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Lukas Schlömer 3. Juni 2010

Steuerpauschalen: Buchhaltung für Dummies – Umsatzsteuer

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Unter bestimmten Umständen können sich Freelancer und Kleinunternehmer den Papierkrieg mit dem Finanzamt ganz oder teilweise ersparen. Wir nennen die wichtigsten Umsatzsteuer-Erleichterungen und Pauschalen für haupt- und nebenberufliche Selbstständige.

Klar: Buchführung nervt. Das weiß jeder. Viel weniger bekannt ist, dass man sich unter bestimmten Umständen auch als Freiberufler oder Unternehmer ganz legal davor drücken kann. Fangen wir mit der meist besonders aufwendigen Umsatzsteuer an.

Umsatzsteuer-Variante I -Kleinunternehmerregelung

In den beiden ersten Geschäftsjahren sind Gründer unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze verpflichtet, monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sie überhaupt umsatzsteuerpflichtig sind. Falls die Vorjahresumsätze 17.500 Euro nicht überschritten haben und die Umsätze im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegen, können Sie sich auf die Kleinunternehmer-Regelung berufen, die in Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz geregelt ist. Sie besagt, dass bei den genannten Umsatz-Größenordnungen keine Umsatzsteuer erhoben wird. Voraussetzung:

  • Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
  • Sie nennen auf ihren Rechnungen den Grund für die Umsatzsteuerbefreiung („Steuerfreie Lieferung oder Leistung gemäß § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung“).
  • Sie verzichten auf den Vorsteuerabzug.

Wichtig: Der Kleinunternehmer-Status ist kein Muss. Wenn Sie den Eindruck eines Feierabend-Freelancers vermeiden und/oder hohe Vorsteuerausgaben aus Ihren Anfangsinvestitionen vom Fiskus zurückholen wollen, können Sie freiwillig für die Umsatzsteuer optieren. An diese Entscheidung sind Sie anschließend aber fünf Jahre lang gebunden.

Umsatzsteuer-Variante II: Vorsteuer nach Durchschnittssätzen

Arbeiten Sie als Grafiker, Journalist, Händler, Handwerker oder auch Taxifahrer? Dann kommen Sie möglicherweise in den Genuss der Berechnung sämtlicher Vorsteuerbeträge nach Durchschnittssätzen. Voraussetzung ist, dass Sie umsatzsteuerpflichtig sind, nur eine vereinfachte Buchführung machen müssen (=Einnahmenüberschussrechung, EÜR) und im Vorjahr nicht mehr als 61.356 Euro Umsatz gemacht haben.

In dem Fall genügt es, die eigenen Netto-Umsatzerlöse zu addieren und mit einem, je nach Branche unterschiedlich hohen, Vorsteuer-Durchschnittssatz zu multiplizieren:

  • Für Grafiker gilt beispielsweise eine Vorsteuerpauschale von 5,2 % des Nettoumsatzes, für
  • Journalisten 4,8 % und für Schriftsteller 2,6 %
  • für Bäcker 5,4 % und für Elektroinstallateure 9,1 %
  • für Blumenhändler 5,7 % und für Zeitschriftenhändler 6,3 % des Umsatzes.

Die vollständige Liste der begünstigten Wirtschaftszweige finden Sie in der Anlage zu § 69 und 70 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung. Die pauschal ermittelte Vorsteuer ziehen Sie von Ihren tatsächlichen Umsatzsteuererlösen ab – und schon ist Ihre Umsatzsteuervoranmeldung fertig. Bei einer Grafikerin mit einem Jahresumsatz von 35.000 Euro und einem Umsatzsteuersatz von 7 % sähe die Rechnung dann folgendermaßen aus:

  • Netto-Umsatz: 35.000 Euro
  • darauf 7 % Umsatzsteuer: 2.450 Euro
  • Vorsteuerpauschale 5,2 %: 1.820 Euro
  • Umsatzsteuer-Zahllast: 630 Euro

Für den Umstieg auf die Berechnung der Vorsteuer nach Durchschnittssteuersätzen genügt ein formloser Antrag beim Finanzamt. Der Wechsel der Berechnungsart ist rückwirkend möglich. Falls Sie beim Nachrechnen feststellen, dass Ihre Einzelabrechnungen zu einem geringeren Vorsteuerbetrag geführt haben, als sich auf Basis des Durchschnittsatzes ergeben hätte, können Sie sogar noch bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung auf die Pauschalberechnung umsteigen. Unanfechtbar wird ein Steuerbescheid normalerweise einen Monat nach Zugang – es sei denn, er steht ausdrücklich unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.

Stellt sich zu einem späteren Zeitpunkt wiederum heraus, dass Einzelabrechnungen für Sie günstiger wären, können Sie jederzeit wieder zur Standard-Ermittlung zurückkehren. Daran sind Sie dann aber fünf Jahre lang gebunden.

Fragen Sie Ihren Steuerberater!

Bevor Sie das Verfahren der Vorsteuerermittlung ändern, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie beziehungsweise Ihr Betrieb tatsächlich unter die Pauschalregelung fällt: Nicht jeder Texter ist gleich Journalist und nicht jede „Gebrauchsgrafikerin“ darf sich auf das Grafiker-Privileg berufen. Andererseits spricht nach Auffassung von Finanzgerichten ein Anteil von bis zu 25 Prozent anderer Tätigkeiten noch nicht gegen die Inanspruchnahme der Pauschale.

Wichtig: Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahreserklärungen werden durch die Pauschalberechnung nicht entbehrlich. Sie tragen die nach der Durchschnittsmethode ermittelten Vorsteuerbeträge in Zeile 59 auf Seite 2 des Meldeformulars ein.

Umsatzsteuer-Variante III – Meldetermin-Anzahl halbieren

Wenn Sie weder umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind, noch in den Genuss der Vorsteuer-Flatrate kommen, können Sie als Gründer immerhin die Häufigkeit der Umsatzsteuer-Belästigungen halbieren. Zu diesem Zweck beantragen Sie zunächst die (ohnehin sinnvolle) Dauerfristverlängerung. Damit können Sie sich künftig bis zum 10. des übernächsten Monats mit der Umsatzsteuervoranmeldung Zeit lassen. Die Aprilmeldung ist dann statt am 10. Mai erst am 10. Juni fällig, die Meldung für Mai bis zum 10. Juli.

Sie können den Melde- und Zahlungsaufschub aber auch auf folgende pfiffige Art nutzen. Sie lassen sich mit der Aprilmeldung bis Anfang Juni Zeit und erledigen dann in einem Aufwasch gleich die Mai-Abrechnung mit. Damit reduzieren Sie den bürokratischen Aufwand zwar nicht wirklich, Sie müssen sich aber nur noch halb so oft damit herumärgern. Außerdem fällt einem der Papierkrieg erfahrungsgemäß etwas leichter, wenn man erst einmal damit angefangen hat.

Nach den beiden ersten Geschäftsjahren macht der Zweimonats-Rhythmus selbstverständlich nur dann Sinn, wenn Ihre jährliche Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr über 7.500 Euro gelegen hat. Anderenfalls brauchen Sie dann ohnehin nur noch vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben. Lag die Zahllast im Vorjahr sogar unter 1.000 Euro, können Sie sich Voranmeldungen sogar ganz sparen. In dem Fall genügt eine jährliche Umsatzsteuererklärung.

Umsatzsteuer-Variante IV: Händlerprivileg

Sind Sie (Online-)Händler und beziehen Sie Ihre Waren vorwiegend von Privatleuten oder umsatzsteuerfreien Unternehmen? Dann kommt für Sie unter Umständen die Differenzbesteuerung infrage: Damit wird die Buchführung zwar nicht unbedingt einfacher – Sie können Ihre Umsatzsteuer-Zahllast und damit Ihre Endverbraucherpreise durch die Wahl dieses Verfahrens jedoch deutlich senken.

Statt auf den kompletten Umsatzerlös fällt die Mehrwertsteuer bei der Differenzbesteuerung nur auf den Unterschiedsbetrag zwischen Ein- und Verkaufspreis an. Grundlage ist der Paragraf 25a UStG: Demzufolge dürfen …

  • gewerbliche Wiederverkäufer (und Versteigerer)
  • von beweglichen körperlichen Gegenständen,
  • für die kein Vorsteuerabzug möglich ist,

… die Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis als Berechnungsgrundlage für den Umsatz nehmen. Angenommen, Sie kaufen gebrauchte Antiquitäten von Privatleuten an und verkaufen sie anschließend wieder mit Gewinn, dann rechnen Sie bei der „Margenbesteuerung“ folgendermaßen:

  • Netto-Einkaufspreis: 750 Euro
  • Nettoverkaufspreis: 1.400 Euro
  • Differenz: 650 Euro
  • darauf 19 % USt. 123,50 Euro

Zum Vergleich: Bei der konventionellen Steuerberechnung hätte der Umsatzsteueranteil demgegenüber 266 Euro betragen! Die Differenz von 142,50 Euro macht sich vor allem bei Geschäften mit Endverbrauchern bemerkbar: Ein Bruttopreis von 1.523,50 Euro klingt nun einmal deutlich attraktiver als 1.666 Euro. Aus Kundensicht ist der Kaufpreis im Beispielsfall immerhin rund 10 Prozent günstiger!

Der Wechsel zur Differenzbesteuerung ist grundsätzlich nur zu Jahresbeginn möglich. Wer umsteigt, ist außerdem zwei Jahre lang an das Berechnungsverfahren gebunden.

Fazit

Die Umsatzsteuer-Formvorschriften machen die Buchführung zwar besonders kompliziert und aufwendig – richtig ins Geld geht jedoch die Einkommensteuer. Zwar gibt es für Selbstständige keine generelle Werbekostenpauschale – ein paar Vereinfachungen hat aber auch das Einkommensteuerrecht zu bieten. Einzelheiten erfahren Sie im Beitrag „Steuerpauschalen: Buchhaltung für Dummies – Einkommensteuer„. ™

Aktualisiert, Erstveröffentlichung 29.04.2007

Lukas Schlömer

Lukas Schlömer ist ein pseudonymer Autor, der unter diesem Namen ausschließlich für Dr. Web schreibt.

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