Wenn Termine platzen, Unterlagen verschwinden oder Ideen ergebnislos im Sande verlaufen, dann können die Ursachen sehr groß oder auch sehr klein sein. Manchmal reichen Anfälle von Unachtsamkeit oder auch Planlosigkeit, um unliebsame Folgen nach sich zu ziehen. Mit einem systematischen Notizmanagement können Sie diesen Folgen vorbeugen.
Unsere Aufgaben kosten Zeit und unser Arbeitsalltag mitunter Nerven. Feinheiten gehen da schon einmal den Bach hinunter. Aber Feinheiten können ihn auch erleichtern – besagten Arbeitsalltag. Zum Beispiel ein systematisches Notizmanagement. Sie glauben mir nicht? Dann werfen wir doch einen Blick hinter die Kulissen.
Ein Tag im Büroleben von Otto N.
Otto N. ist ein engagierter Mitarbeiter. Schon morgens auf der Fahrt zur Arbeit fallen ihm Verbesserungen zu Arbeitsabläufen ein, die er gern mit seinem Projektleiter besprechen möchte. Ärgerlich allerdings, wenn er die Hälfte von ihnen im Laufe des Tages wieder vergessen sollte.
Anrufe von Kunden hält Otto N., hektisch, wie es nun mal zugeht, geschwind auf seiner Schreibtischunterlage fest. Dumm nur, wenn er diese unabsichtlich gegen Abend entsorgen sollte.
Details für die neue Produktpräsentation sammelt er da, wo sie gehen und stehen. Mehr als schade, wenn er angesichts all der verstreuten Bücher, Mappen und Zettel einen guten Teil von ihnen aus den Augen verlieren sollte.
Wichtige Telefonnummern klebt Otto mit Post-its in guter Absicht unübersehbar an seinem Monitor fest. Sicher verdrießlich, wenn er sie dann – von der Sonne verblichen – nicht mehr lesen können sollte. Wenn die kleinen Flugkörper nicht gleich ihren Halt verlieren und im Staubsauger der Putzkraft landen.
Wozu ein professionelles Notizmanagement?
Leicht übertrieben, meinen Sie? Seien wir ehrlich: Manchmal sind wir alle Otto N. Wir haben zu viele Dinge gleichzeitig im Kopf, stolpern über die eine oder andere Unachtsamkeit, leiden an Anfällen von Planlosigkeit oder haben nicht mit den Tücken des (Büro-) Alltags gerechnet.
Ein systematisches Notizmanagement hilft dann weiter. Wenn Sie Aufgaben, Daten, Fakten, Gedanken, Ideen oder Termine notieren,
- können Sie sie nicht mehr vergessen und haben den Kopf wieder für Ihre eigentliche Arbeit frei. (Kopf entlasten)
- können Sie sie zusammenhalten und sichern, sich Suchzeit sparen und effizienter arbeiten. (Unterlagen bündeln) können Sie sie ordnen und systematisieren, eine logische Reihenfolge und Struktur herstellen. (Ordnung reinbringen)
- nehmen Sie ihnen ihren Beliebigkeitscharakter („man könnte ja mal“) und gehen eine gewisse Verbindlichkeit mit sich selbst ein. (Verlässlichkeit schaffen)
- können Sie diese konsequent abarbeiten und als erledigt durchstreichen, sich damit selbst motivieren und befreit neuen Aufgaben zuwenden. (Motivation erzeugen)
- können Sie diese mit Ihren Gesprächspartnern oder Kollegen vergleichen und Missverständnissen vorbeugen. (Kommunikation verbessern)
- Und noch manches andere mehr. Notizen sind ein kleines, aber feines und schlagkräftiges Werkzeug, sich das Arbeitsleben zu erleichtern.
Tipp 1: Alles an seinem Platz
Sorgen Sie dafür, dass Ihnen Ihre Notizen nicht verloren gehen, indem Sie sie an einem zentralen Ort sammeln. Ob das jetzt ein Notizblock, eine Mappe oder eine Software ist, ist nicht so wichtig. Es geht um das Prinzip. Es geht darum, Ihrem Kopf zu sagen, was er alles wo finden wird – weil Sie es immer dort ablegen. Und es geht darum, sich Suchwege zu ersparen – weil Sie alles Relevante bündeln.
Erliegen Sie also nicht der Versuchung und stopfen Tankzettel in die Jackentasche, schreiben Telefonnummern auf Servietten oder heften Rechnungen zur Mitschrift der jüngsten Teamsitzung. Zumal Servietten schnell im Mülleimer und Jacken in der Reinigung landen. Von nie wieder hervorgeholten Sitzungsprotokollen ganz zu schweigen.
*Ein* zentraler Ort für alle Notizen und Sie haben jederzeit Zugriff darauf, wissen, wo Sie suchen müssen.
Tipp 2: So wenig wie möglich
Fassen Sie sich kurz und halten Sie so wenig wie möglich fest. Zum einen können Sie damit der Papierflut vorbeugen und Ihre Zettelwirtschaft klein halten. Zum anderen gewöhnen Sie sich aber auch daran, gleich eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen. Notieren Sie deshalb nur das, was wirklich wichtig für Sie ist beziehungsweise was Sie auch später noch verwenden können.
Nutzen Sie auch die Gelegenheit und ordnen und strukturieren Sie Ihre Gedanken: Welche Termine sind wichtiger als andere, welche Aufgaben wollen Sie in welcher Reihenfolge angehen, wo können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und Aufgaben in einem Rutsch erledigen, und dergleichen mehr.
Tipp 3: Lesbar und in eigenen Worten
Notizen sind meistens nicht für die Ewigkeit gemacht und werden entsprechend schnell hingeworfen. Aber wenn Sie nicht ins Grübeln geraten wollen, dann schreiben Sie deutlich und leserlich. Unsere Erinnerung ist flüchtig. Was Sie heute noch „lesen“ können, haben Sie in Wirklichkeit vielleicht nur aus Ihrem Kurzzeitgedächtnis abgerufen und wiedererkannt. Am nächsten Tag kann die Sache schon ganz anders aussehen.
Schreiben Sie auch in eigenen Worten. Nur das, was Sie selbst formulieren können, haben Sie auch verstanden. Fragen Sie im Zweifelsfall lieber noch einmal nach, statt den Tagesplan Ihres Chefs wortwörtlich zu übernehmen.
Tipp 4: Seine eigenen Methoden…
Wie Sie Ihre Notizen gestalten, ist – wie man so schön sagt – Geschmackssache. Hauptsache, die Methode liegt Ihnen und erfüllt ihren Zweck.
Wenn Sie ein Freund von Stichpunkten sind, können Sie das Prinzip „in der Kürze liegt die Würze“ nehmen und sozusagen mit Schlagworten arbeiten. Das heißt, mit Worten, die kurz und knapp wichtige Kernelemente für Ihre Notizen festhalten. Jeder überflüssige Ballast fliegt raus.
Wenn Sie eher der visuelle Typ sind, können Sie auch (zusätzlich) mit passenden Bildern und Symbolen arbeiten. Bilder machen nicht nur Spaß, sie sprechen auch weitere Gehirnregionen an. Gute Karten für Ihr Gedächtnis, sich an Ihre Notiz zu erinnern. Tipp: Legen Sie sich für immer wiederkehrende Begriffe eine Liste von Symbolen an. Das spart Zeit.
Überhaupt müssen Notizen nicht in Textform sein. Sie können auch zu Diagrammen greifen, um zum Beispiel die Reihenfolge und Struktur von Aufgaben und Terminen zu erfassen. Sie können weitere visuelle Methoden wie Mind Mapping anwenden oder mit einer Datenbank im gelobten Land sein. – Kleines Manko: Das Erfassen auf einen Blick fällt ebenso weg wie das hemmungslose Zeichnen und Skizzieren.
Probieren Sie einfach einige Varianten aus und entwickeln Sie Ihr eigenes System. Notizen sollen Sie unterstützen und kein Selbstzweck sein, also besser Finger weg von allem, was den Rahmen des Noch-Nützlichen sprengt.
Tipp 5: … und Mittel finden
Wo wir schon bei Datenbanken sind: Logisch, dass es auch spezielle Software für Ihre Notizen gibt. Von einfachen Kalendern mit eingebauter Notizfunktion bis zum komplexen Rundumschlag mit ausgefeilter Suchfunktion. Und genau, PDAs und Co. sind auch noch da.
Obwohl – etliche sollen auch auf die gute, alte Kladde schwören. Vielleicht etwas abgewetzt, aber immer dabei. In Rucksack und Aktentasche oder griffbereit neben dem PC. Wenn Sie nicht gleich zu ausgefalleneren Lösungen wie Diktiergeräten oder Karteikarten greifen.
Tipp 6: Verarbeiten und übertragen
Aber egal, ob Stichpunkte oder Mind Maps, Notizbücher oder Programme. Vergessen Sie den abschließenden Schritt Ihres Notizmanagements nicht. Sehen Sie Ihre gesammelten Notizen durch und entscheiden Sie, was Sie mit ihnen machen werden. Übertragen Sie neue Kontakte in Adressbuch oder Kontaktdatenbank. Übertragen Sie neue Termine in Ihren Kalender oder verarbeiten Sie sie zu Aufgabenplänen. Bündeln Sie alle zusammengehörenden Fakten in eigenen Mappen. Misten Sie aus und schmeißen Sie weg. Bis zum nächsten Tag. Dann fängt es wieder von vorne an, Ihr Notizmanagement. In diesem Sinne: Halten Sie alles fest, dann kann Ihnen auch nichts entgehen. ™
Erstveröffentlichung 18.10.2007
