Prioritäten setzen mit Methode

Unser Arbeitstag ist oft randvoll mit Aufgaben, die nach Erledigung schreien. Wer diese unsystematisch oder nach dem Zufallsprinzip angeht, kann sich schnell verzetteln, Zeit und Nerven verlieren. Drei bekannte Zeitmanagement-Methoden helfen Ihnen dabei, den Überblick zu wahren und Ihr kostbarstes Gut zurückzugewinnen – Ihre Zeit.

Viele von uns kennen ihn – den randvollen Arbeitstag. Aufgaben wollen erledigt, Termine wahrgenommen, Anforderungen erfüllt werden. Wer es dann noch allen recht machen will, läuft schnell Gefahr, sich zu verzetteln.

Zeit also für ein bisschen Zeitmanagement oder genauer: für ein Prioritäten setzen mit Methode. Denn niemand hat gesagt, dass Sie mit Aufgaben jonglieren oder nach dem Durchblick suchen müssen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das, was für Sie und für Ihre Ziele wichtig ist – umso leichter können Sie die Ziele auch erreichen, unnötigen Ballast abwerfen.

Ziele klarmachen
Logisch, dass Sie deshalb bei Ihren Zielen anfangen sollten. Überlegen Sie, was Sie beruflich oder privat erreichen wollen, welche Ziele für Ihren Arbeit- oder Auftraggeber, Ihr eigenes Unternehmen wichtig sind. Achten Sie auch darauf, dass Ihnen diese Ziele so konkret wie möglich bekannt sind. Nur dann können Sie präzise auf sie zuarbeiten und überprüfen, ob und wann Sie sie erreicht haben.

Eisenhower-Prinzip
Mit Ihren Zielen als grobem Schlachtplan vor Augen können Sie anfangen, Ihre Aufgaben entsprechend einzuordnen und zu bewerten, kurz: sie zu priorisieren. Eine der bekanntesten Methoden dazu ist das Eisenhower-Prinzip nach dem gleichnamigen amerikanischen General und Präsidenten.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen. Statt alle Aufgaben in der Reihenfolge zu erledigen, wie sie bei Ihnen eintreffen, können Sie sich um die Dinge kümmern, die wirklich wichtig sind und die Sie Ihren Zielen näher bringen.

Teilen Sie dazu Ihre Aufgaben nach zwei Kriterien auf, nach „wichtig“ und „dringend“.

Wobei jetzt „wichtig“ rein sachlich und „dringend“ zeitlich gemeint ist. Das heißt, wichtige Aufgaben bringen einen immer dem anvisierten Ziel näher, dringende Aufgaben haben eine Befristung, die einzuhalten von Vorteil ist.

Eisenhower-Prinzip

Wichtige und dringende A-Aufgaben sind nicht nur essentiell, sondern müssen auch zeitnah erledigt werden. Von einem womöglich entscheidenden Kundengespräch bis zum Notfallprogramm ist hier alles drin. A-Aufgaben erledigen Sie am besten immer zuerst und in eigener Person.

Wichtige, aber nicht dringende B-Aufgaben bringen Sie Ihren Zielen zwar näher, haben aber keinen Termin, der drängend ins Haus steht. Das könnte zum Beispiel die Planung Ihres nächsten Projekts oder eine Weiterbildung sein. B-Aufgaben können Sie nach den A-Aufgaben anpacken oder auch in Zeitplaner und Co. eintragen, ihnen so einen Termin geben, an dem Sie sie bearbeiten werden.Unwichtige, aber dringende C-Aufgaben haben zwar einen festen Termin, sind aber nicht von entscheidender Bedeutung.

Also etwa das wöchentliche Meeting oder auch weite Teile des Tagesgeschäfts. C-Aufgaben sind an der Reihe, wenn die wichtigen Aufgaben erledigt sind. Bei ihnen sollten Sie auch immer versuchen zu delegieren, beziehungsweise gleich ihren Sinn hinterfragen. Nicht jedes Meeting ist bekanntlich wirklich wichtig. Unwichtige und nicht dringende D-Aufgaben haben keine sonderlichen Vorteile für uns und sind oft „Liebhaber-Tätigkeiten“: Das stundenlange Feilen am Layout, die Lektüre des zehnten Fachmagazins und anderes mehr. D-Aufgaben sind Zeitfresser par excellence. Hiervon die Finger zu lassen und sie in den symbolischen Papierkorb zu werfen, kann eine Menge Zeit sparen.

ABC-Analyse
Ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip unterscheidet auch die ABC-Analyse nach wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben. Eigentlich ist sie ein Instrument aus der Betriebswirtschaft, um zum Beispiel Material, Kosten oder Kunden zu gewichten und zu gruppieren. Man kann sie aber auch gut im Zeitmanagement verwenden, um herauszufinden, wie wichtig eine Aufgabe ist und wie viel Zeit man für sie veranschlagen muss.

Unterteilen Sie dazu Ihre Aufgaben nach

• A-Aufgaben für sehr wichtige Aufgaben
• B-Aufgaben für wichtige Aufgaben und
• C-Aufgaben für Routinetätigkeiten, Kleinkram oder Ähnliches mehr.

Schreiben Sie bei jeder Aufgabe dazu, wie lange Sie für sie gebraucht haben, und zählen Sie dann die Gesamtzeiten der drei Kategorien zusammen.

ABC-Liste

Im Schnitt sollten Sie für A-Aufgaben etwa 60 bis 65%, für B-Aufgaben etwa 20 bis 25% und für C-Aufgaben 15 bis 20% Ihrer Zeit ansetzen. Wenn Ihnen aufgefallen sein sollte, dass Sie für Routinearbeiten oder „Liebhaber-Tätigkeiten“, also für C-Aufgaben eher ein umgekehrtes Verhältnis von 60 : 20 : 20 Prozent aufweisen, dann willkommen bei den Zeitfressern. Diese Tatsache zu erkennen ist der erste Schritt, um wieder gezielt

• zuerst die A-Aufgaben zu erledigen
• sich anschließend die B-Aufgaben vorzunehmen oder zu delegieren
• und zum Schluss die C-Aufgaben zügig durchzuziehen, ihnen nach Möglichkeit nicht mehr Zeit einzuräumen, als noch zur Verfügung steht.

Nebenbei: Überprüfen Sie Ihre Liste und die Aufgaben am besten auch täglich. Wie wichtig eine Aufgabe für Ihre Ziele ist, kann sich schnell ändern. Wenn Sie regelmäßig einen kurzen Blick auf Ihre Prioritätenliste werfen und Ihre Aufgaben entsprechend neu zuordnen, bleiben Sie flexibel und können zeitnah auf neue Anforderungen reagieren.

Das 80:20 oder Pareto-Prinzip
Eine letzte Methode, für mehr Durchblick in Ihrem Aufgabendschungel zu sorgen, ist das 80:20 oder Pareto-Prinzip. Das Pareto-Prinzip setzt ebenso wie die ABC-Analyse bei der Tatsache an, dass wir oft viel Zeit mit eher unwichtigen Aufgaben verbringen. Diese Zeit ließe sich problemlos einsparen und in freie Zeit verwandeln – wenn man sich klarmachte, was denn nun die unwichtigen Aufgaben sind.

Zurück geht das Pareto-Prinzip auf den Ökonomen Pareto, der eine gewisse Gesetzmäßigkeit darin entdeckte, dass wir

• mit 20% unserer Kunden 80% unseres Umsatzes machen
• 20% unserer Kleidung während 80% unserer Zeit tragen

und Ähnliches mehr.

Diese Schlüsselkunden oder Lieblingskleidung zu pflegen wäre eine wichtige Aufgabe und würde uns unseren Zielen näher bringen (Umsatz zu machen oder uns in unserer Kleidung wohlzufühlen), wäre also vorrangig zu erledigen. Alles andere müsste sich die Zeit teilen, die dann noch übrig bleibt.

Übertragen auf Ihr Zeitmanagement heißt das wieder: Finden Sie heraus, welche Aufgaben sozusagen den höchsten Nutzwert für Sie haben – und trennen Sie sich möglichst vom Rest.

Pareto-Prinzip (80:20)

Kleine Checkliste
Fragen, die Sie sich dazu wie auch bei den anderen Methoden stellen könnten, wären etwa:

• Inwiefern trägt diese Aufgabe zu meinen Zielen bei? Verhilft sie mir zu mehr … ?
  (Geld, Macht, Wissen, Freizeit – bitte beliebig ergänzen.)
• Profitiere ich auch in Zukunft davon, wenn ich diese Aufgabe jetzt erledige?
• Was würde passieren, wenn ich in diese Aufgabe weniger Zeit stecke oder sie gar nicht mache?
• Welches Risiko oder möglicher Schaden steht bei dieser Aufgabe auf dem Spiel?

Denn noch einmal: Es geht bei Aufgaben nicht darum, das zu erledigen, was dringend ist, sondern das, was wichtig ist. Beides voneinander zu unterscheiden und ihnen jeweils das richtige Maß zuzuordnen, ist die eigentliche Kunst. In diesem Sinne: Viel Erfolg beim Prioritäten setzen mit Methode. ™

Erstveröffentlichung 30.08.2007