Projektmanagement-Software für agile Teams: Was gilt es zu beachten?

Projektmanagement für agile Teams ermöglicht eine adaptive und iterative Vorgehensweise bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Durch enge Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und regelmäßiges Feedback wird eine hohe Flexibilität und Effizienz erreicht. Erfolgreiches Projektmanagement erfordert die Anwendung agiler Methoden wie Scrum oder Kanban sowie die richtige Auswahl und Nutzung von Tools und Techniken, um den Teamprozess zu unterstützen.

Definitionen

Im wirtschaftlichen Umfeld bezeichnet ein Projekt eine zeitlich befristete Aufgabe, die durch Innovation, Risiko und erhebliche Komplexität gekennzeichnet ist. Aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung ist zu ihrer Umsetzung meist ein gesondertes Projektmanagement erforderlich. Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts.

Agile Teams unterscheiden sich radikal von klassischen, hierarchisch geführten Teams und Arbeitsgruppen. Sie sind autonom, interdisziplinär, selbstorganisierend und relativ klein.

Autonom bedeutet, dass sie weitgehend unabhängig von anderen Teams agieren. Sie verantworten den Prozess der Projektabwicklung vom Anfang bis zum Abschluss.

Die interdisziplinäre Besetzung ist eine Voraussetzung dafür, dass das Team das gesamte Projekt nahezu selbständig abwickeln kann.

Dass agile Teams selbstorganisierend sind, folgt der Erkenntnis, dass auftretende Probleme am besten durch die Menschen gelöst werden können, die davon selbst betroffen sind. Dazu verfügen sie über alle notwendigen Befugnisse. Außerdem sind alle Teammitglieder gleichrangig, da Hierarchien bekanntermaßen schnellen und ganzheitlichen Lösungen abträglich sind.

Klein sind agile Teams, da Studien und praktische Erfahrungen gezeigt haben, dass die optimale Anzahl der Mitglieder zwischen 5 und 9 Personen liegt.¹

1. Bedeutung von Projektmanagement Software für agile Teams

Klassisches Projektmanagement basiert auf einer strengen Planung und auf festen Rollenzuweisungen im Projektteam. Projektmanagement in agilen Teams funktioniert anders. Agile Teams zeichnen sich durch Anpassungsfähigkeit, Schnelligkeit und Effizienz aus. Die Managementsoftware muss die Arbeitsweise unterstützen.

Im Einzelnen sorgt sie für Transparenz und Übersichtlichkeit im Projektablauf. Sie ermöglicht eine effiziente Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und unterstützt deren Zusammenarbeit. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Ressourcenmanagement, das mithilfe der Software erleichtert wird.

Die Tracking- und Berichtsfunktionen der Projektmanagementsoftware stellen sicher, dass die Teammitglieder jederzeit den Fortschritt des Projektes verfolgen, Leistungskennzahlen überwachen und Einblicke in verschiedene Aspekte des Projekts erhalten können.

Schließlich stellt agile Projektmanagementsoftware die notwendige Flexibilität im Team und im Projektablauf sicher. Das Team kann Aufgaben hinzufügen, entfernen oder neu priorisieren. Und den Teammitgliedern können neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.

Darüber hinaus unterstützt die Software die für agile Teams typische iterative Arbeitsweise in der Projektabwicklung.

2. Grundlagen agiler Projektmanagementmethoden

2.1 Scrum

Bei der Methode Scrum liegt der Fokus ausschließlich auf den tatsächlich wertschöpfenden Tätigkeiten. Alles andere wird vernachlässigt. Die Leitlinien bestehen aus einer regelmäßigen, offenen Kommunikation zwischen allen Beteiligten (Daily Scrum), feststehenden kurzen Zeiträume (Sprints) mit anschließenden Feedback-Runden (Reviews) und einer eindeutigen Rollenverteilung (Product Owner, Scrum Master, Team).

Der Product Owner ist der Stratege. Er muss die Anforderungen an das Produkt für alle klar benennen und priorisieren. Das geschieht in Form einer Liste, dem sogenannten Product-Log.

Der Scrum Master gewährleistet u.a. den Informationsfluss im Team, beseitigt Hindernisse, moderiert Scrum Meetings und hat die Aktualität der eingesetzten Scrum-Artefakte im Blick. Scrum-Artefakte sind Informationen, die das zu entwickelnde Produkt, die Maßnahmen zu seiner Erstellung und die während des Projekts durchgeführten Aktionen detailliert beschreiben.²

2.2. Kanban

Bei der Methode Kanban werden alle Arbeitsabläufe auf dem sogenannten Kanban-Board visualisiert und das gesamte Projekt in kleine Teilaufgaben zerlegt. Damit sind der gesamte Projektablauf und der aktuelle Stand für alle Teammitglieder stets sichtbar. Ebenso die anstehenden Aufgaben für jedes Mitglied. Bei der Umsetzung dieser Methode geht es um Effizienz und Transparenz.

Im Kanban gibt es keine feste Rollenverteilung wie im Scrum. Zu Beginn werden Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche eindeutig definiert und Ideen gemeinsam im Team entwickelt. Jedes Teammitglied bekommt Kanban-Karten (Aufgaben) zugewiesen und arbeitet diese ab (Eigenverantwortung). Dabei bleibt es im ständigen Austausch mit den anderen Teammitgliedern.³

2.3. XP

XP bzw. Extreme Programming ist eine der ersten agilen Methoden weltweit. Wie die meisten anderen agilen Projektmanagementmethoden kommt es aus der IT-Technik, aus der Software-Programmierung. Diese Methode beinhaltet ein zyklisches Vorgehen:

• Aufgaben werden paarweise abgearbeitet -> gegenseitige Kontrolle,
• Tests für Teilschritte werden vor der Abarbeitung der Teilschritte entwickelt -> permanente Überprüfung der Teillösungen,
• neu entwickelte Komponenten werden mehrmals täglich überprüft, ob sie in bereits bestehende Lösungen integrierbar sind -> frühes Erkennen von Fehlern,
• tägliche Standup-Meetings zur Reflexion des Projektfortschritts -> werden tatsächlich im Stehen abgehalten, um zu effizienter Arbeit zu zwingen,
• kurze Iterationszyklen von wenigen Wochen -> Test der Lösung und evtl. Festlegung neuer Anforderungen,
• monatliche Releases, die bereits produktiv gehen = funktionsfähige Zwischenlösungen, die bereits Geld einspielen und aufgrund der Erfahrungen in kurzen Zyklen weiterentwickelt werden.

Neben diesen existieren noch einige weitere Methoden des agilen Projektmanagements. Hier einige Beispiele:

• SCRUMban
• Design Thinking
• User Stories
• Timeboxing
• Definition of Done
• Unified Process
• Agile Enterprise

3. Prinzipien und Werte agiler Teams

Bereits 2001 erarbeiteten und publizierten 21 Softwareentwickler in den USA das „Agile Manifest“, das bis heute die Grundlage für agiles Arbeiten darstellt. Ziel war und ist, den Kunden schnell wertvolle Software zu liefern und während der Erstellung flexibel auf veränderte Bedingungen zu reagieren.

Das Manifest definiert folgende grundlegende Werte:

• Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
• Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation.
• Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlung.
• Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans.⁴

Hinzu kommen 12 Prinzipien zur Umsetzung agiler Projekte. Hier der Wortlaut:

• Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.
• Heiße Anforderungsänderungen, selbst spät in der Entwicklung, willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
• Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und bevorzuge dabei die kürzere Zeitspanne.
• Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes
  täglich zusammenarbeiten.
• Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.
• Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
• Funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.
• Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.
• Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.
• Einfachheit — die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren — ist essenziell.
• Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams.
• In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.⁵

4. Die Rolle des Projektmanagers in agilen Teams

Wir haben bereits festgestellt, dass agile Teams nicht hierarchisch organisiert sind. Man könnte also annehmen, dass hier kein Projektmanager benötigt wird. Das stimmt jedoch nicht. Allerdings nimmt der Projektmanager eine andere Rolle ein als in einem klassischen Projektteam.

Ein agiler Projektleiter moderiert das Team, schützt es vor äußeren Störungen, hilft Hindernisse aus dem Weg zu räumen und achtet auf die Einhaltung der Regeln und Prinzipien. Er ist damit Dienstleister des Teams und pflegt einen kooperativen Führungsstil.⁶

5. Anforderungen an Projektmanagement Software für agile Teams

Unterstützung für agile Projektmanagementmethoden

Die Software muss die Arbeitsweise agiler Teams, wie sie für Methoden wie Scrum, Kanban und andere typisch ist, über den gesamten Prozess hinweg unterstützen. Dazu gehört zum Beispiel, dass mithilfe der Software Sprints geplant, Backlogs verwaltet, Kanban Boards genutzt und Burndown Charts erstellt werden können.

Da in der Praxis von unterschiedlichen Teams unterschiedliche Methoden genutzt werden, muss die agile Projektmanagementsoftware so flexibel aufgebaut sein, dass das Projektteam sich eine der möglichen Methoden für ihr konkretes Projekt auswählen kann.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Die Arbeitsweise agiler Teams ist darauf ausgelegt, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Demzufolge müssen die eingesetzten Tools so gestaltet sein, dass Veränderungen in Zielsetzungen und Rahmenbedingungen einfach integriert werden können. Das gilt in besonderem Maß für die Projektmanagementsoftware.

Teamkollaboration und Kommunikation

Damit das Team funktioniert und das Projektziel in einem angemessenen Zeitrahmen erreicht wird, sind Echtzeit-Kommunikation zwischen den Mitgliedern und deren enge Zusammenarbeit immens wichtig. Eine gute Projektmanagementsoftware unterstützt das zum Beispiel mit Chatfunktionen, Kommentarbereichen und geteilten Dokumenten.

Aufgaben- und Zeitmanagement

Weitere wichtige Aspekte, die die Software sicherstellen muss, sind Aufgabenverwaltung und die optimale Zuweisung von Ressourcen. Das Software-Tool muss in der Lage sein, Aufgaben sinnvoll zu verteilen, deren Abarbeitung und den Arbeitsaufwand zu kontrollieren sowie Deadlines zu managen.

Tracking und Reporting des Projektfortschritts

Diese Funktionen ermöglichen es, den Arbeitsfortschritt zu visualisieren und die ständige Verbesserung zu fördern. Die Arbeitsmittel dazu sind unter anderem Leistungsberichte, Zeitverfolgung und Burndown-Charts, die durch das Tool bereitgestellt werden.

Integration mit anderen Tools und Systemen

Projektmanagementsoftware wird noch flexibler und effizienter, wenn sie sich mit anderen Tools vernetzen lässt. Das können einerseits Teamkommunikationslösungen wie Slack sein, um mit anderen Teams und Firmenbereichen Informationen auszutauschen. Oder auch Speicherlösungen wie Dropbox und Google Drive sowie Office-Programme wie Microsoft Office oder Adobe Cloud.

Andererseits kann auch die Kopplung mit der im Unternehmen laufenden ERP-Software bzw. die Integration von Bausteinen aus ERP-Systemen wie Arbeitszeiterfassung, Rechnungserstellung oder CRM sinnvoll sein.⁷

Wichtige Funktionen und Features von Projektmanagementsoftware

Die wichtigsten Funktionen, die in agiler Projektmanagementsoftware integriert sein müssen, ergeben sich aus unseren vorhergehenden Ausführungen, vor allem aus den Anforderungen an solche Tools. Deswegen zählen wir sie im Folgenden ohne weitere Erläuterungen auf:

• Sprint- und Backlog-Management
• Task- und Aufgabenverwaltung
• User-Story-Verwaltung
• Burndown-Charts und Sprint-Tracking
• Teamkollaboration und Kommunikationstools
• Ressourcenmanagement und Projektzeiterfassung
• Integration mit Entwicklungs- und Kollaborationstools
• Reporting und Analysefunktionen

Einführung und Nutzung von Projektmanagementsoftware in agilen Teams

Die Einführung von Projektmanagementsoftware in agilen Teams stellt eine große Herausforderung dar. Das gilt besonders, wenn Teammitglieder bisher weder mit der Arbeitsweise agiler Teams noch mit der Nutzung solcher Software-Tools in Berührung waren. Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung und spätere effiziente Nutzung sind ein sorgfältiges Change-Management, Akzeptanzförderung, Schulung und Unterstützung der Teammitglieder, Festlegung von Prozessen und Richtlinien sowie kontinuierliche Verbesserung und Anpassung.

Change-Management und Akzeptanzförderung

Da agile Teams radikal anders arbeiten als klassische Projektgruppen und die Projektmanagementsoftware dieser Arbeitsweise entspricht, können sich bei den Teammitgliedern innere Widerstände aufbauen. Dem kann entgegengewirkt werden, indem durch erfahrene Kollegen die Vorteile der Arbeitsweise eingehend erklärt und mit Beispielen aus der Praxis belegt werden.

Hilfreich ist auch, wenn die Teammitglieder gleichberechtigt an der Auswahl der Software und dem Implementierungsprozess beteiligt sind. Unbedingt notwendig ist es, dass Bedenken und Anregungen der Beteiligten ernst genommen werden und in den Prozess Eingang finden.

Schulung und Unterstützung der Teammitglieder

Die Teammitglieder müssen die Funktionsweise und Möglichkeiten der Software verstehen. Nur dann können sie sie effizient nutzen. Das wird durch umfassende Schulungen, am besten mithilfe des Softwareanbieters, und durch kontinuierliche Unterstützung möglich. Bewährte Mittel sind Trainingsworkshops, Bereitstellung von Lernressourcen und ein speziell für das Team zuständiger Support-Mitarbeiter.

Festlegung von Prozessen und Richtlinien

Um die effektive Nutzung des Tools durch alle Teammitglieder sicherzustellen, müssen Prozesse und Regeln definiert werden. Dazu gehören zum Beispiel Regeln für die Aufgabenerstellung und -zuweisung, Standards für die Kommunikation und Zusammenarbeit in der Software, Richtlinien für die Datensicherheit und Privatsphäre und Verfahren für das Ressourcenmanagement.

Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung

Die Nutzung einer solchen Software ist keine einmalige Angelegenheit, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Das Team als Ganzes sollte regelmäßig die Nutzung des Tools überprüfen und Feedbacks von den Mitgliedern abfordern. Auf dieser Grundlage können Anpassungen vorgenommen werden, um die Software effizienter zu nutzen und perspektivisch alle Möglichkeiten des Tools auszunutzen.

Fazit

Projektmanagement in agilen Teams hat sich in den letzten Jahren auch abseits der Softwareprogrammierung verbreitet und wird immer beliebter. Die Projektarbeit erfolgt in relativ kleinen, selbstorganisierenden Teams. Bekannte Methoden des agilen Projektmanagements sind SCRUM und KANBAN.

Die Grundlagen dieser Methoden sind leicht zu verstehen. Aber die Umsetzung und konsequente Nutzung erfordert Disziplin und Commitment. Das Team muss von erfahrenen Nutzern oder Vertretern des Softwareanbieters geschult und eine Zeit lang begleitet werden.

Die Einführung agilen Projektmanagements bedeutet für die Teammitglieder eine große Umstellung, die mit Methoden des Change-Managements unterstützt werden muss. Die Vorteile rechtfertigen jedoch diesen Aufwand.

Gerade bei komplexen Projekten hat sich agiles Projektmanagement bewährt. Daher setzt es sich in immer mehr Bereichen und Branchen durch.

Eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung agilen Projektmanagements ist die Auswahl der passenden Software. Lassen Sie sich dabei Zeit und nutzen Sie die Beratung der erfahrenen Mitarbeiter von TimO®, dem Hersteller von Projektmanagementsoftware.

Quellenangaben

1. Was ist ein agiles Team? IT-Agile
2. Scrum: Weka E-Learning
3. Kanban: Weka E-Learning
4. Agiles Projektmanagement — Clevis
5. Agile Manifesto
6. Der Projektleiter als Held im agilen Umfeld
7. Timo Projektmanagement Software