SevDesk

Mit sevDesk schreibst du immer rechtssichere Rechnungen, da die Pflichtangaben hinterlegt sind und nicht einfach gelöscht werden können, wie das bei einer manuellen Rechnungserstellung in Google Docs oder Open Office gerne einmal der Fall ist. Da die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) auch für dein Unternehmen gelten, ist es ein gutes Gefühl zu wissen, dass die Rechnungsnummern automatisch vergeben werden und du dank digitaler Belegarchivierung deine Aufbewahrungspflichten erfüllst.

Bevor Kunden dich beauftragen, verlangen sie häufig ein Angebot von dir. In sevDesk kannst du detaillierte Angebote erstellen und z.B. individuelle Rabatte für einzelne Angebotspositionen festlegen. Um die Angebotserstellung effizienter und konsistenter zu gestalten lohnt sich das Erstellen von Textbausteinen. Hast du mit Stammkunden einen Treuerabatt für Folgebestellungen vereinbart, so kannst du diesen im Kundendatensatz hinterlegen, sodass er bei der nächsten Angebotserstellung nicht vergessen wird. Manuelle Tipparbeit ersparst du dir, in dem du aus einem beauftragten Angebot heraus die Rechnung generierst. In der Rechnung nimmst du auf das Angebot (die Angebotsnummer) Bezug, sodass die Buchhaltung deines Kunden die Rechnung schneller zuordnen kann.

Auf ansprechend gestaltete Angebotsdokumente und Rechnungen musst du auch in der Buchhaltungssoftware sevDesk nicht verzichten. Das Tool erlaubt den Einsatz von individuellen Layouts, sodass es keinen Bruch in deinem einheitlichen Markenauftritt gibt.

Leider kommt ein Auftrag manchmal doch nicht zustande. Du schickst dem Kunden eine Rechnung, weil du mit ihm Vorkasse vereinbart hast, doch dieser überlegt es sich anders oder fängt an die Konditionen neu zu verhandeln. Buchhalterisch löst du das durch die Ausstellung einer Stornorechnung, die ebenfalls im Funktionsumfang von sevDesk enthalten sind. Die Erstellung von Abschlagsrechnungen für Teilzahlungen je nach Projektfortschritt, wie sie z.B. bei Website-Aufträgen gerne vereinbart werden, hat sevDesk ebenfalls vorgesehen. Zahlt ein Kunde aus Versehen doppelt, musst du ihm den überzahlten Betrag gutschreiben. Gutschriften: auch das geht in SevDesk.

Vor allem wenn du Kunden aus Nicht-EU-Ländern Waren schickst, musst du manchmal bei kostenlosen Warensendungen an deinen Geschäftspartner eine so genannte Proforma Rechnung beilegen. Der Begriff Proforma Rechnung ist etwas missverständlich, denn es handelt sich nur um einen Beleg ohne Zahlungsaufforderung, den der Spediteur vor Grenzübertritt dem Zollbeamten vorlegen muss. Selbst diesen Vorgang aus dem Geschäftsalltag eines Unternehmens mit Warenverkehr in Nicht-EU-Länder kannst du mit sevDesk abbilden.

Nicht alle Belege, z.B. Tankbelege oder Bewirtungsbelege, liegen dir digital vor. Zur Digitalisierung deiner Belege bietet dir sevDesk eine App. Beleg einscannen, ggf. zurechtschneiden, in deinen Account hochladen fertig. Weitere für deine Buchhaltung benötigten Belege, die du z.B. in der Dropbox oder in Google Drive abgelegt hast, lassen sich ebenso uploaden und zentral verwalten. Neben der Scanfunktion ermöglicht dir die App das Schreiben von Rechnungen “on the road”.

Wenn du deine komplette Buchführung in sevDesk selbst erledigen möchtest, dann willst du womöglich auch deine Umsatzsteuerangelegenheiten mit dem Finanzamt selbst in die Hand nehmen. Für deine monatliche oder quartärliche Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt stellt dir sevDesk eine ELSTER-Schnittstelle zur Verfügung. Das erspart dir die zeitraubende und nervige Beantragung eines eigenen ELSTER-Zertifikats.

Für eine Do-it-yourself Buchhaltung, und die ist ab einem hohen Transaktionsvolumen unumgänglich,  bietet dir sevDesk mit Belegdigitalisierung, Kontaktmanagement, Rechnungs- und Angebotserstellung, DATEV-Schnittstelle, Online-Banking-Anbindung, tagesaktueller Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Umsatzsteuer-Voranmeldung (UstVA), Integration von Drittanbietern wie getmyinvoices, Führung eines Kassenbuchs, Inventarmanagement sowie rechtebasiertem Zugriffsmanagement bei mehreren Nutzern alle notwendigen Funktionen.

Funktionen hin oder her: Sind meine Daten bei sevDesk sicher aufgehoben?

SevDesk setzt auf den TLS (Transport Layer Security)-Standard, ein hybrides Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Übertragung deiner Buchhaltungsdaten und schützt diese zusätzlich mit Hardware-gestützten Firewalls. In Zeiten, wo die Medien fast täglich über erfolgreiche Hackerangriffe berichten, Server gehackt und Unternehmen zur Lösegeldzahlung für die “Freigabe” ihres Servers gepresst werden, ist es beruhigend zu wissen, dass sevDesk Vorkehrungen gegen DDoS-Attacken getroffen hat, durch die Hacker die Verfügbarkeit serverbasierter Software empfindlich stören können.

Des Weiteren liegen deine Daten auf mehreren verteilten, in Deutschland gehosteten Servern. Du profitierst somit sowohl von den strengen deutschen Datenschutzgesetzen als auch von einer getrennten Datenspeicherung in mehreren Rechenzentren. Wie wichtig eine geo-redundante Datensicherung sein kann, führt der Brand in Europas größten Rechenzentrums in Straßburg am 10.3.2021 vor Augen. 12.000 Server wurden zerstört, 100.000 Websites waren zeitweise offline, und einige Daten wurden für immer ein Raub der Flammen.

SevDesk verfügt über ein GoBD-Zertifikat. Damit dokumentierst du z.B. im Falle einer Steuerprüfung gegenüber dem Finanzamt, dass die steuerlich relevanten Belege wie Rechnungen korrekt erfasst und archiviert wurden und nachträglich nicht mehr abgeändert werden können.