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Lukas Schlömer 20. April 2010

Vorgründungskosten sind Betriebsausgaben

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Kosten, die bereits vor Betriebseröffnung oder Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit anfallen, mindern als vorab entstandene Betriebsausgaben den Gewinn. Gezahlte Mehrwertsteuer-Beträge werden vom Finanzamt in voller Höhe als Vorsteuer erstattet. Laut Bundesfinanzhof können Vorlaufkosten sogar dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn die Gründung letztlich gar nicht zustande kommt.

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Gut Ding will Weile haben: Eine Existenzgründung beginnt bekanntlich nicht mit dem ersten Arbeitstag im Büro, im Ladenlokal oder in der Werkstatt: Zuvor sind oft monatelang, manchmal sogar jahrelang Recherchen, Planungen, Beratungen, Seminare, Reisen, Anschaffungen, Renovierungen, Einrichtungen, Genehmigungen und so weiter erforderlich. Das geht ins Geld: Lange bevor die erste Rechnung an einen Kunden geschrieben werden kann, müssen manche Gründer erst einmal selbst tief in die Tasche greifen.

Links zum Thema und weiterführende Lektüre:

Betriebsausgaben-Abzug …

Die gute Nachricht: Soweit es sich dabei um betrieblich veranlasste Ausgaben handelt, bei denen es einen sachlich und zeitlich erkennbaren Zusammenhang mit dem konkreten Gründungsvorhaben gibt, werden Vorlaufkosten als Betriebsausgaben anerkannt.

In § 4 Einkommensteuergesetz, dem Grundgesetz der Gewinnermittlung, heißt es dazu unmissverständlich: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ Wann eine Ausgabe stattfinden darf, ist hier nicht näher bestimmt. Je nach Größe und Komplexität eines Vorhabens werden Vorlaufzeiten von bis zu drei Jahren anstandslos anerkannt. Theoretisch ist sogar eine noch längere Vorbereitungsphase denkbar. Dafür müssen dann im Einzelfall aber sehr gute Gründe vorgebracht werden.

… und Vorsteuerabzug

Der in den einzelnen Ausgaben enthaltene Mehrwertsteuer(=Umsatzsteuer)-Anteil kann von umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Gewerbetreibenden zugleich als Vorsteuer geltend gemacht und von den eigenen Umsatzsteuereinnahmen abgezogen werden. Gibt es noch keine oder erst geringe(re) Umsatzsteuereinnahmen, entsteht ein Vorsteuerüberhang, der in voller Höhe vom Finanzamt erstattet wird.

Das wiederum ist in § 15 Umsatzsteuergesetz geregelt, in dem der Vorsteuerabzug nicht von bestimmten Fristen abhängig gemacht wird. Einzige Voraussetzung: Die betreffende Lieferung oder Leistung muss von einem anderen Unternehmer für das neue Unternehmen (und nicht etwa den privaten Bedarf des Gründers!) erbracht worden sein. Die gezahlten Vorsteuerbeträge machen Sie einfach bei Ihrer ersten Umsatzsteuervoranmeldung geltend. Die verbliebenen Netto-Betriebsausgaben finden Eingang in Ihre erste Einahmenüberschussrechnung.

Steuerliche Anerkennung trotz Verzicht oder Scheitern

Die steuerliche Anerkennung als Betriebsausgaben und Vorsteuer gilt sogar dann, wenn der Gründer seine Pläne letztlich nicht verwirklichen kann und letztlich gar keine Betriebseinnahmen erzielt werden. Das hat der Bundesfinanzhof in einem Grundsatzurteil entschieden (Az.: III R 96/88 vom 15. April 1992) und seitdem wiederholt bekräftigt.

Die Beweispflicht liegt allerdings in jedem Fall beim Steuerpflichtigen. Sie müssen im Zweifel plausibel machen können, welchem konkreten betrieblichen Zweck eine Ausgabe gedient hat, dass Sie ernste Gründungsabsichten hatten und notfalls erklären können, warum Sie sich letztlich dagegen entschieden haben.

Beispiele für Vorlaufkosten

Als typische vorweggenommene Betriebsausgaben gelten unter anderem:

  • Planungs- und Gutachterkosten,
  • Gebühren für Genehmigungen und Bescheinigungen,
  • Gerichts- und Notarkosten,
  • Finanzierungskosten,
  • Ausgaben für Werbung und Organisationsaufbau,
  • Beraterhonorare,
  • Ausgaben für Fachliteratur,
  • Reise- und Weiterbildungskosten (insbesondere Gründerseminare),
  • geschäftliche Fahrtkosten aller Art (wahlweise die tatsächlich entstandenen Kosten oder 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer),
  • Mieten und Renovierungskosten,
  • Anschaffung von Fahrzeugen, Maschinen, Anlagen und Inventar,
  • Ausgaben für Testkäufe sowie
  • Büromaterial, Porto und Kommunikationsgebühren im erforderlichen Umfang.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Vorlaufkosten nicht aus der eigenen Tasche bezahlen wollen, müssen Sie schon vor dem Start in die Selbstständigkeit fleißig Belege sammeln. Nur so senken Sie Ihre Steuerbelastung.

Andererseits: Auch die goldene Buchhalterregel „Keine Buchung ohne Beleg“ kann in Ausnahmefällen außer Kraft gesetzt werden. Falls Sie zu einer offensichtlich betrieblich veranlassten Ausgabe partout keinen Beleg mehr finden (und sich auch nicht nachträglich vom Lieferanten oder Dienstleister ausstellen lassen können), dürfen Sie ausnahmsweise einmal einen Eigenbeleg anfertigen. Sie sollten diese Notlösung aber nicht zur Gewohnheit werden lassen und außerdem darauf vorbereitet sein, dass bei einer späteren Betriebsprüfung zumindest der Vorsteueranteil gestrichen wird.

Rechnungsanforderungen: hohe Hürden

Die formalen Anforderungen an die Nachweise über vorweggenommene Betriebsausgaben unterscheiden sich nicht von denen an normale Eingangsrechnungen – und die haben es in sich. Sie müssen darauf achten, dass sämtliche in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes geforderten Angaben enthalten sind:

  • Ihr Name beziehungsweise der Ihres künftigen Unternehmens,
  • Name, Anschrift und Steuernummer des Lieferanten oder Dienstleisters,
  • Ausstellungsdatum,
  • Rechnungsnummer,
  • Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Dienstleistung,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Dienstleistungen,
  • nach Umsatzsteuersätzen unterschiedene Preise der Lieferungen beziehungsweise Dienstleistungen,
  • die daraus resultierenden Umsatzsteuerbeträge.

An Kleinbetrags-Quittungen (bis zu 150 Euro brutto) werden etwas geringere Anforderungen gestellt. Hier genügen Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung, Bruttobetrag sowie der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.

Auf den Zahlungszeitpunkt kommt es an!

Sofern die Betriebseröffnung erst im Folgejahr stattfindet, müssen Sie im laufenden Jahr theoretisch separate Einkommen- und Umsatzsteuererklärungen abgeben. Falls es sich um überschaubare Beträge (zum Beispiel von ein paar Hundert Euro) handelt, können Sie der Einfachheit halber darauf verzichten. Sie behandeln die Vorlaufkosten dann einfach so, als seien sie erst im Jahr der Gründung angefallen.

Bitte beachten Sie: Bevor Sie diesen ebenso bequemen wie sinnvollen und für alle Beteiligten einfacheren Weg wählen, sollten Sie aber unbedingt mit Ihrem Steuerberater oder direkt mit dem Finanzamt sprechen.

Ausgaben nach Betriebsschließung

Übrigens: Was Gründern recht ist, ist Aussteigern billig. Das Prinzip der vorweggenommenen Betriebsausgaben gilt sinngemäß umgekehrt auch für Ausgaben, die erst nach einer Betriebsschließung anfallen. Notwendige Ausgaben nach der Abmeldung eines Gewerbes oder der Aufgabe einer freiberuflichen Tätigkeit erkennt das Finanzamt ebenfalls als Betriebsausgabe an – und zwar auch dann, wenn sie erst im Folgejahr anfallen.

Fazit

Was viele Nachwuchs-Freelancer und Jungunternehmer nicht wissen. sie müssen geschäftliche Ausgaben im Vorlauf einer möglichen Gründung nicht aus der eigenen Tasche bezahlen. Warum auch? Schließlich profitiert der Staat ja auch von den Steuern auf die späteren Gewinne. Immer wenn Sie in Ihre Geldbörse greifen, die EC- oder Kreditkarte zücken oder Abbuchungsaufträge erteilen, sollten Sie ans Finanzamt denken und sich einen ordentlichen Beleg geben lassen. Soviel Zeit muss sein. Es lohnt sich – selbst, wenn’s schief geht.

(tm), (mm)

Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

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