Trello: Kostenloses, projektorientiertes Kollaborationstool nicht nur für Teams

Kollaboration wird mit der steigenden Zahl rein virtuell arbeitender Teams immer wichtiger. Projektmanagementsoftware auf der Basis von Konzepten vergangener Jahrzehnte kann dabei den Anforderungen immer weniger genügen. Tools wie Google Docs sind zwar nützlich, gehen aber nicht weit genug. Die Entwickler von FogCreek arbeiten mit Hochdruck an ihrem Lösungsvorschlag für die – nicht nur – projektorientierte Kollaboration der Zukunft: Trello

Trello: Kleine Kärtchen für große Aufgaben

FogCreek Software ist eine Entwicklerfirma, die treue Dr. Web Leserinnen und -Leser als Erfinder des CSS-Liveeditors und Hostingservices WebPutty kennen. WebPutty, über das wir zuletzt vor einigen Wochen berichteten, konnte die für einen wirtschaftlich sinnvollen Betrieb erforderliche Nutzeranzahl nicht generieren und wurde zwischenzeitlich geschlossen. Die zugrundeliegende Software wurde als Open Source Projekt frei gegeben.

Trello, das Projekte und Aufgaben und sonst was verwaltende Kollaborationstool aus gleichem Hause, scheint von dieser Unbill nicht bedroht. Immerhin über 500.000 Nutzer konnte man bereits für den Dienst gewinnen. Da er zudem kostenlos ist, wird man über mangelnde Einnahmen kaum klagen wollen. Die Geschwindigkeit, mit der Trello fortentwickelt wird, ist jedenfalls atemberaubend. Erst seit 11 Monaten ist Trello am Markt, kann jedoch bereits mit einem beachtlichen Changelog aufwarten. Eine Android-, sowie eine iOS-App sind ebenfalls erhältlich und, wie das Hauptprodukt, kostenlos.

Die Funktionsweise Trellos ist innovativ. Auf einem zunächst leeren Bildschirm legt man ein sog. Board an. Hierbei handelt es sich um eine Tafel, vergleichbar einem Whiteboard oder dem guten alten Korkbrett. Man kann beliebig viele dieser Boards einrichten. Ein Board kann ein Projekt repräsentieren, wie es etwa die Renovierung eines Hauses oder die Erstellung eines Romans oder die Urlaubsplanung sein könnte.

Innerhalb eines Boards legt man dann Informationshäppchen in Form sog. Cards an, die in Listen organisiert werden. Beispielsweise könnte es in einem Projekt drei Listen namens „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ geben. So könnten die Teammitglieder, aber auch Außenstehende mit entsprechenden Zugriffsrechten jederzeit sehen, wie der Status einzelner Aufgaben innerhalb des Projekts ist.

Die Cards, die die eigentlichen Aufgaben, Aufgaben-Checklisten, Skizzen, Bilder oder sonstige Informationen tragen, können innerhalb der Listen frei verschoben werden. Cards sind in der Übersicht schnell erfassbare Informationen, deren Nutzen erst deutlich wird, wenn man sie anklickt und so deren Rückseite aktiviert. Das sieht dann beispielsweise so aus:

Auf der Rückseite der jeweiligen Card steht eine Vielfalt nützlicher Funktionen zur Verfügung. An dieser Stelle lassen sich die Kärtchen labeln, also mit einem farbigen Streifen versehen, der etwa die Wichtigkeit symbolisieren könnte, aber natürlich auch völlig anders genutzt werden kann. Weiterhin kann pro Card festgelegt werden, welche Teammitglieder Zugriff darauf nehmen dürfen. Zusätzlich zum Langtext ist es möglich, den Kärtchen Checklisten, Fälligkeitsdaten und sogar Dateien zuzuordnen. Dateien können etwa vom eigenen Computer hochgeladen oder neuerdings aus dem Google Drive beigesteuert werden. So erweitert man elegant die mächtigen Editorfunktionalitäten der Google Docs mit den ausgefeilten Kollaborationsmöglichkeiten Trellos.

Will man über den Status einer Aufgabe oder – sagen wir es generischer – eines Kärtchens stetig auf dem Laufenden bleiben, so abonniert man es. Sogar ein Voting ist vorgesehen. Ein Anwendungsfall könnte etwa der Vorschlag sein, anlässlich des Stadtfestes einen Schwenkgrill zu organisieren oder die Implementation einer bestimmten Funktion in ein Softwareprojekt vorzunehmen.

Nicht zuletzt können Kärtchen in andere Boards oder Listen kopiert oder verschoben oder per URL geteilt, sowie gedruckt und exportiert werden. Eine Archivfunktion entfernt die Karte aus dem Board, hält sie aber zu Dokumentationszwecken suchbar im Archiv fest.

Trellos Interface ist flexibel auf die persönlichen Bedürfnisse anpassbar. Die Optik der UI-Elemente orientiert sich an Prinzipien mobilen App-Designs und wirkt daher modern und aufgeräumt.

Fazit: FogCreek verspricht, Trello auch auf Dauer kostenfrei anbieten zu wollen. Natürlich sollte man nicht sein nächstes, existenzielles Geschäftsgeheimnis mit Trello planen. Für die landläufigen kollaborativen Prozesse im Alltag ist der Dienst jedoch uneingeschränkt zu empfehlen. Als Einzelkämpfer ist Trello auch ohne Team nutzbar. FogCreek nennt als Beispiel den Schriftsteller, der sein nächstes Buch mit Trello durchskizziert. Ich werde Trello in den Redaktionsalltag mitnehmen und sehen, wie es sich darin schlägt. Mindestens ein Folgebeitrag ist hiermit versprochen…