Teamwork mit Open-Xchange

Es muss ja nicht immer Microsoft Exchange sein: Als Groupware-Lösung für kleine Unternehmen hat sich Open-Xchange einen guten Ruf erworben. Die Software übernimmt nicht nur Mail-, Kontakt- und Terminverwaltung, sondern hilft auch beim Austausch von Dokumenten.

Immer häufiger arbeiten heutzutage Menschen zusammen, die nicht gemeinsam in einem Büro sitzen. Dateien werden dann meist per Mail ausgetauscht, ebenso Kontaktdaten, Termine und die Details zur Aufgabenverteilung. Effizienter lässt sich die Zusammenarbeit mit einer Groupware-Lösung gestalten, bei der alle wichtigen Daten zentral gelagert werden. Alle Mitarbeiter, welche die Berechtigung dazu besitzen, können auf den Datenbestand zugreifen und mit ihm arbeiten.

In großen Unternehmen kommen meist Microsoft Exchange oder IBM Lotus Notes zum Einsatz. Als eine leistungsfähige und kostengünstige Alternative für kleinere Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren Open-Xchange etabliert. Der Zugriff auf Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Dateien erfolgt über den Mail-Client oder eine Web-Oberfläche von einem beliebigen Rechner aus. So stehen alle Daten auch beim Kunden bereit, ohne dass zwangsläufig der eigene Rechner mitgebracht werden muss.

Alle Daten stehen bei Open-Xchange über eine intuitiv bedienbare Web-Oberfläche bereit. Dank Ajax gibt es in einigen Bereichen sogar die von Desktop-Anwendungen gewohnten Kontextmenüs.

Community- oder Bezahlversion
Open-Xchange ist in verschiedenen Ausführungen zu haben – je nachdem, wie viel Linux-Know-How man mitbringt oder wie viel Arbeit man sich mit der Installation und Einrichtung machen will.

Kostenlos ist die Open-Xchange Community Edition, sie liegt dem kommerziellen Open-Xchange Server zu Grunde. Sie läuft unter beliebigen Linux-Betriebssystemen, bringt aber keinen richtigen Installer mit, so dass alle Komponenten einzeln eingerichtet werden müssen. Installationsanleitungen für die verschiedensten Distributionen sind hier zu finden.

Beim Open-Xchange Server kümmert sich ein Installer um die Einrichtung aller notwendigen Pakete. Allerdings läuft der Server nur unter Red Hat Enterprise Linux und Novell Suse Linux Enterprise Server. Der Preis startet bei 850 Euro für 25 Nutzer und beinhaltet ein Jahr Zugang zum Support-Bereich auf der Open-Xchange-Website. Der Open-Xchange Server bringt einige Features mit, welche die Community Edition nicht bietet, beispielsweise die gemeinsame Dokumentenablage Infostore und Documail, das Dokumentensharing per Mail inklusive Versionskontrolle. Auch der OXtender für die Synchronisation mit Outlook oder Palm OS ist schon an Bord; Kostenpunkt für das Nachrüsten des OXtenders in der Community Edition: 625 Euro für 25 Nutzer.

Wer den Open-Xchange Server zunächst ausprobieren will, kann sich hier die Online-Demo anschauen oder nach Registrierung eine 30-Tage-Testversion herunterladen.

Wer sich nicht mit dem Aufsetzen eines Linux-Systems für den Open-Xchange Server herumschlagen will, kann zur Open-Xchange Express Edition greifen. Das Komplettpaket aus Betriebssystem (Ubuntu Linux) und Groupware kostet ab 691,40 Euro für 20 Nutzer und ist schnell installiert; ein Assistent führt durch alle Schritte. Auch die Express Edition kann nach Registrierung heruntergeladen und 30 Tage lang ausprobiert werden.

Browser-Konfiguration
Open-Xchange wird komplett über ein Web-Frontend verwaltet. Dort können beispielsweise die Mail-Domains eingerichtet und neue Benutzer, Benutzergruppen und Ressourcen, etwa Konferenzräume oder Notebooks für Dienstreisen, angelegt werden. Der Open-Xchange Server bietet etwas mehr Optionen als die Express Edition, die vor allem auf einfache Handhabung ausgelegt ist. Sie lässt sich durch einen Klick auf den entsprechenden Button mit Updates versorgen oder sichern, beziehungsweise wiederherstellen, ganz ohne Linux-Kenntnisse.

Keine Angst vor Linux: Alle Einstellungen werden bei Open-Xchange über eine Web-Oberfläche getätigt. Für Backup oder die Wiederherstellung einer früheren Version, braucht es nur einen Mausklick.

Auch auf Benutzerseite wird lediglich ein Browser benötigt. Dank intuitiv bedienbarer Ajax-Oberfläche kommt sogar Desktop-Feeling auf, auch wenn man gelegentlich etwas auf den Bildaufbau warten muss. Zwar verlangt Open-xchange nach Internet Explorer 7 oder Firefox 2.x. Doch auch mit älteren Browser-Versionen klappt die Arbeit mit dem Web-Interface.

Terminkonflikte erkennt Open-Xchange selbständig und informiert den Anwender…

… Details verrät der Reiter „Verfügbarkeit“. Dort wird mit blauen Balken angezeigt, wo Personen oder Ressourcen bereits für andere Termine verplant sind.

Zugriff via Outlook und Explorer
Mails lassen sich nicht nur über die Weboberfläche verwalten, sondern mit beliebigen Mail-Clients via POP3 und IMAP. Wer jedoch auch Aufgaben, Termine und Kontakte im Mail-Client haben will, benötigt Outlook. Den Datenabgleich übernimmt der OXtender, der schnell installiert ist. Sowohl der Open-Xchange Server als auch die Express Edition bringen eine zur Nutzerzahl passende Anzahl OXtender-Lizenzen mit. Lediglich für die Community Edition muss die Software separat erworben werden.

Wer Outlook und OXtender nicht nutzen, sich aber das mühsame Eintippen von Kontakten & Co. sparen will, kann Adressbuch und Kalender über die Importfunktion füllen, die mit den Formaten iCal, vCard und CSV zurecht kommt.

Der OXtender benötigt nur die Server-Adresse und die Zugangsdaten des Benutzers, schon werden Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben synchronisiert.

Andere Einstellungen brauchen in Outlook nicht vorgenommen werden. Ein neues Feld in der Outlook-Toolbar informiert nach der Installation des OXtenders, wenn Daten mit dem Open-Xchange-Server synchronisiert werden.

Via Webdav lässt sich der Infostore, die Online-Dokumentenablage, in den Windows Explorer einbinden. Damit ist der Zugriff auf alle Dateien bequemer möglich, als über das Web-Frontend. Allerdings kann man nur auf die letzte Version einer Datei zugreifen und nicht auf frühere Version oder beigefügte Notizen.

Jeder Nutzer kann seinen Infostore im Windows Explorer einblenden lassen. So lassen sich Dateien komfortalber hoch- und herunterladen als über die Web-Oberfläche.

Wenig Arbeit: Gehostetes Open-Xchange
Wer keinen Rechner für Open-Xchange abstellen und diesen rund um die Uhr laufen lassen will oder einfach keine Lust auf die Systempflege hat, kann zu einem gehosteten Open-Xchange greifen, wie es 1&1 unter dem Namen MailXchange anbietet. Ein Account kostet 4,99 Euro pro Monat (1 GByte Postfach + 5 GByte Datenspeicher), 25 Accounts 74,75 Euro pro Monat (je 1 GByte pro Postfach + 25 GByte Datenspeicher). Für mehr Speicherplatz, den Outlook-Connector für den Datenabgleich mit dem Mail-Client und WebDAV für den Zugriff auf die online gelagerten Dateien via Explorer fällt noch einmal 1 Euro pro Nutzer und Monat an. ™

Bei MailXchange kümmert sich 1&1 um die Verwaltung von Open-Xchange, der Anwender braucht nur Benutzer, Benutzergruppen und Ressourcen anlegen – schon kann er loslegen.

Erstveröffentlichung 28.09.2007