Computer sind bekannt dafür und auch so mancher Mensch versucht sich im Multitasking. Die Hoffnung: Mehr in weniger Zeit zu schaffen, produktiver zu arbeiten. Das Problem: Multitasking ist für Menschen ein Zeitfresser par excellence. Tipps für einen effektiveren Umgang mit dem Hantieren auf allen Kanälen finden Sie hier.
Es gibt sie ja, die Meinung, dass der Mensch mehrere Dinge zur selben Zeit tun kann. Beliebtes Beispiel sind Autofahrer, die mit Handy, CD, dem Verkehrsfunk und den aktuellen Kundenunterlagen jonglieren. Oder hauswirtschaftliche Allround-Talente, die sich durch den Berg mit Bügelwäsche kämpfen, die Suppe am Überkochen hindern und die neueste Soap verfolgen. Und tatsächlich: Diese Beispiele kommen zuhauf vor. Nicht nur in Auto oder Haushalt.
Ein Multitasker ist der Mensch deshalb nicht. Was bei Routinetätigkeiten, die einem in Fleisch und Blut übergegangen sind, noch machbar sein mag, wird zum Bumerang, wenn es um anspruchsvollere geistige Aufgaben geht. Das gilt nicht nur für Autofahrer, die deshalb aus gutem Grund Handy und Kundenmappen vom sicheren Parkplatz aus bedienen sollten. Das gilt für alle, die versuchen, ihre Aufmerksamkeit diversen Aufgaben und Medien gleichzeitig zu schenken.
Gehirn und Informationsaufnahme
Unser Gehirn kann Eindrücke und Informationen nicht simultan, sondern immer nur nacheinander aufnehmen. Dabei springt es zwischen den einzelnen Reizen in sehr kurzen Abständen hin und her und wird so permanent gefordert, steht unter Dauerstress.
Um diese Eindrücke dann auch noch zu verarbeiten, benötigen wir eine bestimmte minimale Zeitspanne. Arbeitswissenschaftler schätzen, dass wir etwa 15 Minuten brauchen, bis wir uns derart in eine Aufgabe eingedacht haben, dass wir sie konzentriert angehen können. Werden wir vorher aus ihr herausgerissen, geht uns der rote Faden verloren, müssen wir die Informationen mühsam wieder aufnehmen.
So beliebt also das Hantieren mit Telefon, eMail, Radio, Kollegentratsch und diversen Aufgaben auch sein mag, zur gleichen Zeit ist es nicht effektiv in den Griff zu bekommen.
Entweder wir telefonieren oder wir machen unsere Abrechnung. Wechseln wir ständig hin und her, leidet eines von beidem, hören wir dem Gespräch nur mit halbem Ohr zu oder verbuchen womöglich Ausgabenposten, die gar keine sind.
Die Zeit, die wir aufwenden müssen, um den Faden wieder aufzunehmen, ist verloren. Die Zeit, die wir vielleicht aufwenden müssen, um Fehler zu korrigieren, ist ebenfalls verloren. Die Zeit, die wir auf diese Weise verlieren, kostet uns nicht erledigte Aufgabenpläne oder einen immer länger werdenden Arbeitstag.
Schlimmer noch: Das kurzfristige Pendeln zwischen verschiedenen Aufgaben bedeutet nicht nur ein Höchstmaß an Anforderungen für unser Gehirn. Wenn das Maß überschritten wird, kann diese Anforderung auch zu Stress, Konzentrationsstörungen, eine reduzierte Wahrnehmung und ein eingeschränktes Denkvermögen umschlagen.
Damit ist die Vorliebe für Multitasking nicht nur ein heißer Anwärter für den Posten als Zeitfresser. Stress und eingeschränktes Denkvermögen können auch dazu führen, dass wir nur noch reagieren und nicht mehr agieren. Wir schalten auf Autopilot und können Aufgaben nicht mehr angemessen beurteilen, nach „Wichtig“ oder „Unwichtig“ unterscheiden.
Damit können wir aber auch nicht mehr unsere Arbeitskraft und unsere Zeit auf unsere Aufgaben verteilen, diese sinnvoll einteilen und dem Multitasking begegnen. Ein Teufelskreis. Nutzen Sie deshalb die folgenden Tipps, damit es gar nicht erst so weit kommt.
Tipps gegen Multitasking
- Versuchen Sie, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, indem Sie sich ganz bewusst auf diese konzentrieren. Wenn Sie wollen, greifen Sie dabei auch ruhig zu Hilfsmitteln wie einem Küchenwecker. Wechseln Sie Ihre Tätigkeit erst, wenn dieser nach 10, 20 oder 30 Minuten klingelt. Dieser mechanische Ansatz wird Ihnen dabei helfen, ein Gefühl für die Sache zu bekommen und den Wechselimpuls zu unterdrücken.
- Wenn Sie merken, dass Sie den Überblick zu verlieren drohen und hektisch von einer Aktivität zur nächsten springen, dann atmen Sie einige Male tief durch oder, besser noch, machen gleich eine kleine Pause. Damit ziehen Sie sich für einen Moment aus dem Geschehen, geben Ihrem Denkvermögen Raum und können sich dann mit klarem Kopf wieder an die Arbeit machen.
- Versuchen Sie, Störungen von außen zu reduzieren oder sich zumindest einige ruhige Stunden freizuhalten. Unterbrechungen in Form von hereinschneienden eMails oder Telefonaten gehören zu den beliebtesten Ursachen für Multitasking. Wenn Sie konsequent zeitweise Ihre Internet-Verbindung kappen oder Ihren Anrufbeantworter einschalten, kommen Sie gar nicht erst in Versuchung, sich hiermit abzulenken.
- Teilen Sie in diesem Sinne auch Ihre Arbeitszeiten ein. Wenn Ihnen erfahrungsgemäß das Mittagskoma weniger Anrufe beschert, Sie aber selbst fit sind, dann ist das Ihre Stunde für ein konzentriertes Arbeiten. Oder gehen Sie gleich blockweise vor und reservieren Sie sich feste Zeiten für bestimmte Aufgaben. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Woran Sie sich zuerst vielleicht noch immer wieder erinnern müssen, wird Ihnen bald zur zweiten Natur werden.
- Tatsächlicher oder gefühlter Zeitdruck ist ein weiterer Grund fürs Multitasking. Das heißt, wenn wir befürchten, unsere Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen zu können, neigen wir dazu, nicht mehr alles in Ruhe abzuarbeiten, sondern fahrig hin und her zu springen. Das ist aber kontraproduktiv, weil gerade das ja zu vermehrten Fehlern und zu mancher Denkblockade führen kann. Achten Sie deshalb darauf, nicht alles auf den letzten Drücker zu erledigen, planen Sie genug Puffer ein und nehmen Sie nur so viele Aufgaben an, wie Sie bewältigen können. Es hilft niemandem, wenn Sie Ihre Aufgaben eher schlecht als recht erledigen. Qualität sollte Ihren Arbeit- wie Auftraggebern wichtiger sein als Quantität. Kommunizieren Sie das selbstbewusst und ziehen Sie verantwortungsvoll Grenzen.
- Versuchen Sie nicht, so viele Bälle wie möglich in der Luft zu halten, sondern die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden und diese dann in einer möglichst sinnvollen Reihenfolge anzugehen. Bilden Sie auch, wo immer möglich, Blöcke, um ähnliche Aufgaben in einem Rutsch zu erledigen oder Synergieeffekte zu nutzen. Selbst die fürs Multitasking gerühmten Computer betreiben dieses letztlich durch Abarbeiten von Prioritäten – machen Sie es ihnen nach. Wenn Sie dann noch flexibel genug sind, um im Einzelfall Ihre Prioritäten umzuwerfen und auf neue Anforderungen zu reagieren, steht *Ihrer* Version des Multitaskings nichts mehr im Wege.
- Prüfen Sie Ihr Kommunikationsverhalten. Wie oft lenken Sie sich während der Arbeit mit einem kleinen Computerspiel ab, steuern den Wetterbericht oder die neuesten Nachrichten an, checken Ihre eMails oder schauen auf einen Sprung bei Ihren Kollegen vorbei? Und bitte nicht missverstehen: Nicht, dass ich etwas gegen Abwechslungen hätte. Die können einem sehr gut tun. Anders sieht es aus, wenn die Sache zwanghaft wird und der Griff zum eMail-Postfach in immer kürzeren Abständen erfolgt. Versuchen Sie, bewusst mit Information und Kommunikation umzugehen, auch hier wieder Prioritäten zu setzen und Blöcke zu bilden. Beobachten Sie sich selbst und machen Sie sich Ihre Verhaltensmuster klar – dann können Sie sie auch ändern.
- Wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich schnell langweilen, dann versuchen Sie, Ihren Drang nach immer neuem Input mit Meditation oder Ähnlichem zu bekämpfen und zur Ruhe zu kommen. Suchen Sie sich auch Aufgaben, die Sie herausfordern. Wenn Sie gebannt und hochkonzentriert an etwas arbeiten, werden Sie an ablenkendes Multitasking nicht einmal mehr denken.
- Seien Sie auch skeptisch bei Hochgefühlen, die sich vor lauter Hin-und-her-Zappen einstellen mögen. Ja, sicher, es kann atemberaubend sein, von Aufgaben umschwirrt zu werden und diese gekonnt eine nach der anderen über die Bühne zu bringen. Fast schon wie bei einem Geschwindigkeitsrausch. Aber die Ernüchterung folgt auf dem Fuß, wenn Sie Ihre Geschwindigkeit nicht mehr halten können und ausgebrannt zurückfallen.
- Lassen Sie sich auch nicht von betriebsamen Mitmenschen anstecken. Manch einer, der über einen vollen Arbeitstag mit Totaleinsatz bis Mitternacht „klagt“, ist in Wirklichkeit weniger produktiv als jemand, der nach acht Stunden Feierabend macht. Hektische Aktivität ist kein Synonym für effektive Produktivität.
In diesem Sinne: Wenn Sie schon „multitasken“, dann nacheinander und mit System. So bewältigen Sie Ihre Anforderungen vielleicht nicht gleichzeitig, aber dafür sicher. ™
Erstveröffentlichung 15.11.2007
