Präsentieren: Klassisch vor Ort beim Kunden oder per Web?

Früher war klar: Präsentationen finden vor Ort beim Kunden oder in den eigenen Büroräumen statt. Während meines Studiums habe ich noch gelernt, wie man ausgedruckte Entwürfe hochwertig auf Pappen klebt, um sie während der Präsentation zeigen zu können. Selbst Weblayouts wurden ausgedruckt und auf diese Weise präsentiert. Die Art und Weise, wie man heutzutage präsentiert beziehungsweise präsentieren kann, hat sich geändert. Mittlerweile kann eine Präsentation dank des Internets auch räumlich und zeitlich getrennt vom Kunden stattfinden.

Präsentation vor Ort: Aufwändig und zeitintensiv

Ein Weblayout auf einer klassischen Präsentationspappe vorzustellen, wird heute kaum einer mehr machen. Ein Beamer und eine Leinwand müssen schon her, um eine Website vor Kunden – oft sind es ja mehr als nur eine Person –, vorzustellen.

Eine solche Präsentation ist natürlich mit einem gewissen Aufwand verbunden. Es muss ein Termin gefunden werden, an dem alle Teilnehmer können. Technik muss vorbereitet werden und letztendlich nimmt die Präsentation selbst ja auch Zeit in Anspruch.

Da ist es natürlich verlockend, eine Präsentation einfach als PDF-Datei oder mittels Link zum Website-Prototypen per E-Mail zu verschicken. So kann der Kunde in aller Ruhe den Entwurf anschauen und sich etwaige Kommentare beziehungsweise Erläuterungen zum Entwurf durchlesen.

Vor allem jene, die sich nicht als große Redner und Überzeuger sehen, mögen diese Form der Präsentation bevorzugen. Und das nicht nur, weil es zeitsparend ist und möglicherweise weniger Aufwand bedeutet. Man umgeht damit auch die vermeintliche Gefahr, eine schlechte „Perfomance“ abzugeben.

Den direkten Kontakt nicht unterschätzen

Doch eine Präsentation per Internet – sei es eine E-Mail mit PDF-Anhang oder einfach mit einem Link – birgt große Risiken. Während man als Gestalter oder Entwickler auf die Rückmeldung des Kunden wartet, hat man keinerlei Einfluss darauf, wie der Entwurf aufgenommen wird.

Auf Kritik und offene Fragen kann nicht direkt reagiert werden. Häufig wird ein Entwurf an Kollegen weitergegeben mit der Bitte, seine Eindrücke dazu zu schildern. Nicht selten werden sogar Familienmitglieder und Freunde „beauftragt“, sich den Entwurf anzuschauen. Am Ende haben sich möglicherweise ein Dutzend Personen Gedanken zu einem Entwurf gemacht. In vielen Fällen fällt das Fazit dann eher negativ aus.

Denn während Designer und Entwickler im Sinne von Usabilty, der Zielgruppe und anderen objektiven Gesichtspunkten gestalten, entscheiden Kunden – und alle anderen, die den Entwurf gesehen haben – nach persönlichen „gefällt mir“ oder „gefällt mir nicht“-Kriterien.

Präsentierst du hingegen vor Ort, kannst du direkt auf Kritik und Fragen eingehen. Unklarheiten werden schnell aus dem Weg geräumt oder entstehen erst gar nicht. Auch auf Änderungsvorschläge kannst du direkt reagieren.

Gerade Änderungs- und Verbesserungsvorschläge seitens des Kunden sind häufig von heikler Natur. Nicht jeder Vorschlag ist im Sinne des Kunden. Während des direkten Gesprächs lässt sich ein solcher Vorschlag einfacher ablehnen und entsprechend begründen.

Auch Präsentationsmuffel sollten vor Ort präsentieren

Auch wenn es einfach erscheint auf eine Vor-Ort-Präsentation zu verzichten, sollten auch Präsentationsmuffel hier in den scheinbar sauren Apfel beißen. Denn auch mit den besten Ideen muss man oftmals erst Leute überzeugen. Und dies geht am Besten persönlich und direkt. Dazu musst du kein rhetorischer Profi sein. Wer von seiner Arbeit überzeugt ist, wird das auch beim Kunden zeigen können.

Karten mit Stichpunkten oder eine kleine Powerpoint-Präsentation helfen dabei, während eines Vortrags den roten Faden nicht zu verlieren.

Wann eine Präsentation per E-Mail sinnvoll ist

Auch wenn eine Präsentation vor Ort in vielen Fällen mehr als sinnvoll und wichtig ist, so gibt es natürlich auch immer zahlreiche Anlässe, wo nichts gegen eine Präsentation per E-Mail spricht. Ist die Gestaltung und Umsetzung bereits ausgiebig besprochen oder sogar festgelegt, ist die Gefahr gering, dass es grundsätzliche Kritik gibt, auf die man reagieren müsste.

Hier spricht nichts dagegen, Zwischenstände oder auch ein fertiges Projekt mehr oder weniger unkommentiert, an den Kunden zu schicken. Auch bei kleinen Projekten, bei denen der Aufwand einer Vor-Ort-Präsentation nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Budget steht, spricht nicht grundsätzlich etwas dagegen.

In jedem Fall sollte man bei einer E-Mail-Präsentation nachhaken, ob es Fragen oder Unklarheiten gibt, um schnell darauf reagieren zu können.

Kombination aus Präsentation vor Ort und per Internet

Gerade bei großen Projekten ist es häufig mit einer Präsentation nicht getan. Zwischen der Vorstellung von Layout und Konzept und der abschließenden Präsentation des fertigen Projektes ist es sinnvoll, auch Zwischenschritte vorzustellen und sich die Freigabe einzuholen.

Hier ist es nicht erforderlich, jedes Mal eine Präsentation vor Ort zu veranstalten. Für die Klärung vieler Einzelheiten, die gerade bei großen Projekten anstehen, bietet es sich an, auf Tools zurückzugreifen, die dir den Workflow bei solchen Projekten erleichtern.

Webanwendungen wie „Live Capture“ von InVision und Diigo ermöglichen es dir, Entwürfe hochzuladen und Feedback einzuholen. Dabei ist es möglich, innerhalb der Entwürfe zu zeichnen und Kommentare direkt im Entwurf abzusetzen.

Selbst in größeren Teams lassen sich Detailfragen klären und etwaige Design- und Konzeptfehler ausfindig machen. Und das geht dank dieser Tools sehr viel schneller und unkomplizierter , als wenn du per E-Mail oder Telefon versuchst, all diese Aspekte zu klären.

Fazit

Grundsätzlich gilt, dass eine persönlichen Präsentation nur in wenigen Ausnahmefällen eine Präsentation per E-Mail ersetzen kann. Vielmehr sollten digitale Formen der Präsentation beziehungsweise der Zusammenarbeit ergänzend hinzugezogen werden, um ein Projekt zu seinem erfolgreichen Ende zu führen.