von Dirk Metzmacher
Der Austausch von Dateien und der Zugriff auf eine Vielzahl von Informationen gehören zum Standard der internen Kommunikation innerhalb von Unternehmen. Vor Ort hat man dank einer Groupware wie MS Exchange kaum Probleme. Anders sieht das bei Außendienst- oder freien Mitarbeitern aus, die ebenso auf die Projektdaten zugreifen möchten.
Bei einer so genannten Groupware existieren verschiedene Ansätze, die es zu unterscheiden gilt. Denn schon die Bezeichnung gilt für verschiedene Lösungen. Erstmal ist die Groupware eine Software für die kollektive Zusammenarbeit über den Computer. Dazu könnte man auch schon den Mail-Client, Wikis oder den Instant Messenger zählen. In Unternehmen sind das hauptsächlich Programme wie MS Exchange, Novell Groupwise oder IBM Workplace, die für die interne Kommunikation mit Terminabgleich und Datenaustausch sorgen. Die vorhandene Software könnte man nun für den Zugriff von Außen erweitern, was sich aber für zeitlich begrenzte Projekte oder kleinere Unternehmen nicht lohnen wird. Doch auch hier findet man kostenlose bis günstige Angebote.
Oft gesehener Client in Unternehmen: Lotus Notes
Open-Xchange
Der unter der General Public License stehende Groupware-Server Open-Xchange von Netline ist ein Kommunikationsprofi, der mit seiner Kalender-Funktion, der E-Mail- und Kontakte-Verwaltung, ToDo-Listen sowie einer Dokumenten-Speicherung überzeugt. Alle Daten werden zentral in Echtzeit erfasst. Einzig ein Support und die Option, PlugIns von Drittanbietern einzubinden, fehlen. Das bietet nur die kommerzielle Version der Software, doch die Website bietet neben der Dokumentation auch ein Wiki, was zumindest den fehlenden Support verschmerzbar macht.
Open-Xchange läuft unter Suse Linux, Red Flag, Red Hat und Debian. Bedienen lässt sie sich aber auch über Windows oder Mac OS, denn dazu reicht der Browser aus. WebDAV, also das „Web-based Distributed Authoring“, wird genauso unterstützt, wie der Austausch mit vorhandener CRM- und Projekt-Management-Software. Die Online-Demo auf der Website lädt zum ausführlichen Testen ein.
Der Open-Xchange im Einsatz
Opengroupware
Die kostenlose Groupware-Lösung „OGo“ (Opengroupware) kann für Suse oder Fedora als vorkompiliertes Paket heruntergeladen werden. Ein Gruppenkalendar, Kontakte, das E-Mail- und Dokumenten-Managment sowie ein Resourcenplaner gehören zum Lieferumfang. Auch die Daten eines Palm-Handhelds lassen sich mit Hilfe eines speziellen Moduls mit der globalen Unternehmensdatenbank synchronisieren. Ein Support existiert hier nur in Form einer Mailingliste. Dafür bietet die Website eine ausführliche Dokumentation an. Testen kann man „OGo“ auch mit der bootfähigen CD-ROM des Entwicklerteams, mit der das Programm direkt gestartet wird, selbst auf dem Windows-Rechner. Denn ein komplettes Linux-System, eine konfigurierte OGo-Installation, ein Cyru-Server und ein Web-Interface zur Administration des Servers stehen auf einer CDROM zum sofortigen Einsatz bereit.
Die Schaltzentrale des „OGo“
PHProjekt
Sehr beliebt ist auch die Open-Source Groupware PHProjekt, nicht zuletzt auch deshalb, da hier viel Wert auf Barrierefreiheit gelegt wird. Die aktuelle Version 5.0 bietet ein Interface-Design, das den Empfehlungen des Behindertengleichstellungsgesetzes entspricht. Zu den Komponenten gehören ein Gruppenkalender mit Ressourcenbuchung, die Arbeitszeiterfassung mit Projektzuweisung und – auswertung, ein Projektmanagement, ein Mailclient, eine Dokumentenablage, ein Trouble Ticket System, ein Notizblock, Kontakt-Manager, Forum, Chat, ToDo-Listen und ein Umfragesystem.
Zahlreiche Add-ons können das Programm je nach Bedarf erweitern. So gibt es ein PlugIn für das Budget-Managment, ein FAQ-Modul, ein Projekt-Wiki, einen Webpublisher und ein SMS-Reminder. Dazu noch verschiedene Skins, um die Oberfläche an den eigenen Geschmack anzupassen. Ein Forum sowie eine FAQ beantworten Fragen zum Projekt. Testen kann man diese Groupware, in dem man sich in die Online-Demo mit deutsch/deutsch einloggt.
Dank vieler Add-ons schnell erweitert: PHProjekt
Teamspace
Wer sich die Installation solcher Systeme sparen möchte, kann sie auch mieten. Mit Teamspace bekommt man einen Kalender, Adressenverwaltung, ein Aufgaben- und Projektmanagment, Dokumentenablage, SMS-, Chat-, Pinnwand- und Foren-Kommunikation sowie einer Zeiterfassung fertig konfiguriert online präsentiert. Nach der Anmeldung als Administrator werden die Benutzer in der Mitgliederverwaltung festgelegt, die daraufhin per E-Mail eingeladen werden, und schon kann die Zusammenarbeit beginnen. Mehr als eine Spielerei könnte das Ideen-Modul sein, wo Mitarbeiter ihre Einfälle zum Projekt aufschreiben, die anderen Ideen gegenüber gestellt, dann kombiniert werden können. Ein Team aus 10 Mitarbeitern und 100 MB Speicherplatz kostet knapp 50,- Euro pro Monat. Für 20 Mitarbeiter oder 200 MB, kostet die Sache um die 80,- Euro mehr. Jede Lizenz ist jeweils bis 10 Tage vor Ablauf eines Abrechnungszeitraums kündbar.
Dezent gestaltet: Der Kalender von Teamspace
WebOffice
Zu den Features des WebOffice von WebEx gehört ebenfalls ein Kalender, hier mit Mailerinnerung, Foren, ein internes Nachrichtensystem, Kontakteverwaltung, ein Dokumenten-, Aufgaben- und Datenbank-Manager sowie ein Modul zur Spesenabrechnung. Das Groupware-Portal kann sehr leicht an die Corporate Identity des Unternehmens angepasst werden. Nicht nur das Farbschemata, Logo, Texte und Bilder lassen sich verändern, sondern auch häufiger genutzte Funktionen an den Anfang der Website verschieben.
Über ein Zugriffssystem werden die Rechte bestimmt. So kann auch ein Extranet für Kunden eingerichtet werden. Auch hier werden die Team-Mitglieder nach der Festlegung per E-Mail eingeladen. Das WebOffice kann 30 Tage getestet werden. Danach kostet das Starter-Paket für 3 Mitarbeiter und 100 MB Speicherplatz 30,00 Euro pro Monat. Eine Arbeitsgruppe mit 75 Team-Mitglieder und 750 MB kostet 499,00 Euro pro Monat, 500 Mitglieder und 10 GB 1999,00 Euro. Der WebEx-Service kann jederzeit gekündigt werden.
Beispiel für ein WebOffice
ThemeWare
Adarvos ThemeWare ist eine Mischung aus Software und einem Groupware-Dienstleister. Die Software wird auf dem Rechner installiert, aber für Online-Kollaborationen der Server von Adarvo genutzt. Und genau darin liegt ein kleiner Nachteil, da neben der Installation und Konfiguration auch noch auf dem Server ein „Ordner“ angelegt werden muss, den man mit eingeschränkten Rechten belegen sollte, um unerwünschte Einblicke zu vermeiden. Team-Mitglieder werden über „Extras -> Jemanden einladen“ informiert. Ihnen steht ein Dokumenten-, Projekt- und Knowledge-Management zur Verfügung, dazu ein E-Mail-, Adressen- und Termine-Verwalter sowie individuelle Linklisten.
Die Verbindung vom Desktop zum Server funktioniert tadellos. So kann eine Datei per Rechtsklick auf den Adarvo-Server hochgeladen werden. Die Software ist kostenlos und kann auch offline genutzt werden. Sobald der Adarvo-Server ins Spiel kommt, zahlt man. Für 20 Nutzer und 200 MB Speicherplatz wären das 21,00 Euro pro Monat. Mehr Nutzer und Speicher kosten entsprechend mehr. Die Online-Funktionen können ohne Verpflichtung einen Monat lang kostenlos getestet werden.
Geht eigene Wege: ThemeWare
Ist das Projekt zeitlich begrenzt, lohnt sich die Miete beim Groupware-Dienstleister, da ohne Zeitverlust und großen Investitionen sofort losgelegt werden kann. Bei Außendienst- und freien Mitarbeitern sind die Open-Source-Lösungen die bessere Wahl.
Erstveröffentlichung 24.10.2005
