Präzise kommunizieren

Planlose Gespräche, die mehr Missverständnisse als Ergebnisse produzieren, sind ein weit verbreiteter Zeitfresser. Das gilt nicht nur für die in Verruf geratenen Meetings. Lernen Sie deshalb, präziser zu kommunizieren. So können Sie konkrete To-Do’s ansteuern, Konflikte abbauen und kostbare Zeit sparen.

Gespräche, die in Beliebigkeit abdriften und nicht auf den Punkt kommen, kosten Zeit und Nerven. Gespräche, bei denen sich die Beteiligten die Köpfe heiß und doch aneinander vorbeireden, kosten Zeit und Nerven. Gespräche, bei denen sich Kleinigkeiten zu ernsten Missverständnissen und Konflikten auswachsen, kosten mehr als Zeit und Nerven.

Dabei ist das Problem nicht nur eine, sagen wir, sub-optimale Organisation. Viel schlimmer ist, dass unsere Kommunikation stark fehleranfällig ist. Denn jeder Mensch denkt anders und kommuniziert vor dem Hintergrund seiner eigenen Gedanken und Erfahrungen. Wenn der eine A sagt, muss der andere noch lange nicht A verstehen. Es kann auch B sein. Selbst einzelne Worte und Sätze können viele Bedeutungen haben und ähnlich schwer zu interpretieren sein.

Versuchen Sie deshalb, so präzise wie möglich zu kommunizieren. Wenn jeder weiß, worum es geht und was der andere ihm sagen will, ist das schon die halbe Miete. Dann können auch die berühmten Sachfragen geklärt werden. Ob in Gesprächen mit Kunden, Mitarbeitern oder ganz privat.

Sorgen Sie für optimale Rahmenbedingungen
Ein chaotischer Ablauf ist der Tod jeder guten Kommunikation. Vereinbaren Sie daher bei allem, was über Small-Talk oder einen kurzen Informationsaustausch hinausgeht, einen festen Termin, fangen Sie pünktlich an und schalten Sie Störfaktoren nach Möglichkeit aus. Setzen Sie eventuell auch klare Fristen und begrenzen den Gesprächsanteil des Einzelnen, um Dauerrednern vorzubeugen.

Und bringen Sie genug Zeit mit. Hektisch und unter Zeitdruck zu kommunizieren, kann Missverständnissen Tür und Tor öffnen. Ihnen selbst ist alles klar, aber für die Perspektive des Gegenübers reicht die Zeit nicht mehr aus – mit womöglich fatalen Folgen.

Deshalb: Nehmen Sie lieber etwas Tempo aus Ihrer Kommunikation, als sich mit den Konsequenzen einer falsch verstandenen Nachricht herumschlagen zu müssen. Selbst eMails müssen nicht sofort beantwortet werden, sondern können auf einen ruhigeren Moment warten.

Gehen Sie gut vorbereitet in ein Gespräch
Bereiten Sie sich sorgfältig auf wichtigere Gespräche vor. Überlegen Sie, welche Ziele Sie verfolgen und was Sie mit diesem Gespräch erreichen wollen. Umso präziser können Sie in der Kommunikation auf den Punkt kommen.

Halten Sie sich auch inhaltlich auf dem Laufenden und gut informiert. Verständnisprobleme, weil einer der Beteiligten nicht weiß, worum es geht, kosten Zeit und müssen nicht sein.

Hören Sie aufmerksam zu
Sie kennen das sicher: Während der andere noch redet, denken Sie schon im Geiste über eine passende Antwort nach. Sie hören nur noch mit halbem Ohr hin und Ihre Aufmerksamkeit ist stark abgelenkt. Beste Voraussetzungen, aneinander vorbeizureden, haben Sie doch die eigentliche Aussage des anderen womöglich gar nicht mitbekommen.

Hören Sie deshalb erst einmal aufmerksam zu, bevor Sie selbst zu einer Antwort ansetzen. Bleiben Sie bei der Sache, folgen Sie den Argumenten Ihres Gesprächspartners und lassen ihn in Ruhe ausreden. Dauerredner können Sie natürlich wieder beherzt ausbremsen, aber für alle anderen sollten ein, zwei Minuten schon drin sein. Erst dann sind Sie an der Reihe – und können jetzt konzentriert auf den Gedankengang des anderen reagieren.

Gehen Sie nicht davon aus, dass der andere Sie versteht
Wir vergessen nur zu leicht, dass wir alle verschieden sind. Dabei gibt es keine zwei Menschen, die völlig gleich denken. Mehr noch: Auch unsere Sprache kann viele Bedeutungen haben und bietet Spielraum für diverse Interpretationen.

Unsere Kommunikation steht vor der Herausforderung, diese Kluft zu überbrücken. Gehen Sie also besser nicht davon aus, dass der andere Sie schon verstehen wird, beziehungsweise, dass Sie genau wissen, was der andere meint. Schnell können Missverständnisse und enttäuschte Erwartungen die Folge sein.

Stimmen Sie sich auf den anderen ein
Versuchen Sie stattdessen, sich auf den anderen einzustimmen. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, was Sie über ihn wissen und welche Erfahrungen Sie vielleicht schon mit ihm gemacht haben. Aus welcher „Ecke“ kommt er, welchen Hintergrund hat er, welchen Kommunikationsstil pflegt er?

Beispiel: Bleibt er eher kurz und knapp oder wird er ausführlich? Eher bildhaft oder sachlich? Eher technisch oder künstlerisch? Ist eher mit Jugendslang zu rechnen oder mit einer akademischen Sprache? Und so weiter, und so fort.

Wichtig auch, wenn Sie Ihren Gesprächspartner bereits kennen: Wo hat es in der Vergangenheit aus welchen Gründen Probleme gegeben und wie können Sie diesen vorbeugen?

Formulieren Sie eindeutig
Wir hatten es schon: Jeder von uns denkt anders und selbst der beste Versuch, sich auf den anderen einzustimmen, kann nur an der Oberfläche kratzen. Verbannen Sie also schwammige Formulierungen und hingeworfene Abkürzungen wie „ach, Sie wissen schon“ am besten aus Ihrem Sprachgebrauch.

Der andere kann nicht in Ihren Kopf sehen und an Ihren mentalen Bildern erkennen, was er denn wissen soll. Es ist Ihre Aufgabe, diese Bilder so in Worte zu kleiden, dass Ihr Gegenüber sie versteht. Auch wenn das bedeutet, dass Sie sich das, was Sie sagen wollen, zuerst einmal selbst in all seinen Facetten vor Augen führen müssen. Eine präzise Kommunikation geht immer auch Hand in Hand mit einem klaren Denken.

Fragen Sie nach und greifen Sie auf
Vorschnelle Vermutungen stellen sich im Eifer des Gefechts genauso leicht ein wie schwammige Formulierungen – mit ähnlichen Konsequenzen. Ja, mag sein, dass Sie mit Ihrem Gesprächspartner auf einer Welle liegen und Ihnen nur Angerissenes reicht, um den Rest korrekt zu erahnen. Möglich aber auch, dass Sie seine Gedanken munter durch Ihre eigenen ersetzen – und in gänzlich andere Fahrwasser geraten.

Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie Ihr Gegenüber richtig verstanden haben. Fragen Sie solange nach, bis Ihnen alle Fakten bekannt und letzte Unklarheiten beseitigt sind. Greifen Sie auch ruhig die Aussagen des anderen auf und wiederholen Sie sie in Ihren eigenen Antworten. So sehen Sie beide, ob Sie noch auf Kurs sind oder sich die ersten Fehlinterpretationen eingeschlichen haben.

Fassen Sie zusammen und formen Sie zu Handlungen um
Ebenfalls hilfreich: Fassen Sie die Einzelheiten Ihres Gesprächs an dessen Ende zusammen. Formulieren Sie so eindeutig wie möglich und lassen Sie alles von den Beteiligten abnicken. Wenn Sie mögen, können Sie die Ergebnisse auch mit Arbeitsblättern, Flipchart und Co. visualisieren und schriftlich festhalten. Das schärft wieder die Gedanken und feilt am Gesagten. Solange, bis jeder genau weiß, worum es geht und was zu tun ist.

Nebenbei: Eine präzise Kommunikation bleibt nicht beim Reden stehen, sondern sollte eine ebenso präzise Handlung ermöglichen. Nehmen Sie also Ihre Ergebnisse und wandeln Sie sie in klare Handlungsanweisungen um. Setzen Sie Prioritäten, überlegen Sie sich die nächsten Schritte und vereinbaren Sie konkrete Termine. Sie wissen schon, das Übliche. ™

Erstveröffentlichung 26.03.2008