Wenn Ihnen der Gedanke an eine Selbstständigen-Wohngemeinschaft gefällt, für Sie aber kein Platz im Gründerzentrum frei ist oder es Ihnen dort nicht gefällt, können Sie selbst eine gründen. Auch so haben Sie die Möglichkeit, die Kosten für einen externen Standort spürbar zu senken – unter Umständen sogar unter die öffentlich geförderter Büroräume.
Auf jeden Fall können Sie bei der Zusammensetzung der Mieter und bei der Ausstattung wählerischer sein. Den prinzipiell höheren Grad an Flexibilität bezahlen Sie allerdings auch mit weitaus größerem Abstimmungsbedarf und Einrichtungsaufwand, insbesondere:
- Auswahl der Partner (und später gegebenenfalls Nachfolger),
- Klärung der Rechtsform, vor allem die Art des Mietverhältnisses (Haupt-/Untermieter, gemeinschaftlicher Mietvertrag, Kaution, Risiko- und Haftungsfragen),
- Einigung auf die passenden Räumlichkeiten,
- Klärung und Vereinheitlichung der Ausstattungswünsche,
- Verteilung von Funktionen, zum Beispiel für Außenvertretung, Finanzen, Auswahl und Beschaffung gemeinsam genutzter Ressourcen.
Mindestens ebenso wichtig wie solche finanziellen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen ist das rechtzeitige Nachdenken über die „weichen Seiten“ der Bürokooperation.
Selbstverständnis
Das beginnt bereits bei der Frage, ob ein reines Zweckgemeinschaftsbüro oder eine echte Bürogemeinschaft mit weitergehender fachlicher oder kaufmännischer Kooperation gewünscht ist. Die Übergänge sind dabei fließend. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, so attraktiv anspruchsvolle Kooperations- und Netzwerkvorhaben auf den ersten Blick wirken, legen Sie die Latte im Zweifel lieber nicht zu hoch. Ganz gleich ob Wohngemeinschaft oder Gemeinschaftsunternehmen, viele hochtrabende Projekte sind an ihren in nächtelangen Debatten filigran ausgearbeiteten Zielen und Ansprüchen gescheitert. Weniger Pathos ist hier oft mehr.
Vorsicht Freunde: Nüchternheit und Skepsis sind vor allem dann angebracht, wenn Sie mit Freunden, Kollegen oder Geschäftspartnern gemeinsame Sache machen wollen. Während die meisten Menschen bei Kooperationen mit Fremden die erforderliche Vorsicht walten lassen, kommt sie „unter Freunden“ im Überschwang der Begeisterung oft viel zu kurz. Spätestens wenn es um Finanzen und Haftungsfragen geht, hört die Freundschaft auf. Lassen Sie sich von jovialen Kumpeltypen nicht zum Leichtsinn verleiten. Am besten regeln Sie alle wichtigen Formalitäten wie unter „fremden Dritten“.
De-facto-Gesellschaft
Apropos, glauben Sie bloß nicht, dass Sie durch Verzicht auf vertragliche Vereinbarungen davor gefeit sind, für Fehler oder Versäumnisse anderer gerade stehen zu müssen. Im Gegenteil, wenn ein Vertrag im Einzelfall fehlt, treten automatisch die Bestimmungen des BGB über „die Gesellschaft“ in Kraft (= „BGB-Gesellschaft“ oder auch „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“, GbR).
Als GbR gilt jeder Zusammenschluss natürlicher und juristischer Personen zu einem gemeinsamen Zweck – ganz gleich, ob privater oder geschäftlicher Natur und völlig unabhängig davon, wie weitreichend das Vorhaben ist. Ob Sie das wollen oder nicht, durch Aufnahme eines gemeinsamen Geschäftsbetriebs werden Sie ebenso automatisch zu einer GbR wie durch gemeinsamen Abschluss des Büro-Mietvertrags, des Leasingsvertrags für den Kopierer oder durch das gemeinsame Tippen eines Lottoscheins. Informationen über die weitreichenden haftungsrechtlichen Konsequenzen einer „Gesellschaft von der Stange“ finden Sie im Grundlagenartikel „‚Was bin ich‘ im Geschäftsleben? – Gesellschaftsformen im Überblick“
Transparenz statt Hausordnung
Abgesehen von der Klärung rechtlicher Geschäftsgrundlagen empfiehlt eine frühzeitige Einigung über elementare Verfahrensfragen sowie den Minimalkonsens des Zusammenlebens. Dazu gehört zum Beispiel eine Verständigung über die Art der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung (etwa Konsensprinzip oder Mehrheitsprinzip mit / ohne Vetorecht). Außerdem sollten alle Beteiligten unbedingt ihre Ansprüche, Erwartungen und Schmerzgrenzen offenlegen – zum Beispiel in Bezug auf Sauberkeit, Ordnung oder Lautstärke.
Dabei geht es nicht vorrangig darum, verbindliche Verhaltensmaßregeln in Form einer „Hausordnung“ festzulegen, sondern um das Offenbaren von Vorlieben und Bedürfnissen. So wissen die Beteiligten, was auf sie zukommt, Konflikte können rechtzeitig erkannt, Lösungen gesucht und gefunden werden.
Externes Einzelbüro
Ganz gleich, wie weit die Gemeinsamkeiten in einer „Unternehmer-WG“ reichen, nicht jede/r Selbstständige ist in Teamumgebungen gut aufgehoben. Wer sehr empfindlich ist und wem es bereits daheim schwerfällt, sich gegenüber Familienangehörigen und anderen Mitbewohnern abzugrenzen oder seine Interessen zu vertreten, ist in einem externen Einzelbüro daher unter Umständen besser aufgehoben als in der Bürogemeinschaft.
Die Gestaltungsspielräume sind an einem separaten Einzelkämpferarbeitsplatz zweifellos am größten – das gilt andererseits aber auch für die finanzielle und organisatorische Belastung. Wer sich ein externes Einzelbüro leistet, muss sich um alles selbst kümmern. Wer die gleichen räumlichen und technischen Bedingungen wie die im Bürozentrum oder Gemeinschaftsbüro haben will, muss tief in die Tasche greifen. Außerdem fehlen die vielfältigen Unterstützungs- und Kooperationsmöglichkeiten sowie die Anregungen einer kollektiven Büroumgebung. Je nach Ausgangslage und konkretem Leidensdruck geraten Sie beim Standortwechsel also vom Regen in die Traufe.
Ganz oder gar nicht
Trotzdem ist es normalerweise keine gute Idee, halbherzige Testballons zu starten. Jede Standortalternative hat ihre eigenen Vorzüge. Wer versucht, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen, kombiniert hingegen vielfach deren Nachteile. So fressen die Reibungsverluste etwa beim Parallelbetrieb von Heimbüro und Teilzeitniederlassung im Gemeinschaftsbüro dessen Vorteile schnell auf. Sie fühlen sich nirgends so richtig zu Hause, immer fehlt irgendeine Unterlage, technische oder organisatorische Vorrichtung et cetera.
Nachdem Sie sich anhand Ihrer betrieblichen Anforderungen und persönlichen Bedürfnisse sowie der Verfügbarkeit von Partnern und lokaler Raumangebote für den passenden Standort entschieden haben, sollten Sie Ihren Arbeitsmittelpunkt auch tatsächlich komplett dorthin verlagern.
Umzug aus dem Heimbüro
Das hindert Sie andererseits ja nicht daran, eine praktische Testphase von einigen Monaten vorzuschalten. Postanschrift, Telefon- und Faxnummern des Heimbüros können Sie zunächst ja beibehalten und sich so zum Beispiel den Neudruck von Geschäftspapieren ersparen. Die bisherigen Rufnummern übernehmen Sie einfach am neuen Standort oder leiten Sie dorthin weiter – und die Adresse des externen Büros deklarieren Sie kurzerhand zur zusätzlichen „Besucheranschrift“.
Bewährt sich der neue Standort, können Sie den formalen Umzug später immer noch abschließen. Entscheiden Sie sich für die Rückkehr ins Home-Office, fällt Ihre vorübergehende Eskapade gar nicht auf. Ihren Geschäftspartnern ersparen Sie zudem überflüssige Änderungen der Kontaktdaten.
Lassen Sie Ihren externen Testballon aber nicht zu kurz steigen, die Umstellung ist für bisherige Heimarbeiter nämlich meistens beträchtlich. Anfängliche Unbequemlichkeiten (wie der Zeit fressende Weg zur Arbeit, das Packen einer „Aktentasche“ oder zusätzliche Terminabstimmungen) treten erfahrungsgemäß erst nach und nach hinter die neu gewonnenen Kooperations-, Repräsentations- und Produktivitätsmöglichkeiten zurück.
Den optimalen Standort für Freelancer gibt es nicht. Für das Heimbüro sprechen zweifellos viele gute Argumente. Trotzdem: Heimarbeiter, die an ihre Entwicklungsgrenzen stoßen, unter der fehlenden Abgrenzung von Arbeit und Freizeit oder anderen typischen „Standortnachteilen“ leiden, sollten sich durch den Umzugsaufwand oder die finanzielle Zusatzbelastung eines externen Büros oder nicht abschrecken lassen. In Gründerzentren und bereits bestehenden Bürogemeinschaften ist oft ein fertig eingerichtetes Plätzchen frei. Die Mietbelastung für einen Arbeitsplatz und die Mitbenutzung von Gemeinschaftsräumen und -anlagen hält sich in Grenzen. Sie beträgt mancherorts kaum mehr als 100 Euro im Monat. ™
Erstveröffentlichung 20.10.2006
