Heike Thormann 3. März 2008

Richtig delegieren

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Für viele Selbstständige ist es normal, alles selbst machen zu müssen. Mögliche Folgen: Überlastung, Zeitdruck, Stress und Frust. Aufgaben an Mitarbeiter, Dienstleister oder Freunde zu delegieren, kann helfen. Aber delegieren will auch gelernt sein, damit es nicht nach hinten losgeht und zur Belastung wird. Diese Checkliste verrät, wie.

Viele von uns neigen dazu, alles selbst machen zu wollen. Und gerade viele Freiberufler und Kleinunternehmer sind auch dazu gezwungen, alles selbst machen zu müssen. Denn es fehlen die Strukturen, die in größeren Unternehmen eine Teilung der Arbeit ermöglichen und das Arbeiten damit erleichtern. Marketing, Buchhaltung, Büro und das eigentliche Business – alles liegt in einer Hand. Die möglichen Folgen: Überlastung, Zeitdruck, Stress und Frust, bis hin zu einer angeschlagenen Gesundheit.

Nun wird es für viele Selbstständige zumal am Anfang ihrer Selbstständigkeit mit noch niedrigem Einkommen keine andere Wahl geben, als sich mit den Umständen zu arrangieren, und sich selbst und ihre Arbeit bestmöglich zu managen.

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Wer sich aber schon den einen oder anderen Mitarbeiter leisten oder zumindest zeitweise externe Dienstleister beauftragen kann, für den lohnt es sich, Aufgaben zu delegieren. Und wer weiß, vielleicht gibt es ja auch den einen oder anderen Freund oder Kollegen, der bereit ist, gelegentlich ohne großes Honorar mit einzuspringen.

Delegieren will allerdings auch gelernt sein. Zu viel Kontrolle, eine missverständliche Kommunikation, eine unklare Aufgabenstellung – vieles kann sich kontraproduktiv auswirken und das zur Belastung werden lassen, was eigentlich eine Hilfe sein sollte. Egal, ob Sie mit Mitarbeitern oder Freunden arbeiten. Nutzen Sie deshalb die folgende Checkliste, um Fehlern vorzubeugen und richtig zu delegieren.

Sich gut vorbereiten
Delegieren Sie nicht einfach ins Blaue hinein, sondern überlegen Sie:

1. Aufgaben: Welche Aufgaben wollen Sie delegieren? Es bieten sich vor allem an …

  • Routinetätigkeiten, die immer wieder vorkommen.
  • Einmalige Aktionen, die kein großes Know-how erfordern.
  • Gut vorbereitete Aufgaben, die checklistenartig abgearbeitet werden können.
  • Aufgaben, die nicht zu Ihren Stärken gehören, die ein anderer besser erledigen kann.
  • Schwierige Aufgaben, für die Sie lieber einen Experten einschalten wollen.

2. Personen: Welche Fähigkeiten sind notwendig? Wer bringt dieses Know-how mit?

  • feste Mitarbeiter
  • freie Mitarbeiter
  • externe Dienstleister
  • befreundete Unternehmen
  • Kooperationen und Netzwerke
  • Familienmitglieder und Bekannte
  • und Ähnliches mehr.

Tipp: Legen Sie sich eine Liste von Leuten zu, die für bestimmte Aufgaben in Frage kommen. Wenn Sie das nächste Mal eine helfende Hand suchen, können Sie hier zugreifen.

3. Vertrauen: Vertrauen Sie dem Menschen, dem Sie etwas delegieren wollen? Sind Sie auch wirklich bereit, ihm die Aufgabe voll und ganz zu überlassen?

  • Können Sie loslassen, Ihren Drang beherrschen, selbst Hand anlegen zu wollen?
  • Können Sie es akzeptieren, dass andere Aufgaben besser erledigen können als Sie?
  • Können Sie Fehler nicht als Drama, sondern eher als Möglichkeit sehen, zu lernen?
  • Lernen Sie selbst gern dazu und ermutigen andere mit entsprechendem Feedback?

Wenn Sie hier Zweifel haben, könnten ständiges Kontrollieren und Nachbessern Sie nicht nur Zeit kosten. Auch Ihr Mitarbeiter wird sich nicht sonderlich motiviert sehen, volle Leistung zu bringen oder eigenverantwortlich zu handeln. Vertrauen muss von beiden Seiten kommen. Gehen Sie in Vorleistung – umso leichter wird er Ihnen folgen.

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Und falls Sie noch das eine oder andere Problem damit haben, nicht alles nach Ihren Ansprüchen selbst erledigen zu können: Machen Sie sich klar, welche Vorteile es Ihnen bringt, Routinetätigkeiten oder Aufgaben, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, an andere zu übertragen. Haben Sie doch so den Rücken frei für die wichtigen und produktiven Aufgaben. Aufgaben, die Ihnen leicht von der Hand gehen und Ihren Umsatz erhöhen.

Aufgaben klar verteilen
Werfen Sie Ihrem Helfer nicht einfach eine Aufgabe auf den Tisch. Klären Sie:

1. Zeit: Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein? Bis wann müssen Sie also spätestens – genug Puffer eingeplant – die Aufgabe übergeben haben, damit sie rechtzeitig fertig wird? Kennen alle die Termine und wissen, bis wann sie was umzusetzen haben? Gibt es Notfall-Pläne, falls ein Termin nicht eingehalten werden kann?

2. Aufgabe: Ist die Aufgabe klar und eindeutig formuliert, so dass Missverständnisse und aufwändiges Nachfragen minimiert werden können? Ist sie sauber abgegrenzt, so dass niemand Gefahr läuft, sich zu verzetteln?

3. Ziel: Haben Sie das gewünschte Ergebnis so genau wie möglich definiert? Weiß jeder, welches Ziel zu erreichen ist und welche Zwischenziele helfen können? Ist bekannt, nach welchen Kriterien Sie die Arbeit beurteilen? Sind diese so genau und messbar wie möglich formuliert?

4. Ressourcen: Haben Sie alle Informationen zusammen, die für die Aufgabe nötig sind? Braucht derjenige, der die Aufgabe erledigen soll, noch zusätzliche Ressourcen und Materialien? Sind Ihnen mögliche Fehlerquellen bekannt, so dass Sie diese im Vorfeld ansprechen – und wieder minimieren können? Können Sie davon ausgehen, dass die Aufgabe auch verstanden wurde?

Tipp: Fragen Sie im Zweifelsfall ruhig nach und lassen sich Aufgabe und Ziel erklären. Wenn diese mit eigenen Worten korrekt wiedergegeben werden, dürften Sie beruhigt sein können.

5. Unterstützung: Haben Sie geklärt, ob und wie Ihre Mitarbeitenden unterwegs Hilfe bekommen können? In welchen Fällen diese sich an Sie selbst wenden können, und wann sie auf andere Quellen zurückgreifen sollten? Sind feste „Gesprächstermine“ für Sie interessant, die die Anfragen bündeln? Oder möchten Sie lieber rund um die Uhr erreichbar sein?

6. Verantwortung: Wenn die Aufgabe mit einem gewissen Entscheidungsspielraum verbunden ist: Kennt dann jeder seinen Verantwortungsbereich, und weiß, wie weit seine Kompetenzen gehen?

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Abnehmen und Rückmeldung geben
Gehen Sie nicht einfach zur Tagesordnung über. Vergewissern Sie sich:

1. Abnahme: Haben Sie eine Aufgabe nach Erledigung persönlich abgenommen? Sind Sie sie gemeinsam nach Ihren Kriterien durchgegangen und haben das Ergebnis besprochen? Wurde die Aufgabe nach Ihren Wünschen erledigt? Sind Sie mit Ihrer Hilfe zufrieden?

2. Feedback: Haben Sie eine offene und ehrliche Rückmeldung gegeben? Wo immer möglich Lob und Anerkennung ausgedrückt? Auch Kritik konstruktiv gehalten und positiv formuliert? Das heißt, nicht die Fehler betont, sondern zusammen nach Optimierungsmöglichkeiten gesucht? Haben Sie sich auch selbst Feedback geben lassen, ob etwa

  • die Aufgabe eindeutig formuliert und gut zu verstehen war
  • ausreichend Infos, Unterstützung und Ressourcen vorhanden waren
  • die Zusammenarbeit gut geklappt hat und was sich noch verbessern lässt.
  • Und Ähnliches mehr.

3. Verbessern: Haben Sie aufgetretene Probleme klären, offene Fragen beantworten können? Haben Sie Erfolgsbeispiele (best practices) und Schwachstellen festgehalten? Verfügen Sie über Ideen und Lösungen, wie Sie es in Zukunft noch besser machen können?

Haben Sie alle Fragen zufriedenstellend beantworten können? Prima. Dann sind Sie ja gut gerüstet, um Aufgaben an andere zu übertragen und sich selbst etwas zu entlasten. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Delegieren. ™

Erstveröffentlichung 03.03.2008

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.
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