Online-Faktura mit SalesKing

Heute ist die Zeit gekommen, Selbständigen, die ihre Rechnungen mit Word oder Excel schreiben (manche gar mit LaTEX), eine wesentlich bessere Alternative zu zeigen. Noch dazu eine, die für die grundlegenden Funktionalitäten nicht einmal Löcher ins Zwiebelleder reißt. Und noch dazu eine, die aus deutschen Landen kommt und von daher dem deutschen Fiskus angepasst ist. Werfen Sie einen Blick auf „SalesKing“.

Was ist SalesKing?

SalesKing ist eine Software zum Online-Rechnungen schreiben. SalesKing (SK) ist keine CRM-Lösung und auch kein Warenwirtschaftssystem, sondern fokussiert sich auf eine Aufgabe und den dazugehörigen Workflow. Dabei verwaltet SK beliebig viele Kunden, sowie beliebig viele Produkte, beschränkt sich also nicht auf den reinen Vorgang der Rechnungsschreibung wie beispielsweise das ebenfalls hier bereits vorgestellte Bamboo Invoice. Am ehesten lässt sich SK mit Produkten wie Lexware Faktura und Auftrag vergleichen. Allein, der Funktionsumfang von SK ist größer.

Das Preismodell

Ich habe mit dem Geschäftsführer der Kölner Sales King GmbH einigen Mailkontakt gehabt und auf diese Weise Details zum Preismodell erhalten. Anhand der verschiedenen buchbaren Pläne dürfte schnell ersichtlich werden, welche Variante für Sie persönlich die richtige ist.

Die kostenfreie Variante (Free Account)
In der kostenfreien Variante können Sie beliebig viele Rechnungen schreiben sowie beliebig viele Kunden und Produkte verwalten. Produkte müssen Sie übrigens nicht anlegen, wenn Sie nicht wollen, SK unterstützt auch die Direktfakturierung, also das Abrechnen von Leistungen ohne vorherige Stammartikelanlage. sowie das Erfassen von Zahlungen (auch Teilzahlungen). Ein Tag-System erlaubt die Vergabe von Schlagworten zum späteren schnellen Auffinden gleichartiger Vorgänge.

Weiterhin steht Ihnen in der kostenfreien Variante das umfangreiche interne E-Mail-System zur Verfügung, mit dem Sie sämtliche fakturarelevante Kommunikation innerhalb des Dienstes abwickeln können. So bleiben alle rechnungswichtigen Informationen an zentraler Stelle.

Über eine umfangreiche Historie wird detailliert abgebildet, welche  Aktivität man wann erledigt hat. Über eine Kommentarfunktion lassen
sich zu jedem Element wichtige Informationen verankern, wie zum Beispiel Hinweise zur Zahlungsmoral des Kunden oder Notizen zu Zahlungsabsprachen bei Rechnungen et cetera.

Der Freelancer-Account
Der Freelancer-Account ist für einen einzelnen Nutzer vorgesehen und wird 8 € im Monat kosten. Zusätzlich zu den bereits genannten Features kann der Freelancer neben Rechnungen auch Angebote, Gutschriften und Aborechnungen (wiederkehrende Rechnungen) schreiben.

Überdies stehen dem Freelancer eine Vielzahl vorhandener Vorlagen sowie die Möglichkeit, eigene Vorlagen, zum Beispiel als PDF, zu erstellen, zur Verfügung. Auf diese Weise ist die Umsetzung des eigenen CD auf den Rechnungsunterlagen flexibel möglich.

Mit Jahreskosten von 96 € liegt der Freelancer-Account in der Größenordnung einer Jahresversion von Lexware „Faktura und Auftrag“, die bei Lexware direkt mit 109 € ausgepreist ist, zumeist aber für 79 € über die Ladentheke geht.

Der Business-Account
Im Business-Account für 30 € monatlich können drei User mit nötigenfalls unterschiedlichen Rechten alle Features des Freelancer-Accounts nutzen. Mit Jahreskosten von 360 € liegt dieser Account zwar unterhalb der 499 € einer Lösung wie Lexware „Warenwirtschaft Pro“, bietet jedoch auch deutlich weniger.

Onlinefaktura kostenlos – Wie weit reicht der Free Account?

Um feststellen zu können, wie weit man mit den Features aus dem Free Account kommt, habe ich mein bestehendes Konto vom SK-Team auf die Features reduzieren lassen, die auch künftig kostenfrei zu haben sein werden.

Anhand des für mich typischen Workflows gehe ich einen Fakturavorgang Schritt für Schritt durch. Grundannahmen sind: Neuer Kunde, neues Produkt (Stammartikel), neue Rechnung. SK erfordert für die Fakturierung nicht unbedingt die Anlage eines Stammartikels, sondern erlaubt auch die Direktfakturierung bei der Rechnungsschreibung.

Weitere Grundannahmen: Invitecode erhalten und Konto angelegt, danach eingeloggt. Ich befinde mich also im Dashboard.

Schritt 1: Neuen Kunden anlegen
Ich klicke auf den Menüpunkt „Kunden“ und erhalte eine Listenübersicht meines gesamten Kundenbestandes.

Der Button „Neuer Kunde“ führt mich zur Anlagemaske für Neukunden. Eine fortlaufende Kundennummer wird automatisch vorgeschlagen.

Rechts neben dem Screenshot-Ausschnitt befinden sich Felder für „Straße“, „Postfach“ et cetera. Ein Klick auf den Button „Ich brauche mehr Details“ fördert Felder für diverse Telefonnummern, Ansprechpartner, weitere Adressen sowie Zahlungskonditionen zu Tage.

Nach der Neukundenanlage springt SK automatisch in den Übersichtsscreen. Hier besteht die Möglichkeit, Kommentare zum Kundendatensatz zu erfassen. Außerdem befinden sich die wesentlichen Kontaktdaten, der aktuelle Saldo nebst Kondition und die Historie des Datensatzes (Erstellt/aktualisiert) im Überblick.

Über die diversen Icons am Kundendatensatz lässt sich diesem Kunden direkt eine E-Mail senden, man kann den Datensatz bearbeiten, ihn als vCard exportieren oder, bei Nullsaldo, löschen. Außerdem kann man von dieser Stelle aus direkt eine neue Rechnung für diesen Kunden schreiben. Ich erstelle jedoch nicht direkt eine neue Rechnung, da ich zunächst noch einen Stammartikel aka Produkt erfassen will.

Schritt 2: Neues Produkt anlegen
Im Dashboard findet sich unter dem Menüpunkt Produkte eine Gesamtliste der Bestandsprodukte/Stammartikel.

Oberhalb der Liste lässt sich per Klick auf „Neues Produkt“ die Erfassungsmaske zum Hinzufügen von Stammartikeln aufrufen. Noch einmal sei gesagt, dass die Anlage von Produkten optional ist. Es ist jederzeit auch die Direktfakturierung möglich.

Nach erfolgter Neuanlage öffnet sich automatisch ein der Kundenübersicht ähnlicher Übersichtsscreen und informiert über die wichtigsten Daten zum Produkt sowie darüber, wieviel Umsatz bereits mit diesem Produkt getätigt wurde, wieviele Einheiten verkauft sind und in wievielen Rechnungen dieses Produkt verwendet wurde.

Will man diese Übersicht, sollte man mit Stammartikeln arbeiten, was Webworker zumeist eher nicht tun werden. Aber bereits bei einer gering diversifizierten Leistungspalette lohnt sich die Anlage von Stammartikeln. Vielfach wird man sich wundern, welcher Leistungsbereich tatsächlich den meisten Umsatz macht. Das eigene Empfinden schlägt einem da gern einmal ein Schnippchen.

Schritt 3: Rechnung schreiben
Über den Menüpunkt „Rechnungen“ im Dashboard erhalte ich eine Gesamtliste aller geschriebenen Rechnungen mit ihrem jeweiligen Status.

Hier gelange ich per Klick auf „Neue Rechnung“ in den Rechnungsassistenten. Dieser poppt auf und fragt nach dem zu fakturierenden Kunden.

Ich wähle den eben angelegten Kunden und klicke auf „Weiter“. Ein umfangreiches Rechnungsformular empfängt mich.

Nach dem Fertigstellen der Rechnung besteht die Möglichkeit, diese entweder als „Entwurf“ oder als „offen“ zu speichern. Ich speichere die Rechnung als offen und gelange in den bereits bekannten Übersichtsmodus, in dem ich jedoch bezogen auf Rechnungen deutlich mehr Möglichkeiten habe. Klar, denn immerhin muss die Rechnung auch noch raus.

Ich entscheide mich für den E-Mailversand. Hierzu ist zunächst das Erzeugen einer PDF-Datei mit einer der beiden Standardvorlagen „DIN-lang“ oder „DIN-kurz“ erforderlich. Die abgespeicherte PDF füge ich hernach als Anlage wieder der E-Mail hinzu. (Das ginge auch komfortabler, liebe Entwickler…)

Schritt 4: Zahlungen erfassen
Da ich nur zuverlässige Kunden habe, stelle ich nach einiger Zeit einen Zahlungseingang fest und erfasse diesen im System.
Dabei ist es möglich, auch Teilzahlungen zu erfassen.

Damit ist der mit dem „Free Account“ mögliche Workflow vollständig abgebildet. Eine ganz beachtliche Funktionsvielfalt, wie ich finde, und sicherlich für den Durchschnittswebworker schon mehr als ausreichend.

Es lohnt sich noch ein weiterer Blick, denn SK verfügt auch im Free Account bereits über interessante Statistik-Ansichten. Dazu betrachten wir das

Dashboard
Eine umfangreiche Informationsübersicht, die jeden Banker vor Freude erstrahlen lassen würde, präsentiert sich. An dieser Stelle haben Sie den Überblick über alle betriebswirtschaftlich relevanten Informationen Ihrer Faktura. Welche Rechnungen sind offen, welche überfällig, welche Kunden machen den meisten Umsatz et cetera. Lediglich Salden fehlen mir schmerzlich. Ich erhalte zwar eine Liste der überfälligen Rechnungen, aber einen Gesamtsaldo der (zum Beispiel) offenen Posten müsste ich mit dem Taschenrechner ermitteln. Ärgerlich.

Vergleich zu den kostenpflichtigen Accounts
Wie bereits dargestellt, bieten die kostenpflichtigen Accounts weitere Dokumenttypen und unbegrenzten Zugriff auf fertige, wie auch selbst erstellbare Vorlagen. Wer also auch sein Inkasso über SK abwickeln will, benötigt mindestens einen Freelancer-Account für 8 € monatlich. Ebenso derjenige, der Angebote, Gutschriften oder (automatisierte) Abo-Rechnungen in SK schreiben möchte.

Durch die flexiblen Möglichkeiten, selber Vorlagen zu erstellen (auch in PDF) sowie das integrierte Mahnwesen empfiehlt sich im Grunde der Freelancer-Account für jeden ernsthaften Nutzer. Aber auch die Nutzer des kostenlosen Accounts erhalten eine erstaunliche Leistung für noppes. Wer sich jetzt registriert, kann frei testen, welche Leistungsbereiche für ihn unabdingbar sind.

Wann geht es los?

Derzeit ist SK nur auf der Basis von Einladungen zugänglich. Die Entwickler versprechen jedoch, Interessenten innerhalb von 24 Stunden einen Einladungscode zu zu senden.

Das genannte Preissystem soll nach Aussage des Geschäftsführers Georg Leciejewski voraussichtlich Ende August 2009 in Betrieb gehen. Zum Zeitpunkt meines Tests waren noch sämtliche Features kostenfrei nutzbar.

Ob das Team es tatsächlich schafft, im August offiziell zu starten, bleibt abzuwarten. Immerhin wurden solche Ankündigungen in der Vergangenheit schon mehrfach getätigt. Für Interessenten der Free Accounts empfiehlt sich jedoch, direkt innerhalb des auch nachhaltig kostenfreien Bereiches zu agieren, wenn man mit dem Start nicht einen Teil seiner Daten respektive den Zugriff darauf verlieren will.

Fazit für Eilige: Ein professionellen Ansprüchen genügendes Faktura-System, das den Vergleich mit Branchengrößen wie Lexware nicht zu scheuen braucht und dabei in den wesentlichen Leistungsteilen auch noch kostenlos ist. ™