In Deutschland erfolgt die Erstellung von Rechnungen einem festen, vorgeschriebenen Prinzip. Solange alle wesentlichen Fakten angegeben sind, gibt es keine Probleme mit dem Finanzamt. Außerdem erhalten durch korrekt ausgeführte Schreiben die Unternehmen schneller ihr Geld und die Kunden ihre Ware bzw. die geforderte Dienstleistung. Problematischer wird es, wenn die Rechnungen für das Ausland ausgestellt werden, denn unweigerlich stellt sich die Frage bezüglich der Umsatzsteuer. Wann muss diese ausgewiesen werden und wann wird darauf verzichtet? Diesen Fragen wird in diesem Artikel auf den Grund gegangen.
Rechnungen innerhalb Deutschlands
Innerhalb der Bundesrepublik ist man in der Regel zur Ausweisung der Umsatzsteuer verpflichtet – ausgenommen sind Kleinunternehmen, die unter eine bestimmte Umsatzsteuergrenze fallen und daher von der Umsatzsteuer befreit sind. Alle anderen Firmen müssen daher folgende Angaben in ihre Rechnungen aufnehmen:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Rechnungsdatum
- Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- (fortlaufende) Rechnungsnummer
- Rechnungsposition
- Liefer- bzw. Leistungs-Datum
- Netto-Betrag ohne Steuersätze
- Steuersatz
- Steuerbetrag
- Gegebenenfalls den Grund einer Steuerbefreiung
- Nachlässe
Die meisten Unternehmen greifen zu einer Software für die Auftragsbearbeitung. Solche Programme helfen dabei, korrekte Rechnungen zu schreiben und weisen darauf hin, wenn notwendige Eingaben nicht getätigt wurden.
Rechnungen ins EU-Ausland
Abgesehen von der Umsatzsteuer, sind die Pflichtangaben fürs EU-Ausland identisch mit denen für Rechnungen innerhalb Deutschlands. Hinzukommen vom Finanzamt vorgegebene Angaben, um zu gewährleisten, dass das Dokument auch anerkannt wird:
1. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die wesentlichen Daten des Adressaten
Wichtig ist bei diesem Punkt, dass sich Unternehmen frühzeitig erkundigen, ob die verwendeten Daten wirklich stimmen. Das Bundeszentralamt für Steuern empfiehlt, stets ein Bestätigungsverfahren durchzuführen, um die Richtigkeit zu überprüfen. Sollten diese sich nämlich im Nachhinein als falsch herausstellen, kann das Konsequenzen nach sich ziehen. Die wesentlichen Informationen gibt es auf der Homepage des Bundeszentralamts für Steuern.
2. Steuerbefreiung
Laut §14a des Umsatzsteuergesetzes sind Unternehmen dazu verpflichtet, bei Lieferung bzw. nach erbrachter Leistung auf die Steuerfreiheit hinzuweisen. Dieser Fakt sollte sich in der Regel unter der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unter „Zusammenfassende Meldungen“ angegeben werden.
Eine Ausnahme stellt die Sonderregel für Kleinunternehmer dar. Diese besagt nämlich, dass man von der Umsatzsteuer befreit ist, solange die Firma bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Dieser Fakt gilt im Übrigen ebenfalls für das ausländische Unternehmen, für das die Rechnung geschrieben wird. Ist der Empfänger nämlich auch Kleinunternehmer, ist der zu zahlende Betrag steuerpflichtig.
Ausnahme: Rechnungen an private Kunden
Handelt es sich bei dem Empfänger um einen Privatkunden, muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden – ebenso wie der deutsche Mehrwertsteuersatz. Wichtig ist außerdem: Sollte der Fall eintreten, dass die gelieferte Ware die vorgegebene Lieferschwelle des jeweiligen Landes überschreitet, muss sich das Unternehmen dort steuerlich erfassen lassen. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer ans Finanzamt des Empfängerlandes entrichtet werden. Dann wird außerdem auf der Ausgangsrechnung die jeweilige ausländische Umsatzsteuer extra ausgewiesen. Mehr Informationen zur sogenannten Versandhandelsregelung enthält der Artikel im Gabler Wirtschaftslexikon.
Rechnungen in Drittländer
Rechnungen an Drittländer (alle Länder außerhalb der EU) wie China werden ohne deutsche Umsatzsteuer geschrieben. Allerdings sollten Unternehmen die ausländische Umsatzsteuerpflicht genauer unter die Lupe nehmen. In einigen Ländern gibt es eventuell ein vergleichbares System wie in Deutschland, dann muss ebenfalls eine umsatzsteuerliche Registrierung erfolgen oder ein Fiskalvertreter eingeschaltet werden. Ebenso ratsam ist eine Prüfung, ob eine Lieferung in ein Drittland generell umsatzsteuerfrei ist oder ob eine Steuer abgeführt werden muss. Die ausländische Umsatzsteuer kann übrigens als Betriebsausgabe deklariert werden.
Wenn Unsicherheiten bestehen, sollten Firmen nie zögern, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Dieser kann genau erklären, welche Angaben auf die Rechnung müssen, damit der gesamte Vorgang problemlos erfolgt. Weiterhin gibt es hier einige Rechnungsvorlage – sowohl für das Inland als auch für das Ausland – die einen guten Überblick über den Aufbau liefern.
