Wer selbständig ist, sollte Spaß an seiner Arbeit haben. Aber es gibt Dinge, die häufig nur lästige Pflicht sind. Dazu gehört auch das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, sowie das Nachverfolgen von Zahlungseingängen, und hin und wieder wohl leider auch das Schreiben von Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Das Rechnungsprogramm von weclapp bündelt all dies zu einem übersichtlichen Online-Dienst, der darüber hinaus noch sehr viel mehr kann.
Am Anfang steht das Angebot. Mit dem weclapp Rechnungsprogramm ist es ein Leichtes, Angebote zu erstellen und daraus Aufträge zu generieren. Zunächst legst du für deine Kunden und Interessenten Kontakte an.
Als nächstes werden Artikel im System hinterlegt. Jedem Artikel weist du eine Artikelnummer zu, eine Beschreibung und Preise. Dabei legst du auf Wunsch auch mehrere Preise pro Artikel fest und definierst Zeiten, in denen die Preise gelten. So kannst du Artikel in bestimmten Monaten oder Wochen zu anderen Preisen anbieten als sonst.
Auch Rabatte lassen sich direkt dort hinterlegen. Zur Kalkulation deines Deckungsbeitrags hinterlegst du optional neben dem Verkaufspreis auch noch die Kosten.
Beim Erstellen eines Angebotes wählst du neben dem potenziellen Kunden die Artikel aus, die ins Angebot aufgenommen werden sollen. Die vorgegebenen Preise überschreibst du auf Wunsch einfach. Schnell stellst du dir auf diese Weise Angebote für deine Kunden zusammen. Auch Versandkosten, Zahlungsbedingungen und -ziele hinterlegst du in deinem Angebot.
Ein Infofenster informiert dich stets darüber, wie hoch der Angebotswert und deine Kosten sind. Außerdem erhältst du einen Überblick darüber, wie viel Umsatz der Kunde im laufenden und vergangenen Jahr gemacht hat. Ein Hin- und Her zwischen Buchhaltungstool und CRM entfällt.
Ist das Angebot fertig, wird es ausgedruckt oder direkt per E-Mail an den Kunden geschickt. Gehen Angebote per E-Mail raus, hinterlegst du im System einfach die Zugangsdaten zu einem E-Mail-Postfach, so dass das Angebot über deine eigene E-Mail-Adresse – direkt aus einer Oberfläche heraus – verschickt wird.
Hat der Kunde das Angebot angenommen, generierst du per Mausklick den Auftrag im System.
Ist ein Auftrag erledigt, erstellst du ebenso schnell die Rechnung. Dabei gibt weclapp dir einen Workflow vor, so dass du vom Auftrag bis zur Rechnung nichts vergisst. Auch Teil- und Vorauszahlungen sind hierbei problemlos möglich.
Dinge wie der Versand einer Auftragsbestätigung übernimmt weclapp für dich. Dabei siehst du jederzeit den Auftragsverlauf und hast immer im Blick, wann das Angebot erstellt wurde, wann du beauftragt wurdest und wann die Rechnung raus ging.
Natürlich werden Umsatzsteuern ausgewiesen und auch Rechnungen ins Ausland sind möglich. So kannst du beispielsweise andere Währungen einstellen oder Rechnungen – zum Beispiel für den innereuropäischen Verkehr – ohne Umsatzsteuer ausweisen.
Selbst Rechnungen in anderer Sprache sind möglich, indem du einfach die Handelssprache änderst. So schreibst du Rechnungen problemlos etwa in Italienisch. Insgesamt sind neben Deutsch und Englisch vier weitere Handelssprachen möglich.
Du hast Kunden, denen du regelmäßig Rechnungen schickst, weil du einen Dienstvertrag mit ihnen hast? Auch das ist kein Problem mit weclapp. Denn dank wiederkehrender Rechnungen legst du Intervalle fest, zu denen jeweils eine Rechnung generiert werden soll. Damit du das Versenden nicht vergisst, erinnert dich weclapp ans Ausdrucken der Rechnung oder verschickt diese einfach direkt per E-Mail.
In der Rechnungsübersicht hast du immer im Überblick, welche Rechnungen noch offen und welche bereits bezahlt sind. Natürlich siehst du dort ebenso, wenn es Zeit für eine Zahlungserinnerung oder gar Mahnung ist. Diese erstellst und versendest du direkt aus weclapp heraus.
Wie die per weclapp erstellten Angebote und Rechnungen aussehen, entscheidest du selbst. Dank des Formulardesigners legst du unter anderem Farben und Schriften fest und lädst dein Firmenlogo hoch. Auch Abstände und die Ausrichtung einzelner Textbereiche definierst du.
Um dein Layout testen zu können, generierst du unter anderem Musterangebote und -rechnungen und prüfst dein Layout ausgiebig.
Hast du dein Layout einmal festgelegt, wird es für jeglichen Schriftverkehr verwendet und du hast eine Sorge weniger.
Durch die Verknüpfung mit deinem Bankkonto, werden Zahlungseingänge vom System registriert und blitzschnell den entsprechenden Offenen Posten zugeordnet. So sorgt weclapp dafür, dass Rechnungen und Gutschriften mit der Warenwirtschaft abgeglichen und automatisch als bezahlt markiert werden. Überfällige Beträge werden entsprechend gekennzeichnet und über automatisierte Erinnerungs- bzw. Mahnschreiben eingefordert. Gemeinsam mit deinem Steuerberater kannst du dich über den Export sämtlicher Rechnungen und Belege per Klick freuen. Hierfür sorgt die DATEV-Schnittstelle.
Neben der Rechnungsstellung gibt es für viele Selbständige noch eine weitere Sache, um die man sich nur ungern kümmert. Das ist die Steuer. Wer einen Steuerberater an seiner Seite hat, kann auf die DATEV-Schnittstelle von weclapp setzen.
Dazu gibst du einmalig deine DATEV-Stammdaten wie Mandanten- und Beraternummer ein. Anschließend exportiert das Rechnungsprogramm alle relevanten Daten über die Schnittstelle.
Mit dem hier vorgestellten Rechnungsprogramm ist das Angebot von weclapp noch lange nicht erschöpft. Denn zu den Leistungen gehört auch ein Customer-Relationship-Management, welches nicht nur einfach Kunden und Interessenten verwaltet. Vielmehr hast du die Möglichkeit, über das CRM Wettbewerber zu hinterlegen, um diese im Blick zu haben.
Für deine Kunden und Interessenten kannst du Chancen anlegen, die sich anbieten, um neue Aufträge an Land zu holen. So gibt es zum Beispiel immer wieder Termine wie Kongresse oder andere Veranstaltungen, auf denen du dem ein oder anderen interessanten Kontakt begegnen könntest. Solche Termine hinterlegst du und weißt somit immer, wann du wo jemanden treffen kannst.
Auch einfache Aufgaben wie das Anrufen eines Kunden oder das Vereinbaren eines Termins hinterlegst du auf Wunsch im System. Sogar ganze Kampagnen können angelegt werden. Zu diesen fügst du Teilnehmer hinzu und bündelst Termine und Aufgaben in dieser Kampagne. Du lädst wichtige Dokumente hoch und verfolgst den aktuellen Verlauf deiner Kampagne ebenfalls.
weclapp bietet eine 360° Sicht auf die Kunden. In der Kundenakte wird eine lückenlose Kontakthistorie gespeichert, sodass alle Infos rund um den Kunden mit einem Blick erfasst werden können: Calls, E-Mails, Vor-Ort-Besuche, Infos zu Angeboten, Aufträgen, Projekten, Rechnungen, etc. Alles wird zentral an einem Ort gespeichert.
Gerade für Agenturen oder Freiberufler interessant ist die Projektverwaltung von weclapp. Diese erlaubt es dir, einzelne Projektschritte nachzuhalten und vor allem die Zeiten zu erfassen, die du für ein Projekt gebraucht hast. Auch das ist eine dieser durchaus wichtigen Angelegenheiten, die so mancher Selbständige gerne außen vor lässt – unter anderem aus Bequemlichkeit.
Mit der Projektverwaltung und Zeiterfassung von weclapp werden dir selbst solche Aufgaben so einfach und bequem wie möglich gemacht. Für Handelsunternehmer gibt es zudem noch ein Warenwirtschaftssystem, welches unter anderem das Lager sowie den Ein- und Verkauf für dich verwaltet.
Lieferverzögerungen sind mit weclapp passé. Bei geringen Artikelbeständen, wirst du umgehend vom System informiert und die Disposition erstellt automatische Bestellvorschläge auf Basis deinen aktuellen Bedarfs oder des Lagerverbrauchs. Deine Vorteile? Kostenminimierung durch optimale Bestände, reibungslose Abläufe dank ausreichender Verfügbarkeit und Termintreue gegenüber deinen Kunden. Auch der Prozess des Wareneingangs wird erheblich vereinfacht. Lieferungen können direkt in den Lagerbestand gebucht werden, Eingangsbelege generiert das Warenwirtschaftssystem automatisch.
weclapp ist ein sehr umfangreiches, aber dennoch sehr übersichtliches System, welches von der Angebots- und Rechnungsstellung, sowie der Buchhaltung, über die Kundenverwaltung samt Customer-Relationship-Management bis hin zur Projektverwaltung und Warenwirtschaft alles vereint, was man als Selbständiger benötigt.
Da weclapp webbasiert ist, hast du von überall Zugriff und sogar im Urlaub – das lässt sich ja nicht immer vermeiden – Zugriff auf alles. Dabei sind die monatlichen Kosten erschwinglich:
Das reine CRM ist für 25 Euro Netto im Monat zu haben (bei 12 Monaten Laufzeit). Zusammen mit dem Angebots- und Rechnungswesen zahlst du 44 Euro Netto im Monat und Nutzer. Wer zusätzlich noch das Warenwirtschaftssystem (WaWi) benötigt, zahlt 99 Euro Netto im Monat und Nutzer.
FastBill wurde speziell für kleinere Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige entwickelt. Erstelle Angebote, Rechnungen und Mahnungen professionell mit eigenem Briefpapier auf Knopfdruck. Die erstellten Dokumente verschickst du ganz einfach per E-Mail oder Post. Alle gesetzlichen Anforderungen werden erfüllt. Dein gesamter Auftritt / Schriftverkehr kann problemlos mit deinem Corporate Design versehen werden.
Easybill hat sich auf Rechnungen, Angebote und Aufträge spezialisiert. Eine Besonderheit ist das kostenlose Designpaket, das ab dem Pluspaket enthalten ist. Dieses Designpaket umfasst die kostenlose Erstellung von Logo und Briefpapier, welches auch außerhalb von easybill verwendet werden kann.
BuchhaltungsButler ist eine schnelle und umfassende cloud-basierte Buchhaltungslösung. Viele Abläufe lassen sich smart organisieren. Neben den eigentlichen Funktionen bietet das Tool auch Support bei buchhalterischen Fragen der Anwender.
Billomat ist umfangreich und kann mehr als nur Rechnungen und Angebote verfassen. Unter anderem ist auch eine Artikelverwaltung integriert, in der Preise, Einheiten, Steuersätze pro Artikel definierbar sind.
BillingEngine ist eine Cloud-Anwendung, mit der Freiberufler und Kleinunternehmer Rechnungen erstellen und verwalten können. Der Betreiber offeriert einen kostenlosen Tarif und kann von daher interessant sein für Freelancer, die für wenige große Kunden arbeiten und nicht mehr als drei Rechnungen pro Monat verschicken.
Mit diesem Online-Rechnungs-Tool kannst du sogar kostenlos starten und später upgraden. Ansonsten bietet dir zervant alles rund um das Thema Rechnungen inklusive Ratenzahlungen, Wiederholungsrechnungen und Bankintegration. Sogar eine Zeiterfassung ist mit an Bord.
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