Dieter Petereit 9. Juli 2018

Wie du eine Mahnung schreibst, ohne deine Kunden zu verlieren

Eine Mahnung ist immer eine heikle Sache. Niemand will auf unbezahlten Rechnungen sitzen bleiben. Aber deine Kunden vergrätzen, und damit verlieren, willst du auch nicht. Wie kannst du also deinen berechtigten Ansprüchen Nachdruck verleihen und doch höflich und freundlich bleiben?

Grundsätzliche Tipps

Früher war es Praxis, säumigen Zahlern mehrere aufeinanderfolgende Mahnungen zu schicken, die sich in Tonfall und Nachdruck steigerten. Das ist heute eigentlich nicht mehr nötig, da nach einer Gesetzesänderung Kunden automatisch 30 Tage ab Rechnungsdatum in Verzug geraten, ohne noch in Stufen angemahnt werden zu müssen.

Trotzdem empfiehlt es sich, im ersten Schreiben nicht gleich die Keule zu schwingen und seine Rechte zu erwähnen. Zu oft bleibt die Rechnung im Alltag liegen, ohne das böse Absicht dahinterstecken muss. Außerdem ist in Zeiten des Social Media der potenzielle Netzwerk-Effekt nicht zu unterschätzen. Schon früher hieß es, man sehe sich immer mehrmals im Leben. Das gilt heutzutage umso mehr. Damit will ich nicht zur devoten Demut gegenüber unpünktlichen Zahlern aufrufen, aber doch sensibel machen für den Umstand, dass es dieser Tage eines ausgeprägteren Fingerspitzengefühls bedarf, um nicht am Ende selber Schaden zu erleiden.

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Meistens reicht es wirklich, seine Kunden an den ausstehenden Betrag zu erinnern. Und ganz hartgesottene Fälle zucken auch angesichts der dritten Mahnung nur mit der Schulter. Hier müssen andere Methoden von Inkasso bis Forderungsmanagement her. Damit befassen wir uns weiter unten in diesem Beitrag. Hat dein Kunde also nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist noch nicht gezahlt, hake zunächst freundlich nach.

Eins noch vorab. Versuche, stets in der Ich-Form zu schreiben. Das ist persönlicher und wirkt besser als das unpersönliche „Wir“. Dabei wirst du die Formen im Zweifel mischen müssen. Wenn es sich also um eine Leistung deiner Firma mit mehreren Mitarbeiter handelt, dann würdest du schreiben „Ich habe festgestellt, dass unsere Rechnung…“. Ist klar, oder?

Einzelkämpfern will ich an dieser Stelle noch einmal nahelegen, immer die Ich- und nie die Wir-Form zu wählen. Zum einen wirkt das „Ich“ wie ein persönliches Gespräch, kann also potenziell eine größere psychologische Wirkung entfalten. Zum anderen sind deine Kunden nicht so blöd, dass sie nicht erkennen würden, wenn du letztlich ganz alleine deine Firma betreibst. Dann wirkt ein „Wir“ nachgerade lächerlich. Die Zeiten des „königlichen Plural“ sind schon lange vorbei.

Schauen wir also einmal auf die verschiedenen Eskalationsstufen eventuell erforderlicher Zahlungserinnerungen.

Stufe 1: Die höfliche Erinnerung

Halte dein Schreiben höflich, erwähne das Wort Mahnung nicht und drohe nicht mit unangenehmen Folgen. Auch eine Fristsetzung muss nicht sein. Gehe am besten davon aus, dass dein Kunde die Zahlung nur vergessen hat.

Nutze die Gelegenheit und schicke gleich eine Kopie der Rechnung mit. So kannst du unterschwellig auf die Zahlung aufmerksam machen und das Ganze gleichzeitig wie eine Service-Leistung aussehen lassen.

Beispiel:

  • Ich habe für unsere Rechnung vom xx noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Um einen Bankfehler auszuschließen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie gezahlt haben. Sollten Sie das noch nicht erledigt haben, nehmen Sie die Überweisung bitte kurzfristig vor.
  • Der Betrag für xx ist noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Das kommt vor. Eine Rechnung ist schnell übersehen oder kann verloren gehen. Deshalb habe ich Ihnen die Rechnung noch einmal in Kopie beigefügt.

Schön wäre auch ein Satz, dass das Schreiben gegenstandslos ist, sollte der Kunde bereits gezahlt haben. Selbst wenn er noch nicht gezahlt hat, ist das doch ein freundlicher Ausklang.

Für Kauf bedanken, um Feedback bitten

Neben diesem Standard-Schreiben gibt es auch pfiffige Varianten, um sich in Erinnerung zu bringen. Bedanke dich zum Beispiel noch einmal für den Kauf oder den Auftrag. Oder frage nach, ob der Kunde mit dem Produkt zufrieden ist.

Beispiel:

  • Ich freue mich, dass Sie xx gekauft haben. Nachdem ich von Ihnen nichts gegenteiliges gehört habe, gehe ich davon aus, dass Sie mit xx zufrieden sind. Bitte begleichen Sie nun noch die beigefügte Rechnung über …
  • Ich freue mich, dass wir (ich bei Einzelkämpfern) Ihren neuen Webauftritt gestalten durften. Ich hoffe, dass er Ihnen schon viele zufriedene Kunden gebracht hat. Da wir die Qualität unserer Arbeit ständig verbessern wollen, sind wir für Ihre Mithilfe und Ihr Feedback dankbar (auch hier Ich-Form bei Einzelkämpfern). […] PS: Bitte überweisen Sie in den nächsten Tagen noch den ausstehenden Betrag von …

An eigene Leistung erinnern

Das letzte Beispiel geht übrigens schon in die Richtung „an die eigene (sehr gute) Leistung erinnern“. Damit machst du deinem Kunden indirekt klar, was er zu verlieren droht, wenn er die Rechnung nicht bezahlt und die Geschäftsbeziehung damit aufs Spiel setzt.

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Ein weiteres Beispiel dafür wäre:

  • Ich hoffe, dass Ihr neuer Webauftritt Ihnen schon viele zufriedene Kunden gebracht hat. Es ist ja heutzutage gar nicht mehr so leicht, den notorisch flüchtigen Surfer von seinen Produkten zu überzeugen. Für weitere Verbesserungen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. […] PS: Anbei finden Sie noch einmal in Kopie die fällige Rechnung vom xx. Vermutlich wurde die Rechnung im Tagesgeschäft einfach übersehen. Es wäre daher schön, wenn Sie die fällige Zahlung in den nächsten Tagen nachholen könnten. Vielen Dank.

Stufe 2: Die Mahnung

Erst, wenn deine Zahlungserinnerung keinen Erfolg hatte, solltest du deutlicher werden. Gebrauche dann ausdrücklich das Wort Mahnung, nimm in jedem Fall die Rechnungsdaten mit auf und setze eine neue Zahlungsfrist. Allerdings heißt es auch hier: Wenn du nicht genau weißt, dass es sich um einen Gewohnheitstäter handelt, schwinge nicht die Keule. Schreibe deine Mahnung bestimmt, aber sachlich und höflich.

Versäumnis ansprechen

Rede jetzt nicht mehr um den heißen Brei herum. Nenne das Versäumnis des anderen beim Namen.

  • Leider muss ich feststellen …
  • Leider haben Sie auf mein Schreiben vom xx nicht reagiert …
  • Leider ist unsere Rechnung vom xx noch nicht beglichen …

Bitte dann darum, dass der Kunde seinen Teil des Kaufs oder Auftrags erfüllt und den ausstehenden Betrag bis zum xx bezahlt.

Einen persönlichen Kontakt in Aussicht stellen

Nicht jeder säumige Zahler ist ein abgebrühter Gewohnheitstäter. So mancher dürfte angesichts eines persönlichen Kontakts mit seinem Gläubiger ins Schwitzen geraten. Nutze das und stelle einen Anruf oder einen Besuch in Aussicht:

  • PS: Gibt es Probleme mit unserer Leistung? Gerne besuche ich Sie kurzfristig persönlich, um etwaige Schwierigkeiten zu klären. Sollten Sie die Rechnung nicht bis zum xx bezahlt haben, rufe ich Sie auf jeden Fall einmal an, damit wir eine Lösung finden können.

Zusätzliche Kosten der Mahnung erwähnen

Mahnkosten, Gerichtskosten oder andere unbestimmte Kosten können deine Kunden ebenfalls zur Zahlung veranlassen. Freundlich formuliert könnte das beispielsweise so aussehen:

  • Leider ist der Betrag xx für yy noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Bitte holen Sie das nach. Das erspart uns und Ihnen zusätzliche Arbeit und Kosten.
  • Holen Sie doch bitte die Überweisung bis zum xx nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und allen Verdruss.
  • Wenn Sie das neue Zahlungsziel nicht einhalten, müssen wir Ihnen leider unsere Kosten zusätzlich in Rechnung stellen.

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Mahnverfahren erwähnen

Möchtest du deinem Kunden nur ungern ein Mahnverfahren auf den Hals hetzen, dann sag ihm das. Egal, wie wahrscheinlich dieses Verfahren angesichts des ausstehenden Betrags sein mag. Auch hier genügt es manchmal, durch die Blume zu sprechen.

Statt eines kriegerischen „sehe ich mich gezwungen, den Rechtsweg zu beschreiten“ könnte es allerdings wieder freundlicher sein:

  • Wenn möglich, möchte ich auf ein Mahnverfahren / rechtliche Schritte verzichten. Deshalb bitte ich Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb der nächsten Tage zu bezahlen. Vielen Dank.

Das Zuckerchen

Niemand hat gesagt, dass du einen säumigen Zahler in einer Mahnung nicht locken könntest. Vorausgesetzt, du willst ihn weiter als Kunden haben. Biete ihm zum Beispiel einen Rabatt für den nächsten Auftrag an. Damit nimmst du deiner Mahnung die Schärfe und machst ihm klar, dass du ihn als Kunden schätzt.

Beispiel:

  • PS: Haben ich Ihnen eigentlich schon dafür gedankt, dass Sie immer ein treuer Kunde waren? Nein? Dann mache ich das jetzt, verbunden mit einem Rabatt von xx % auf Ihren nächsten Auftrag. Das ist versprochen.

Immer möglich: Den Kunden anrufen

Ein Anruf muss kein Druckmittel sein, wie oben angedeutet. Im Gegenteil. Vieles kann man persönlich am Telefon besser klären als mit einem Brief. Frage deinen säumigen Kunden, warum er nicht zahlt. Suche im Problemfalle nach Lösungen wie zum Beispiel Ratenzahlungen. Halte das Gespräch anschließend schriftlich fest und schicke deinem Kunden davon eine Kopie.

Aber Achtung: Sei dir sicher, dass dein Kunde auch tatsächlich nicht gezahlt hat.

Mach es nicht so wie ein Unternehmen, das mich einmal anrief, um sich mit mir über meine ausstehende Rechnung zu unterhalten. Und das in einem Ton, der mir deutlich sagte, dass ich das als Kulanzleistung zu betrachten hätte. (Wo sie doch auch gleich eine Mahnung hätten schicken können.)

Bis ich ihnen schwarz auf weiß nachweisen konnte, dass ich meine Rechnung sofort nach Erhalt bezahlt hatte. Das war nicht nur peinlich für das Unternehmen. Damit hatten sie auch einen langjährigen Kunden verloren. So schnell kann es gehen. Der Ton macht eben doch die Musik.

Nachdem wir uns nun viel mit Tonalitäten befasst haben, will ich dir aber doch noch das rechtliche Rüstzeug an die Hand geben, damit du genau weißt, wann du welche Maßnahme rechtssicher treffen kannst.

Grundlagen des Forderungsmanagement

Damit du deine Forderungen gegenüber einem Kunden durchsetzen kannst, müssen diese natürlich fällig sein und dein Kunde muss sich in Verzug befinden. Diese juristischen Begriffe schauen wir uns also besser mal genauer an.

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1. Voraussetzung: Fälligkeit der Forderung

Wann eine Zahlung fällig und ob dein Schuldner bereits in Verzug ist, hat weniger mit deinem Mahnwesen als vielmehr mit den Zahlungsbedingungen zu tun, die du beim Vertragsschluss mit deinem Kunden vereinbart hast. Sind im Einzelfall keine Zahlungskonditionen ausgehandelt worden, gelten die Vorschriften des BGB.

Fangen wir mit der Fälligkeit an: Sind Leistungs- und Zahlungszeitpunkt nicht vertraglich geregelt, dürfen sie nicht einfach einseitig im Rechnungstext nachgeschoben werden! In dem Fall gilt die in § 271 BGB festgelegte Generalklausel über den Leistungszeitpunkt:

„Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, so kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, […]“

Spezielle Fälligkeitsregelungen gibt es darüber hinaus für …

  • Dienstverträge (Vergütung grundsätzlich „nach Abschluss der Leistung“ fällig),
  • Werkverträge (Vergütung grundsätzlich „bei Abnahme zu entrichten“) und
  • Mietverträge (Miete grundsätzlich „am Ende der Mietzeit zu entrichten“).

Bei der Lieferung eines Produkts, dem klassischen Kaufvertrag, ergeben sich keine Schwierigkeiten. Du kannst nach dem Gesetz die Bezahlung sofort verlangen.

Alle anderen Vertragsformen erfordern deine Aufmerksamkeit. Hier musst du Fälligkeiten vereinbaren, damit die gesetzlichen nicht greifen. Vermietest du etwa Infrastruktur, wie Speicherplatz für Websites, wird dir daran gelegen sein, die Miete in kürzeren Abständen gezahlt zu bekommen als nur am Ende der Mietzeit. Auch der Dienstvertrag, bei dem du eine bestimmte Dienstleistung verkaufst, etwa die laufende Wartung und Instandhaltung der IT-Anlage deines Kunden ist eher als sogenanntes Dauerschuldverhältnis angelegt. Auch in diesem Falle wird es dir nicht reichen, die Vergütung erst nach Abschluss der Leistung zu erhalten.

Hast du einen Werkvertrag geschlossen, etwa über die Erstellung einer Website, dann solltest du ebenfalls besser Fälligkeiten vereinbart haben. Denn du kannst sie nicht einseitig festsetzen, indem du etwa eine Rechnung schreibst mit einer Abschlagszahlung, die du dann mal eben für fällig in sieben Tagen erklärst. Da kann sich der Kunde mit Fug und Recht sperren und darauf beharren, dass die Zahlung erst nach Abnahme des fertigen Werkes zu leisten ist.

Du merkst dir: Nur beim Kaufvertrag brauchst du keine Fälligkeit zu vereinbaren (solltest es aber trotzdem tun). Bei allen anderen Vertragsformen musst du zu deiner eigenen Liquiditätssicherung Fälligkeitstermine mit dem Kunden vereinbaren. Sonst wartest du im Zweifel länger auf dein Geld als du es dir leisten kannst.

2. Voraussetzung: Zahlungsverzug

So wichtig die Klarheit über die Fälligkeit deiner Forderung ist, allein darauf kannst du sie nicht geltend machen. Denn, bevor du Ansprüche geltend machen und wirksame Schritte einleiten kannst, muss sich dein Schuldner in Verzug befinden.

Das kannst du auf zwei Weisen erreichen. Einmal per Vertrag, und auch das solltest du tun, und zum zweiten über die gesetzliche Regelung des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

Verzug per Vertrag

Am besten sorgst du bereits bei Vertragsschluss durch eindeutige Zahlungsbedingungen für Klarheit – zum Beispiel so:

„Zahlungen sind sofort fällig. Der Kunde kommt mit Zahlungen spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 14 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt hat. ”

Damit ist es aber noch nicht getan: Um den Verzugszeitpunkt festzuzurren, musst du den spätesten Zahlungszeitpunkt auf deinen Rechnungen in eine „nach dem Kalender bestimmte” Form übersetzen, z. B. „Zahlbar ohne Abzüge bis spätestens 16. August 2018.”

Hast du das versäumt, könntest du den Verzug theoretisch auch dadurch erwirken, dass du deiner Rechnung gleich eine Mahnung hinterher schickst. Weil du dabei jedoch die üblichen Brief- und Banklaufzeiten sowie die Bearbeitungszeit beim Kunden berücksichtigen müsstest, käme der Verzug auf diese Weise kaum schneller zustande als bei der gesetzlichen Regelung. Außerdem würde diese Vorgehensweise deinen Kunden sicherlich nicht sonderlich erfreuen.

Gesetzliche Verzugsautomatik

Damit das von vornherein klar ist: Auf den im BGB geregelten automatischen Zahlungsverzug brauchst du nur dann zurückzugreifen, wenn du bei Vertragsschluss und Rechnungsstellung versäumt hast, für Klarheit zu sorgen.

Immerhin handelt es sich bei der gesetzlichen Verzugsautomatik für Entgeltforderungen um eine vergleichsweise komfortable Notlösung. Allerdings unterscheidet der Gesetzgeber zwischen Privatpersonen (sog. Verbrauchern) und Schuldnern, die nicht Verbraucher sind, also Geschäftskunden:

  • Unternehmer: Verzug nach 30 Tagen. In Bezug auf Nicht-Verbraucher legt § 286 Abs. 3 BGB fest: „Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet […]”
  • Verbraucher: Verzug nach 30 Tagen nur mit ausdrücklicher Ansage. Wenn du mit Verbrauchern Geschäfte machst, greift die Verzugsautomatik nicht ohne weiteres. Laut § 286 Abs. 3 BGB gilt sie nur dann, wenn du deinen Kunden in der Rechnung ausdrücklich auf das automatische Eintreten des Verzugs hingewiesen hast.

Praxistipp: Dieser Auflage kommst du zum Beispiel mit einem gut sichtbar angebrachten Textbaustein wie diesem nach:

„Bitte zahlen Sie den fälligen Gesamtbetrag innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist. Sofern Sie innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung noch nicht bezahlt haben, geraten Sie automatisch in Verzug. Bitte beachten Sie: Eine gesonderte Mahnung ist dafür nicht erforderlich.”

Ein solcher Hinweis ist selbstverständlich auch in Rechnungen an Geschäftsleute möglich. Je nach Art deiner Geschäftsbeziehungen und den bisherigen Erfahrungen mit der Zahlungsmoral deiner Kunden könntest du darüber hinaus noch auf die möglichen Folgen eines Zahlungsverzugs hinweisen.

So berechnest du den Eintritt des Verzugs richtig

Angenommen, du schickst am 9. Juli 2018 eine Kaufvertrags-Rechnung an einen Geschäftskunden. Dann kannst du davon ausgehen, dass sie spätestens am 11. Juli 2018 beim Empfänger eingetroffen und somit fällig ist. Wenn daraufhin die Überweisung des Kunden am 11. August 2018 noch nicht auf deinem Konto eingegangen ist, befindet sich dein Kunde ab diesem Zeitpunkt im Verzug. Weitere Maßnahmen sind nicht nötig.

Übrigens: Bereits vor Ablauf der 30-Tagesfrist befindet sich der Schuldner in Verzug, wenn er die Bezahlung nachweislich „ernsthaft und endgültig verweigert“ hat. Bei inhaltlich strittigen Forderungen dürftest du in solchen Fällen unverzüglich das Mahnverfahren einleiten oder Klage einreichen.

In diesem Fall, der nur überaus selten anzutreffen ist, solltest du dir die Mühe des Mahnverfahrens gleich ganz schenken und den Schuldner direkt verklagen. Denn, wenn du erst einen Mahnbescheid beantragst, wird der Kunde gegen diesen sowieso Widerspruch einlegen. Auf diese Weise verlierst du nur Zeit.

Was ist mit Skonto-Fristen?

Solltest du deinen Kunden Skonto gewähren (z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen abzüglich 2 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen rein netto“), ändert das an der sofortigen Fälligkeit grundsätzlich gar nichts. Du bietest damit nur eine Vergünstigung innerhalb der standardmäßigen Zahlungsfristen an. Geschäftskunden sind auch in diesem Fall nach 30 Tagen automatisch in Verzug, selbst wenn du den spätesten Zahlungszeitpunkt zuvor nicht nach dem Kalender bestimmt hast. Um Privatleute ohne separate Mahnung nach 30 Tagen in Zahlungsverzug zu setzen, müssen sie bei Rabattangeboten ebenfalls darauf hingewiesen worden sein.

Verzugsfolge #1: Schadenersatz

Ganz gleich, auf welche Weise der Verzug entsteht: Sobald er eintritt, hast du Anspruch auf Schadenersatz. Du darfst ab diesem Zeitpunkt für den geforderten Betrag Zinsen in Rechnung stellen. Die gesetzlichen Obergrenzen für Verzugszinsen gegenüber Geschäftsleuten liegen derzeit bei 8,12 % (= neun Prozentpunkte über dem aktuellen Basiszinssatz von -0,88 %). Gegenüber Verbrauchern liegt der Verzugszinssatz aktuell bei höchstens 4,12 % (fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz). Da wir immer noch einen negativen Basiszinssatz haben, ist die Rechnung nicht einfach nachzuvollziehen. Deshalb nutze einfach diese Tabelle. (Stand: Juli 2018)

Die Verzinsung stellt einen Ausgleich für den finanziellen Schaden da, der dir durch die verspätete Bezahlung entsteht. Höhere Verzugszinsen als die gesetzlich festgelegten sind grundsätzlich zulässig: Dafür müsstest du den tatsächlich entstandenen höheren Schaden im Einzelfall jedoch nachweisen können.

Die genannten Prozentangaben beziehen sich aufs Jahr! Verzugszinsen müssen also auf den Tag genau berechnet werden. Falls dir das zu umständlich ist, lass dich vom Verzugszins-Rechner unterstützen. Zusätzlich zu den Verzugszinsen darfst du deinen säumigen Kunden folgendes in Rechnung stellen:

  • die Kosten für alle Mahnschreiben, die nach Eintritt des Verzugs erstellt werden (gesetzlich festgelegte Mahngebühren gibt es nicht – Gerichte akzeptieren im Streitfall eine Größenordnung von 2,50 Euro pro Mahnung),
  • die tatsächlich anfallenden Portokosten sowie
  • eventuelle Rechtsanwaltskosten in nachgewiesener Höhe.

Verzugsfolge #2: Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren kannst du jederzeit einleiten, wartest damit jedoch zumindest bis zum Eintritt des Verzugs. Ob dich das sogenannte standardisierte Verfahren bei der Durchsetzung deiner Geldforderungen erfolgreich unterstützen kann, ist indes fraglich. Sicherlich gibt es Zeitgenossen, bei denen allein die Ankündigung der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens schon Wunder wirkt.

Jene, die wirklich nicht zahlen wollen oder nicht wollen, weil sie nicht können, werden sich indes davon nicht aus der Ruhe bringen lassen. Mittlerweile empfiehlt jeder Rechtsanwalt seinen Mandanten generell und rundheraus stets Widerspruch einzulegen, wenn ein Mahnbescheid eintrifft. Der Widerspruch beendet das standardisierte Verfahren direkt und du müsstest jetzt den Schuldner verklagen. Befindet sich dein Kunde im Verzug, kannst du ihn allerdings auch direkt auf Zahlung verklagen und sparst dir so die Zeit (und die Kosten) für den mutmaßlich ohnehin erfolglosen Mahnbescheid.

Es kann indes Fälle geben, in denen der Mahnbescheid sogar einvernehmlich beantragt werden sollte. Angenommen, dein Kunde teilt dir ganz offen mit, dass er zur Zeit nicht zahlen kann, weil er einfach das Geld nicht hat. Gleichzeitig verspricht er aber, den Betrag in Raten zu bestimmten Fälligkeiten abzustottern. In diesem Falle ist es nur fair, wenn du dir einen Mahnbescheid ausstellen lässt, um die Forderung insgesamt abzusichern. Bei ernsthaftem Zahlungswillen wird dein Kunde auch kein Problem damit haben.  Nur unter diesem Gesichtspunkt schildere ich dir hier das Verfahren zur Beantragung eines Mahnbescheids:

Das Antragsverfahren zum Mahnbescheid

Den Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheids beantragst du bei dem für deinen Wohn- bzw. Standort zuständigen Mahngericht. Welches das ist, erfährst du im zentralen Mahnportal der Bundesländer. Du kannst das automatisierte Mahnverfahren in Form eines einfachen Online-Mahnantrags einleiten. Die klassischen Antragsvordrucke gibt es aber auch noch im Bürofachhandel.

Die reinen Gerichtsgebühren für das Mahnverfahren beginnen bei 32 Euro und erhöhen sich mit der Forderungssumme. Mit diesem Kostenrechner kannst du die Gebühren für deine Rechnung konkret ausrechnen.

Naheliegenderweise musst du die Gebühren auslegen, kannst sie aber an deinen Schuldner weiterreichen. Falls du dich anwaltlich vertreten lässt, gilt das auch für die Rechtsanwaltskosten. Im standardisierten Mahnverfahren prüft das Gericht deine Forderung nicht. Lediglich der Antrag wird auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Sofern das gegeben sind, erlässt es den Mahnbescheid an deinen Schuldner.

Nach Zustellung des Bescheids hat dieser nun 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen. Widerspricht (oder zahlt) der Kunde in diesem Zeitraum nicht, beantragst du umgehend einen Vollstreckungsbescheid, auf dessen Grundlage du dann die Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher betreiben könntest.

Ein Widerspruch gegen den Vollstreckungsbescheid hat keine aufschiebende Wirkung. Dein Kunde müsste trotzdem zahlen.

12 Tipps, um schneller zu deinem Geld zu kommen

Vorsicht ist besser als Nachsicht. Deshalb nimmst du dir das bisher Geschriebene nochmal hochdosiert zu Herzen und beachtest die folgenden Tipps zum Forderungsmanagement:

  • Verschaffe dir bei den Vertragsverhandlungen eine gute Ausgangsposition durch Vereinbarung unmissverständlicher Zahlungsbedingungen.
  • Lege den spätesten Zahlungstermin kalendarisch fest, etwa so: „Zahlbar bis spätestens 16. August 2018.”
  • Verschicke sofort nach Abschluss deiner Leistung (Ware oder Teilleistung) zeitnah deine Rechnung.
  • Mach deine Kunden klar und deutlich auf den Zeitpunkt des Zahlungsverzugs und dessen Folgen aufmerksam. Das gilt vor allem dann, wenn du es mit Privatleuten zu tun haben solltest.
  • Rufe Kunden an, die mit Rechnungen in Verzug sind und frage nach, woran es liegt.
  • Ist dein Kunde in Zahlungsschwierigkeiten, einige dich auf einen realistischen Zahlungszeitpunkt und handele eine angemessene Verzinsung oder sonstige Wiedergutmachungen aus. Im Zweifel vereinbare zur Sicherheit die Ausstellung eines Mahn- und Vollstreckungsbescheides.
  • Wurde die Bezahlung lediglich vergessen, gewähre eine Nachfrist von einer Woche.
  • Ist die Rechnung dann immer noch offen, schicke eine schriftliche Zahlungserinnerung mit einer einwöchigen Nachfrist.
  • Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, schicke den Brief am besten gleich per Einschreiben mit Rückschein. Damit verleihst du der Ernsthaftigkeit deines Anliegens Nachdruck und verbesserst bei Zweifeln über den Verzugsbeginn zudem deine Beweislage.
  • Verzichte bei deinen Erinnerungsschreiben unbedingt auf Überschriften wie „Zahlungserinnerung“ oder „1. Mahnung“: Daraus könnte der Schuldner den unzutreffenden Schluss ziehen, dass noch eine oder mehrere weitere Mahnungen folgen.
  • Ob du anschließend doch noch eine weitere außergerichtliche Mahnung schickst, den gerichtlichen Mahnbescheid beantragst oder sogar Klage einreichst, entscheidest du in jedem Einzelfall.
  • Wenn es für dich passend ist, versuche möglichst viele Forderungen über Vorkasse, sei es in Form von Barzahlung, EC- oder Kreditkartenzahlung, Einzugsermächtigung oder einem Online-Zahlverfahren abzuwickeln.

Mit Vereinbarungen, die du im Vorfeld treffen kannst und solltest, befasst sich auch unser Beitrag „Das Freiberufler-Schutzprogramm gegen zahlungsunwillige Kunden”.

(Der Beitrag erschien erstmals am 16. April 2009 und wurde von Heike Thormann geschrieben. Seitdem wurde der Beitrag regelmäßig aktualisiert und deutlich erweitert, zuletzt am 09.07.2018.)

(Quelle Artikelbild: Depositphotos)

Dieter Petereit

Dieter Petereit

ist seit 1994 im Netz unterwegs, aber bereits seit über 30 Jahren in der IT daheim. Seit Anfang des neuen Jahrtausends schreibt er für diverse Medien, hauptsächlich zu den Themenfeldern Technik und Design. Man findet ihn auch auf Twitter und Google+.
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8 Kommentare

  1. Hallo moonrise und Karl,

    danke für Ihre Hinweise.

    Ja, es gibt immer Kunden und Kunden. Manche brauchen nur erinnert zu werden, und bei manchen muss man einen „entschiedeneren“ Ton anschlagen.

    (Und mit so manchen von diesen letzteren wird man vielleicht auch schon während der Auftragserfüllung seine Erfahrungen gesammelt haben.)

    Danke auch für die Ergänzung, moonrise, dass man natürlich immer sorgfältig recherchieren sollte, ob gezahlt wurde oder nicht. Denn ganz recht, wenn man sich irrt, hinterlässt das immer einen schlechten Eindruck – egal, ob per Telefon oder auf andere Art.

    Ihnen hoffentlich nicht allzu viel Ärger mit Mahnungen und Kunden.

    Viele Grüße,
    Heike Thormann

  2. ich ziehe die samthandschuhe aus, wenn ein kunde nicht zahlt. der kunde wollte die arbeit pünktlich erledigt haben und hat sie pünktlich erledigt bekommen. wenn ich meine arbeit nicht pünktlich erledige, bekomme ich zu recht ärger. wenn der kunde nicht pünktlich zahlt, bekommt der kunde erst einen anruf und wenn er dann noch immer nicht zahlt ärger. ganz einfach.

    und wenn er wegen einer mahnung verärgert ist – mir egal. kunden, die nicht pünktlich (oder sogar überhaupt nicht!) zahlen, brauche ich nicht.

  3. Viel zu blumig geschriebener Artikel. Denn bei einigen Schuldnern kann das von Nachteil sein, wenn man sie „zu lasch“ per Brief anspricht. Ich finde das ist eine Schwäche, die der Schuldner vielleicht ausnutzen könnte. Klar wenn mann persönlich noch wenig Erfahrung im Umgang mit dem Mahnwesen hat, versucht man es gern zuerst immer auf die zu nette und „fluffige“ Art und Weise. Man sollte in einer Mahnung lieber kurz, und freundlich zu Sache kommen.

    Es ist korrekt, dass sich zuerst immer ein Telefonanruf lohnt, denn man führt mit seinem Kunden ein direktes Gespräch und kann eventuell die Gründe erfahren, wieso nicht pünktlich gezahlt wurde. Missverständnisse lassen sich so schell und kostengünstig beheben.

    Ich selbst habe die Erfahrung gemacht, wenn man bei den Briefen „zu nett“ ist kostet es zu viel Zeit, bis man zum Erfolg im eigenen Mahnwesen kommt.

    Dafür eignet sich ein sachlich geschriebener Mahnbrief mehr. Denn in der Regel hat jeder Mensch bzw. Geschäftsmann schon mal eine Mahnung bekommen, für was auch immer. Entweder man reagiert gleich darauf oder liest die ersten Zeilen der Mahnung und legt den Brief wo anders ab.Ich finde es zudem nicht korrekt, wenn man zu höflich eine Mahnung schreibt. Es könnte durchaus den Eindruck erwecken, dass man den Fehler zuerst bei sich selbst als beim Schuldner sucht.

    Generell gilt immer -> Bevor irgendetwas als Mahnung versendet wird oder man aktiv tätig wird. Zuerst wirklich und gründlich recherchieren ob wirklich nicht gezahlt wurde! Es ist zwar nicht schlimm wenn man sich irrt, dennoch hinterlässt so etwas einen schlechten Eindruck beim Kunden. Das sollte man vermeiden.

    P.S. Steht dieses hippe „Vergrätzen“ im Duden? „Verärgern“ klingt besser.

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