Virtuelle Büros

In Zeiten vermehrter Selbstständigkeit und Freiberuflichkeit rücken die virtuellen Büros immer mehr ins Interesse. Ohne dass wirklich ein Büro vorhanden ist, soll man in den Genuss aller Vorteile kommen. Gemeint ist eine repräsentative Geschäftsadresse, ein professionelles Sekretariats und eine Konferenzsaal-Nutzung.

Freiberufler und Selbstständige sehen immer häufiger von einem separaten Büro ab und gehen ihrer beruflichen beziehungsweise verwalterischen Tätigkeit lieber von daheim aus nach. Verständlich, warum sollte man für hohe Mietkosten aufkommen, wenn das Home-Office völlig ausreichend ist? Doch schnell ist zu merken, dass die günstige Büro-Variante auch ihre Nachteile hat. Zunächst einmal ist es nicht sonderlich repräsentativ, wenn die Firmenanschrift in einer Wohngegend angesiedelt ist. Dazu kommen auch noch bei Kundenbesuchen oder Konferenzen gewisse Schwierigkeiten auf. Denn wer möchte schon in der heimischen Umgebung, zwischen Wohnzimmer und Küche, Geschäftstreffen abhalten? Und auch die ständigen Störungen durchs Telefon halten immer wieder von der Arbeit ab und lassen den Wunsch nach einer Sekretärin aufkommen. Zahlreiche Anbieter haben dies erkannt und hieraus ein spezielles Angebot entwickelt: die virtuellen Büros.

Die neue Firmenanschrift

Die neue Firmenadresse stellt die Basis eines virtuellen Büros dar. Die Anbieter haben hierfür repräsentative Geschäftsadressen ausgewählt, die das Ansehen des Unternehmers aufbessern. Großstädte wie Hamburg, Berlin, Frankfurt oder München erweisen sich so als ideal. Manche Anbieter verfügen sogar über mehrere Standorte.

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Damit der Anschein eines richtigen Büros entsteht, wird an der Eingangstür ein Firmenschild des Unternehmers angebracht. Von diesem Zeitpunkt an kann die neue Firmenanschrift Geltung haben, wodurch alle Brief- und Paketsendungen an den neuen Standort geleitet und dort vom Büro-Anbieter entgegengenommen werden. Dabei kann der Unternehmer zumeist frei entscheiden, wie häufig die eingegangenen Sendungen zu eigenen Händen weitergeleitet werden. Sollte man an einer möglichst günstigen Variante interessiert sein und auch in der Nähe des Büros wohnen, können die eingegangenen Sendungen teilweise auch persönlich abgeholt werden.

Die Preise sind bei den Anbietern zwar unterschiedlich, doch das Prinzip ist zumeist identisch. Im Regelfall wird für die Bereitstellung der Firmenanschrift und der Firmentelefonnummer eine Grundgebühr von bis zu 100 Euro verlangt. Zusätzlich berechnet werden die einzelnen Leistungen. In Bezug auf die Briefkastenadresse ist die Entgegennahme der Post und die Weiterleitung gemeint. Je Briefsendung beläuft sich die Gebühr auf rund einem Euro. Hinzu kämen noch die Portokosten für die Übersendung an die private Anschrift, sofern man die Briefe und Pakete nicht selber abholen möchte oder keine Abholung angeboten wird.

Der Telefonservice

Der Telefonservice wird von ausgebildeten Sekretärinnen übernommen und soll dem Unternehmer ermöglichen, sich voll und ganz auf seine berufliche Tätigkeit zu konzentrieren, während die eingehenden Anrufe von den Telefonistinnen entgegengenommen und bearbeitet werden. Hierfür vergibt der Anbieter jedem Unternehmer eine separate Rufnummer. Diese kann entweder als neue Firmennummer angegeben werden oder es wird einfach eine Rufumleitung von der bisherigen Nummer aus eingerichtet.

DiConn

Durch das EDV-System sind die Telefonistinnen schon vor der Rufannahme darüber informiert, an welchen Unternehmer sich der jeweilige Anruf richtet. So können sich die Sekretärinnen grundsätzlich mit dem gewünschten Begrüßungstext melden. Im Verlaufe des Gesprächs kommt es schließlich auf die Kompetenz an. Aus diesem Grund setzen sich die Telefonistinnen ausgiebig mit dem Unternehmen und der angebotenen Leistung auseinander und dienen dem Anrufer daher als kompetenter Gesprächspartner. Über all die Anrufe wird der Unternehmer täglich informiert, sodass auch genauere Anweisungen für die weiteren Telefonate zu geben sind.

In welchem Umfang dieser Telefonservice beansprucht wird, bleibt natürlich jedem Unternehmer selbst überlassen. Manche möchten zum Beispiel alle Telefonate vom Sekretariat erledigen haben, andere lassen sich wiederum besonders wichtige Gesprächspartner grundsätzlich durchstellen. Eine weitere (und vor allem sehr preisgünstige) Variante wäre die zeitliche Einteilung. Möchte man zum Beispiel am Vormittag selbst die Telefonate annehmen und nur am Nachmittag den Telefonservice beanspruchen, käme dies bei einer Bezahlung je Gesprächsannahme relativ günstig. Doch die preisliche Abrechnung ist nicht bei jedem Anbieter gleich. In manchen Fällen wird jeder Anruf nach dem zeitlichen Aufwand (zum Beispiel 90 Cent bei einem Kurztelefonat von bis zu einer Minute) berechnet, bei anderen Anbietern ist wiederum eine Pauschale (etwa 110 Euro für 75 Telefonate) vorgesehen. So muss jeder Unternehmer anhand des eigenen Anliegens selbst entscheiden, welcher Anbieter das beste Preis-Leistungsverhältnis bietet.

Zusätzliche Leistungen

Zusätzlich zur Firmenanschrift und zum Telefonservice werden bei vielen Anbietern auch weitere Leistungen angeboten. Als vorteilhaft könnte sich die mögliche Nutzung eines Konferenzsaals erweisen. Sollte der Unternehmer also in einem professionellen Ambiente neue Kunden empfangen oder sich mit Geschäftspartnern zusammensetzen wollen, würde für solche Zwecke eine entsprechende Räumlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Im Bedarfsfall wäre zusätzlich die allgemeine Konferenzraumtechnik (Beamer, Leinwand et cetera) und ein Catering zu buchen.

950 repräsentative Adressen hält die Regus Group weltweit bereit

In Bezug auf die Mietkosten gibt es verschiedene Varianten. Bei einem regelmäßigen Bedarf könnte beispielsweise eine langfristige Mietung vereinbart werden. Sollte allerdings nur hin und wieder eine Konferenzsaal-Nutzung erwünscht sein, erfolgt die Abrechnung nach Stunden beziehungsweise Tagen. Die Preise sind zwar bei jedem Anbieter verschieden, im Regelfall ist jedoch davon auszugehen, dass kleinere Räumlichkeiten für circa 25 Euro je Stunde und größere Räumlichkeiten für circa 50 Euro je Stunde zu buchen sind. Preiswerter wird es bei einer ganztägigen Raummietung, wobei die Kosten etwa zwischen 150 und 300 Euro liegen.

Weitere Zusatzleistungen stellen die Sekretariatsarbeiten dar. Hiermit sind hauptsächlich einfache Tätigkeiten wie zum Beispiel das Kopieren, Ausdrucken oder Briefe versenden gemeint. Manche Anbieter erweitern ihr Angebot noch mit einer Steuererklärungshilfe, einer Rechtsberatung, einer Webpräsenz oder einer Internet-Recherche. Ähnlich wie bei dem Telefonservice werden solche Leistungen nach dem Aufwand berechnet. Während ein Farbausdruck vielleicht nur 1,50 Euro kostet, kann eine Internet-Recherche eventuell recht kostspielig sein.

Die Anbieter

Aufgrund des ansteigenden Bedarfs sind inzwischen zahlreiche Anbieter aktiv geworden. Der Interessent kann also Vergleiche anstellen. Ein Unternehmer mit starkem Briefverkehr und einer regelmäßigen Konferenzsaal-Nutzung hat schließlich einen anderen Anspruch als ein Kleinunternehmer, der lediglich den Telefonservice beanspruchen möchte. Auf letzteren Wunsch hat sich beispielsweise DiConn Direct Connect spezialisiert. Anhand des Telefonaufkommens wird hier der Tarif bestimmt, wodurch je Telefonat eine Gebühr zwischen 1,00 und 1,40 Euro anfällt.

Erheblich umfangreicher präsentiert sich das Angebot vom Excellent Business Center. Dies ergibt sich nicht nur aus der zusätzlichen Briefkastenadresse, der Konferenzsaal-Nutzung und den Sekretariatsarbeiten, sondern auch aus der Vielzahl an Standorten, was sowohl inländische als auch ausländische Geschäftsadressen mit einschließt. Selbstverständlich bleibt es jedem Interessenten selbst überlassen, ob und in welchem Umfang die einzelnen Leistungen in Anspruch genommen werden. Ein wenig von Nachteil ist dafür jedoch die Abrechnung. Während DiConn Direct Connect pauschal nach Anruf berechnet, kommen beim Excellent Business Center längere Telefonate erheblich teurer.

Die Berechnung nach Gesprächsminuten ist allerdings bei den meisten Anbietern die Regel. Dafür kann es aber auch wiederum bessere Leitungen geben; beispielsweise eine englischsprachige Rufannahme. Aufgrund dieser gravierenden Unterschiede ist jedem Interessenten anzuraten, die Preise und Leistungen aller Anbieter ausgiebig zu prüfen. Beispiele für den Beginn: Deutsche Bureau AG, The Regus Group, TopBüro und das Ecos Office Center.