptiert, wird der Kunde Ihnen bei der 1:1-Erstattung in der Regel dieselben Formvorschriften machen wie seinen eigenen Angestellten: Dazu gehört genau genommen sogar, dass sämtliche Fahrt-, Übernachtungs- und Bewirtungsbelege auf den Namen des Auftraggebers ausgestellt sein müssen!

3. Spesen als steuerpflichtige Nebenleistungen

Da ist es meist einfacher, Spesen aufgrund einer vorherigen vertraglichen Vereinbarung als eigenständige Nebenleistung in Rechnung zu stellen. Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, unterliegen die betreffenden Rechnungspositionen der Umsatzsteuer. Belege brauchen Sie in dem Fall nicht beizufügen. Falls Ihr Auftraggeber für interne Zwecke auf Nachweise Wert legt, schicken Sie Kopien mit. Die Originalbelege bleiben bei dieser Abrechnungsvariante in Ihren Unterlagen.

Bitte beachten Sie: Der in Ihren Spesen enthaltene tatsächliche Vorsteuersatz spielt keine Rolle! Der auf Nebenleistungen fällige Umsatzsteuersatz richtet sich vielmehr nach der jeweiligen Hauptleistung des Rechnungsstellers. Während also zum Beispiel ein Journalist den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %  auf seine Reisekosten aufschlagen darf, unterliegen die Reisekosten eines Beraters dem Regelsteuersatz von 19 %. Bei einem Designer, der je nach Art seiner Leistung mal den ermäßigten Steuersatz, mal den Regelsteuersatz anwendet, kommt es in jedem Einzelfall darauf an, welche Hauptleistung erbracht worden ist.

Vorsteuer rausrechnen oder nicht?
Dass Sie die ursprünglich selbst bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen dürfen, ist bei der dritten Abrechnungsvariante unstrittig. Ob Sie die Ihnen entstandenen Kosten auf Ihren eigenen Rechnungen anschließend mit ihrem Brutto- oder Nettowert ansetzen, bleibt trotzdem Ihnen überlassen: Falls Ihr Kunde nichts dagegen hat, dürfen Sie den Bruttobetrag Ihrer Spesen ansetzen und darauf zusätzlich die Umsatzsteuer berechnen. In dem Fall machen Sie unterm Strich sogar ein kleines Plus. Aus Sicht des Finanzamts spricht allerdings auch nichts dagegen, Ihrem Kunden den Nettobetrag in Rechnung zu stellen und nur darauf die Umsatzsteuer anzuwenden.

Fazit

Die Umsatzsteuerpflicht und der Vorsteuerabzug richten sich bei Spesenabrechnungen im Zweifel danach, wo sich die Originalbelege befinden. Die meisten Scherereien handeln Sie sich erfahrungsgemäß bei der scheinbar simplen Kostenerstattung ein. Denn dann müssen Sie beim Bezahlen Ihrer Reise- und sonstigen Nebenkosten in weiser Voraussicht Ihren Kunden als Rechnungsempfänger eintragen lassen. Das führt in der Praxis zu häufigen und leider oft erfolglosen Debatten – sei es mit dem Servicepersonal in Hotels, Restaurants, Bahnhöfen und Flughäfen. sei es hinterher mit dem Buchhalter des Kunden.

Am einfachsten ist es zweifellos, die Spesen von vornherein in die eigenen Angebote einzukalkulieren. Die aus Sicht aller Beteiligten größte Transparenz ergibt sich durch die Abrechnung in Form umsatzsteuerpflichtiger Nebenleistungen. Ganz gleich, welche Form der Spesenabrechnung Sie bevorzugen: Um spätere Konflikte zu vermeiden, sollten Sie sich mit Ihren Auftraggebern nicht nur rechtzeitig über die Höhe Ihres Spesenbudgets verständigen, sondern auch über das gewünschte Abrechnungsverfahren, die eventuell erforderlichen Belege und die Form der Rechnungsstellung.

Weiterführende Dr.-Web-Beiträge zum Thema:

• Die richtige Rechnung
• Reisekosten – was darf ich absetzen?
• Die Betriebsprüfung
• Lexikon: Buchführung

(mm),