Webworker-Faktura
Es ist noch gar nicht so lange her, da war der Einsatz von Faktura-Software bei Webworkern keine Selbstverständlichkeit. Wir tauschten Word- und Excel-Vorlagen und waren insgesamt nur gezwungenermaßen mit dem wichtigen Teilaspekt Finanzen einer jeden Selbstständigkeit befasst. Die Cloud änderte unsere Möglichkeiten und damit auch unseren Zugang zum Thema.
Mittlerweile kenne ich viele Kolleginnen und Kollegen, denen es regelrecht Spaß macht, mit ihren Faktura-Systemen zu arbeiten. Ich halte es da eher mit dem Komiker-Urgestein Otto, der auf die Frage, ob es ihm denn eigentlich Spaß mache, ständig vor Publikum Witze zu erzählen, etwa antwortete: „Ich verdiene Geld damit. Und DAS macht Spaß!”
Finanzen für Webworker: Moderne Cloud-Lösungen
Die Cloud entbindet uns von der Notwendigkeit, Software zu installieren, um unsere Faktura abzuwickeln. So ist die Wahl deines OS nicht mehr vorbestimmend für die Wahl deiner Software. Ich kann mich noch an Zeiten erinnern, da hatte ich eine virtuelle Maschine mit Windows unter Mac OS laufen, nur damit ich die seinerzeit marktführende Windows-Software für die Faktura nutzen konnte. Manch einer entschied sich direkt für Windows, um den Zusatzaufwand zu ersparen.
Moderne Cloud-Lösungen hingegen funktionieren nicht nur uneingeschränkt auf allen großen Desktop-Betriebssystemen, sondern zumeist auch unter den gängigen mobilen Systemen. Alles, was du brauchst, ist ein moderner Browser.
Dadurch ist die Verwendung von Finanzsoftware niederschwellig geworden. Theoretisch können wir sogar mit dem Smartphone Rechnungen schreiben und versenden. Vielfach werben die Anbieter sogar offensiv mit diesem und anderen mobilen Features. Ich habe das indes noch nie getan. Das Schreiben von Rechnungen ist bei mir noch nie so dringend gewesen, dass es nicht hätte warten können, bis ich wieder an einem Schreibtisch vor einem Rechner saß.
Dennoch ist der niederschwellige Zugang von überall her auch für mich als digitalen Nomaden ein wichtiger Faktor. Denn der Rechner, von dem ich eben schrieb, kann durchaus desöfteren auf einem Hotel-Schreibtisch oder sogar beim Kunden stehen.
Wenn das Schreiben von Rechnungen nicht genug ist
Das Schreiben von Rechnungen mit einer entsprechenden Kundenverwaltung war also quasi die Mindestanforderung an eine Cloudlösung für mich und andere mobile Freelancer. Da ich dir heute mit sevDesk eine umfassendere Lösung vorstellen will, werde ich nicht die Dienstleister nennen, die bis heute kaum über diese Mindestanforderung hinausgehen. Wenn du im Netz nach Fakturalösungen googelst, wirst du sie schon selbst finden.
Etwa zwei Jahre lang war ich ebenfalls Kunde bei einem dieser reinen Faktura-Anbieter, bis mir irgendwann diese Dienstleistung allein nicht mehr ausreichte. Du kennst das. Wenn du eine Software länger benutzt, erkennst du die Grenzen und entwickelst höhere Anforderungen.
Ich wollte etwa das Banking integriert wissen, auch Eingangsrechnungen ordentlich verwalten und möglichst den Jahresabschluss weitestmöglich vorbereiten können. Dabei fand ich es ausgesprochen symptahisch, wenn mir ein Dienst versprach, das Buchungsgeschehen weitgehend automatisieren zu wollen.
Kurzum, ich wechselte. Das war vor allem deshalb kein Problem oder auch nur längerer Überlegung wert, weil Dienste, wie sevDesk, den Part der Faktura ohnehin mindestens genauso gut abdecken, wie reine Faktura-Services, und, noch wichtiger, preislich keinen weiten Abstand zu den einfacheren Vertretern halten.
Mit anderen Worten: Du kannst eine Cloud-Lösung, die dir Faktura, Buchhaltung und teils sogar Warenwirtschaft bietet, für einen kaum spürbaren Aufpreis zu Lösungen erhalten, die dir lediglich das Schreiben von Rechnungen ermöglichen. Selbst der Umstieg wird dir versüßt.
Denn, solltest du zunächst wirklich bloß deinen Faktura-Service ersetzen wollen, bieten dir alle umfassenderen Dienste einen Tarif an, der in etwa den gleichen Leistungsumfang hat, wie du ihn bereits kennst, dabei aber teils deutlich unter dem liegt, was du bislang bezahlst. Und wenn du dann deine Einahme-Überschuss-Rechnung oder deine GuV ebenfalls in der Cloud abwickeln willst, buchst du einfach ohne Umstiegsschwierigkeiten den nächsthöheren Tarif.
sevDesk: Rechnungen, Buchhaltung, Warenwirtschaft
Schauen wir uns also sevDesk, eine vergleichsweise junge Cloud-Software aus Offenburg, an. Die dahinter stehende Firma Sevenit GmbH ist eine klassische Garagengründung zweier Studenten, wie wir sie von Apple oder Microsoft kennen. Das kleine Unternehmen wächst seit einigen Jahren rasant. Mit über 40 Mitarbeitern arbeiten die Offenburger inzwischen mit Hochdruck hauptsächlich an ihrem Produkt sevDesk.
Über 65.000 Kunden haben sich bereits für den Einsatz von sevDesk entschieden. Damit liefert sich das kleine Startup ein Kopf-an-Kopf-Rennen mit der Cloud-Lösung Lexoffice aus dem Haufe-Verlag. Wen wir als Webworker da eher unterstützen sollten, wem wir da gedanklich und in jeder sonstigen Hinsicht näher stehen und ähnlicher sind, dürfte wohl klar sein.
sevDesk ist funktional und preislich dreigeteilt. Dabei beinhaltet die jeweils nächste Preisstufe alle Leistungen der günstigeren Vorstufe. sevDesk kannst du monatlich, jährlich oder zweijährlich buchen. Wie beim Fitnessstudio deines Vertrauens sind auch hier die Preise auf den Monat bezogen umso günstiger, je länger du dich im Vorfeld bindest. Über alle preislichen Aspekte kannst du dich an dieser Stelle informieren.
Das Paket „Rechnungen” für monatlich 7,90 EUR (bei monatlicher Abrechnung) entspricht dem Leistungsumfang gängiger Faktura-Dienstleister und erlaubt dir das Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen, auf einer soliden Kundenverwaltung aufsetzend. Die Daten kannst du per DATEV-Export an deinen Steuerberater weitergeben oder du erlaubst ihm, direkt auf deinen Account zuzugreifen. Dafür bietet sevDesk einen kostenlosen Steuerberater-Zugang.
Für dich und mich richtig interessant wird dann das Paket „Buchhaltung”, mit dem du zusätzlich den gesamten Bereich der Belegführung nebst Online-Banking an die Hand bekommst. So wirst du in die Lage versetzt, nicht nur die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, sondern auch die Einnahme-Überschuss-Rechnung oder die GuV, wenn du doppelte Buchführung machst, sowie die Verwaltung von Anlagegütern mit dem System zu erledigen. Dieses Paket kostet dich 15,90 EUR pro Monat bei monatlicher Abrechnung.
Betreibst du einen Shop, bietet dir das Paket „Warenwirtschaft” zusätzlich den gesamten Bereich der Bestandsabwicklung mit Lager- und Lieferantenverwaltung. Dieses Paket kostet dich 45,90 EUR pro Monat bei monatlicher Abrechnung.
Die Pakete Buchhaltung und Warenwirtschaft erlauben die Nutzung durch mehrere Benutzer und bringen bereits Lizenzen für drei, respektive fünf Nutzer mit. Zu allen genannten Preisen musst du noch die gesetzliche Umsatzsteuer hinzurechnen.
sevDesk: Mobile Apps und Schnittstellen zu Drittanbietern
Heutzutage kann kein Angebot ohne App erfolgreich sein. So scheint es zumindest. sevDesk ist responsiv gestaltet und kann von daher mobil ohnehin problemlos genutzt werden. Dennoch bieten die Offenburger gleich zwei mobile Apps mit unterschiedlichem Feature-Set an. Alle Apps kannst du sowohl für iOS, wie auch für Android kostenlos herunterladen. Für die Nutzung benötigst du natürlich einen entsprechenden sevDesk-Account.
Die App sevScan soll dir das Bereitstellen von Eingangsbelegen erleichtern, indem du selbige einfach mit der App scannst und in deinen Account hochlädst. Nutzer sind nicht uneingeschränkt mit der App zufrieden. Hier scheint es vielfach noch an der Erkennungsqualität zu hapern. Ich hatte im Test mit dem iPhone diese Probleme nicht.
Die App sevDesk Rechnungen erlaubt dir das Schreiben von Rechnungen aus der App heraus. Auch Zahlungseingänge kannst du damit verbuchen. Neue Kunden lassen sich anlegen. Weitergehende Funktionen bietet die App nicht.
Im Alltag wichtiger, zumindest gilt das für mich, sind die Integrationen mit Drittanbietern. Hier freue ich mich besonders über die Integration von WooCommerce, sowie jene mit dem Plugin German Market von Market Press, mit dessen Hilfe ich Verkäufe aus meinem kleinen Book-Shop direkt in sevDesk verbuchen kann. Shopify, ePages, Paypal und deine Hausbank können ebenfalls an sevDesk angebunden werden.
Die Einbindung von Invoicefetcher und Getmyinvoices, zwei Diensten, die alle an dich gerichteten Rechnungen der diversen Dienstleister sammeln und nach sevDesk bringen, kann dir eine Menge Zeit bei der Belegverwaltung sparen.
sevDesk und deine erste Rechnung
Dass sevDesk mit größter Wahrscheinlichkeit deinen Anforderungen genügen wird und eher mehr kann als du in Anspruch nehmen wirst, dürfte inzwischen klar geworden sein. Nur, wie fühlt sich die Software an? Ist sie intuitiv zu bedienen, schlank und schnell? Oder wird der Leistungsumfang mit einer hakeligen und überkomplexen Benutzerführung erkauft?
Lass uns einfach gemeinsam eine erste Rechnung schreiben, um genau diese Frage zu klären.
Erster Schritt: Wir eröffnen einen Account
Um einen Account zu eröffnen, klickst du auf den Button „Kostenlos testen” rechts obem im Browserfenster. Im folgenden Eingabefeld gibst du eine gültige E-Mail-Adresse ein und bestätigst erneut „Kostenlos testen”.
Nach kurzer Bedenkzeit leitet dich das System direkt ins Backend um:
Parallel dazu hast du eine E-Mail erhalten, in der dir dein Benutzername und dein Passwort mitgeteilt werden. Zudem erfährst du darin, dass du nun 14 Tage Zeit hast, das System auf Herz und Nieren zu prüfen. Erst am Ende der Testphase musst du dich entscheiden, welchen der Tarife du künftig nutzen willst oder ob du es beim Test belässt.
Anders als andere Anbieter verlangt sevDesk nicht, dass du bereits für den Test eine Zahlungsmethode hinterlegst. Dieser Test ist ohne Haken und Ösen jedermann zu empfehlen.
Einmal im Backend angekommen, müssen wir noch unseren Firmennamen hinterlegen. Wenn du als Kleinunternehmer unterwegs bist, kannst du das hier direkt dem System mitteilen. Deine Rechnung erhält dann den gesetzlich erforderlichen Zusatz nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes.
Ein Klick auf „Los geht’s” führt dazu, dass sich dein Ansprechpartner bei sevDesk bei dir vorstellt und dich zu einer Tour durch die Benutzeroberfläche einlädt. Am Ende dieser Tour hast du alle erforderlichen Informationen in deinem Profil hinterlegt und bist bereit für deine erste Rechnung.
Zweiter Schritt: Profil vervollständigen
War dir die Tour zu lang? Wolltest du sie zum jetzigen Zeitpunkt nicht durchlaufen? Kein Problem. Wir erledigen schnell die wichtigen Ergänzungen. Unabdingbar sind die Angaben zu deinem Unternehmen, die du in der linksseitig angeordneten Navigation unter „Einstellungen > Unternehmen” findest.
Sehr angenehm ist, dass du während der Ergänzungen direkt sehen kannst, wie sich dein Briefbogen aufbaut. Der wird nämlich rechts neben den Optionsfeldern angezeigt. Unser Logo habe ich einfach per Drag-and-Drop an die Position rechts oben im Briefbogen gezogen.
Unterhalb des Optionsfensters zeigt sevDesk dir an, welche Pflichtangaben, etwa Name des Inhabers oder Steuernummer, du noch hinterlegen musst, damit dein Rechnungsvordruck den gesetzlichen Mindesterfordernissen entspricht.
Bist du zufrieden mit deinem Entwurf, klickst du rechts oben auf „Speichern”. Damit meißelst du deinen Rechnungsbogen nicht in Stein. Du kannst deine Einstellungen jederzeit ändern und mit einem Klick auf Speichern den Stand aktualisieren.
Dritter Schritt: Rechnung schreiben
Im Dashboard findest du rechts oben den aussagefähigen Button „Rechnung erstellen”, den du nun einmal anklicken solltest.
Die Ansicht wechselt nun zu einer Eingabemaske, die einer traditionellen Rechnung nachempfunden ist und dich von daher nicht vor Probleme stellen sollte. Alle Eingabefelder sind sprechend benannt und teilweise mit Vorgabewerten oder Beispieleingaben vorbelegt.
Sobald du in das erste Feld, nämlich Kunde, etwas einträgst, sucht das System nach einem vorhandenen Datensatz und bietet dir an, einen neuen Kunden anzulegen, sollte es noch keinen geben, der zu der Eingabe passt. Die Eingabemaske ist ebenfalls intuitiv.
Du kannst sehr detaillierte Eingaben machen, musst jedoch nur die wichtigen Adressdaten erfassen, um deine erste Rechnung zu schreiben. Alles andere kannst du später nachtragen.
Unter dem Punkt „Position” findest du die gleiche Vorgehensweise erneut. Dabei kannst du jedoch auch auf die Anlage eines Datensatzes verzichten und direkt eine Rechnungsposition erfassen. Das ist keine Selbstverständlichkeit und erleichtert Freelancern ohne Artikelstamm die Rechnungsstellung erheblich.
Bist du fertig mnit deiner Rechnung, klickst du oben rechts auf „Versenden / Drucken / Herunterladen” und erhältst eine Vorschau.
Ich hatte in unserer Beispielfirma die Kleinunternehmerregelung aktiviert. Wie du siehst, sorgt sevDesk automatisch dafür, dass der rechtlich erfordferliche Hinweis auf deinem Rechnungsvordruck auftaucht.
Nun kannst du deine Rechnung drucken oder als PDF herunterladen. Du könntest sie auch aus dem Dienst als E-Mail versenden; ein Service, den ich grundsätzlich noch bei keinem Anbieter genutzt habe. Zudem bietet dir sevDesk – je nach Tarif – den Service an, deine Rechnung für dich per Post zu versenden.
Unter dem Button „Mehr” findest du noch eine durchaus praktische Funktion, die du zu diesem Zeitpunkt nutzen solltest. sevDesk erlaubt dir nämlich, zur Rechnung eine Aufgabe zu erfassen.
So habe ich hier eine Aufgabe namens „Zahlungseingang prüfen” angelegt. Nach Ablauf der Zahlungsfrist würde mich das System nun daran erinnern, dass ich den Kunden doch einmal anrufen sollte, um nach dem Verbleib der monetären Gegenleistung zu fragen. Wenn du bedenkst, dass zu den Top-5-Gründen für das Scheitern junger Unternehmen ein mangelhaftes Inkasso zählt, sollte die Funktion zu einer der am häufigst genutzten werden.
Empfehlung: Nutze die Hilfefunktionen
Wir sind jetzt einmal den Vorgang zur Erstellung einer Rechnung durchgegangen. sevDesk bietet dir indes genau diese Hilfestellung über assistierte Touren direkt im Dashboard an. Dabei kannst du diese Touren so oft durchlaufen, bis du dich völlig sicher im Umgang mit dem System fühlst.
Zusätzlich zu den geführten Touren steht dir ein zehnminütiges Einführungsvideo zur Verfügung, das dir die ersten Schritte noch einmal kompakt visuell verdeutlicht. An solider Hilfe scheitern deine ersten Gehversuch mit sevDesk also garantiert nicht.
Fazit: sevDesk kann dein wertvollster Mitarbeiter sein
Mit sevDesk nicht zurechtzukommen, ist praktisch unmöglich. Das System ist intuitiv zu bedienen, bietet aber zusätzlich eine derartige Dichte an Hilfsfunktionen, dass du gar nicht anders kannst als damit perfekt umzugehen.
Die Preise sind absolut wettbewerbsfähig und der Leistungsumfang ist am oberen Ende dessen, was du erwarten kannst. Es gibt kein Argument gegen sevDesk. Wenn du jetzt noch bedenkst, dass die sevDesk-Server in Karlsruhe stehen, kommt sogar deine DSGVO-geplagte Seele zur Ruhe.
