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Mit sevDesk hast du die buchhalterische Seite deines Unternehmensalltags im Griff. Denn in sevDesk schreibst du dank Vorlagen und Textbausteinen rechtssichere Rechnungen und Angebote im Handumdrehen. Selbst Geschäftsvorfälle buchen und die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt einreichen – alles das geht mit sevDesk.
Collmex bildet alles ab, was ein modernes Buchhaltungstool können muss. So kannst du mit Collmex Angebote und Rechnungen organisieren, deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt an das Elster-Portal senden sowie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Ferner kannst du Ein- und Ausgangsrechnungen erfassen und deine eingescannten Belege den Buchungen zuordnen.
Weiterhin sind die Möglichkeiten der betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWAs) interessant: Die BWA kannst du in drei verschiedenen Formaten erstellen, mitsamt Summen- und Saldenlisten, Bilanz sowie Gewinn und Verlust. Auch das Anlagevermögen kannst du mit Collmex buchhalterisch korrekt verwalten.
Neue Zahlungseingänge rufst du über die Anbindung deines Kontos ab und kannst sie den Geschäftsvorfällen zuordnen. Somit ist auch der Abgleich von Girokonto und unbezahlten Rechnungen über Collmex möglich. Zahlt dein Kunde nicht, kannst du über das System Mahnungen versenden.
Über den Bereich „Verkauf“ kannst du deine Kunden verwalten. Nicht nur Kunden- und Kontaktdaten kannst du im Bereich hinterlegen. Auch eine flexible Zeiterfassung kannst du nutzen, um Kundenprojekte zu erfassen und abzurechnen.
Eine Anbindung an deine Bankkonten erleichtert dir die Arbeit in Collmex ungemein. Insbesondere die von Drittanbietern angebotenen Schnittstellen zu vielerlei Shopsystemen wie WooCommerce (per WooMex-Plugin), Prestashop aber auch die einfache Anbindung an eBay werden Shopbetreiber zu schätzen wissen.
Collmex bietet nicht nur verschiedene Preisvarianten mit gestaffelten Features an. Es gibt Collmex auch in verschiedenen Ausführungen:
Der Einfachheit halber besprechen wir hier kurz die Preise für das Komplettpaket. In der Basis-Version („Basic“) kostet Collmex 13,95 EUR im Monat zzgl. Mehrwertsteuer. Will man alle Funktionen der Warenwirtschaft einsetzen, kostet das Tool bis zu 39,95 EUR im Monat (zzgl. USt.). Damit ruft der Anbieter nur einen Bruchteil der Preise von anderen Anbietern im Bereich Warenwirtschaft auf. Ein echter Geheimtipp also.
Die Variante für Vereine kostet 11,95 EUR zzgl. USt. im Monat.
Mit sevDesk schreibst du immer rechtssichere Rechnungen, da die Pflichtangaben hinterlegt sind und nicht einfach gelöscht werden können, wie das bei einer manuellen Rechnungserstellung in Google Docs oder Open Office gerne einmal der Fall ist. Da die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) auch für dein Unternehmen gelten, ist es ein gutes Gefühl zu wissen, dass die Rechnungsnummern automatisch vergeben werden und du dank digitaler Belegarchivierung deine Aufbewahrungspflichten erfüllst.Bevor Kunden dich beauftragen, verlangen sie häufig ein Angebot von dir. In sevDesk kannst du detaillierte Angebote erstellen und z.B. individuelle Rabatte für einzelne Angebotspositionen festlegen. Um die Angebotserstellung effizienter und konsistenter zu gestalten lohnt sich das Erstellen von Textbausteinen. Hast du mit Stammkunden einen Treuerabatt für Folgebestellungen vereinbart, so kannst du diesen im Kundendatensatz hinterlegen, sodass er bei der nächsten Angebotserstellung nicht vergessen wird. Manuelle Tipparbeit ersparst du dir, in dem du aus einem beauftragten Angebot heraus die Rechnung generierst. In der Rechnung nimmst du auf das Angebot (die Angebotsnummer) Bezug, sodass die Buchhaltung deines Kunden die Rechnung schneller zuordnen kann.Auf ansprechend gestaltete Angebotsdokumente und Rechnungen musst du auch in der Buchhaltungssoftware sevDesk nicht verzichten. Das Tool erlaubt den Einsatz von individuellen Layouts, sodass es keinen Bruch in deinem einheitlichen Markenauftritt gibt.Leider kommt ein Auftrag manchmal doch nicht zustande. Du schickst dem Kunden eine Rechnung, weil du mit ihm Vorkasse vereinbart hast, doch dieser überlegt es sich anders oder fängt an die Konditionen neu zu verhandeln. Buchhalterisch löst du das durch die Ausstellung einer Stornorechnung, die ebenfalls im Funktionsumfang von sevDesk enthalten sind. Die Erstellung von Abschlagsrechnungen für Teilzahlungen je nach Projektfortschritt, wie sie z.B. bei Website-Aufträgen gerne vereinbart werden, hat sevDesk ebenfalls vorgesehen. Zahlt ein Kunde aus Versehen doppelt, musst du ihm den überzahlten Betrag gutschreiben. Gutschriften: auch das geht in SevDesk.Vor allem wenn du Kunden aus Nicht-EU-Ländern Waren schickst, musst du manchmal bei kostenlosen Warensendungen an deinen Geschäftspartner eine so genannte Proforma Rechnung beilegen. Der Begriff Proforma Rechnung ist etwas missverständlich, denn es handelt sich nur um einen Beleg ohne Zahlungsaufforderung, den der Spediteur vor Grenzübertritt dem Zollbeamten vorlegen muss. Selbst diesen Vorgang aus dem Geschäftsalltag eines Unternehmens mit Warenverkehr in Nicht-EU-Länder kannst du mit sevDesk abbilden.Nicht alle Belege, z.B. Tankbelege oder Bewirtungsbelege, liegen dir digital vor. Zur Digitalisierung deiner Belege bietet dir sevDesk eine App. Beleg einscannen, ggf. zurechtschneiden, in deinen Account hochladen fertig. Weitere für deine Buchhaltung benötigten Belege, die du z.B. in der Dropbox oder in Google Drive abgelegt hast, lassen sich ebenso uploaden und zentral verwalten. Neben der Scanfunktion ermöglicht dir die App das Schreiben von Rechnungen “on the road”.Wenn du deine komplette Buchführung in sevDesk selbst erledigen möchtest, dann willst du womöglich auch deine Umsatzsteuerangelegenheiten mit dem Finanzamt selbst in die Hand nehmen. Für deine monatliche oder quartärliche Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt stellt dir sevDesk eine ELSTER-Schnittstelle zur Verfügung. Das erspart dir die zeitraubende und nervige Beantragung eines eigenen ELSTER-Zertifikats.Für eine Do-it-yourself Buchhaltung, und die ist ab einem hohen Transaktionsvolumen unumgänglich, bietet dir sevDesk mit Belegdigitalisierung, Kontaktmanagement, Rechnungs- und Angebotserstellung, DATEV-Schnittstelle, Online-Banking-Anbindung, tagesaktueller Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Umsatzsteuer-Voranmeldung (UstVA), Integration von Drittanbietern wie getmyinvoices, Führung eines Kassenbuchs, Inventarmanagement sowie rechtebasiertem Zugriffsmanagement bei mehreren Nutzern alle notwendigen Funktionen.
SevDesk setzt auf den TLS (Transport Layer Security)-Standard, ein hybrides Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Übertragung deiner Buchhaltungsdaten und schützt diese zusätzlich mit Hardware-gestützten Firewalls. In Zeiten, wo die Medien fast täglich über erfolgreiche Hackerangriffe berichten, Server gehackt und Unternehmen zur Lösegeldzahlung für die “Freigabe” ihres Servers gepresst werden, ist es beruhigend zu wissen, dass sevDesk Vorkehrungen gegen DDoS-Attacken getroffen hat, durch die Hacker die Verfügbarkeit serverbasierter Software empfindlich stören können.Des Weiteren liegen deine Daten auf mehreren verteilten, in Deutschland gehosteten Servern. Du profitierst somit sowohl von den strengen deutschen Datenschutzgesetzen als auch von einer getrennten Datenspeicherung in mehreren Rechenzentren. Wie wichtig eine geo-redundante Datensicherung sein kann, führt der Brand in Europas größten Rechenzentrums in Straßburg am 10.3.2021 vor Augen. 12.000 Server wurden zerstört, 100.000 Websites waren zeitweise offline, und einige Daten wurden für immer ein Raub der Flammen.SevDesk verfügt über ein GoBD-Zertifikat. Damit dokumentierst du z.B. im Falle einer Steuerprüfung gegenüber dem Finanzamt, dass die steuerlich relevanten Belege wie Rechnungen korrekt erfasst und archiviert wurden und nachträglich nicht mehr abgeändert werden können.