Moderne Unternehmen könnten ohne die Hilfe einer Software ihre Datenmengen nicht mehr managen. Je komplexer die Firmenstruktur ist, desto effizienter sollten die Geschäftsprozesse ablaufen. Mit sogenannten ERP-Systemen kannst du sämtliche Betriebsressourcen zentral verwalten.
Dabei stehen dir zwei Möglichkeiten zur Auswahl: Du installierst diese Anwendung entweder lokal (On-Premise) oder nutzt dafür eine Cloud. Wir zeigen dir, wo die Vor- und Nachteile beider Varianten liegen.
Was bedeutet eigentlich ERP?
Hinter dem Akronym ERP stehen die englischen Begriffe Enterprise-Resource-Planning. Ins Deutsche lassen sie sich etwa mit „Unternehmens-Güter-Verwaltung“ übersetzen. Folgende Abteilungen können von einer solchen zentral vernetzten Daten-Organisation profitieren:
- Personal und Buchführung
- Produktion
- Logistik und Lagerorganisation
- Einkauf und Vertrieb
- Controlling
- Marketing
Wenn du ein ERP-System benutzt, verbessert sich die Kommunikationsstruktur in deinem Unternehmen deutlich. Außerdem lassen sich manche Geschäftsprozesse automatisieren. Dadurch reduziert sich der Personalbedarf für zahlreiche Verwaltungsarbeiten spürbar.
ERP-Software aus der Cloud
Unter einer Cloud-Lösung versteht man eine Anwendung, bei der sämtliche Daten ausschließlich über einen Internetbrowser zur Verfügung gestellt werden. Dadurch profitierst du als Nutzer folgendermaßen:
- Datensicherheit: Deine Firmeninformationen und die Daten deiner Kunden befinden sich nicht auf einer lokalen Festplatte, sondern meist auf verschiedenen Servern deines Software-Anbieters. Die Verantwortung für die Datensicherheit liegt dann zum größten Teil bei deinem Cloud-Betreiber. Du musst dich nicht um die Verschlüsselung gesendeter Informationen kümmern oder Back-ups erstellen. Das geschieht alles automatisch über die Cloud. Je sensibler deine Daten sind, mit denen du arbeitest, desto mehr solltest du auf die Sicherheitsstandards deines Software-Anbieters achten (Serverräume in Deutschland etc.). Außerdem gelten seit dem 25. Mai wegen der DSGVO strengere Datenschutzrichtlinien. Unternehmen müssen seitdem einen Datenverarbeitungsvertrag mit jedem einzelnen Kunden abschließen, wenn personenbezogene Daten an einen Dritten – also dem Cloudbetreiber – weitergegeben werden.
- Wartung: Updates und Wartungsarbeiten führt der Cloud-Anbieter durch. Da dieser meist mehrere Server parallel benutzt, kommt es währenddessen nicht zu Funktionseinschränkungen.
- Kosten: Die Kosten für Cloud-Lösungen setzen sich grundsätzlich aus dem Funktionsumfang und der Nutzeranzahl zusammen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen mit einfachen Geschäftsabläufen können sich besonders günstige Konditionen ergeben. Meist ist eine vergleichbar preiswerte monatliche Lizenzgebühr möglich.
- Mobilität: Solange eine Internetverbindung besteht, können autorisierte Mitarbeiter stets und überall auf alle Firmendaten zugreifen.
Gegen eine ausgelagerte Lösung spricht, dass man sich damit sehr vom Cloudanbieter abhängig macht. Treten Serverprobleme auf, kann es vorkommen, dass die ganze Firma temporär nicht weiterarbeiten kann oder dass Back-ups verloren gehen. Wichtige Firmendaten solltest du daher zusätzlich lokal abspeichern.
Pro und Kontra von On-Premise-Lösungen
Bei der Offline-Variante hast du hingegen den Vorteil, dass du auch dann arbeiten kannst, wenn eine stabile Internetverbindung nicht gesichert ist, etwa während einer Bahn- oder Flugreise.
Manche Kunden wollen, dass ihre Daten nicht an Dritte – z.B. den Cloud-Anbieter – weitergegeben werden. Dann brauchst du ein eigenes lokales Netzwerk, für das du die Verantwortung übernimmst. So kannst du bei entsprechendem IT-Know-How eine größtmögliche Datensicherheit gewährleisten.
Zudem entfallen die monatlichen Lizenzkosten, da meist eine einmalige hohe Summe für die Software bezahlt wird. Ob sich dies langfristig rentiert – oder ob die Kosten für eine eigene IT-Abteilung und einen firmeninternen Serverraum überwiegen, ist im Einzelfall zu entscheiden.
Bei einer On-Premise-Lösung musst du dich außerdem selbst um die Datensicherheit kümmern. Dazu brauchst du einen eigenen Serverraum und entsprechend geschultes IT-Personal, was mit hohen Fixkosten verbunden ist. Gehen Daten verloren – z.B. durch einen Brand, einem Wasserschaden im Serverraum oder weil ein Endgerät kaputt geht – ist es möglich, dass du diese gar nicht oder nur mit hohem Kostenaufwand wiederherstellen kannst. Außerdem droht ein immens hoher Verdienstausfall, wenn Probleme bei deiner selbst organisierten IT-Struktur auftreten.
Seit Inkrafttreten der DSGVO ist eine interne Speicherung von Kundendaten wegen der Verarbeitungsverzeichnispflicht wesentlich aufwendiger geworden. Datenverluste, egal ob durch Hackerangriffe oder wegen technischer Probleme, müssen innerhalb von 72 Stunden bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden, ansonsten drohen hohe Strafen.
Wie entscheide ich mich für ein ERP-System?
Generell gilt, dass sich eine Cloud-Lösung gut für kleine und mittlere Unternehmen eignet, da keine hohen Investitionskosten notwendig sind. Befindet sich dein Betrieb noch in der Wachstumsphase, solltest du dich allerdings für eine Software entscheiden, die auch bei einer Expansion noch ausreichend viele Funktionen parat hat. Denn ein späterer Umstieg auf einen anderen Anbieter ist immer mit hohen Kosten verbunden. Bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software spielen vor allem die Größe sowie die Branche deines Unternehmens, der Funktionsumfang und die Frage eine Rolle, ob du dich für eine Cloud-Lösung entscheidest oder nicht.
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