Endlose E-Mail-Bandwürmer, gesicherte IM-Konversationen, Telefonate, Meetings, Post-Its, Gekritzel auf kleinen Notizzetteln und alten Briefumschlägen. Die Zeiterfassung läuft, wenn überhaupt, so pi mal Daumen. Gespräch mit Kunden werden aus Zeitnot nie richtig dokumentiert. Schade nur, wenn man dann am Ziel vorbeischießt, weil etwas anderes vereinbart war. Sieht ihr Projektmanagement gelegentlich auch so aus? Dann lesen Sie hier, wie Sie ein solches Szenario mittels Basecamp besser in den Griff bekommen.
Okay zugegeben, das ist vielleicht ein wenig überzeichnet, aber mit Sicherheit haben Sie auch ein paar Punkte an sich wiedererkannt. Um Ihnen und ihren Kunden die Arbeit zu erleichtern und Ordnung in die Informationsflut zu bringen, gibt es ein web-basiertes Projektmanagementtool namens Basecamp.
Das Online-Tool Basecamp wurde von der Webdesignagentur 37signals entwickelt. Zuerst war das ganze eine Entwicklung für den eigenen Bedarf, weil die Agentur auf der Suche nach einer geeigneten Software keine passende, günstige und dabei flexible Lösung zum Projektmanagement fand. Eine Weile später erkannten sie das Potential und brachten Basecamp als offizielle Web-Applikation an den Start.
In drei Teilen versuche ich Ihnen eine effektive Nutzung von Basecamp nahezubringen. Es geht sowohl um das Einrichten als auch um die tatsächliche Verwendung an einem Beispielprojekt. Zu Basecamp gibt es natürlich auch einige Alternativen. Hierzu werden Sie im letzten Teil dieser Artikelserie mehr lesen können.
1. Account einrichten
Der Free-Link ist nicht leicht zu finden.
Es gibt die fünf oben abgebildeten Accountvarianten. Wobei man sagen muss, dass der Plus-Plan eigentlich alles beinhaltet, was man braucht. Projekte lassen sich nach Abschluss „archivieren“. Sie bleiben abrufbar, zählen aber nicht mehr zu den aktiven Projekten, da keine neuen Einträge angelegt werden können – es sei denn man reaktiviert das Projekt. Daher kommt es selten vor, dass man wirklich mehr als 35 Projekte gleichzeitig am laufen hat.
Basecamp gibt es mit Geld-Zurück-Garantie. 30 Tage lang können Sie Basecamp kostenlos testen. Die Zahlung erfolgt erst nach Ende der Testzeit. Das einzige Manko ist die dafür benötigte Kreditkarte.
Wer sich noch sehr unsicher ist, kann auch die kostenlose Variante (1 Projekt, kein Filesharing) probieren.
2. Personalisieren
Der erste Screen nach der Registrierung.
Als Nächstes geht’s ans Aussehen. Wir fangen mit dem Logo und den Kategorienamen an. In diesem Beispiel habe ich folgende Kategorien gewählt:
- Dateikategorien: Bilder, Dokumente, Fonts, PSD
- Nachrichtenkategorien: Code, Design, Entwürfe, Texte, Verschiedenes
In den Settings kann das Logo und die Kategorien geändert werden
Danach geht’s weiter zur Farbeinstellung. Im Anschluss kann man noch sein persönliches Profil ein wenig updaten, sodass das Ganze etwas persönlicher wird.
Die Farben können an die CI angepasst werden
Ein Bild neben dem Namen ist für den Kunden immer gut.
3. Templates anlegen
Wer immer wieder ähnliche Aufgaben und Projekte hat, sollte sich Projekt-Templates anlegen. Hier kann man mit einem Klick sofort alle benötigten To-Do’s, Nachrichten und Meilensteine anlegen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, denn alle Standardtasks werden einfach in das Template eingetragen und das Wichtigste wird sicher nicht mehr vergessen.
Bei jedem Projekt gibt es natürlich Abweichungen, vielleicht will der Kunde noch ein Logo dazu, oder es müssen andere Tasks abgearbeitet werden. Für diese Fälle fügt man die To-Do’s oder Meilensteine ganz gewöhnlich im laufenden Projekt ein.
Standard-To-Do-Listen können einfach angelegt werden.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Tasks privat sind.
Meilensteine können auch ins Template integriert werden
In unserem Beispiel lege ich ein Webdesign-Template an. Es beinhaltet To-Do-Listen (inklusive Time Tracking und auf Privat gestellt) für die Planung, das Design, das Coding und den Abschluss des Projektes. Ebenso habe ich gleich ein paar Meilensteine eingetragen, die aber im laufenenden Betrieb problemlos vor- oder zurückgeschoben werden können.
4. Anlegen eines neuen Projekts
Nun ist es soweit. Wir bekommen einen Auftrag von unserem Kunden, der „Freigeist GmbH“. Der Kunde braucht ein Webdesign. Als Erstes legen wir unser Projekt mithilfe des Webdesign-Templates an. Nun haben wir im Dashboard alles Wichtige auf einen Blick.
Rechts oben finden Sie den Button, um ein Template-Projekt anzulegen.
5. Basecamp als Datenspeicher
Aufgrund des Speicherplatzes von 15 Gigabyte (GB) kann Basecamp ideal dazu verwendet werden, alle Projektunterlagen gleich mit dem Projekt zu sichern. Legen Sie alles ins Basecamp, was mit dem Auftrag zu tun hat:
- Verträge,
- Bildmaterial,
- Zugangsdaten,
- Logos,
- Fonts
- und beim Abschluss das gesamte Projekt als Zip-Datei.
Wenn später etwas gebraucht wird, können Sie immer wieder darauf zurückgreifen und haben alles nach Projekten sortiert abgelegt.
Alle Dateien, die jemals ins Projekt einfließen, finden sich in dieser Übersicht wieder.
6. ToDo-Liste mit Timetracking
Wir beginnen das Projekt und können unsere To-Do-Liste effektiv und einfach abarbeiten. Über das Timetracking können wir exakt bestimmen, wie viel Zeit wir wofür gebraucht haben und – sollte etwas dazwischen kommen, was nicht als To-Do-Eintrag vorliegt – lässt sich dies einfach und schnell im Time-Menü nachtragen.
Zeiten lassen sich jeder Tätigkeit anhängen
Die Zeittabelle zeigt die komplette Übersicht an
7. Notizen und mehr
Legen Sie zu Ihren ToDo-Punkten Notizen an. Dies können Sie einfach indem Sie auf das kleine Kommentar-Icon dahinter klicken. Sie können in diesem Kommentar sogar noch Dateien anhängen, die wiederum in der Dateiübersicht angezeigt werden.
Wenn Ihre Notiz etwas ausführlicher werden soll, schreiben Sie sie als Nachricht. Ideal für die Texte der Homepage, Ideen zur Umsetzung oder anderes. Auch hier ist es möglich Dateien anzuhängen. Sollten Sie also noch Ergänzungen zu dem PDF mit den Zugangsdaten zum Server haben, dann schreiben Sie das ganze als Nachricht und hängen Sie die Datei hier an anstatt Sie direkt hochzuladen.
Tipp
Es ist sinnvoll, den Mailverkehr mit dem Kunden zu archivieren. Hierzu können Sie unter „Messages > Post a message via email“ eine E-Mail-Adresse anlegen. Fügen Sie diese als BCC zu jeder E-Mail hinzu, die zum Kunden geht. Wenn Sie dem Kunden beibringen, diese Mailadresse als CC für jede E-Mail an Sie zu verwenden, dann können Sie damit vollautomatisch alle Dateien, die Sie vom Kunden geschickt bekommen, archivieren. Einfacher geht es nicht.
8. Abschluss
Projekt ist soweit abgenommen, alle Rechnungen sind bezahlt und Ihr Kunde ist zufrieden. Nun sollten Sie das Projekt archivieren.
Danach ist ihr Projekt abgelegt und Sie können immer wieder darauf zurückkommen. Einträge lassen sich dabei nicht mehr machen. Sollten Sie dennoch etwas nachtragen müssen, so setzen Sie das Projekt einfach auf „Active“ und nach dem Eintrag wieder auf „Archived“.
Das lesen Sie in den nächsten Folgen:
Teil 2 – Basecamp gemeinsam Kunden und Partnern verwenden
Teil 3 – Extras & Alternativen
(mm),
