Wenn Sie zu wenig Zeit haben, können Sie an den üblichen Stellen ansetzen: Prioritäten festlegen, Aufgaben planen, Zeitmanagement-Methoden lernen. Oder Sie können an den weichen Faktoren arbeiten. Sie können herausfinden, wohin sie versickert, beseitigen, was ihr im Weg steht.
1. Analysieren Sie Ihre Schwächen
Ihre Zeit ist weg. Trotz Zeitplanbuch, Aufgabenplanung und Prioritäten setzen. Der Tag neigt sich dem Ende zu und Ihre Aufgaben warten immer noch auf Sie. Ihre Zeit ist weg. Aber wo ist sie hin? Mit welchen Aufgaben haben Sie Ihre Zeit verbracht? Mit welchen Mal-eben-Schnell’s haben Sie diese vielleicht verbraucht?
Machen Sie sich auf die Suche und finden Sie die Schwachstellen in Ihrem System. Schreiben Sie auf,
- wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe gebraucht haben,
- wie viel Zeit Sie eigentlich nur hätten brauchen dürfen
- wohin die Differenz geflossen ist.
Gehen Sie so Ihren ganzen Tag durch und halten Sie ehrlich und selbstkritisch fest, warum Sie mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Stunden nicht ausgekommen sind.
Bleiben Sie dabei aber realistisch. Wenn Sie Ihren Zeitbedarf für eine Aufgabe chronisch unterschätzen und sich deshalb Ihren Tag zu voll packen, ist Ihnen nicht geholfen. Lehnen Sie Aufgaben dann lieber ab und stehen Sie zu Ihren Grenzen.
Nehmen Sie anschließend die Erkenntnisse Ihrer Schwachstellen-Analyse und setzen Sie sie in Ihrem Tagesablauf um.
Da wir alle nur Menschen und eingeschlichene Verhaltensmuster hartnäckig sind, seien Sie nicht zu streng zu sich selbst. Versuchen Sie, Ihre Zeitfresser [Link Artikel Zeitfresser] nach und nach zu eliminieren, nicht auf einen Schlag. Belohnen Sie sich auch für jeden kleinen Sieg. Er wird Ihnen umso süßer erscheinen.
2. Machen Sie externe Störquellen ausfindig
Gehen Sie in ähnlicher Weise bei externen Störquellen vor. Wenn Sie genau hinschauen und eine bestimmte Zeit lang alles notieren, können Sie hier ebenfalls Muster feststellen. Beispiel:
Zwischen 9 und 9.30 Uhr ist Hochbetrieb auf den Fluren Ihrer Firma. Die letzten Kollegen kommen gerade, die ersten gehen in die Frühstückspause. Ein konzentriertes Arbeiten ist jetzt kaum möglich. Zwischen 11 und 12 Uhr rufen Telefonverkäufer und Kunden geballt an. Auch hier werden Sie oft unterbrochen. Bei einem Home-Office könnten Familienmitglieder je nach Uhrzeit Ihre Aufmerksamkeit fordern oder der Nachbar am Freitagnachmittag mit seiner Stereoanlage das Wochenende einläuten. Und so weiter, und so fort.
Zeichnen Sie eine entsprechende „Störkurve“ auf und passen Sie Ihre Arbeit dann nach Möglichkeit an.
3. Hebeln Sie Blockaden aus
Noch eine beliebte Form, Zeit zu verlieren: Tätigkeiten, die uns blockieren, vor die Mauer laufen lassen oder ins Endlose auszuufern drohen.
- Macht ein Telefonat für Sie keinen Sinn? Brechen Sie es ab.
- Können Sie sich in einer Besprechung nicht einigen? Vertagen Sie sie.
- Kommen Sie mit einer Aufgabe nicht weiter? Ziehen Sie eine andere vor oder delegieren Sie sie.
- Fordert ein Kunde immer neue Überarbeitungen? Überlegen Sie, ob Sie ihn auch in Zukunft halten wollen.
Sie sehen das Prinzip? Wenn Sie merken, dass Sie Ihre Kraft nur verschwenden, aber nicht vorankommen, dann machen Sie einen Schnitt.
Vielleicht haben sich bis zur nächsten Besprechung die Tatsachen geändert oder die Beteiligten beruhigt. Vielleicht haben Sie für Ihre Aufgabe nach einer kreativen Pause neue Lösungen gefunden. Und vielleicht liegen Sie und Ihr Kunde einfach nicht auf einer Wellenlänge, so dass es sinnvoller sein kann, sich einen neuen zu suchen.
4. Setzen Sie sich Limits
Es ist wohl typisch menschlich: Wenn wir Zeit haben, dann lassen wir uns auch Zeit. Sprich: Dann dauert eine Aufgabe nicht so lange, wie wir für sie brauchen. Sondern so lange, wie wir für sie Zeit haben. Etwas, was in normalem Tempo vielleicht eine Stunde beanspruchen würde, wächst sich ohne Limit zu einem über Stunden gepflegten Kunstwerk aus.
Machen Sie deshalb feste Termine mit sich ab und arbeiten Sie konsequent darauf zu.
- Legen Sie fest, wie viel Zeit Sie maximal in eine Aufgabe hineinstecken wollen.
- Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie in etwa für Kundengespräche aufbringen können.
- Bestimmen Sie, bis wann Sie spätestens eine Entscheidung getroffen haben wollen.
Setzen Sie sich ruhig ein bisschen unter Druck. Umso zielgerichteter werden Sie an die Dinge herangehen.
5. Schonen Sie Ihre Ressourcen
Nanu, ein Aufruf zur Schonhaltung direkt nach einem Plädoyer für „ein bisschen Druck“? Ganz recht. Was vielleicht etwas widersinnig daherkommt, ergänzt sich nämlich gut. So, wie Wechselbäder den Kreislauf stärken, kann ein schonender Umgang mit Ihren Ressourcen Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitszeit konzentriert und damit zeitsparend zu nutzen.
Also etwa: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag in Ruhe. Hetzen Sie nicht zur Arbeit. Geben Sie sich die Zeit, sich gedanklich darauf einzustimmen. Oder: Machen Sie zwischendurch immer wieder kurze Pausen und laden Sie Ihren Akku auf. Das ist effektiver, als in einer einzigen großen Pause abzuschlaffen.
Und: Entwickeln Sie Gewohnheiten. Abwechslung ist zwar gut für Ihre Kreativität. Aber wenn Sie jeden Morgen nach dem neuesten Aufbewahrungsort Ihres Haustürschlüssels suchen müssen, dürften Sie nicht allzu entspannt im Büro ankommen.
Nicht zuletzt: Suchen Sie sich einen Arbeitsplatz, an dem Sie sich wohlfühlen. Oder zumindest Kollegen, die sich gegenseitig weiterhelfen. Sich bei der Arbeit durchbeißen zu müssen, ist belastend und stressauslösend. Keine guten Karten für eine optimale Nutzung Ihrer Zeit.
6. Setzen Sie Ihre Ressourcen optimal ein
Eigentlich logisch, wenn Sie Ihre Kräfte nicht vergeuden wollen: Finden Sie Ihre Stärken heraus und bauen Sie diese dann konsequent aus.
Beispiel: Sie sind ein As am Computer, aber eine ziemliche Niete am Telefon? Dann überlegen Sie, ob Sie nicht einen Telefon-Service mit der Betreuung Ihres Kundenstammes beauftragen wollen. Das kommt Sie letzten Endes billiger, als stundenlang um das Telefon herumzustreichen oder teure Fehler zu begehen.
Oder, da wir gerade bei Fehlern sind: Bereiten Sie etwas lieber sorgfältig vor, als es hinterher langwierig ausbügeln zu müssen. Gute Planung ist ebenfalls eine Möglichkeit, Ressourcen optimal einzusetzen.
In diesem Sinne auch: Systematisieren Sie. Fertigen Sie für immer wiederkehrende Vorgänge Checklisten an. Nutzen Sie Formulare oder Vordrucke. Automatisieren Sie Routinen und bringen Sie mentale Höchstleistungen lediglich bei herausfordernden Aufgaben. Und so weiter, und so fort.
Ich denke, Sie wissen, was ich meine. Seien Sie geizig mit dem, wovon Sie nur wenig haben, finden Sie heraus, wohin es versickert, beseitigen Sie alles, was ihm im Weg steht und pflegen Sie es wie ein wertvolles Gut – Ihre Zeit. ™
Erstveröffentlichung 21.02.2008
