OpenGoo – Weboffice zum Selberhosten

OpenGoo ist ein sehr aktives Projekt. Soeben ist die Version 1.3 veröffentlicht worden, knappe 5 Monate nach der Version 1.0 und einen knappen Monat nach der Version 1.2. Diese Entwickler meinen es ernst. Dieser Umstand, gepaart mit dem Umstand, dass es zu OpenGoo nur im Fremdhosting echte Alternativen gibt, soll Grund genug sein, das Onlineoffice für den eigenen Server einmal genauer anzusehen. Immerhin ist das Leistungspaket attraktiv genug.

Derzeit bietet OpenGoo eine Textverarbeitung, ein Präsentationsmodul, einen Aufgabenplaner, einen Kalender, ein E-Mail-Modul, eine Kontakteverwaltung und eine Bookmarklösung. An einer Tabellenkalkulation wird mit Hochdruck gearbeitet. Das ganze Paket steht als Open Source zur freien Verfügung. Was kann man mehr wollen?

Anforderungen und Philosophie

Von den Systemanforderungen her gibt sich OpenGoo (OG) vergleichsweise bescheiden. Der Server muss auf einem Apache 2.0+ aufsetzen, der mit PHP ab 5.0 und MySQL ab 4.1 mit InnoDB-Unterstützung ausgestattet ist. Damit sollte mittlerweile jedes halbwegs moderne Hostingpaket die Grundanforderungen erfüllen. Auf Clientseite ist ein zeitgemäßer Browser, also Firefox 😉 ab Version 2 wünschenswert. Zur Not tut´s auch ein Internet Exploder ab Version 7.

Im Grundsatz versucht das System, verschiedene eigenständige bestehende Lösungen zu einem homogenen Ganzen zusammen zu schweißen und lediglich da neue Module zu entwickeln, wo es keine überzeugende Bestandsalternative gibt. Als ursprüngliche Codebasis wurde die letzte freie Version des mittlerweile kommerziellen ActiveCollab hergenommen. Die Entwickler haben sich vorgenommen, eine Software zu liefern, die einfach zu installieren, sicher und jederzeit erweiterbar ist. Klingt nach der idealen Lösung, wenn man zusätzlich den Open Source Aspekt bedenkt und die systembedingte Crossplattform-Kompatibilität betrachtet.

Selbsthosting versus Fremdhosting

Ich werde später noch einige Worte zur Leistungsfähigkeit von OG im Vergleich zu Google Apps verlieren, möchte aber schon jetzt darauf hinweisen, dass natürlich auch weiche Faktoren, insbesondere Vertrauensfragen eine Rolle bei der Entscheidung für ein Weboffice spielen. Intensiv geschäftlich genutzt, fallen in einem solchen System eine Menge sensibler Daten an. Nicht jeder Kunde wäre begeistert, wenn er wüsste, dass Sie Daten seines Hauses auf irgendwelchen Fremdservern am anderen Ende der Welt speichern. Sie selbst können letztlich auch nicht zu 100 Prozent sicher sagen, wer wann Zugriff auf Ihren Datenbestand nimmt. Auch, wenn ich kein Verfechter einer grundsätzlichen Paranoia bin, halte ich es für legitim und wichtig, sich über diesen Umstand besonders klar zu werden. Nicht zuletzt gibt es auch Kunden, die einen vertraglich bei Strafandrohung dazu verpflichten, Betriebsdaten nicht bei Dritten zu speichern.

Hinzu kommt, dass Dienste wie Google Apps ganz prinzipiell, dabei natürlich nur höchst theoretisch von jetzt auf gleich eingestellt werden könnten. GoogleMail-Kunden sind da teilweise Kummer gewohnt. Was ist dann mit Ihren Daten? Lesen Sie dazu auch meine beiden Artikel zur Datensicherung in Zeiten des Web 2.0. Selbst wenn Sie meinen Empfehlungen gefolgt sind und soweit möglich regelmäßig Ihre Daten aus den Onlineservices gesichert haben, stehen Sie beim möglicherweise erforderlich werdenden Wechsel zu einem anderen Anbieter vor einem Berg von Arbeit. Richtig genutzt, kann ein Onlineoffice der Dreh- und Angelpunkt Ihres Alltagsgeschäfts werden. Auch unter diesem Gesichtspunkt will gut überlegt sein, ob und wem man seine Büroorganisation anvertraut. Sicherlich ist eine selbst gehostete Lösung unter dem Aspekt der Beständigkeit und Verlässlichkeit eine, die für wesentlich ruhigeren Schlaf sorgen kann.

Testinstallation – überraschend schnell und unkompliziert

Lassen Sie uns also mit dem gebotenen Elan an eine Testinstallation des Systems rangehen. Das Downloadfile ist gerade einmal 6 MB groß, was auf den ersten Blick nicht unbedingt die behauptete Leistungsfähigkeit vermuten lässt. Im entpackten Zustand pumpt sich OG auf rund 17 MB Größe und 2.500 Dateien Stärke auf. Während mein FTP-Client die Software hochlädt, bereite ich im Backend meines Hosters eine Datenbank vor und lege eine Subdomain an. Nach gut zwanzig Minuten meldet WS_FTP Pro mir den erfolgreichen Vollzug des Uploads.

Da ich eine Subdomain angelegt und das Opengoo-Verzeichnis dieser Subdomain zugeordnet habe, starte ich die Installation mit http://sub.domain.de/public/install. Sollten Sie das Verzeichnis Opengoo in eine bestehende Website kopiert haben, so würde Ihr Installationspfad in der Regel http://www.domain.de/opengoo/public/install lauten. Nach dem Wegklicken des Begrüßungsscreens weist OG mich darauf hin, dass ich noch einigen Verzeichnissen 777-Rechte zuweisen muss.

Nach der korrekten Rechtevergabe fragt OG kurz nach den Datenbankparametern, legt die Tabellen an und ist zunächst fertig installiert. Eine Installation, deren Kürze nur von WordPress unterboten wird.

Eine klitzekleine zeitliche Sicherheitslücke, will man pedantisch sein, gibt es. Der Admin-User wird nicht während der Installation angelegt, sondern stellt den nächsten Schritt beim erstmaligen Anmelden an der OG-Installation dar. Ziemlich theoretisch könnte einem also einer kurz nach der Fertigstellung der Installation zuvorkommen und einen Admin anlegen, so dass man selber nicht mehr ins System käme. Allerdings wäre das nicht mehr als ärgerlich, denn Daten sind ja zu diesem Zeitpunkt logischerweise noch nicht vorhanden. Hat man den Administrator angelegt, geht es weiter zum Login-Screen.

Ajax, soweit das Auge reicht

Nach dem Login empfängt OG den Benutzer mit einem ajaxifizierten Übersichtsscreen, der Zugriff auf die enthaltenen Programmteile, sowie die sog. Workspaces und Tags bietet. Noch ist die Oberfläche perfect english. Kleine Anmerkung am Rande: Der bis zu diesem Zeitpunkt funktionale Link zu public/install führt nach vollendeter Installation direkt zum Login-Screen. Man muss also nichts löschen oder sperren, wie man das von anderen Systemen kennt.

Die Lokalisierung kann vom Benutzer selber gewählt werden. Ist der Benutzer eingeloggt, kann er über Account > Preferences > General diverse Grundeinstellungen der Oberfläche vornehmen, darunter auch das 24-Stunden-Zeitformat, die Festlegung des Beginnes eines Arbeitstages und eben auch die Sprache.

Nach Auswahl der Sprache Deutsch meldet sich das Billing-Modul ab. Das ist indes nicht weiter tragisch, weil die Verwendung dieses Moduls in deutschen Landen, unter dem harten Reglement der Umsatzsteuergesetzgebung ohnehin nicht empfehlenswert ist. Wer sich an den massiv roten Fehlermeldungen nicht stört, kann es natürlich trotzdem benutzen. Über fehlende Übersetzungen stolpert man derzeit noch im gesamten System, was im Grunde nicht weiter tragisch wäre, wenn nicht jeder englisch gebliebene Text zusätzlich mit dieser knallroten Fehlermeldung „Missing lang:“ beschriftet wäre.

Workspaces und Tags – das Ordnungssystem in OpenGoo

Bevor ich zu den enthaltenen Modulen komme, soll noch kurz das Konzept der Workspaces, respektive Arbeitsbereiche (in der deutschen Sprachdatei) erläutert werden. Ein Workspace ist ein Inhaltscontainer, ein Ordner. So könnte beispielsweise ein bestimmtes Projekt ein Workspace sein, worin alle zum Projekt gehörigen Daten abgelegt werden. Ein Workspace könnte aber auch bezogen auf einen Kunden sein.

Innerhalb eines Workspace können weitere Subworkspaces existieren. Die Hauptaufgabe eines Workspace ist indes die Berechtigungskontrolle. Unter Verwendung von Workspaces können beliebige Daten unter beliebigen Nutzern dennoch sicher und nicht allen gleichermaßen zugänglich aufbewahrt werden. Natürlich hat jeder Nutzer auch seinen eigenen Workspace, den er so abschotten kann, dass nur er Zugriff darauf hat (und der DB-Admin;-)). Bei Notizen, Adressen und Dokumenten ist es möglich, diese mehreren Workspaces zuzuweisen, während andere Module, wie E-Mails, Milestones, Termine, Aufgaben und Bookmarks immer nur einem einzigen Workspace zugewiesen sein können.

Neben dieser eher hierarchischen Weise, Informationen zu organisieren, bietet OG auch ein leistungsfähiges Tagging-System. Wie im Web 2.0 üblich, können jedem Element beliebig viele Tags zugewiesen werden, über die dann entsprechend auch Suche und Sortierung möglich sind. Ähnlich Delicious sind die Tags linksseitig in einer klickbaren Liste untergebracht, um schnellen Zugriff auf die entsprechend vertaggten Elemente nehmen zu können. Darüberhinaus ist der Tagbereich in sich ebenfalls mit einer Filterfunktion ausgestattet, so dass selbst große Mengen vergebener Schlagworte die Übersicht nicht beeinträchtigen sollten.

Die Module – Softwareteile des Ganzen

Seit diesem Absatz  schreibe ich den Artikel unter Verwendung des OG-Textverarbeitungsmoduls weiter. Alle Links und Formatierungen habe ich ebenfalls mit OG gesetzt. Im Vergleich zu „Google Docs“ ist die optische Schriftwahrnehmung des Textes etwas klein, was sich aber mit der Zoomfunktion von Firefox komfortabel beheben lässt.

Nachteilig ist, dass in der mit einer Iconmenge, die jedem Word Ehre machen würde, ausgestatteten Anwendung keine Menüzeile existiert. So muss man, anders als in Google Docs, jede Funktion durch Hovern über der Vielzahl von Icons rausfriemeln. Das ist indes verständlich, da der verwendete FCKeditor ein universeller Aufsatz für jede Textarea und nicht weitergehend konzeptionell in die Anwendung integriert ist. Hier ist Google Docs technisch um Längen voraus. Es stellt sich allerdings die Frage, ob dieser technische Vorsprung auch in konkrete Nutzenvorteile umgesetzt ist. Da fällt mir, ehrlich gesagt, außer der vollständigeren Applikationsoptik und der Wortzählfunktion nicht wirklich etwas durchschlagendes ein.

Gut, in Details erweist sich Google Docs als überlegen. So zum Beispiel beim Speichern von Dokumenten. Google Docs bleibt auch beim Speichern an der Dokumentposition, OG lädt das Dokument neu und der User muss zum letzten Bearbeitungspunkt zurück scrollen. Außerdem speichert Google automatisch, OG muss händisch aufgefordert werden. Andererseits wäre es auch komisch, wenn eine Version 1.3 keine Verbesserungspotenziale mehr aufwiese.

In Sachen Präsentation bin ich kein Profi. Ich habe allerdings schon Vorträge ohne Ende besucht und dabei Powerpoint regelrecht hassen gelernt. Jeder Mist wird heutzutage mit langweiligen Präsentationen und noch langweiligeren Effekten unterlegt. WEn´s dennoch interessiert: Mit einem kurzen Blick konnte ich feststellen, dass unter OG hinreichend langweilige Präsentationen angelegt werden können. Wer also die Lebenszeit seiner Zuhörer verschwenden will, kann dies mit Zuversicht auch unter OG tun.

Auch in den anderen Modulen findet sich zeitgemäße Optik wie Technik. Der Kalender ist dem Googlependant kaum unterlegen. Und der Aufgabenplaner ist seinem Google-Pendant um Längen voraus. Notizen kann hinreichend machen, wer will und sogar eine rudimentäre Zeiterfassung ist an Bord. Die Bookmarkverwaltung allerdings entspricht nicht meinem Workflow. Ich sehe nicht ein, warum ich händisch Informationen, wie URL et cetera eintragen müssen soll, wenn es komfortablere Dienste mit FF-Plugins oder wenigstens Bookmarklets für konkurrierende Dienste gibt.

Nachteilig ist auch, dass man zwar in Dateiformaten im- und exportieren kann, aber nirgends die Möglichkeit besteht, Informationen per RSS zu verteilen. Das wäre insbesondere für den Kalender eine einfache Möglichkeit, Verbindung zur Außenwelt aufzunehmen. So ist auch die mobile Nutzung erschwert. Angeblich arbeitet man bereits an Konzepten zur mobilen Nutzung, jedoch ist bis dato nichts davon zu sehen. Wer also Datenhandgeräte nutzen muss oder will, ist bei Lösungen wie Google Apps derzeit noch besser aufgehoben. Dies betrifft auch und insbesondere den Bereich der Kontaktverwaltung, den Google mit Sync für Handynutzer zu einem Angebot, das man beruflich motiviert kaum ablehnen kann, erweitert hat.

OpenGoo ist Web 2.0

Auf der Habenseite wiederum schlägt die Möglichkeit, zu nahezu jedem Element in OG Kommentare abgeben, sowie die Historie von Element und Kommentaren abonnieren zu können, zu Buche. Derart flexible Möglichkeiten habe ich bislang noch nirgendwo anders gesehen. Damit ist OG im Vergleich zu Google Apps jedenfalls da eine weit bessere Alternative, wo mittelgroße Teams kollaborieren müssen, die hauptsächlich an ihren Desktops sitzen und mobile Zugriffsmöglichkeiten nicht unbedingt brauchen.

Da sich Module auch gezielt ausblenden lassen, kann sich ein jeder eine Arbeitsumgebung zurechtstutzen, die den eigenen Anforderungen am ehesten entspricht. So habe ich Notizen und Links direkt ausgeblendet, wahrscheinlich wird den Kalender und die Kontaktverwaltung das gleiche Schicksal ereilen. Aufgabenplaner, Dokumente und Zeiterfassung werde ich wohl nutzen, auch wenn mich beim Aufgabenplaner stört, dass man keine unterschiedlichen Listen anlegen kann. So bleibt einem nur die Sortierung per Priorität und natürlich Tags. Sicherlich könnte ich auch separate Workspaces anlegen, aber das wäre mir rein für die Trennung von Aufgabenlisten doch irgendwie mit Kanonen auf Spatzen geschossen.

E-Mail kann OG auch. Allerdings habe ich diesen Bereich bislang keinem Test unterzogen, weil hier eine ausführlichere Betrachtung rein dieses Parts erforderlich ist. Mit einem Rundumschlag würde ich der Thematik nicht gerecht. Demnächst reiche ich einen Beitrag nur zur E-Mail-Lösung in OG nach.

Bis hierher lässt sich festhalten, dass OG eine technisch wirklich durchdachte und auf dem Stand des Möglichen befindliche Software ist. Sie ist in einigen Bereichen der Konkurrenz bereits voraus, hat allerdings in anderen Bereichen deutlichen Nachholbedarf. So halte ich es beispielsweise nicht für ausreichend, einfach den FCKeditor zu integrieren, um von einer Onlinetextverarbeitung sprechen zu können.

Dennoch gibt es für den mit gesunder Paranoia ausgestatteten Selbsthoster derzeit nichts Besseres. ™

Screenshotgalerie: