Goodbye Stress: Vier Strategien für effektiveres Arbeiten

Du kennst das Problem: Zig Dinge wollen erledigt sein und der Terminplaner ist zum Bersten voll. Du würdest gern 72-Stunden-Tage einführen, weil du dann endlich genug Zeit für alle Projekte hättest. Doch auch dein Tag hat nur 24 Stunden. Keep cool, denn Effektivität und Erfolg sind planbar. Du musst nur wissen wie.
Manchmal genügen bereits einige kleine Änderungen in deinem Arbeitsablauf, damit du deine Arbeit schneller erledigen kannst. Denn Erfolg heißt nicht, mehr zu arbeiten, sondern die Zeit einfach besser und produktiver zu nutzen. In diesem Artikel lernst Du vier Strategien kennen, die dir helfen können, mehr Fokus und Effektivität in deinen Arbeitsalltag zu bringen.

Effektiv zu sein, bedeutet die Zeit besser auszunutzen

Mit meinen heutigen Tipps wirst du ToDos schneller abarbeiten können und daher mehr Zeit für die Dinge zur Verfügung haben, die dir wirklich am Herzen liegen.

Selbstständige und Arbeitnehmer haben täglich mit einem Problem zu kämpfen, das einfach nur durch falsche Planungen entsteht. Das Problem heißt Zeitmangel. In vielen Fällen entsteht er dadurch, dass die ToDo-Listen für den Tag eher an einen umfassenden Roman erinnern, statt an eine machbare Liste mit Tagesaufgaben.

Das wirkliche Problem hingegen verbirgt sich an einer anderen Stelle, denn der Mensch mit seinen vielfältigen Fähigkeiten ist sehr wohl in der Lage, schwierigste Aufgaben in kürzester Zeit zu bewältigen, wenn der Fokus stimmt.

Fokus, auch unter dem Begriff Konzentration bekannt, ist der entscheidende Faktor einer erfolgreichen Arbeitsweise. Zu viele Aufgaben, zwischen denen du wechseln musst, überfordern dein Gehirn. Dieses braucht immer eine gewisse »Einarbeitungszeit«, wenn es zwischen den Aufgaben wechseln muss.

Konzentration verschafft dir mehr Zeit

Viele Menschen begehen dennoch den Fehler und springen gedanklich zwischen mehreren Aufgaben hin und her. Das kostet nicht nur Zeit, sondern schlägt sich auch im Ergebnis nieder. Die Qualität derArbeit sinkt, im schlimmsten Fall wird keine der Aufgaben fertiggestellt.

Stell dir ein Blatt Papier an einem schönen Sommertag vor. Lege es auf eine Wiese und hoffe, dass es sich entzündet. Natürlich wird das nicht funktionieren. Du benötigst zum Entzünden eine Lupe, mit der du das Sonnenlicht auf einen Punkt fokussieren kannst. Dann erst wird das Papier brennen. Ähnlich funktioniert das auch bei dir, bloß ohne Feuer und angesengte Haare.

Strategie eins: Arbeite Deine ToDo-Liste stets nach Priorität ab

Dieser Punkt ist schwierig umzusetzen, ich weiß. Doch es ist einer der besten Tipps, die ich dir geben kann. Schreibe jeden Abend deine ToDo-Liste für den nächsten Tag auf und setze ganz oben die Aufgaben ein, die wichtig sind und eine hohe Priorität besitzen. Die wichtigsten Punkte kommen zuerst, danach die weniger wichtigen.

Beginne stets mit der wichtigsten, der schwierigsten Aufgabe des Tages. Lasse dich durch nichts ablenken, schließe deinen E-Mail-Client und fokussiere dich ausschließlich auf diese eine Aufgabe. Erst wenn diese erledigt ist, kümmerst du dich um andere Dinge, um andere Aufgaben.

So startest du deinen Tag mit einem handfesten Erfolg. Die restlichen Aufgaben erscheinen dir dann wie ein Kinderspiel. Auf diese Weise stärkst du dein Selbstbewusstsein und nimmst erfolgreiche Arbeitsgewohnheiten an.

Deine Aufgaben wirst du dann sehr viel schneller erreichen können. Auch ein Blog-Beitrag ist auf diese Weise sehr viel schneller geschrieben. So bleibt dir noch ausreichend Zeit für andere Dinge – deine Familie, zum Beispiel.

Strategie zwei: Nutze eine Fokustechnik!

Selbst sehr erfolgreichen Menschen fällt es so manches Mal schwer, sich zu konzentrieren und die Konzentration bis zum Ende einer Aufgabe zu halten. Um dieses Problem zu umgehen, bietet sich die »Pomodoro-Technik« von Francesco Cirillo an.

Diese Technik ist so einfach wie effektiv, und wird dir durch diese Momente hindurch helfen.

Es funktioniert so:

1. Schalte alle Möglichkeiten der Ablenkung ab. Kein Smartphone, kein Facebook oder Twitter geöffnet, keine Ablenkung durch Kollegen oder Familie.
2. Stelle dir eine klassische Eieruhr auf 25 Minuten ein und arbeite diese 25 Minuten sehr konzentriert. Arbeitest du in einem Büro mit Kollegen, setze dir einen Kopfhörer auf, wenn dir das bei der Konzentration helfen könnte.
3. Nach Ablauf der 25 Minuten legst du 5 Minuten Pause ein. Stehe auf, strecke dich, atme die frische Luft am geöffneten Fenster ein.
4. Starte nun die zweiten 25 Minuten hoch konzentrierte Arbeit.
5. Nach der vierten Einheit lege eine längere Pause von 15 bis hin zu 25 Minuten ein.
6. Beginne von vorn.

Tausenden von Menschen hilft diese Technik dabei, die tägliche To-do-Liste hoch konzentriert, schnell und erfolgreich abzuarbeiten. Übrigens verwendete Francesco Cirillo für das Messen der 25-Minuten-Einheiten eine Eieruhr in Tomatenform, daher der Name.

Strategie drei: Arbeite auch mal im Stehen

Viele erfolgreiche Menschen arbeiten im Stehen. Das meint nun nicht, dass du ausschließlich im Stehen, eber eben ab und an im Stehen arbeiten solltest. Nutze ein Stehpult für deine Arbeit, wenn es dir möglich ist.

Im Stehen spürst du weniger Müdigkeit und bist dadurch produktiver. So ist es keine Überraschung, dass erfolgreiche Menschen wie Winston Churchill, Leonardo da Vinci oder Ernest Hemingway gerne an einem Stehpult gearbeitet haben.

Sollte dein Arbeitgeber kein Stehpult finanzieren wollen, lege ich dir ans Herz, dir eines von deinem Geld zu kaufen und im Büro zu nutzen. Zu Hause solltest du dir ebenfalls einen Stehplatz zum Arbeiten einrichten.

Selbst in innovativen und modernen Unternehmen wie Google, Facebook und SAP werden mittlerweile Steh-Sitz-Schreibtische genutzt, da diese Firmen wissen, dass ihre Mitarbeiter durch das vermehrte Stehen produktiver, gesünder und vor allem auch glücklicher an ihrem Arbeitsplatz sind.

Strategie vier: Arbeite beim Schreiben stets gegen die Uhr

Du musst beruflich oder privat viel schreiben? Schreiben ist ein Handwerk wie jedes andere auch. Um schneller schreiben zu können und dementsprechend mehr Zeit für andere Dinge zu haben, bieten sich zwei Dinge an.

1 – Übung macht den Meister

Je öfter du schreibst, desto schneller wirst du schreiben können. Übung macht den Meister und sorgt automatisch für mehr Schnelligkeit. Wenn du allerdings mit dem Bloggen gerade beginnst, dann fokussiere dich auf die Qualität deiner Artikel. Die Schnelligkeit kommt automatisch mit der Übung.

2 – Schreibe stets gegen die Uhr

Leiste dir ein Countdown-Programm, bei dem du eine gewisse Zeit einstellen kannst, die dann herunter gezählt wird. Wenn du anfängst, dann solltest du einen Artikel mit über 1.000 Wörtern in gut drei bis vier Stunden schreiben können. Stelle dir also zuerst einmal vier Stunden ein, und schaue, wie du mit dieser Zeit zurechtkommst.

Wenn du mehr Übung im Schreiben hast und nicht mehr jeden Buchstaben einzeln auf der Tastatur suchen musst, dann fordere dich etwas und schaue, wie du mit zwei Stunden umgehen kannst. Das wäre eine Zeit, die geübte Schreiber schaffen sollten. So oder so, mit dieser Technik wirst du definitiv schneller schreiben können, auch ich handhabe das so.

(Beitragsbild: Depositphotos)