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Heike Thormann 26. März 2008

Präzise kommunizieren

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Planlose Gespräche, die mehr Missverständnisse als Ergebnisse pro­du­zie­ren, sind ein weit ver­brei­te­ter Zeitfresser. Das gilt nicht nur für die in Verruf gera­te­nen Meetings. Lernen Sie des­halb, prä­zi­ser zu kom­mu­ni­zie­ren. So kön­nen Sie kon­kre­te To-Do’s ansteu­ern, Konflikte abbau­en und kost­ba­re Zeit spa­ren.

Gespräche, die in Beliebigkeit abdrif­ten und nicht auf den Punkt kom­men, kos­ten Zeit und Nerven. Gespräche, bei denen sich die Beteiligten die Köpfe heiß und doch anein­an­der vor­bei­re­den, kos­ten Zeit und Nerven. Gespräche, bei denen sich Kleinigkeiten zu erns­ten Missverständnissen und Konflikten aus­wach­sen, kos­ten mehr als Zeit und Nerven.

Dabei ist das Problem nicht nur eine, sagen wir, sub-opti­ma­le Organisation. Viel schlim­mer ist, dass unse­re Kommunikation stark feh­ler­an­fäl­lig ist. Denn jeder Mensch denkt anders und kom­mu­ni­ziert vor dem Hintergrund sei­ner eige­nen Gedanken und Erfahrungen. Wenn der eine A sagt, muss der ande­re noch lan­ge nicht A ver­ste­hen. Es kann auch B sein. Selbst ein­zel­ne Worte und Sätze kön­nen vie­le Bedeutungen haben und ähn­lich schwer zu inter­pre­tie­ren sein.

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Versuchen Sie des­halb, so prä­zi­se wie mög­lich zu kom­mu­ni­zie­ren. Wenn jeder weiß, wor­um es geht und was der ande­re ihm sagen will, ist das schon die hal­be Miete. Dann kön­nen auch die berühm­ten Sachfragen geklärt wer­den. Ob in Gesprächen mit Kunden, Mitarbeitern oder ganz pri­vat.

Sorgen Sie für opti­ma­le Rahmenbedingungen
Ein chao­ti­scher Ablauf ist der Tod jeder guten Kommunikation. Vereinbaren Sie daher bei allem, was über Small-Talk oder einen kur­zen Informationsaustausch hin­aus­geht, einen fes­ten Termin, fan­gen Sie pünkt­lich an und schal­ten Sie Störfaktoren nach Möglichkeit aus. Setzen Sie even­tu­ell auch kla­re Fristen und begren­zen den Gesprächsanteil des Einzelnen, um Dauerrednern vor­zu­beu­gen.

Und brin­gen Sie genug Zeit mit. Hektisch und unter Zeitdruck zu kom­mu­ni­zie­ren, kann Missverständnissen Tür und Tor öff­nen. Ihnen selbst ist alles klar, aber für die Perspektive des Gegenübers reicht die Zeit nicht mehr aus – mit womög­lich fata­len Folgen.

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Deshalb: Nehmen Sie lie­ber etwas Tempo aus Ihrer Kommunikation, als sich mit den Konsequenzen einer falsch ver­stan­de­nen Nachricht her­um­schla­gen zu müs­sen. Selbst eMails müs­sen nicht sofort beant­wor­tet wer­den, son­dern kön­nen auf einen ruhi­ge­ren Moment war­ten.

Gehen Sie gut vor­be­rei­tet in ein Gespräch
Bereiten Sie sich sorg­fäl­tig auf wich­ti­ge­re Gespräche vor. Überlegen Sie, wel­che Ziele Sie ver­fol­gen und was Sie mit die­sem Gespräch errei­chen wol­len. Umso prä­zi­ser kön­nen Sie in der Kommunikation auf den Punkt kom­men.

Halten Sie sich auch inhalt­lich auf dem Laufenden und gut infor­miert. Verständnisprobleme, weil einer der Beteiligten nicht weiß, wor­um es geht, kos­ten Zeit und müs­sen nicht sein.

Hören Sie auf­merk­sam zu
Sie ken­nen das sicher: Während der ande­re noch redet, den­ken Sie schon im Geiste über eine pas­sen­de Antwort nach. Sie hören nur noch mit hal­bem Ohr hin und Ihre Aufmerksamkeit ist stark abge­lenkt. Beste Voraussetzungen, anein­an­der vor­bei­zu­re­den, haben Sie doch die eigent­li­che Aussage des ande­ren womög­lich gar nicht mit­be­kom­men.

Hören Sie des­halb erst ein­mal auf­merk­sam zu, bevor Sie selbst zu einer Antwort anset­zen. Bleiben Sie bei der Sache, fol­gen Sie den Argumenten Ihres Gesprächspartners und las­sen ihn in Ruhe aus­re­den. Dauerredner kön­nen Sie natür­lich wie­der beherzt aus­brem­sen, aber für alle ande­ren soll­ten ein, zwei Minuten schon drin sein. Erst dann sind Sie an der Reihe – und kön­nen jetzt kon­zen­triert auf den Gedankengang des ande­ren reagie­ren.

Gehen Sie nicht davon aus, dass der ande­re Sie ver­steht
Wir ver­ges­sen nur zu leicht, dass wir alle ver­schie­den sind. Dabei gibt es kei­ne zwei Menschen, die völ­lig gleich den­ken. Mehr noch: Auch unse­re Sprache kann vie­le Bedeutungen haben und bie­tet Spielraum für diver­se Interpretationen.

Unsere Kommunikation steht vor der Herausforderung, die­se Kluft zu über­brü­cken. Gehen Sie also bes­ser nicht davon aus, dass der ande­re Sie schon ver­ste­hen wird, bezie­hungs­wei­se, dass Sie genau wis­sen, was der ande­re meint. Schnell kön­nen Missverständnisse und ent­täusch­te Erwartungen die Folge sein.

Stimmen Sie sich auf den ande­ren ein
Versuchen Sie statt­des­sen, sich auf den ande­ren ein­zu­stim­men. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, was Sie über ihn wis­sen und wel­che Erfahrungen Sie viel­leicht schon mit ihm gemacht haben. Aus wel­cher „Ecke“ kommt er, wel­chen Hintergrund hat er, wel­chen Kommunikationsstil pflegt er?

Beispiel: Bleibt er eher kurz und knapp oder wird er aus­führ­lich? Eher bild­haft oder sach­lich? Eher tech­nisch oder künst­le­risch? Ist eher mit Jugendslang zu rech­nen oder mit einer aka­de­mi­schen Sprache? Und so wei­ter, und so fort.

Wichtig auch, wenn Sie Ihren Gesprächspartner bereits ken­nen: Wo hat es in der Vergangenheit aus wel­chen Gründen Probleme gege­ben und wie kön­nen Sie die­sen vor­beu­gen?

Formulieren Sie ein­deu­tig
Wir hat­ten es schon: Jeder von uns denkt anders und selbst der bes­te Versuch, sich auf den ande­ren ein­zu­stim­men, kann nur an der Oberfläche krat­zen. Verbannen Sie also schwam­mi­ge Formulierungen und hin­ge­wor­fe­ne Abkürzungen wie „ach, Sie wis­sen schon“ am bes­ten aus Ihrem Sprachgebrauch.

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Der ande­re kann nicht in Ihren Kopf sehen und an Ihren men­ta­len Bildern erken­nen, was er denn wis­sen soll. Es ist Ihre Aufgabe, die­se Bilder so in Worte zu klei­den, dass Ihr Gegenüber sie ver­steht. Auch wenn das bedeu­tet, dass Sie sich das, was Sie sagen wol­len, zuerst ein­mal selbst in all sei­nen Facetten vor Augen füh­ren müs­sen. Eine prä­zi­se Kommunikation geht immer auch Hand in Hand mit einem kla­ren Denken.

Fragen Sie nach und grei­fen Sie auf
Vorschnelle Vermutungen stel­len sich im Eifer des Gefechts genau­so leicht ein wie schwam­mi­ge Formulierungen – mit ähn­li­chen Konsequenzen. Ja, mag sein, dass Sie mit Ihrem Gesprächspartner auf einer Welle lie­gen und Ihnen nur Angerissenes reicht, um den Rest kor­rekt zu erah­nen. Möglich aber auch, dass Sie sei­ne Gedanken mun­ter durch Ihre eige­nen erset­zen – und in gänz­lich ande­re Fahrwasser gera­ten.

Stellen Sie des­halb sicher, dass Sie Ihr Gegenüber rich­tig ver­stan­den haben. Fragen Sie solan­ge nach, bis Ihnen alle Fakten bekannt und letz­te Unklarheiten besei­tigt sind. Greifen Sie auch ruhig die Aussagen des ande­ren auf und wie­der­ho­len Sie sie in Ihren eige­nen Antworten. So sehen Sie bei­de, ob Sie noch auf Kurs sind oder sich die ers­ten Fehlinterpretationen ein­ge­schli­chen haben.

Fassen Sie zusam­men und for­men Sie zu Handlungen um
Ebenfalls hilf­reich: Fassen Sie die Einzelheiten Ihres Gesprächs an des­sen Ende zusam­men. Formulieren Sie so ein­deu­tig wie mög­lich und las­sen Sie alles von den Beteiligten abni­cken. Wenn Sie mögen, kön­nen Sie die Ergebnisse auch mit Arbeitsblättern, Flipchart und Co. visua­li­sie­ren und schrift­lich fest­hal­ten. Das schärft wie­der die Gedanken und feilt am Gesagten. Solange, bis jeder genau weiß, wor­um es geht und was zu tun ist.

Nebenbei: Eine prä­zi­se Kommunikation bleibt nicht beim Reden ste­hen, son­dern soll­te eine eben­so prä­zi­se Handlung ermög­li­chen. Nehmen Sie also Ihre Ergebnisse und wan­deln Sie sie in kla­re Handlungsanweisungen um. Setzen Sie Prioritäten, über­le­gen Sie sich die nächs­ten Schritte und ver­ein­ba­ren Sie kon­kre­te Termine. Sie wis­sen schon, das Übliche. (tm)

Erstveröffentlichung 26.03.2008

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.

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